استخدم هذا القالب
يحوّل مخطط سير عمل واضح عمليةً معقّدة إلى شيء يمكن لأي شخص فهمه بنظرة واحدة. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في رسم خرائط سير العمل عبر البدء بقالب مجاني لمخطط سير العمل، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية، وتحويل مخططات سير العمل إلى شروحات فيديو تُجسّد كل خطوة.
ما هو قالب مخطط سير العمل، وما الغرض منه؟
مخطط سير العمل، أو مخطط التدفق، هو رسم يوضح تسلسل خطوات عملية ما، مع نقاط قرار تتفرع فيها المسارات، وأسهم تُبيّن إلى أين يذهب كل مسار.
قالب مخطط سير العمل هو نسخة مُعدّة مسبقًا: الأشكال، واتفاقيات التخطيط، وغالبًا مثال مُنجز، بحيث تقوم بتعديل شيء بدلًا من البدء من لوحة فارغة.
تُفيد هذه القوالب حقًا في مهمتين فقط. اتخاذ قرار، حيث يتيح رسم الحالة الحالية للمجموعة رؤية التحويلات والحلقات والموافقات التي لم يكن أحد قد حسبها. وإظهار التفرعات، حيث تعتمد الخطوة التالية للقارئ على ما يجده، ولا يمكن للنص التعبير عن ذلك دون أن يصبح غير قابل للقراءة.
أما كل شيء آخر، وهو معظم الأشياء، فمخطط التدفق عبارة عن قائمة مرقّمة صنعها شخص ما بحيث تصبح أصعب في التحديث. هذه هي جوهر هذه الصفحة، وهي عكس ما ستخبرك به صفحات نتائج البحث المليئة بمعارض القوالب.
متى يستحق مخطط التدفق أن يُرسم أصلًا
ثلاث حالات تبرر ذلك.
أنت تحاول رؤية شيء ما. رسم الحالة الحالية لعملية ما، مع جميع من يتعاملون معها في الغرفة، يكشف بشكل موثوق أشياء لم يكن أحد يعرفها: الموافقة التي تحدث مرتين، والتحويل الذي يعبر الأقسام أربع مرات، والحلقة التي تعيد ثلث الحالات إلى البداية. هذه أعلى قيمة لاستخدام مخطط التدفق، ولا علاقة لها بكون الرسم سيُحفظ بعد ذلك.
على القارئ أن يختار. استكشاف الأعطال، والفرز، والتحقق من الأهلية، وتوجيه التصعيد. عندما تعتمد الخطوة التالية فعليًا على ما يجده الشخص، يتفوق الرسم البياني أو جدول القرار على القائمة المرقمة، لأن القائمة المرقمة تفترض تسلسلًا لا وجود له.
تتجاوز العملية عدة أدوار والتحويلات هي جوهر الأمر. هذا ما تُستخدم له الـ swimlanes، وهي حالة أضيق من الشعبية التي توحي بها قوالب الـ swimlane.
إذا لم تنطبق أي من الحالات الثلاث، فأنت ترسم صورة لقائمة. ستكون القائمة أسرع في الكتابة، وأسهل في القراءة على الهاتف، وقابلة للبحث، ويمكن تحديثها بواسطة أي شخص. يغطي قالب توثيق سير العمل هذا الشكل.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على Save لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة وضبط القالب بدقة
عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء التعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.
باستخدام قالب مخطط سير العمل يمكنك:
توفير ساعات في رسم الخرائط: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هيكل لأي سير عمل.
تصوّر العمل المعقّد: تجعل مخططات سير العمل نقاط القرار والتحويلات والاختناقات مرئية.
الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وألوانك وخطوطك باستخدام Trupeer's brand kit.
تحسين العمليات: رسم خريطة عملية هو الخطوة الأولى لتحسينها - يجعل القالب أوجه القصور واضحة.
تدريب الفرق بسرعة أكبر: قرن مخططات سير العمل بشروحات فيديو لتهيئة الموظفين الجدد بسرعة.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجم مخططات سير العمل إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
احسب نقاط القرار قبل أن ترسم
أسرع نسخة من الاختبار تستغرق دقيقتين.
اكتب العملية كقائمة مرقمة. ثم احسب النقاط التي يتعين على شخص ما فيها اتخاذ قرار يغيّر ما يحدث بعد ذلك. ليست خطوات يمكن أن تفشل، وليست موافقات تُمنح دائمًا. تفرعات حقيقية.
إذا كانت أقل من ثلاث، فالقائمة هي وثيقتك. ارسم مخططًا فقط إذا كنت تستخدمه من أجل محادثة، وتقبّل أن عمره ينتهي عندما تنتهي المحادثة.
إذا كانت ثلاثًا أو أكثر، فإن المخطط البياني يستحق مكانه، لأن النسخة النصية ستحتاج الآن إلى إحالات متبادلة لا يستطيع القراء الاحتفاظ بها في أذهانهم.
السبب الذي يجعل هذا مهمًا هو الصيانة، والتي لا يفكر فيها أحد أثناء الرسم. يتم تعديل النص بواسطة أي شخص خلال ثوانٍ. يحتاج المخطط البياني إلى الأداة التي رُسم بها، وترخيص تلك الأداة، وملف المصدر بدلًا من صورة مُصدّرة، وغالبًا إلى إعادة ترتيب لأن إدراج مربع واحد يدفع كل شيء آخر خارج المحاذاة. هذا التفاوت هو ما يجعل مخططات التدفق تتقادم أسرع من أي نوع آخر من التوثيق.
لماذا يجب التخلص من معظم مخططات سير العمل
أكثر إعادة صياغة مفيدة متاحة هنا هي أن مخطط التدفق غالبًا ما يكون أداة تفكير، وليس وثيقة.
عندما يُرسم على جدار أو سبورة مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل، فإنه يفعل شيئًا لا يمكن للنص فعله: يجعل شكل العملية مرئيًا فورًا، والشكل هو المكان الذي تكمن فيه الهدر. تُنجز هذه المهمة خلال ساعات قليلة.
الخطأ يحدث فيما بعد. يتم ترتيب الرسم ليصبح أداة رسم، ثم يُصدّر ويُحفظ ويُعامل كتوثيق. ومن تلك اللحظة يصبح عبئًا، لأنه سيتباعد عن الواقع ولن يلاحظ أحد ذلك، كما أنه يبدو ذا سلطة بطريقة لا يملكها الرسم الخشن.
عادة أفضل: صوّر الجدار، وسجّل القرارات التي أنتجها النص، واترك المخطط. أعد رسمه في المرة التالية التي تحتاج فيها رؤية العملية، وسيستغرق ذلك ساعة ويُظهر النسخة الحالية بدلًا من نسخة قبل سنتين.
احتفظ كمخطط مُدار فقط بالتدفقات التي تجتاز اختبار التفرع ولديها مالك مُسمّى يمتلك الأداة والوقت. في معظم المؤسسات، هذا عدد قليل.
قالب مجاني لمخطط سير العمل: الهيكل الذي تنسخه
انسخ من هنا. مخطط سير عمل قابل للاستخدام هو رسم بياني مع قدر صغير من النص، والنص هو الجزء الذي لا تتضمنه القوالب.
العنوان. العملية، مُسمّاة كنتاج.
المالك وتاريخ آخر تحقق. دور وتاريخ، أي متى آخر مرة أكد شخص ما أن المخطط يطابق الواقع. تحتاج الرسومات البيانية إلى ذلك أكثر من النص، تحديدًا لأنها أصعب في التحديث.
البداية والنهاية. ما الذي يطلق العملية وما هي الحالة التي تعني أنها اكتملت. يُكتب فوق المخطط البياني، وليس فقط كرسم بيضاوي.
خارج النطاق. ما يقع مباشرة على جانبي ما لا يغطيه هذا التدفق. ومن هنا تأتي الرسومات المكررة.
المخطط البياني. باستخدام أشكال قياسية، مرتبة من اليسار إلى اليمين أو من الأعلى إلى الأسفل، مع نقطة دخول واحدة ومخارج مُعنونة بوضوح.
تسميات القرار. كل تفرع مُعنون بالحالة، وليس فقط نعم ولا. "تم تجاوز حد الائتمان" أفضل من "لا".
ما ليس موجودًا في المخطط البياني. الاستثناءات وحالات الحافة التي قد تجعله غير قابل للقراءة، تُسرد أسفل الرسم في نص مع إشارة من الخطوة ذات الصلة.
موقع ملف المصدر. أين يعيش الإصدار القابل للتعديل وأي أداة تفتحه. تصبح الرسومات البيانية بدون ذلك مجرد عناصر للقراءة فقط خلال سنة.
انسخ إلى هنا.
أهم أشكال مخططات التدفق وما الذي يعنيه كل واحد
الشكل | المعنى | الخطأ الشائع |
|---|---|---|
مستطيل دائري أو بيضاوي | نقاط البداية والنهاية | عدة نقاط بداية، وغالبًا يعني ذلك عمليتين |
مستطيل | خطوة عملية، إجراء واحد | خطوات تحتوي عدة إجراءات متصلة بـ "and" |
معيّن (Diamond) | قرار، مع مخارج مُعنونة | مخارج نعم ولا فقط عندما يكون للواقع ثلاث أو أربع نتائج |
متوازي الأضلاع | إدخال أو إخراج، بيانات تدخل أو تخرج | يُستخدم بالتبادل مع المستطيل، ما يؤدي إلى فقدان التمييز |
أسطوانة (Cylinder) | مخزن بيانات أو قاعدة بيانات | يُحذف بالكامل، فتغدو معرفة مكان المعلومات غير مرئية |
سهم | اتجاه التدفق | أسهم غير مُعنونة تخرج من قرار |
دائرة أو موصل صغير | يستمر في مكان آخر بالصفحة أو في صفحة أخرى | يُستخدم لإخفاء التعقيد بدلًا من إدارة التخطيط |
هناك عرفان يهمّان أكثر من الأشكال نفسها. كل معيّن يحتاج مخارجه مُعنونة بالحالات بدلًا من نعم ولا، لأن القارئ يصل إلى المعيّن وهو بحاجة لمعرفة ما الذي يتم اختباره. كما يجب أن يقود كل سهم إلى مكان ما؛ المسار الذي يخرج من المخطط البياني إما استثناء ينتمي إلى النص أسفل الرسم، أو خطوة مفقودة.
تتفوق الاتساق على الدقة هنا. سيُنتج فريق يستخدم المستطيلات لكل شيء مع عنونة واضحة مخططات أكثر قابلية للاستخدام من فريق يناقش متوازي الأضلاع.
متى تستحق الـ swimlanes مكانها، ومتى لا
يقسم مخطط الـ swimlane التدفق إلى صفوف أو أعمدة، واحد لكل دور، بحيث تقع كل خطوة في خانة الشخص الذي ينفذها.
تحصل على مكانها عندما تكون التحويلات هي محور الموضوع. إذا كان السؤال الذي تحاول الإجابة عنه هو من يفعل ماذا، أو أين يتعثر الأمر، أو كم مرة يعبر بين الفرق، فإن الـ swimlane يجيب فورًا ولا يفعل أي شيء آخر ذلك.
لا تحصل على مكانها عندما يقوم دور واحد تقريبًا بكل شيء، ما ينتج مخططًا بخانة واحدة مزدحمة وخانات فارغة عدة، أو عندما تكون العملية خطية، حيث تضيف الخانات عرضًا دون إضافة معلومات.
التكلفة العملية هي التخطيط. تُعد الـ swimlanes أصعب نوع من المخططات في التعديل، لأن إدراج خطوة يزحزح كل شيء في كل خانة. عبء الصيانة هذا هو السبب الرئيسي الذي يجعل برامج رسم خرائط العمليات تنتج مئات الـ swimlanes التي لا يقوم أحد بتحديثها أبدًا.
إذا كنت ترسم بهدف العثور على مشكلات التحويل، ارسم الـ swimlanes، أصلح التحويلات، واحتفظ بالتعديلات بدلًا من الاحتفاظ بالمخططات.
برنامج التحول مع 340 مخططًا غير مُدار
قامت Storrington Group، وهي شركة خدمات تضم نحو ألف ومئة شخص، بتنفيذ برنامج تحول شمل رسم كيفية عمل المؤسسة.
خلال أكثر من خمسة أشهر، قامت شركة استشارية برسم 112 عملية كمخططات swimlane، منتجة حوالي 340 رسمًا بعد احتساب مستويات متعددة. بلغت الرسوم بالإضافة إلى الوقت الداخلي ما يقارب 280 ألف جنيه إسترليني.
بعد 18 شهرًا، سأل أحدهم عن عدد المخططات التي ما زالت دقيقة.
تم التحقق من عينة من 30. ما زالت 4 منها تطابق الواقع. احتوت 19 على الأقل على خطوة لم تعد موجودة. وصفت 7 أنظمة تم استبدالها منذ ذلك الحين.
لم يتم تحديث أي منها. كانت الأسباب عملية بالكامل. لم يكن لدى سوى ثلاثة أشخاص في مكتب البرنامج تراخيص الأداة التي رُسمت بها المخططات. وكانت ملفات المصدر موجودة في مجلد لا يستطيع أحد خارج ذلك الفريق العثور عليه. كما أن تحديث الـ swimlane يعني إعادة تخطيط المخطط بالكامل، وهو ما استغرق بعد الظهر لتغيير كان يمكن وصفه في دقيقة بالكلمات.
جاء الاكتشاف الأكثر إزعاجًا من عد نقاط القرار. من بين 112 عملية تم رسمها، كان لدى 71 منها أقل من ثلاث تفرعات حقيقية. كانت خطية. وقد رُسمت كـ swimlanes لأن قالب البرنامج كان ينص على أن العمليات تُرسم كـ swimlanes.
أما من بين الـ 41 التي تفرعت فعليًا، فقد تم استخدام 6 منها خلال البرنامج لاتخاذ قرارات حقيقية، وإزالة الموافقات المكررة وتوحيد تحويلين. كانت هذه الستة قد استردت تكلفتها بالفعل. ربما كانت هناك 15 أخرى تُستخدم للتدريب.
كان إعادة الضبط أمرًا مباشرًا. تم الاحتفاظ بالـ 41 عملية تفرعية كمخططات مُدارة، ونقلها إلى أداة يمتلك الجميع إمكانية الوصول إليها، مع تعيين مالك مُسمّى لكل واحدة. تمت إعادة كتابة الـ 71 الخطية كنص مرقّم في قاعدة المعرفة التي كان الناس يستخدمونها بالفعل.
كانت القاعدة التي تم اعتمادها لاحقًا هي الموجودة في هذه الصفحة: ارسمها إذا كانت هناك ثلاث نقاط قرار حقيقية أو أكثر، أو إذا كنت ترسمها لإجراء محادثة، وفي هذه الحالة لا تحتاج إلى صيانة.
بعد 12 شهرًا، تم تحديث 34 من أصل 41 مخططًا مُدارًا على الأقل مرة واحدة. كشف تدقيق جديد لـ 30 وثيقة عن 26 دقيقة بدلًا من 4.
كيفية إنشاء مخطط سير عمل خطوة بخطوة
اكتب العملية أولًا كقائمة مرقمة، حتى لو كنت متأكدًا أنك تريد مخططًا. يستغرق ذلك 10 دقائق ويُنتج عدد نقاط القرار.
إذا كان العدد يبرر مخططًا، اتفق على البداية والنهاية قبل رسم أي شيء، لأن الخلاف حول النطاق هو ما يجعل جلسات الرسم تطول.
ارسم الحالة الحالية مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل، على جدار أو لوحة مشتركة، بشكل تقريبي. لا تُرتّبها أثناء الرسم.
عنون كل مخرج قرار بحالة.
دوّن الاستثناءات في نص بجانب المخطط بدلًا من إضافة مربعات لها، لأن الاستثناءات هي ما يحوّل تدفقًا قابلًا للقراءة إلى تدفق غير قابل للقراءة.
مرّرها مع شخص ينفذ العملية وراقب عبارة "حسنًا، أحيانًا". كل واحدة من هذه العبارات تعني إما تفرعًا مفقودًا أو استثناءً للنص.
ثم قرر، بشكل صريح، ما إذا كان هذا المخطط سيُحفظ أو سيُتخلّص منه. كلاهما مقبول. عدم اتخاذ قرار هو ما ينتج مجلدًا من الرسومات المتقادمة.
أنواع مخططات سير العمل وقوالب مخططات التدفق
مخطط تدفق أساسي. خطوات متسلسلة مع بعض القرارات. الاختيار الافتراضي وغالبًا الصحيح.
Swimlane أو متعدد الوظائف. خطوات تُوزَّع حسب الدور. لحالات مشكلات التحويل، كما سبق.
شجرة قرار. تفرعات كثيرة وقليل من التسلسل. غالبًا ما تكون أفضل بصياغتها كجدول قرار، وهو أسهل في الصيانة وقابل للقراءة بنفس القدر. يغطي قالب دليل المهمة متى يتفوق الجدول على المخطط.
مخطط تدفق البيانات. يوضح المعلومات وهي تنتقل بين المخازن والعمليات بدلًا من المهام المتسلسلة. تدوين مختلف لسؤال مختلف.
خريطة سلسلة القيمة. تضيف الوقت ومخزون البيانات وبيانات القيمة المضافة إلى التدفق. أداة lean للعثور على الهدر بدلًا من كونها تنسيق توثيق.
مخطط النظام أو البنية. المكونات والواجهات بدلًا من الخطوات البشرية، وتندرج ضمن توثيق تقنية المعلومات لديك.
الحالة الحالية مقابل الحالة المستقبلية. مخططان جنبًا إلى جنب. مفيد جدًا لقرارات التغيير ونادرًا ما يستحق الحفاظ عليه بعد ذلك، لأن الحالة المستقبلية تصبح الحالة الحالية أو يتم التخلي عنها.
هل يمكنني الحصول على قالب مخطط تدفق في Word أو PowerPoint أو Excel؟
يُعد PowerPoint الأكثر عملية من بين الثلاثة لمخطط يحتاج معظم الأشخاص إلى تعديله. يمتلكه تقريبًا الجميع، وتتصرف الأشكال والموصلات بشكل معقول، وتبقى الموصلات متصلة عند تحريك المربعات.
يمكن لـ Word إنشاء مخطط تدفق، لكنه يصبح مزعجًا بعد حوالي اثني عشر مربعًا، لأن مساحة الرسم تتعارض مع تدفق النص. يكون خيارًا جيدًا عندما يكون المخطط صغيرًا وينتمي داخل وثيقة أكبر.
Excel هو الأداة غير المناسبة للمخطط والأداة المناسبة لشيئين حوله: سجل العمليات الذي يسرد كل تدفق مع مالكه وتاريخ آخر تحقق وعدد نقاط القرار، وأي جدول قرار تستخرجه من مخطط مليء بالتفرعات.
PDF للإصدار المُصدر. الشيء المهم هو أن ملف المصدر يظل متاحًا ومُسمّى داخل الوثيقة، لأن مخطط تدفق PDF بدون أصل قابل للتعديل هو مخطط لن يتم تحديثه أبدًا.
أيا كانت الأداة التي تختارها، اختر أداة يمتلكها الجميع ممن قد يحتاج إلى تحديث المخطط. مثال Storrington أعلاه فشل بسبب التراخيص أكثر من كونه فشل بسبب الجهد.
هل يمكن لـ ChatGPT أو أدوات الذكاء الاصطناعي إنشاء مخطط تدفق؟
يمكنها إنتاج مسودة أولية، وهي نقطة بداية مفيدة بالفعل. صف عملية بلغة بسيطة وستعيد معظم النماذج الحالية مخططًا بتدوين نصي مثل Mermaid أو وصفًا منظمًا يمكنك لصقه في أداة رسم المخططات.
هناك حدّان يستحقان المعرفة. النموذج يرسم العملية التي وصفته له، وليس العملية التي لديك، لذلك سيعيد إنتاج مسارك السلس وأي فجوات في فهمك أنت. كما أنه لا توجد لديه طريقة لمعرفة أي التفرعات حقيقية، لذلك يميل إلى إنتاج قرارات متناظرة ونظيفة عندما يكون للواقع ثلاث نتائج غير متساوية.
الاستخدام العملي هو الوصول إلى مخطط تقريبي خلال دقيقتين، بحيث يمكن أن تبدأ محادثة مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل من شيء ملموس. تعامل مع المخرجات كطلب لتلك المحادثة بدلًا من كونها خريطة.
ما الذي يجب الاحتفاظ به كنص بدلًا من مخطط
أجزاء من العملية تنتمي باستمرار إلى الكلمات بدلًا من المربعات.
الاستثناءات وحالات الحافة، وهي أسرع طريقة لجعل المخطط غير قابل للقراءة.
قواعد القرار بأي تعقيد، أي أي شيء يتضمن عتبات أو قيمًا أو شروطًا متعددة. معيّن يقول "فحص الائتمان" يخفي قاعدة تحتاج إلى ثلاث سطور من النص.
أي شيء يتطلب حكمًا بدلًا من اختبار، لأن المخطط يفترض إجابة محددة.
تفاصيل مستوى الحقل، وأسماء الأنظمة، ودقة ما يتم إدخاله وأين. هذه الأمور تنتمي إلى الإجراء الذي يقع فوقه المخطط.
وكذلك سبب وجود العملية، والذي ينتمي إلى سياسة بدلًا من أي من الاثنين.
اقتران جيد هو مخطط صفحة واحدة يوضح الشكل والتفرعات، مع الإجراء أسفله الذي يحمل التفاصيل. يغطي قالب SOP هذه الطبقة السفلية.
كيفية توثيق العملية التي لا يستطيع المخطط البياني نقلها
يجدر قول ذلك بوضوح: Trupeer AI لا يرسم مخططات تدفق. بل يسجل ما يفعله شخص ما على الشاشة ويحوّله إلى دليل مكتوب وفيديو. أما المخطط نفسه، فأنت تحتاج إلى أداة رسم مخططات، وتوجد عدة أدوات مجانية جيدة.
حيث يساعد ذلك هو في نصف العمل الذي لا يستطيع مخطط التدفق حمله. بمجرد أن يُظهر مخططك شكل العملية والتفرعات، لا يزال يتعين على شخص ما وصف ما يحدث فعليًا داخل كل مربع، وهذا الوصف هو ما يحتاجه الناس في اللحظة التي يقومون فيها بالعمل بدلًا من مراجعة العملية.
عند تسجيل المهمة مرة واحدة، ستحصل على تفاصيل مكتوبة مع الخطوات والشاشات التي تم التقاطها بالفعل، وهو أسرع بكثير من كتابتها، وأكثر احتمالًا أن تكون دقيقة. كما أنه يتعامل مع الاستثناءات بشكل جيد، لأن النهج العملي هو تسجيلها عند حدوثها بدلًا من محاولة تذكرها لاحقًا.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. Trupeerها.
تعيش المخرجات في قاعدة المعرفة لديك مع العلامة التجارية المتسقة بجانب المخطط، ويغطي منشئ SOP الإجراءات التي تحتاج إلى ضبط. توجد تعليمات الإعداد في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني لمخطط سير العمل في PowerPoint؟
يُعد PowerPoint خيارًا معقولًا وغالبًا يمتلكه معظم الأشخاص. أنشئ شريحة واحدة بأشكالك القياسية وأنماط الموصلات واحفظها كقالب منزلي. تتمثل الميزة مقارنةً بأداة مخصصة في أنها عملية بحتة: يمكن لأي شخص يحتاج إلى تحديث المخطط فتحه دون طلب ترخيص.
هل يوجد قالب مخطط تدفق في Word؟
يتعامل Word مع مخططات التدفق الصغيرة داخل وثيقة أكبر، باستخدام مساحة الرسم بحيث تبقى الأشكال مجمعة. بعد أكثر من اثني عشر مربعًا تقريبًا يصبح الأمر مزعجًا، ويكون من الأفضل إنشاء المخطط في مكان آخر وإدراجه كصورة، مع ملاحظة موقع ملف المصدر في الوثيقة حتى يتمكن شخص ما من تحديثه لاحقًا.
هل يوجد قالب مخطط سير عمل في Excel؟
يمكن لـ Excel رسم مخطط، ونادرًا ما ينبغي ذلك. تتمثل وظيفته المفيدة هنا في السجل: كل مخطط سير عمل مع مالكه وتاريخ آخر تحقق وعدد نقاط القرار ومكان ملف المصدر. هذا السجل هو ما يمنع مكتبة من المخططات من أن تتقادم بهدوء، وهي المشكلة التي تم وصفها في المثال العملي أعلاه.
هل يوجد قالب مجاني لمخطط سير العمل في PDF؟
صدّر إلى PDF للتداول وأي شيء يدخل ضمن تدقيق أو حزمة. سمِّ دائمًا ملف المصدر وموقعه على المخطط نفسه، لأن مخطط تدفق PDF بدون أصل قابل للوصول هو وثيقة لا يمكن لأحد صيانتها.
كم عدد المربعات التي يجب أن يحتويها مخطط التدفق؟
خمسة عشر إلى عشرين مربعًا في الصفحة هو الحد الأقصى القابل للقراءة تقريبًا. بعد ذلك، إما تقسيمه إلى تدفق عالي المستوى مع تدفقات فرعية مترابطة، أو قبول أن العملية تُعبّر بشكل أفضل كنص مع مخطط صغير يوضح التفرعات فقط. عادةً ما تُنتج الرسومات التي تحتوي على ستين مربعًا لإظهار الشمولية أكثر من كونها للقراءة.
ما الفرق بين مخطط سير العمل وخريطة سير العمل؟
عمليًا تُستخدم المصطلحات بالتبادل. عندما تميّز المؤسسات بينهما، فإن مخطط سير العمل هو تسلسل الخطوات، بينما تكون خريطة سير العمل أوسع، إذ تضيف الأدوار والأنظمة والمدخلات والمخرجات وأحيانًا بيانات التوقيت والحجم. تتقدم خريطة سلسلة القيمة خطوة إضافية بإضافة وقت الانتظار وتحليل القيمة المضافة.
من يجب أن يكون مالك مخطط التدفق؟
دور مُسمّى مع الأداة وإمكانية الوصول والوقت لتحديثه. هذا شرط أعلى مما يبدو، وهو سبب تقادم معظم المخططات. إذا لم تتمكن من تسمية شخص يحقق الشروط الثلاثة، فلا تنشئ المخطط كوثيقة مُدارة.
كم مرة يجب تحديث مخطط سير العمل؟
على أساس المحفزات وليس جدولًا زمنيًا: عندما يتغير النظام، عندما تنتقل عملية التحويل بين الفرق، عندما يظهر تفرع جديد، أو عندما يتغير مالك العملية. أضف تاريخ آخر تحقق وأعد التحقق منه سنويًا، وغالبًا يعني ذلك في المخطط أن تمرره مع شخص ينفذ العملية بدلًا من قراءته.
