استخدم هذا القالب
تُعدّ السياسات والإجراءات بمثابة نظام التشغيل لأي مؤسسة تُدار بشكل جيد—فهي تحدد ما المتوقع وكيف يتم إنجاز الأمور. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة السياسات والإجراءات عبر البدء بقوالب مجانية للسياسات والإجراءات، وتخصيصها وفق إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل مستندات السياسات الثقيلة إلى شروحات فيديو يطلع عليها الموظفون فعليًا.
ما الفرق بين السياسة والإجراء؟
تحدد السياسة قاعدة وموقفًا. فهي توضح ما يجب حدوثه، وما هو غير مسموح به، ومن يقرر. تُكتب بلغة الالتزام، ونادرًا ما تتغير، ويعتمد اعتمادها على الجهة التي تتحمل المخاطر.
يصف الإجراء كيفية تنفيذ شيء ما خطوة بخطوة، بواسطة من يقوم به. يتغير كلما تغيرت الأنظمة أو العملية، وتكون ملكيته للفريق الذي ينفذ العمل وليس للجهة الحاكمة.
أما العملية، التي تظهر إلى جانب كليهما في معظم الأدلة، فهي التدفق الأوسع الذي يقع داخله الإجراء، وغالبًا ما يمتد عبر عدة أدوار وعدة إجراءات.
الاختبار العملي هو الفعل. إذا وجدت نفسك تكتب must أو may not أو is required to، فأنت تكتب سياسة. وإذا كنت تكتب click أو check أو send أو confirm، فأنت تكتب إجراء. المستندات التي تحتوي على كميات كبيرة من الاثنين عادةً تكون مستندين تم ربطهما معًا، وقالب SOP لدينا يغطي الجزء الإجرائي بشكل صحيح.
لماذا تحتوي معظم مكتبات السياسات على مستندات لا يحتاجها أحد
ابحث عن قوالب السياسات وستُعرض عليك خمسة عشر أو ثلاثين أو مئة وأكثر. تُقدَّم كل قائمة كنقطة بداية، وغالبًا ما تتعامل معها معظم المؤسسات كقائمة تسوق.
والنتيجة متوقعة. مكتبة تم تجميعها من القوالب وقوائم مراجعة الاستشاريين، نمت على مدار عقد، وتحتوي على سياسات لا يتذكر أحد أنها طُلبت، حول موضوعات لم يواجه أحد فيها مشكلة من قبل، وتشير إلى مسميات وظيفية لم تعد موجودة.
وهذا أسوأ من وجود عدد أقل من السياسات لسبب محدد. مكتبة لا يستطيع الناس الوثوق بها تتوقف عن أن تُستشار على الإطلاق. يتعلم الموظفون أن البحث عن شيء ما يستغرق وقتًا أطول وأقل موثوقية من سؤال زميل، وبمجرد ترسخ هذه العادة، تصبح السياسات التي تهم فعلًا غير مقروءة إلى جانب تلك التي لا تهم.
لذا فالسؤال ليس ما هي السياسات التي يجب أن نمتلكها. بل ما هي السياسات التي يمكننا تبريرها، ويجب أن يكون التبرير قابلًا للتسمية.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر Save لتخزين القالب المحدّث باعتباره قالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد رؤية شكل القالب المخصص لديك، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قوالب السياسات والإجراءات يمكنك:
توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هياكل مُثبتة لأي سياسة.
الالتزام المستمر: أقسام مدمجة تغطي العناصر التي يتوقعها المنظمون والمدققون.
الظهور بمظهر مطابق للعلامة: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام Trupeer's brand kit.
تحسين التبنّي: حوّل ملفات PDF الطويلة إلى شروحات فيديو ينجزها الموظفون فعليًا.
توحيد عالمي: استخدم القوالب نفسها عبر المناطق، مع تكييفات محلية.
الوصول إلى كل موظف: ترجم السياسات إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
كل سياسة تحتاج إلى منشأ يمكنك تسميته
أضف حقلًا واحدًا في أعلى كل سياسة: لماذا وُجدت هذه السياسة. ليس الغرض، الذي يكون دائمًا نوعًا من ضمان الاتساق، بل المنشأ.
هناك ثلاثة منشآت مشروعة.
التزام قانوني أو تنظيمي. سمِّه. تشريعات حماية البيانات، وواجبات الصحة والسلامة، وتنظيم القطاع، وقانون العمل. إذا كان قانون أو جهة تنظيمية محددة تتطلب هذه السياسة، فستكون للسياسة منشأ.
متطلب خارجي دون أن يكون قانونًا. معيار اعتماد، أو شرط من شركة تأمين، أو متطلب تعاقدي من عميل، أو شروط من جهة مانحة. هذه أمور حقيقية ويجب تسميتها تحديدًا، بما في ذلك أي بند.
حادث أو خطر معروف. حدث شيء ما، أو كاد يحدث، وقررت المؤسسة منع تكراره. سجّل ما كان عليه ومتى حدث.
توجد سياسة بلا أي من الثلاثة لأن حزمة القوالب تضمنت ذلك. لا يعني ذلك تلقائيًا أنها بلا قيمة، لكنه يعني أن أحدًا لن يراجعها، ولن يطبقها أحد، وستبقى في المكتبة لتُضعف كل ما حولها.
إن ملء هذا الحقل لاحقًا عبر مكتبة قائمة أمر غير مريح، وهو الشيء الأكثر فائدة الذي يمكن لوظيفة الحوكمة القيام به.
اختبار التحقق: من يراجع، وكيف، وكم مرة
الحقل الثاني هو ما يحوّل السياسة من مجرد بيان إلى إجراء رقابي.
لكل سياسة، أجب عن ثلاثة أمور. من يراجع للتأكد من اتباعها. وبأي طريقة، أي تدقيق، أو عينة، أو تقرير نظام، أو اعتماد مدير. وكم مرة.
إذا لم تستطع الإجابة عن الثلاثة، فأنت لا تملك سياسة. لديك تفضيل مُعلن، ولا توجد لدى المؤسسة طريقة لمعرفة ما إذا كان يتم اتباعه.
ليس ذلك دائمًا سببًا لحذفها. أحيانًا يكون سببًا لبناء آلية التحقق، خصوصًا عندما تحمل السياسة مخاطر حقيقية. لكن يجب تسجيل ذلك كـنتيجة/ملاحظة بدلًا من تركه ضمنيًا، لأن سياسة غير قابلة للتحقق هي نوع محدد من التعرض: أنت أخبرت جهة تنظيم، أو شركة تأمين، أو عميلًا بأنك تفعل ذلك، ولا يمكنك إثباته.
عندما يكون مستند ما مفيدًا فعلًا وغير قابل للتحقق فعلًا، أعد تسميته. سمِّه إرشادًا، واجعله مملوكًا لفريق بدل مسار اعتماد من الحوكمة، وأخرجه من مكتبة السياسات. الإرشاد فئة مشروعة ومفيدة، والتظاهر بأن الإرشاد هو سياسة هو ما يجعل المكتبة غير جديرة بالثقة.
قوالب السياسات والإجراءات المجانية: الهيكل الذي تنسخه
انسخ من هنا. الحقلان المعلّمان بعلامة النجمة هما اللذان لا تتضمنهما القوالب القياسية.
الترويسة. عنوان السياسة. رقم المرجع. الإصدار. المعتمد بواسطة، وتاريخ الاعتماد. تاريخ السريان. تاريخ المراجعة. المالك، كدور وليس كشخص.
المنشأ. الالتزام أو المتطلب أو الحادث الذي يستدعي هذه السياسة، مُسمّى تحديدًا.
الغرض. فقرة واحدة. ما الذي صُممت هذه السياسة من أجله، بعبارات واضحة.
النطاق. لمن تنطبق وأين، بما في ذلك أي مجموعة مستبعدة صراحة. يُعدّ المقاولون وموظفو الوكالات أكثر الإغفالات شيوعًا.
التعاريف. فقط المصطلحات التي يغيّر معناها أثر السياسة. ليست مسردًا.
بيانات السياسة. مرقمة. كل واحدة التزام واحد فقط، مكتوب باستخدام must أو may أو must not. تجنب should، لأنه غير قابل للتنفيذ ويظهر في شبه كل سياسة ضعيفة.
الأدوار والمسؤوليات. من يفعل ماذا ضمن هذه السياسة، حسب الدور.
التحقق. من يراجع الالتزام، وبأي طريقة، وكم مرة، وأين يتم حفظ الدليل.
الانتهاكات. ماذا يحدث عند عدم اتباع السياسة، ومن يتولى ذلك.
المستندات ذات الصلة. الإجراءات التي تنفذ هذه السياسة، بالاسم والموقع، بدل إعادة ذكرها هنا.
سجل المراجعات. التاريخ، الإصدار، ما الذي تغيّر، ومن اعتمد.
انسخ إلى هنا. لاحظ ما ليس موجودًا في القائمة: الخطوات. إذا كانت سياستك تحتوي على تعليمات مرقمة لاستخدام نظام، فهي تنتمي إلى إجراء منفصل يشير إليه هذا المستند.
ما هي السياسات التي تحتاجها مؤسستك فعلًا؟
اعمل من الالتزامات بدلًا من قائمة القوالب.
ابدأ بما تتطلبه القوانين لمؤسسة من نوعك وحجمك وقطاعك. في معظم الولايات القضائية، تكون قائمة قصيرة ومحددة تغطي الصحة والسلامة، وحماية البيانات، والمسائل المتعلقة بالعمل، وأي شيء خاص بالقطاع. يمكن لمستشارك القانوني إعدادها خلال ساعة، وتستحق تلك الساعة.
أضف ما تتطلبه شهاداتك وشركات التأمين وجهات التمويل وعملاؤك الأكبر. تصل هذه المتطلبات مع مراجع البنود، لذا يكتب حقل المنشأ نفسه.
أضف ما تفرضه عليك سجلاتك الداخلية. راجع سجل الحوادث، والشكاوى، والأخطاء شبه الواقعة، ومطالبات التأمين خلال السنوات الثلاث الماضية. أي شيء حدث مرتين يستحق سياسة أو إجراء.
ثم توقف. لا تضف سياسات لأن قائمة من ثلاثين قالبًا توحي بذلك. العدد الصحيح لمؤسسة صغيرة غالبًا أقل من خمسة عشر، وللمتوسطة نادرًا ما يتجاوز ستين. مكتبات من مئتي مستند تكون تقريبًا دائمًا بقايا متراكمة من حزم القوالب بدل مجموعة مُدروسة.
جمعية الإسكان التي تضم 187 سياسة و104 مستندات يتيمة
تدير Ferndale Housing حوالي تسعة آلاف منزل مع أربعمئة وخمسين موظفًا. كانت مكتبة سياساتها تضم مئة وثمانين وسبع وثمانين مستندًا، تم بناؤها على مدار نحو خمسة عشر عامًا من حزم القوالب والاستشاريين ومشاريع الامتثال المتعاقبة.
قامت جهة الحوكمة بإجراء تتبع: لكل مستند، سمّت الالتزام أو الحدث الذي يستدعيه.
أُرجع واحد وأربعون إلى متطلب قانوني أو تنظيمي. وأُرجع ثلاثة وعشرون إلى شرط اعتماد أو شركة تأمين أو جهة مانحة. وأُرجع تسعة عشر إلى حادثة سابقة محددة. ولم يكن لدى مئة وأربع مستندات أي منشأ يمكن تتبعه على الإطلاق.
ومن بين تلك المئة وأربع، لم تتم مراجعة ستة وستين منها منذ يوم إنشائها. وأشارت إحدى وثلاثون إلى مسميات وظيفية لم تعد موجودة. وتناقض اثنا عشر مع سياسة أخرى في المكتبة نفسها.
كان أحد التناقضات قد كلفهم بالفعل. قدمت سياستان عتبات مختلفة لمتى يصبح الإصلاح حالة طارئة: إحداهما تقول 24 ساعة والأخرى تقول 4 ساعات لنفس فئة العطل. طبّق موظفو مركز الاتصال أي تدريب تلقوه عليه. تصاعدت شكوى إلى أمبودسمان اعتمدت جزئيًا على أي سياسة تنطبق، واستغرق حلها ثلاثة أسابيع من الوقت القانوني والتنفيذي بالإضافة إلى حكم تعويض.
تكلفتهم الأعمق ظهرت في استبيان الموظفين. قال 71% من موظفي الخط الأمامي إنه عندما يحتاجون لمعرفة ما هي القاعدة، سيطلبون من زميل بدلًا من البحث عنها.
استغرق التنظيف ربعًا. من بين المئة وأربع مستندات يتيمة، اتضح أن اثنين وعشرين منها لديها منشأ حقيقي لم يسجله أحد وتمت إعادة كتابتها بناءً عليه. وتمت إعادة تصنيف تسعة عشر كإرشاد، مع وضع تسمية واضحة، ومالك لفريق، وبدون مسار اعتماد. وتم سحب ثلاثة وستين.
انتقلت المكتبة من 187 مستندًا إلى 105.
بعد ذلك، تمت إضافة حقول المنشأ والتحقق لكل سياسة بقيت. لم تستطع أربعة عشر الإجابة عن حقل التحقق على الإطلاق، وتم تسجيل ذلك كملاحظة/نتيجة من جهة الحوكمة بدل فجوة في التوثيق، لأن ذلك يعني أن المؤسسة لديها قواعد لا توجد طريقة لمعرفة ما إذا كان يتم اتباعها. خلال عام واحد، حصل تسعة من تلك الأربعة عشر على مسار تحقق، وتم تخفيض خمسة إلى إرشاد.
بعد اثني عشر شهرًا من التنظيف، ارتفعت نسبة موظفي الخط الأمامي الذين قالوا إنهم سيبحثون عن سياسة بدلًا من سؤال زميل من 29% إلى 58%.
كيفية كتابة سياسة يمكن للناس اتباعها
اكتب بيانات السياسة أولًا ثم كل شيء آخر بعد ذلك. يكون الغرض والنطاق والتعاريف أسهل في الكتابة بمجرد أن تعرف ما الذي تتطلبه فعليًا، وغالبًا ما يؤدي البدء بها إلى مقدمة طويلة حول قاعدة رقيقة.
استخدم must وmust not. Should هي الكلمة التي تظهر عندما يكون الكاتب غير مرتاح للالتزام، والسياسة التي تحتوي على should كثيرة لا يمكن خرقها، وهذا يعني أنها لا يمكن تنفيذها.
رقّم كل بيان، التزام واحد لكل رقم. البيانات التي تحتوي على التزامين مرتبطين بـ "and" يتم الالتزام بهما في منتصف الطريق.
اكتب لمن عليه الالتزام، لا لمنظم قد يقرأها. كلا الجمهورين حقيقيان، وجمهور الامتثال هو الذي يحدد ما إذا كان يحدث شيء فعليًا. عندما يكون استخدام لغة تنظيمية أمرًا لا مفر منه، ضعها في ملحق.
سمِّ الأدوار بدل الأشخاص، وتأكد أن كل دور مُسمّى ما زال موجودًا.
ثم اختبرها: أعطها لشخص عليه اتباعها واسأله ماذا سيفعل الآن بشكل مختلف. إذا كانت الإجابة لا شيء، فإما أن السياسة تصف ما يحدث بالفعل (وهذا جيد لكن يجب الاعتراف به)، أو أنها عامة جدًا بحيث لا يمكن تطبيقها.
لغة ونبرة تجعل السياسة قابلة للاستخدام
جمل قصيرة وصيغة المبني للمعلوم. "يجب على المديرين اعتماد المصروفات التي تتجاوز 500£" بدلًا من "المصروفات التي تزيد عن 500£ تخضع لاعتماد إداري".
استخدم المخاطب عندما تنطبق السياسة على الأفراد، والمتكلم الغائب عندما تنطبق على المؤسسة. خلطهما داخل مستند واحد شائع ومُربك.
استخدم عبارات واضحة بدلًا من المصطلحات القانونية، إلا إذا كان المصطلح القانوني يحمل معنى لا تحمله العبارة الواضحة. عندما تضطر لاستخدام مصطلح مُعرّف، عرّفه مرة واحدة واستخدمه باستمرار، وقاوم الرغبة في تغيير صياغته من أجل الأناقة.
استخدم عتبات محددة بدلًا من أحكام تقديرية. "خلال يومين عمل" قابلة للتنفيذ. "بشكل عاجل" ليست كذلك.
وتجنب تراكيب المبني للمجهول التي تُخفي الفاعل. "يُتوقع" لا يخبر أحدًا ماذا يفعل. إذا لم تستطع تسمية من يجب أن يتصرف، فالبيان غير جاهز.
هل يجب أن تكون السياسة وإجراءها مستندًا واحدًا؟
عادةً لا، والسبب ليس الترتيب بل الصيانة.
لدى الاثنين مسارات اعتماد مختلفة. عادةً ما تحتاج السياسة إلى اعتماد مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية أو لجنة. بينما يحتاج الإجراء إلى المالك التشغيلي. عند ربطهما، فإن أي تغيير إجرائي—بما في ذلك تغيير ناتج عن تحديث نظام—يتطلب إعادة اعتماد على مستوى السياسة. عمليًا، لا يحدث التحديث، فيصبح المستند المدمج خطأ بهدوء في جزئه الإجرائي بينما يظل معتمدًا رسميًا.
كما أنهما يتغيران بمعدلات مختلفة جدًا. قد تتغير سياسة حماية البيانات كل سنتين أو ثلاث سنوات. بينما يتغير إجراء التعامل مع طلب الوصول لموضوع ما كلما تغير نظام إدارة الحالات.
احتفظ بهما منفصلين واربطهما. السياسة تُسمّي الإجراءات التي تنفذها. الإجراء يذكر أي سياسة يخدمها. عندما يكون الإجراء تغييرًا واحدًا عالي الأثر على الأنظمة المباشرة، فإن طريقة الإجراء هي الشكل الصحيح، وعندما تكون مهمة تشغيلية متكررة، فإن SOP أو مساعد العمل هو الأنسب.
قوالب سياسات الشركة وأين ينتمي كل واحد
مجموعة سياسات الشركة الشائعة تنقسم إلى مجموعات ذات مالكين مختلفين، وهو أمر يستحق معرفته قبل تنزيل أي شيء.
العمل والسلوك. التأديب، الشكاوى، الغياب، المساواة والتنوع، العمل المرن، الإبلاغ عن المخالفات. مملوكة للموارد البشرية، مع اعتماد بمشاركة قانونية، ومشكّلة بشكل كبير حسب الولاية القضائية. هذه هي المجالات التي يكون فيها القالب العام الأكثر خطورة.
الصحة والسلامة والبيئة. سياسة الصحة والسلامة، تقييم المخاطر، الإبلاغ عن الحوادث، وأي واجبات خاصة بالقطاع. غالبًا ما تُطلب بموجب القانون فوق عدد موظفين محدد، مع نموذج مُحدد.
المعلومات والتقنية. الاستخدام المقبول، أمن المعلومات، حماية البيانات، العمل عن بُعد، والمشتريات. إن قالب سياسة مشتريات تقنية المعلومات لدينا هو مثال عملي على أحد هذه القوالب مكتوبًا بشكل صحيح، بما في ذلك مسار الاعتماد والعتبات.
المالية والتجارية. المصروفات، السلطة المفوضة، مكافحة الرشوة، تضارب المصالح، عتبات المشتريات.
تشغيلي وخاص بالقطاع. أي شيء يتطلبه المنظم أو الاعتماد أو نموذج الخدمة لديك.
خذ القوالب من المجموعتين الثالثة والرابعة بسهولة، وقم بتكييفها وانتقل. خذ القوالب من أول مجموعتين بعناية أكبر بكثير، لأن المحتوى خاص بالولاية القضائية، وتكلفة الحصول عليها بشكل خاطئ ليست مجرد مشكلة توثيق.
قوالب سياسات وإجراءات الرعاية الصحية: ما المختلف
تجذب سياسات الرعاية الصحية الكثير من زيارات البحث، وهي فعلًا تخصص مختلف، لذا من المفيد أن تكون مباشرًا بشأن ذلك.
ثلاثة أشياء تتغير. تتطلب السياسات السريرية اعتماد الحوكمة السريرية وكتابة من مختصين سريريين، ولا يمكن للقالب العام أن يوفر أيًا منهما. المحتوى مرتبط بجهات تنظيم واعتماد محددة، وتكون متطلباتها إلزامية وتختلف حسب البلد وحسب بيئة الرعاية. كما أن الاحتفاظ بالسجلات، والتحكم بالإصدارات، ودليل إقرار الموظفين تكون عادةً مفروضة بدلًا من كونها ممارسة جيدة، لذا فإن العملية المحيطة تهم بقدر أهمية المستند.
سيعمل الهيكل في هذه الصفحة للسياسات الإدارية والتشغيلية التي تحتاجها مؤسسة الرعاية الصحية، مثل المشتريات، وحوكمة المعلومات، والموارد البشرية، والمرافق. لا ينبغي استخدامه لصياغة سياسة سريرية.
للمحتوى السريري، اعمل من متطلبات الجهة التنظيمية لديك وإرشادات الهيئات المهنية، واجعل السياسة تُكتب وتُعتمد عبر الحوكمة السريرية. هذه واحدة من القلة من الحالات التي يكون فيها البدء من قالب نهجًا خاطئًا فعلًا.
وبشكل عام، لا يوجد في هذه الصفحة ما يُعد نصيحة قانونية أو امتثال. تختلف أمور العمل والسلامة وحماية البيانات وتنظيم القطاع حسب الولاية القضائية، وأي سياسة في هذه المجالات يجب مراجعتها بواسطة مستشار مؤهل قبل أن تدخل حيز التنفيذ.
هل يمكنني الحصول على قالب سياسة وإجراء بصيغة Word أو PDF؟
بالنسبة للكتابة والنسخة العاملة: Word أو Google Docs، لأن السياسات تمر بعدة جولات من التعليقات والاعتماد، وتاريخ المراجعة مهم.
بالنسبة للإصدار المنشور: PDF. يجب تثبيت السياسة السارية، ووضع ختم الإصدار وتاريخها، حتى تقرأ الجميع نفس المستند ويمكنك إثبات أي إصدار كان مطبقًا في تاريخ محدد. هذه النقطة الأخيرة هي ما يجعل مكتبة السياسات تساعدك أو لا تساعدك.
بالنسبة لسجل السياسات: Excel وليس السياسات نفسها. صف واحد لكل مستند مع العنوان، والمرجع، والمالك، وتاريخ الاعتماد، وتاريخ المراجعة، والمنشأ، وطريقة التحقق، وآخر تحقق. هذا السجل هو ما يجعل المكتبة قابلة للإدارة، وهو الشيء الذي تفتقده معظم المؤسسات. سيخبرك ترتيب السجل حسب تاريخ المراجعة والمنشأ بمزيد عن حوكمتك خلال عشر دقائق أكثر من قراءة أي سياسة منفردة.
كيفية الحفاظ على الإجراءات محدثة عندما تتغير السياسات ببطء
إن فصل السياسة عن الإجراء يحل مشكلة الاعتماد ويخلق مشكلة صيانة: الآن لديك المزيد من المستندات، والجزء الإجرائي يتغير باستمرار.
هذا الجزء هو المكان الذي تذهب إليه الجهود، لأن تحديث الإجراء يعني أن شخصًا ما يعيد التقاط لقطات الشاشة ويعيد كتابة الخطوات لنظام يعرفه بالفعل كيفية استخدامه، وهذه الأعمال دائمًا تخسر أمام شيء عاجل.
تزيل Trupeer AI معظم ذلك. يقوم من ينفذ المهمة بتسجيلها مرة واحدة، ويكون الناتج إجراءً مكتوبًا مع الخطوات والشاشات التي تم التقاطها مسبقًا، وجاهزًا للمراجعة بدلًا من التأليف. تبقى السياسة ثابتة ومعتمدة، ويمكن تحديث الإجراءات الموجودة تحتها في فترة بعد الظهر عندما يتغير نظام.
سجّل ذلك. اجعله بعلامتك. ترجم ذلك. اجعلها Trupeer.
يغطي منشئ SOP الإجراءات نفسها، والتوثيق يجمع السياسات مع إجراءاتها المرتبطة، وعندما يصف مجموعة السياسات كيفية تشغيل وظيفة كاملة، فإن قالب الدليل التشغيلي يغطي تجميع هذه النظرة دون تكرار المحتوى. تعليمات الإعداد موجودة في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني للسياسة والإجراء في Word؟
يتم لصق الهيكل أعلاه مباشرة في Word أو Google Docs، بما في ذلك حقول المنشأ والتحقق التي لا تتضمنها القوالب القياسية. لا يوجد تنزيل مقيد ولا نموذج. اقفل كتلة الترويسة عند حفظه كقالب منزلك، لأن حقلي تاريخ المراجعة والمالك هما الأكثر تركًا فارغًا.
هل يوجد قالب سياسة وإجراء في PDF؟
انشر بصيغة PDF واكتب المسودة في محرر مستندات. يجب تثبيت الإصدار المنشور ووضع ختم الإصدار عليه، حتى تتمكن من إثبات أي إصدار كان ساريًا في تاريخ محدد، وهي النقطة التي عندها تساعد مكتبة السياسات أو لا تساعد.
هل يوجد قالب سياسة بسيط لمؤسسة صغيرة؟
نعم، وغالبًا ما يكون الأسهل أفضل. الترويسة، المنشأ، الغرض، النطاق، العبارات المرقمة، المسؤوليات، التحقق، الانتهاكات، تاريخ المراجعة. هذا صفحة واحدة وهي سياسة كاملة. تواجه المؤسسات الصغيرة صعوبة عند اعتماد حزم قوالب كبيرة بدل كتابة سياسات قصيرة جدًا.
أين يمكنني العثور على قوالب سياسات الشركة لتنزيلها؟
توجد مكتبات كثيرة تقدمها، والتنبيه يتعلق بالمجموعات التي تأخذ منها. القوالب المالية والتجارية والتشغيلية تتكيف جيدًا. قوالب العمل والصحة والسلامة وحماية البيانات تكون خاصة بالولاية القضائية ويجب مراجعتها بواسطة مستشار قبل الاستخدام، لأن تكلفة الخطأ الموروث هناك ليست تكلفة توثيق.
من يجب أن يعتمد سياسة؟
أي جهة تتحمل المخاطر التي تعالجها السياسة، وهو ما يعني لمعظم سياسات المؤسسات أن تكون جهة تنفيذية أو لجنة مجلس، وللعمليات أن يكون رئيس الوظيفة. الاختبار هو ما إذا كان يمكن مساءلة من يعتمد إذا اتضح أن السياسة غير كافية. إذا لم يكن أحد يمكن مساءلته، فسيكون الاعتماد إداريًا ولن يتم تطبيق السياسة.
كم مرة يجب مراجعة السياسات؟
سنويًا لأي شيء له منشأ قانوني أو تنظيمي، وكل سنتين إلى ثلاث سنوات لباقي الأمور، بالإضافة إلى مراجعة عند حدوث محفز كلما تغير القانون، أو وقع حادث في هذا المجال، أو تغير الدور المسؤول. المراجعات حسب التقويم وحدها تنتج الكثير من المستندات التي تُصدر من جديد دون تغيير، لذا فإن المحفزات أهم من الدورة.
كم يجب أن تكون مدة السياسة؟
صفحة إلى ثلاث صفحات لمعظم الحالات. عادةً يعني الطول أن الإجراء تسلل إلى السياسة، أو أن النص التنظيمي تم نسخه بدل الإشارة إليه. إذا لم يمكن قراءة السياسة خلال خمس دقائق من الأشخاص الذين تنطبق عليهم، فلن تُقرأ من أحد سوى مدقق.
ما الفرق بين السياسة والإجراء والعملية؟
السياسة هي القاعدة ومن يقرر. الإجراء هو خطوات مهمة واحدة، يتم تنفيذها بواسطة دور واحد. العملية هي التدفق الأوسع الذي تقع داخله تلك الإجراءات، وغالبًا ما تمتد عبر عدة أدوار وتنتهي بنتيجة. السياسات تحكم العمليات؛ والإجراءات تنفذها.
