استخدم هذا القالب
قبل أن تتمكن من تحسين عملية ما أو أتمتتها أو تفويضها أو استبدالها، تحتاج إلى معرفة كيف تعمل فعليًا اليوم. ليس كما تقول السياسة إنها يجب أن تعمل، ولا كما يصفها الناس في ورشة عمل، بل الخطوات الحقيقية، والأنظمة، وجداول البيانات الجانبية، والاستثناءات التي لا يعرفها إلا الأشخاص ذوو الخبرة. يوفّر لك قالب توثيق العملية كما هي (as-is) طريقةً متسقة لالتقاط كل ذلك، بحيث تبدأ كل القرارات اللاحقة من صورة دقيقة واحدة.
يغطي قالب توثيق العملية كما هي (as-is) المجاني هذا نطاق العملية، والأدوار، والأنظمة، والأنشطة خطوة بخطوة، والمدخلات والمخرجات، والضوابط، والاستثناءات، والحجوم، والأزمنة، ونقاط الألم، مع مثال مُعبّأ. تم تصميمه ليُستكمل اعتمادًا على تسجيل للعمل الحقيقي: سجّل الشخص الذي ينفّذ العملية، ثم حوّل التسجيل إلى مستند as-is. انسخ البنية أدناه، أو افتحها في Trupeer وقم بتخصيصها.
ما هو قالب توثيق العملية كما هي (as-is)؟
قالب توثيق العملية كما هي (as-is) هو مستند منظم لتسجيل كيفية عمل عملية الأعمال حاليًا. يلتقط من يقوم بماذا، وبأي ترتيب، وفي أي أنظمة، وبأي مدخلات ومخرجات وضوابط، بالإضافة إلى الاستثناءات والحلول البديلة والحجوم ونقاط الألم التي تؤثر في الأداء. والنتيجة هي خط أساس للتحسين، والأتمتة، وتنفيذ الأنظمة، والتفويض، أو التدريب.
يصف as-is الحالة الحالية؛ ويصف to-be التصميم المستقبلي. لمعرفة الفرق بينهما، راجع عملية as-is مقابل to-be.
لماذا توثّق عملية as-is؟
يكشف ما يحدث فعليًا، بما في ذلك الحلول البديلة والخطوات اليدوية التي لا تُظهرها السياسات.
يرسّخ التحسين بالأدلة، بحيث تعالج التغييرات مشكلات حقيقية.
هو نقطة البداية لمشاريع الأنظمة، من متطلبات العمل إلى تحليل الفجوة (fit-gap).
يحمي المعرفة التي يحتفظ بها عدد قليل من الأشخاص ذوي الخبرة.
يدعم الانتقالات والتفويض، عندما تنتقل الأعمال بين الفرق.
يوفر خط أساس لقياس التحسين مقابل ذلك.
من يستخدم قالب توثيق العملية كما هي (as-is)؟
محللو الأعمال وفرق التميز في العمليات لتخطيط العمليات الحالية.
فرق تنفيذ ERP والأنظمة لإعداد المتطلبات وتحليل الفجوة (fit-gap).
فرق الخدمات المشتركة وGBS وBPO لتوثيق العمل قبل الانتقال.
مديرو العمليات للبحث عن فرص التحسين والأتمتة.
المدققون وفرق المخاطر للتحقق من كيفية عمل الضوابط فعليًا.
فرق التدريب التي تحتاج إلى شرح ما سيتغير عن اليوم.
معاينة قالب توثيق العملية كما هي (as-is)
يبدأ القالب بملخص العملية: الاسم، والمالك، والنطاق، والمحفّز، والنتيجة، والتسجيل الذي تم التقاطها منه. ثم تأتي الأدوار والأنظمة. جوهر القالب هو جدول أنشطة خطوة بخطوة يتضمن الدور والنظام والإجراء والمدخلات والمخرجات والوقت لكل خطوة. تغطي أقسام منفصلة الضوابط والاستثناءات والحلول البديلة، والحجوم والأزمنة، ونقاط الألم وأفكار التحسين. كل قسم قابل للتعديل، لذا يمكنك إضافة أعمدة لتحليلك الخاص.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لعرض التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على «Edit» لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات الضرورية، انقر على «Save» لحفظ القالب المحدّث بوصفه ملكك.
الخطوة 6: عاين القالب واضبطه بدقة
عندما تريد معرفة كيف يبدو القالب المخصص، افتح «Preview».
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.
باستخدام قالب توثيق العملية كما هي (as-is) يمكنك:
التقاط العملية الفعلية، وليس النسخة المثالية.
توثيق كل عملية بالطريقة نفسها، حتى تتمكن من مقارنتها.
جعل الاستثناءات والحلول البديلة واضحة.
بدء مشاريع التحسين والأتمتة وتنفيذ الأنظمة من خلال الأدلة.
الحفاظ على المعرفة المتخصصة عندما ينتقل الأشخاص إلى مهام أخرى.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب توثيق العملية كما هي (as-is)
القسم | ما الذي يغطيه |
|---|---|
ملخص العملية | الاسم، والرقم التعريفي، والمالك، والنطاق، والمحفّز، والنتيجة |
المصدر | التسجيل أو المقابلة أو الملاحظة التي يستند إليها المستند، مع التاريخ |
الأدوار | من ينفّذ ويوافق عليه ويُستشار في كل خطوة |
الأنظمة والأدوات | ERP وCRM وجداول البيانات والبريد الإلكتروني وغيرها من الأدوات المستخدمة |
خطوات النشاط | كل خطوة مع الدور والنظام والإجراء والمدخلات والمخرجات والوقت |
نقاط القرار | أين تتفرع العملية وبناءً على أي قاعدة |
الضوابط | الموافقات والتحققات والمطابقات |
الاستثناءات والحلول البديلة | ما يحدث عندما لا ينطبق المسار القياسي |
الحجوم والأزمنة | كم مرة وكم عدد وكم يستغرق |
نقاط الألم | ما الذي يتسبب في بطء أو أخطاء أو إحباط |
أفكار التحسين | الفرص التي تم رصدها أثناء عملية الالتقاط |
التحقق | من أكد أن المستند يعكس الواقع، ومتى |
قالب توثيق العملية كما هي (as-is) المجاني: البنية التي تنسخها
انسخ البنية أدناه إلى مستندك الخاص، أو افتحها في Trupeer وقم بتخصيصها.
1. ملخص العملية. اسم العملية: [name]. رقم العملية: [ID]. المالك: [role]. النطاق: [يبدأ عندما … وينتهي عندما …]. المحفّز: [event]. النتيجة: [result].
2. المصدر. تم التقاطه من: [recording link, interview or observation]. المنفّذ: [role]. التاريخ: [date].
3. الأدوار.
الدور | المسؤوليات في هذه العملية |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. الأنظمة والأدوات. [ERP، جداول البيانات، البريد الإلكتروني، الأقراص المشتركة، أدوات أخرى.]
5. خطوات النشاط.
الخطوة | الدور | النظام | الإجراء | المدخلات | المخرجات | الوقت |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. نقاط القرار. [في الخطوة X، إذا كانت الحالة A فـ …، وإلا …]
7. الضوابط. [الموافقات والتحقق والمطابقات ومن ينفّذها.]
8. الاستثناءات والحلول البديلة.
استثناء أو حل بديل | متى يحدث | ما الذي يفعله الأشخاص | كم مرة |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. الحجوم والأزمنة. الحجم: [لكل يوم أو أسبوع أو شهر]. زمن الدورة: [من البداية إلى النهاية]. الذروات: [نهاية الفترة، موسميًا].
10. نقاط الألم. [ما الذي يتسبب في البطء أو العمل اليدوي أو عرضة للأخطاء أو الإحباط.]
11. أفكار التحسين. [فرص تم رصدها، مثل إزالة خطوات أو أتمتة أو توحيد.]
12. التحقق. تمت المراجعة بواسطة: [process owner]. التاريخ: [date].
مثال على توثيق العملية كما هي (as-is): معالجة فواتير الموردين
إليك كيف قد يبدو جزء من مستند as-is لمعالجة فواتير الموردين. التفاصيل توضيحية.
ملخص العملية. معالجة فواتير الموردين. المالك: مدير حسابات الدائنين (AP). تبدأ عندما تصل الفاتورة؛ وتنتهي عندما يتم ترحيلها أو رفضها. تم التقاطها من تسجيل لموظف حسابات الدائنين (AP) وهو يعالج فواتير يوم كامل.
الخطوة | الدور | النظام | الإجراء | الوقت |
|---|---|---|---|---|
1 | موظف حسابات الدائنين (AP) | البريد الإلكتروني | تنزيل الفواتير من البريد الوارد المشترك وحفظها في مجلد | 2 دقيقة |
2 | موظف حسابات الدائنين (AP) | جدول بيانات | تسجيل كل فاتورة في جدول البيانات الخاص بالتتبع | 1 دقيقة |
3 | موظف حسابات الدائنين (AP) | ERP | إدخال تفاصيل الفاتورة يدويًا | 4 دقائق |
4 | موظف حسابات الدائنين (AP) | ERP | مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء واستلام البضائع | 2 دقيقة |
5 | موظف حسابات الدائنين (AP) | البريد الإلكتروني | إذا كانت هناك فروقات في السعر، أرسل بريدًا إلى المشتري وانتظر الرد | متفاوت |
6 | موظف حسابات الدائنين (AP) | ERP | ترحيل الفاتورة بمجرد تأكيد المشتري | 1 دقيقة |
الاستثناءات والحلول البديلة. الفواتير التي لا تحتوي على أمر شراء يتم تحويلها عبر البريد الإلكتروني إلى مقدم الطلب. يتم تتبع فروقات الأسعار في عمود منفصل ضمن جدول بيانات. يرسل بعض الموردين الفواتير إلى مشتريين فرديين، يقومون بدورهم بإعادة توجيهها بعد أيام.
نقاط الألم. إدخال البيانات يدويًا، وملاحقة الموافقات عبر البريد الإلكتروني، وعدم وجود رؤية للفواتير التي تنتظر رد المشتريين.
أفكار التحسين. التقاط بيانات الفاتورة تلقائيًا، وتوجيه فروقات الأسعار عبر سير عمل ERP، ونشر صندوق بريد واحد للفواتير لجميع الموردين.
كيفية التقاط توثيق as-is عبر التسجيل
تعتمد المقابلات وورش العمل على الذاكرة، وغالبًا ما ينسى الأشخاص الاستثناءات وجداول البيانات الجانبية والخطوات التي يقومون بها تلقائيًا. إن تسجيل العمل الحقيقي أسرع وأكثر دقة:
اختر الشخص الذي ينفّذ العملية في أغلب الأحيان، وليس المدير الذي يشرف عليها.
سجّل قيامه بالمهمة الفعلية، داخل الأنظمة الحقيقية، مع شرح ما يفعله ولماذا.
اطلب منه عرض الاستثناءات وجداول البيانات أو رسائل البريد الإلكتروني التي يستخدمها خارج النظام.
حوّل التسجيل إلى مستند خطوة بخطوة باستخدام مسجل شاشة AI من Trupeer، ثم املأ الأقسام المتبقية من القالب.
أضف الحجوم والأزمنة ونقاط الألم من تقارير النظام ومن محادثة قصيرة.
تحقق من صحة المستند مع مالك العملية وشخص ثانٍ يقوم بالعمل.
بالنسبة للأسئلة التي يجب طرحها إلى جانب التسجيل، استخدم قائمة التحقق لاكتشاف العمليات.
كم التفاصيل التي يجب أن يتضمنها توثيق as-is؟
المستوى | ما الذي يصفه | متى تستخدمه |
|---|---|---|
عملية من البداية إلى النهاية | العملية كاملة من المحفّز إلى النتيجة، على عدة مراحل | تحديد النطاق والأولويات |
العملية | الخطوات الرئيسية والأدوار | معظم مشاريع التحسين والأنظمة |
مستوى المهمة والشاشة | كل نقرة وكل حقل وكل قرار | المهام عالية الحجم وعالية المخاطر أو التي تحتوي على استثناءات كثيرة، والأتمتة والتدريب |
انتقل إلى مستوى المهمة فقط عندما يكون ذلك مهمًا. بالنسبة لمعظم العمليات، يكون مستوى العملية مع توثيق الاستثناءات كافيًا.
كيف يتم استخدام توثيق as-is؟
الاستخدام | كيف يساعد توثيق as-is |
|---|---|
تنفيذ ERP والأنظمة | خط أساس للمتطلبات وتحليل الفجوة (fit-gap)؛ استخدم قالب تحليل الفجوة (fit-gap analysis) |
تحسين العمليات | يوضح من أين تأتي أوقات التأخير والأخطاء وإعادة العمل |
الأتمتة | يكشف الخطوات اليدوية القائمة على القواعد التي يمكن أتمتتها |
الانتقالات والتفويض | يوفر للفرقة المستلمة صورة كاملة عن العمل |
التدقيق والضوابط | يوضح كيفية عمل الضوابط فعليًا |
التدريب | يشرح ما الذي سيتغير عن اليوم في العملية الجديدة |
وبالنسبة للأتمتة تحديدًا، راجع كيفية تحديد فرص الأتمتة في العمليات الموثقة.
كيفية تحليل عملية as-is
بعد توثيق as-is، ابحث عن الأنماط التي تشير إلى فرص التحسين:
ما الذي تبحث عنه | ماذا يعني عادةً |
|---|---|
خطوات يتم تنفيذها خارج النظام الرئيسي | ثغرات في النظام أو في طريقة إعداده |
يتم إدخال البيانات أكثر من مرة | مرشحون للتكامل أو الأتمتة |
وقت انتظار بين الخطوات | اختناقات في التسليم أو الموافقة |
استثناءات متكررة | قواعد غير واضحة أو بيانات أولية ضعيفة أو عملية لا تتوافق مع الواقع |
خطوات لا يمكن تنفيذها إلا بواسطة شخص واحد | مخاطر معرفة وحاجة إلى تدريب |
تحقق يلتقط الخطأ نفسه بشكل متكرر | مشكلة يجب إصلاحها من المصدر |
سجّل ما تكتشفه في أقسام نقاط الألم وأفكار التحسين، مع الاستناد إلى الأدلة من التسجيل.
توثيق as-is للانتقالات والتفويض
عندما تنتقل الأعمال بين فرق أو مواقع أو مزودين، يصبح مستند as-is جوهر نقل المعرفة. تحتاج الفرقة المستلمة إلى كل خطوة وكل استثناء وكل جهة اتصال وإمكانية الوصول إلى الأنظمة، وليس مجرد ملخص. سجّل الفريق الحالي وهو ينفّذ كل عملية، بما في ذلك مهام نهاية الشهر والمهام النادرة، واستخدم المستندات كمرجع أثناء المرافقة (shadowing) والمرافقة العكسية (reverse shadowing). يساعد تحليل فجوة نقل المعرفة على التأكد من عدم وجود أي شيء مفقود قبل أن تتولى الفرقة المستلمة المسؤولية.
توثيق as-is لمشاريع ERP
في تنفيذ ERP، يتم التقاط as-is في وقت مبكر، قبل ورش التصميم، ويصبح الدليل وراء كل متطلب. يوضح أي خطوات وتقارير وحلول بديلة حالية يجب أن يتعامل معها النظام الجديد، وكيف سيتغير عمل كل دور. للحصول على منهج كامل، راجع تحويل SAP S/4HANA: وثّق عمليات as-is أولاً.
تنسيقات توثيق العملية كما هي (as-is)
التوثيق باستخدام جداول الخطوات مناسب لمعظم العمليات وهو ما يستخدمه هذا القالب.
خريطة العملية أو مخطط التدفق مناسب لعرض العملية من البداية إلى النهاية، خصوصًا عند وجود عدة أدوار وتسليمات.
جدول بيانات مناسب لجرد العمليات الكبيرة، مع الحجوم والأزمنة والمالكين.
التسجيل والفيديو مناسب لالتقاط العمل الحقيقي وإظهاره للآخرين.
أفضل الممارسات لتوثيق العملية كما هي (as-is)
سجّل العمل الحقيقي، لا وصفه.
التقط الاستثناءات والحلول البديلة، حيث تختبئ معظم المشكلات.
دوّن الأدوات خارج النظام الرئيسي، مثل جداول البيانات والبريد الإلكتروني.
قِس بدلًا من التخمين، الحجوم والأزمنة كلما أمكن.
تحقق مع الأشخاص الذين ينفذون العمل.
لا تُصلح العملية أثناء توثيقها. وثّقها كما هي، ثم حسّنها.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
توثيق السياسة بدلًا من الممارسة.
إجراء مقابلات مع المديرين بدلًا من الأشخاص الذين ينفذون العمل.
ترك الاستثناءات والحلول البديلة خارج التوثيق.
الانتقال إلى مستوى الشاشة في كل مكان، بحيث لا ينتهي التوثيق أبدًا.
ترك توثيق as-is دون استخدام بدلًا من تغذيته بالتحسين والتصميم والتدريب.
قائمة التحقق لتوثيق العملية كما هي (as-is)
تم تحديد النطاق والمحفّز والنتيجة والمالك.
يعتمد المستند على تسجيل أو ملاحظة، مع توضيح المصدر.
تم إدراج الأدوار والأنظمة، بما في ذلك الأدوات الجانبية.
لكل خطوة دور ونظام وإجراء ومدخلات ومخرجات ووقت.
تم توثيق نقاط القرار والضوابط.
تم التقاط الاستثناءات والحلول البديلة مع تحديد التكرار.
تم تسجيل الحجوم والأزمنة ونقاط الألم.
قام مالك العملية بالتحقق من صحة المستند.
كيف يساعدك Trupeer على التقاط توثيق as-is عبر التسجيل
تحدي as-is | كيف يساعدك Trupeer |
|---|---|
المقابلات تفوّت خطوات واستثناءات | سجّل العمل الحقيقي، ويحوّل Trupeer ذلك إلى مستند خطوة بخطوة مع لقطات شاشة وفيديو |
التوثيق يستغرق أسابيع من وقت المحلل | يصبح تسجيل واحد مسودة لمستند as-is خلال دقائق |
المعرفة لدى عدد قليل من الخبراء | تحتفظ التسجيلات بمعرفتها عندما ينتقل الأشخاص إلى مهام أخرى |
فرق في عدة دول تنفذ العملية بشكل مختلف | سجّل كل موقع وقارن المستندات جنبًا إلى جنب |
as-is والتدريب مشروعان منفصلان | تنتج نفس طريقة التسجيل تدريبًا للعملية الجديدة |
استخدمت Genpact نهج «التسجيل أولًا» هذا لطرح Workday على مستوى الشركة، حيث حوّلت جلسات العمليات المسجلة وعمليات شرح الخبراء (SME walkthroughs) إلى أكثر من 500 مادة تدريبية عبر 20 مسار عمل (workstreams) وبـ 5 لغات، لـ 140,000 موظف في 40 دولة، خلال 3 أشهر بدلًا من 12. اقرأ قصة عميل Genpact.
ولتنسيق عام لتوثيق العمليات بخلاف as-is، راجع قالب توثيق العمليات.
حمّل قالب توثيق العملية كما هي (as-is) المجاني
افتح القالب في Trupeer، وسجّل عمليتك الأولى، ثم حوّله إلى مستند as-is يمكنك مشاركته والتحقق منه. احصل على قالب توثيق العملية كما هي (as-is) المجاني.
قوالب ذات صلة
قالب مصفوفة تتبع قابلية التتبع للمتطلبات
الأسئلة الشائعة
ما هو قالب توثيق العملية كما هي (as-is)؟
هو مستند منظم لتسجيل كيفية عمل العملية اليوم، ويغطي النطاق والأدوار والأنظمة والخطوات والمدخلات والمخرجات ونقاط القرار والضوابط والاستثناءات والحجوم والأزمنة ونقاط الألم والتحقق.
ما الفرق بين توثيق عملية as-is وto-be؟
يوثق توثيق as-is كيفية عمل العملية اليوم. يصف توثيق to-be كيفية عملها بعد التغيير. يُعد توثيق as-is خط الأساس الذي يُصمم منه توثيق to-be.
كيف توثّق عملية as-is؟
حدّد النطاق، وسجّل الشخص الذي ينفّذ العملية وهو يقوم بالعمل الحقيقي، وحوّل التسجيل إلى توثيق خطوة بخطوة، وأضف الضوابط والاستثناءات والحجوم ونقاط الألم، ثم تحقّق منه مع مالك العملية.
لماذا تسجل as-is بدلًا من إجراء مقابلات؟
تُظهر التسجيلات ما يفعله الأشخاص فعليًا، بما في ذلك الاستثناءات والحلول البديلة والأدوات الجانبية التي غالبًا ما تُنسى في المقابلات. تظل المقابلات مفيدة للسياق وللحجوم.
ما مدى تفصيل توثيق as-is؟
عادةً على مستوى العملية مع توثيق الاستثناءات. انتقل إلى مستوى المهمة والشاشة فقط للمهام عالية الحجم وعالية المخاطر أو التي تحتوي على استثناءات كثيرة، أو عندما تخطط لأتمتتها أو تدريبها.
من يجب أن يوثّق عملية as-is؟
محللو الأعمال أو فرق التميز في العمليات، بالتعاون مع الأشخاص الذين ينفذون العملية، وبمراجعة مالك العملية والتحقق منه.
هل يوجد قالب توثيق عملية as-is في Word؟
نعم. يناسب Word جداول الخطوات والأقسام السردية. افتح القالب في Trupeer وقم بتخصيصه ثم صدّره بالتنسيق الذي تحتاجه.
هل يوجد قالب توثيق عملية as-is في Excel؟
نعم. يناسب Excel جرد العمليات وجداول الخطوات مع الحجوم والأزمنة. قم بتخصيص القالب في Trupeer ثم صدّره، أو انسخ البنية إلى Excel.
هل يوجد قالب توثيق عملية as-is بصيغة PDF؟
نعم. صدّر المستند المُتحقق منه بصيغة PDF للموافقة والمشاركة، واحتفظ بالنسخة القابلة للتعديل بوصفها النسخة الرئيسية.
هل قالب توثيق عملية as-is مجاني؟
نعم. سجّل مجانًا لفتح القالب في Trupeer وتخصيصه ثم تصديره.
ماذا يجب أن تفعل بعد توثيق as-is؟
حلّل نقاط الألم والفرص، صمّم عملية to-be، واستخدمه بوصفه خط الأساس للمتطلبات والأتمتة والتدريب وقياس التحسين.
هل يمكنني إنشاء توثيق as-is من تسجيل شاشة؟
نعم. سجّل الشخص وهو ينفّذ العملية، ويحوّل Trupeer التسجيل إلى مستند as-is خطوة بخطوة مع لقطات شاشة وفيديو.
