استخدم هذا القالب
توثيق العمليات هو ما يحوّل المعرفة القبلية إلى معرفة مؤسسية. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في توثيق كيفية إنجاز العمل عبر البدء بقالب مجاني لتوثيق العمليات، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل مستندات العمليات المكتوبة إلى شروحات فيديو واضحة يستخدمها الفريق فعليًا.
ما هو قالب توثيق العمليات؟
توثيق العمليات هو السجل المكتوب لكيفية إنجاز العمل فعليًا: الخطوات، ومن يقوم بها، وبأي ترتيب، وما المدخلات المطلوبة، وكيف يبدو الناتج النهائي.
قالب توثيق العمليات هو البنية القابلة لإعادة الاستخدام لالتقاط ذلك. حقول الرأس، وصيغة الخطوة، والمعلومات المحيطة التي تجعل المستند قابلًا للاستخدام من قِبل شخص لم يقم بالعمل من قبل.
كل قالب ستجده يقدم تقريبًا الشيء نفسه: الغرض، ونطاق العمل، وقائمة خطوات مرقمة مع المسؤولين، وفي مكان ما لوضع مخطط انسيابي. هذه البنية جيدة. لكن ما تنتجه هو مستند يصف نسخة من العملية حيث يسير كل شيء كما هو مخطط له، وهي النسخة التي لا يحتاج أحد إلى مساعدة فيها.
لماذا كان المسار السعيد هو الجزء الذي لم يكن أحد بحاجة لتوثيقه
اطلب من شخص توثيق عملية، وسيصف كيف تعمل. هذا هو الرد الطبيعي على السؤال، لكنه يحتوي على محتوى غير صحيح.
عادةً يستطيع الشخص الذي سيقرأ المستند إدارة الحالة القياسية خلال أسبوع. يشاهد شخصًا آخر ينفذها مرتين، فيلتقطها، ويكون كل شيء على ما يرام. لكن ما لا يستطيع فعله هو التعامل مع ترتيب يتضمن رقم أمر شراء مفقود، أو عميل لا تتطابق أسعاره مع العقد، أو جزءًا تم إيقافه، أو حسابًا تجاوز للتو حد الائتمان.
هذه المواقف ليست نادرة. في معظم العمليات التشغيلية، تشكل غالبية العمل من حيث الوقت، حتى لو كانت أقل من حيث الحجم، لأن كل حالة منها تستغرق وقتًا أطول عدة مرات من الحالة النظيفة.
وهي أيضًا أصعب محتوى للكتابة، لسبب يستحق الفهم. الشخص الذي يوثق العملية تعامل مع كل استثناء مئات المرات، وتوقف منذ زمن عن اعتباره قرارات. وعندما يُسأل كيف تعمل العملية، يصف المسار السعيد بصدق ودقة، لأن هذا هو ما يدعو إليه السؤال.
لذلك ينتهي الأمر بأن يغطي المستند الجزء الذي لم يكن يحتاج إلى توثيق، ويُهمل الجزء الذي كان السبب الكامل وراء هذا التمرين.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات المرتبطة به
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر Save لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة واضبط القالب بدقة
عندما تريد رؤية شكل القالب المخصص لديك، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء التعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قالب توثيق العمليات يمكنك:
توفير ساعات في التوثيق: تخطَّ الصفحة الفارغة ببنية مصممة لأي عملية عمل.
توثيق المعرفة القبلية: وثّق كيف يتم إنجاز العمل فعليًا - ليبقى هذا العلم حتى عندما يغادر الناس.
الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية الخاصة بـ Trupeer - مثالية لمستندات العمليات متعددة التخصصات.
إنشاء إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) من مستندات العمليات: استخدم منشئ SOP بالذكاء الاصطناعي لتحويل كل خطوة إلى تعليمات عمل تفصيلية.
تحديد التحسينات: توثيق العملية هو الخطوة الأولى لتحسينها - يجعل القالب أوجه القصور واضحة.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة توثيق العمليات إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.
كيفية حساب معدل الاستثناءات قبل أن تكتب
قبل كتابة أي شيء، اكتشف ما نسبة العمل الحقيقي الذي يتبع المسار القياسي. يستغرق ذلك بعد الظهر فقط، ويغيّر ما ستكتبه.
استخرج عينة من الحالات الحديثة للعملية. ثلاثون كافية لتكون مؤشرًا، ومئتان أفضل إذا كانت البيانات سهلة الحصول. اختر حالات متتابعة بدلًا من اختيارها، لأن العينات المختارة تكون دائمًا أنظف من الواقع.
لكل حالة، اسأل سؤالًا واحدًا: هل مرّت مباشرة دون توقف، أم كان لا بد من اتخاذ قرار، أو متابعة، أو تصحيح، أو تصعيد؟
ثم صنّف الحالات التي لم تمر بسلاسة إلى مجموعات واحسبها.
ستحصل على رقمين. النسبة التي سارت دون مشاكل، والتي تخبرك بكم من العمل سيغطيه مستند المسار السعيد. وقائمة أنواع الاستثناءات مرتبة حسب التكرار، وهي ترتيب الكتابة لديك.
ستفاجأ معظم الفرق بالأمرين معًا. فعملية يصفها الجميع بأنها بسيطة غالبًا ما تتبين أنها تسير بسلاسة في ثلث الحالات أو نصفها فقط، وغالبًا ما تغطي الأنواع الثلاثة الأولى من الاستثناءات معظم الباقي. وهذه الثلاثة تستحق اهتمامًا مكتوبًا أكثر من جميع الخطوات القياسية الأربعة عشر مجتمعة.
سطر «وإذا لم يكن» الذي تحتاجه كل خطوة
أخف نسخة من هذا الانضباط تكلفك تقريبًا شيئًا، ويمكن تطبيقها على مستند لديك بالفعل.
خذ كل خطوة. كل خطوة تفترض تحقق شرط: تم تعبئة الحقل، والسعر مطابق، والمنتج متوفر، والموافقة موجودة. تحت كل خطوة، اكتب سطرًا واحدًا يبدأ بـ "وإذا لم يكن".
الخطوة: تحقق من وجود رقم أمر الشراء وأنه بصيغة العميل. وإذا لم يكن: اطلبه من مقدم الطلب عبر البريد الإلكتروني باستخدام القالب، واحتفظ بالطلب في قائمة الانتظار المعلّقة، ولا تتابع إلى التخصيص.
هذا السطر الواحد يقوم بثلاثة أشياء. يبرز الاستثناء، وهو غالبًا أول مرة يكتبه أي شخص. يجبر على قرار بشأن ما الذي يجب أن يحدث، وغالبًا ما يتضح أنه غير متفق عليه. ويخبر القارئ ماذا يفعل بدلًا من تركه يخترع شيئًا أو يقاطع شخصًا.
عندما يمتد جواب «وإذا لم يكن» لأكثر من نحو سطرين، فينبغي أن يكون في قسم استثناء منفصل مع قواعد قرار خاصة به، والخطوة تشير فقط إليه. وعندما يكون الجواب فعلًا «اطلب من مشرف»، فاذكر ذلك صراحةً وحدد الدور، لأن التصعيد غير المصرّح به هو ما ينتج المقاطعات التي كنت تحاول إزالتها.
قالب توثيق عمليات مجاني: البنية التي تنسخها
انسخ من هنا.
الرأس. اسم العملية، بصياغة ناتج وليس قسمًا. المالك، كدور. تاريخ آخر تحقق، أي متى آخر مرة شغّل شخص العملية مقابل هذا المستند. الإصدار. التكرار والحجم المتوقعان.
ما الذي تنتجه هذه العملية. النتيجة النهائية، موصوفة بحيث يستطيع القارئ معرفة متى تكون لديه.
المحفز والحدود. ما الذي يبدأها، وما الذي ينهيها، وما الذي يقع مباشرة على جانبي ما لا يغطيه هذا المستند. الحدود هي المكان الذي تنشأ منه المستندات المكررة والمتناقضة.
من هم المشاركون. الأدوار بدلًا من الأسماء، مع ما يتحمل كل دور مسؤولية عنه.
المدخلات والأنظمة. ما يجب أن يكون موجودًا قبل أن تبدأ، وما الأنظمة والصلاحيات المطلوبة.
الخطوات. مرقمة، إجراء واحد لكل خطوة، مع النتيجة المتوقعة وسطر «وإذا لم يكن» تحت كل خطوة.
الاستثناءات. القائمة المرتبة حسب التكرار من عينتك، لكل استثناء الشرط، وقاعدة القرار، ومن يمكنه تفويضه، وما الذي يحدث بعد ذلك. عادةً ينتهي هذا القسم أطول من الخطوات، وهذا صحيح.
ما لا تغطيه هذه العملية. اذكره صراحةً، مع توجيه إلى أين تذهب تلك الحالات.
المقاييس. كم يستغرق عادةً، ما حجم العمل، وما نسبة الحالات التي تسير بسلاسة. هذه النسبة الأخيرة تستحق المتابعة، لأنها تتغير عندما تتغير العملية.
انسخ إلى هنا. الإضافتان اللتان على القالب التقليدي هما سطرا «وإذا لم يكن» وقسم الاستثناءات. كل شيء آخر ستجده في أي بنية جيدة.
ماذا تتضمنه في قالب توثيق العمليات
الرأس والحدود والأدوار والخطوات والاستثناءات أعلاه. ثلاث حقول تستحق الحماية ضد أي شخص يريد تقليص المستند.
آخر تحقق، وليس آخر تحديث. تعديل صياغة النص ليس هو نفسه تأكيد أن العملية ما زالت تعمل بهذه الطريقة. تاريخ يعني أن شخصًا شاهد حدوثها يستحق عدة تواريخ تعني أن شخصًا أصلح خطأ إملائيًا.
الحدود. معظم التوثيق المكرر موجود لأن فريقين وثّقا أجزاء متداخلة من نفس العملية دون الاتفاق على مكان توقف كل فريق.
معدل التشغيل السلس. هو المقياس الوحيد الذي يخبرك إن كان المستند يصف العمل أم نسخة مثالية منه.
ثلاثة أشياء تستحق الإبقاء عليها خارج المستند. لقطات شاشة لواجهات تتغير، لأن ذلك يجعل المستند يتقادم أسرع من الكلمات. شرح لماذا توجد العملية، وهذا ينتمي إلى سياسة. والتفاصيل الخاصة بالأنظمة الموجودة في توثيق تقنية المعلومات ويجب الرجوع إليها بدلًا من إعادة ذكرها.
الجهة الموزعة التي غطى مستندها 31% من الطلبات
قامت Pellowe Trading، وهي جهة توزيع من شركة إلى شركة، بتوثيق معالجة الطلبات لديها عندما استقال اثنان منسقان ذوو خبرة خلال شهر واحد من بعضهما.
كان التوثيق شاملًا وفق أي معيار طبيعي. أربعة عشر خطوة، ومخطط انسيابي، ولقطات شاشة، واثنتان وعشرون صفحة، وتمت الموافقة عليها قبل أن يغادر المنسقان.
بدأت عمليتا تعيين بديلتين. خلال ستة أسابيع، انتقل تراكم الطلبات من حوالي أربعين طلبًا إلى نحو ثلاثمئة وعشرة، وتأخر إغلاق الحسابات المالية لمدة تسعة أيام.
أجرت المراجعة فحصًا لـ مئتي طلب متتابعة وتحققّت من عدد الطلبات التي اتبعت الخطوات الأربع عشرة الموثقة دون انحراف.
كان عددها ثلاثة وستين. أما المئة وثلاثة وثلاثون طلبًا الأخرى فقد واجهت على الأقل استثناء واحد.
وبالترتيب، كانت الاستثناءات: رقم أمر شراء للعميل مفقود أو بصيغة غير صحيحة، 41 مرة. سعر في الطلب لا يطابق قائمة أسعار العقد، 29 مرة. جزء تم إيقافه ويحتاج إلى بديل، 22 مرة. تجاوز حد الائتمان، 18 مرة. عنوان تسليم غير موجود في الحساب، 14 مرة. طلب تسليم على دفعتين، 13 مرة.
لم يظهر أي واحد من هذه الستة في أي مكان ضمن الصفحات الاثنتين والعشرين.
كان المنسقان اللذان غادرا قد تعاملا مع هذه الحالات عدة مرات أسبوعيًا لسنوات. لم يثر أي منهما أيًا منها أثناء التسليم، ولم يكن أي منهما يخفي شيئًا. طُرح عليهما سؤال كيف تعمل عملية الطلبات، وقد أجابا بدقة.
استغرق تراكم الطلبات 11 أسبوعًا وتعيين موظف مؤقت لتصفيره. انتقل حسابان لعميلين. وقدرت فرق المالية تكلفة حمل الفوترة المتأخرة بالإضافة إلى هامش الربح المفقود بنحو 64 ألف جنيه إسترليني.
استغرقت إعادة الكتابة أربعة أيام. نفس الخطوات الأربع عشرة، مع سطر «وإذا لم يكن» في كل خطوة، بالإضافة إلى قسم استثناء منفصل يغطي الحالات الست المذكورة مع قواعد القرار الفعلية: من يمكنه تفويض تجاوز السعر وبأي قيمة، وقاعدة الاستبدال ومن يوافق عليها، ومسار تصعيد حد الائتمان.
تمت كتابته بواسطة المنسقين الجدد الاثنين وشخص واحد من قسم المالية، بالاعتماد على عينة من 200 طلب بدلًا من ذاكرة أي شخص. كانت هذه التفاصيل مهمة، لأن الأشخاص الذين كان يمكنهم كتابته من الذاكرة قد غادروا، واتضح أن العينة مصدر أفضل مما كانوا سيقدمونه.
بعد ستة أشهر، انخفض متوسط وقت التعامل مع الاستثناء لكل طلب من 22 دقيقة إلى 7 دقائق، واستقر تراكم الطلبات تحت 50، وأظهرت عينة جديدة من 200 طلب أن 84% يمكن حلها من المستند دون تصعيد إلى أي شخص.
كيفية إنشاء توثيق العمليات خطوة بخطوة
ابدأ بسحب العينة ثم احسب الاستثناءات أولًا. كل شيء آخر يصبح أسهل عندما تعرف ما الذي تقوم بتوثيقه فعليًا.
راقب تنفيذ العملية، مرتين، بواسطة أشخاص مختلفين إن أمكن. كون شخصين ينفذان نفس العملية الموثقة بشكل مختلف هو بحد ذاته نتيجة.
اكتب الحدود والناتج قبل الخطوات، لأنهما ما يمنع المستند من التوسع بلا داع.
اكتب الخطوات اعتمادًا على ما شاهدته وليس على ما يُفترض أن تكون عليه العملية. عندما تختلف، لاحظ الفرق بدلًا من تنعيمه، لأن الفرق غالبًا يكون إما تحسينًا يستحق التبني أو مشكلة تستحق المعالجة.
أضف سطر «وإذا لم يكن» إلى كل خطوة. توقّع أن يستغرق ذلك وقتًا أطول من كتابة الخطوات نفسها.
اكتب قسم الاستثناءات من قائمتك المرتبة حسب التكرار، من الأعلى إلى الأسفل، وتوقف عندما تكون قد غطيت الحالات التي تمثل معظم حجم العمل. التغطية المثالية ليست الهدف ولا يمكن تحقيقها.
ثم اطلب من شخص لم يقم بالعمل من قبل تشغيل حالة حقيقية من خلال المستند بينما تراقبه ولا تقول شيئًا. كل سؤال يطرحه هو خلل، وستتجمع الأسئلة في قسم الاستثناءات.
آثار توثيق العمليات الضعيف
التكلفة الظاهرة هي وقت الإعداد للانضمام، وهي الأقل من بين تلك التكاليف.
التكاليف الأكبر تكون أكثر هدوءًا. مقاطعات، حيث يقضي الأشخاص الذين يعرفون العملية أسبوعهم في الإجابة عن الأسئلة، وهذا غير مرئي لأن الأمر لا يظهر كتذكرة. عدم الاتساق، حيث ينتج شخصان نتائج مختلفة من نفس المدخلات ولا يلاحظ أحد ذلك حتى يقارن عميل. مخاطر الشخص الرئيسي، حيث لا يمكن للعملية أن تعمل عندما يكون شخص واحد بعيدًا، وهذا يبقى مخفيًا حتى يحدث ذلك.
وكذلك انحراف القرارات. عندما لا يوضح المستند ماذا يجب فعله، يقرر الناس لأنفسهم بشكل منطقي، ثم تتباعد القرارات مع الوقت حتى لا يبقى هناك عملية واحدة يمكن توثيقها على الإطلاق.
النمط في كل هذه الحالات الأربع هو أن التوثيق الضعيف لا ينتج عنه أعطال مباشرة. بل ينتج عنه تدهور بطيء يُنسب إلى ضغط العمل أو نقص الموظفين أو مشاكل الأنظمة، ولهذا نادرًا ما يتم إصلاحه من قِبل الأشخاص الذين يعانون منه.
ما الذي يجعل قالب توثيق العمليات جيدًا؟
ثلاثة أشياء، ولا واحد منها هو التخطيط.
إنه يطلب الاستثناءات. قالب يحتوي على جدول خطوات ولا شيء غير ذلك سيُنتج مستند مسار سعيد في كل مرة، لأنه هذا ما يدعوك إليه.
يحتوي على حقل «آخر تحقق» بدلًا من «آخر تحديث»، وهذا يغيّر معنى الصيانة.
ويفرض بيان الحدود، بحيث لا يتم توثيق نفس العملية ثلاث مرات بواسطة ثلاثة فرق بحدود مختلفة.
بعد ذلك، لا يهم الشكل بقدر ما توحي به معظم المقارنات بين القوالب. مستند بسيط يغطي الاستثناءات أفضل من مستند أنيق لا يفعل ذلك.
تنسيقات توثيق العمليات: نص أم مخطط انسيابي أم قائمة تحقق
ثلاثة تنسيقات، ويجب أن يتبع اختيارها شكل العمل أكثر من التفضيل.
خطوات مرقمة تناسب العمليات الخطية ذات بداية ونهاية معروفتين وفروع قليلة. معظم العمليات الإدارية والتشغيلية تناسب هنا، وهذا ما يفترضه القالب أعلاه.
مخطط انسيابي أو Swimlane يناسب العمليات التي تتفرع فعليًا، أو التي تمر عبر عدة أدوار مع تسليمات بينهما. يبرر Swimlane مكانه تحديدًا عندما يستمر السؤال «من مسؤول عن هذا الجزء؟». وهو وعاء ضعيف للتفاصيل، لذا اجعله مكمّلًا للنص بدلًا من استبداله.
قائمة تحقق تناسب العمليات التي تكون فيها الشمولية أهم من الترتيب، وتعمل جيدًا كأثر مساعد بدلًا من كونها المستند الرئيسي.
قاعدة مفيدة: إذا كانت عمليتك تحتوي على أكثر من حوالي ثلاث نقاط قرار حقيقية، فارسمها كذلك كما تكتبها. وإذا كانت أقل، فالمخطط الانسيابي مجرد زينة، والقائمة المرقمة هي المستند.
مستند العملية أم SOP أم تعليمات العمل: أيهما هو؟
ثلاثة مصطلحات تُستخدم بالتبادل، مع اختلاف حقيقي تحتها.
توثيق العمليات يصف كيف يتدفق العمل، غالبًا عبر أدوار متعددة، وهو وصفي. يجيب عن كيف يتم إنجاز هذا هنا.
إن SOP هو وثيقة ذات سلطة وإلزام. يحدد الطريقة المعتمدة لتنفيذ مهمة، وهو مُتحكم فيه، وأي انحراف عنه يُعد انحرافًا. يغطي قالب SOP البنية.
إن تعليمات العمل هي الأكثر تفصيلًا، وتغطي عملية واحدة في محطة واحدة بواسطة دور واحد، وفي البيئات المنظمة أو التصنيعية تكون وثيقة مُتحكمًا بها، ويغطي قالب تعليمات العمل التصنيعية ذلك.
الاختبار العملي هو النتيجة. إذا كان الانحراف عن المستند مجرد طريقة مختلفة للعمل، فهذا توثيق عمليات. إذا كان الانحراف عنه عدم مطابقة، فهذا SOP أو تعليمات عمل، ويحتاج إلى التحكم بالإصدارات والموافقة ودورة مراجعة لا يوفرها توثيق العمليات.
عندما كانت العملية محفوظة في عقل شخص واحد وهو يغادر، فإن تمرين التوثيق هو في الحقيقة تسليم مهام، ويغطي SOP لنقل المعرفة كيفية تنفيذ ذلك بشكل صحيح، بما في ذلك لماذا يؤدي سؤال شخص عن كيفية عمل وظيفته إلى الحصول على المسار السعيد.
هل يمكنني الحصول على قالب توثيق عمليات في Word أو Excel؟
بالنسبة للمستند: Word أو Google Docs. الخطوات مع سطور «وإذا لم يكن» وقسم الاستثناءات هي نصوص ذات بنية، وتُقرأ بشكل أفضل في مستند مقارنةً بالخلايا.
بالنسبة لـ Excel: لقطعتين داعمتين. سجل الاستثناءات، أي عينتك مع صف واحد لكل حالة ونوع الاستثناء المسجل، وهو ما ينتج قائمتك المرتبة حسب التكرار ويمكن إعادة تشغيله لاحقًا لمعرفة ما إذا كان هناك تغيير. وسجل العملية، الذي يسرد كل عملية موثقة مع مالكها وتاريخ آخر تحقق ومعدل التشغيل السلس، وهي الطريقة التي تدير بها مكتبة منها.
PowerPoint مناسب لمخطط انسيابي أو عرض Swimlane إذا كنت تقدم العملية، وليس المستند نفسه.
PDF لإصدار النسخة مرة واحدة بعد التحقق، بعد تصديرها من النسخة المباشرة.
كيفية توثيق عملية دون كتابتها
محتوى الاستثناءات هو الجزء الذي لا يتم كتابته أبدًا، والسبب هو الوقت وليس التردد. يجب أن يجلس شخص ما مع الشخص الذي يعرف، ويلتقط ما يفعله، ثم يقضي مساءً في تحويل الملاحظات إلى شيء قابل للقراءة.
التسجيل يزيل معظم ذلك. يحوّل Trupeer AI تسجيل الشاشة إلى إجراء مكتوب مع الخطوات والشاشات التي تم التقاطها مسبقًا، بحيث ينفذ الشخص الذي يعرف العملية مرة واحدة بدلًا من وصفها.
الحيلة المفيدة هي تسجيل الاستثناءات بدلًا من الحالة القياسية. في المرة القادمة التي يصل فيها عدم تطابق السعر أو أمر شراء مفقود، اطلب من الشخص الذي يتعامل معه أن يسجل نفسه وهو يتعامل معه. ستة تسجيلات خلال أسبوعين تغطي معظم ما لن تغطيه محاولة كتابة ذلك على مدار سنة.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. Trupeerها.
سيصبح الناتج أدلة ومستندات في قاعدة المعرفة الخاصة بك بعلامة تجارية متسقة، ومنشئ SOP يغطي الإجراءات التي تحتاج إلى التحكم، وقالب دليل المهمة يغطي المرجع السريع للخطوة التي يخطئ فيها الناس باستمرار. توجد تعليمات الإعداد في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني لتوثيق العمليات في Word؟
البنية أعلاه تُلصق مباشرة في Word أو Google Docs، بما في ذلك سطور «وإذا لم يكن» وقسم الاستثناءات الذي لا تتضمنه القوالب القياسية. لا يوجد تنزيل مقيد ولا نموذج. أضف قسم الاستثناءات قبل أن تكتب الخطوات، لأن كتابة الخطوات أولًا تميل إلى استهلاك الجهد المتاح.
هل يوجد قالب مجاني لتوثيق العمليات في Excel؟
Excel مناسب لسجل الاستثناءات وسجل العملية بدلًا من المستند نفسه. السجل عبارة عن صف واحد لكل حالة تم أخذ عينة منها مع نوع الاستثناء، وهو ما ينتج قائمتك المرتبة حسب التكرار. يسرد السجل كل عملية مع المالك وتاريخ آخر تحقق ومعدل التشغيل السلس، وهي الطريقة التي تعرف بها أي المستندات أصبحت قديمة.
هل يوجد قالب مجاني لتوثيق العمليات في PDF؟
صدّر مرة واحدة بعد أن يتحقق شخص ما من المستند عبر تشغيل العملية منه، واحتفظ بالنسخة العاملة قابلة للتعديل. تتم إضافة الاستثناءات باستمرار كلما ظهرت جديدة، لذلك يتقادم مستند العملية المجمد أسرع من معظم المستندات.
هل يوجد قالب لتوثيق العمليات في PowerPoint؟
استخدم الشرائح لعرض مخطط انسيابي أو Swimlane عند تقديم العملية للأشخاص الذين يحتاجون إلى فهمها وليس تنفيذها. هذا وعاء غير مناسب للتفاصيل، لذا ابنه من المستند بدلًا من الاعتماد عليه مكانه.
هل يوجد قالب عملية خطوة بخطوة في Word؟
هذا هو قسم الخطوات في البنية أعلاه: إجراءات مرقمة، إجراء واحد لكل سطر، مع النتيجة المتوقعة وسطر «وإذا لم يكن». احتفظ به ضمن حوالي اثنتي عشرة خطوة قبل التفكير فيما إذا كانت عمليتان، وضع أي شيء أطول من سطرين في قسم الاستثناءات.
كم يجب أن يكون طول مستند العملية؟
بقدر ما تتطلبه الاستثناءات، وغالبًا يعني ذلك أن الخطوات تمتد إلى صفحة أو صفحتين وأن قسم الاستثناءات أطول. المستندات التي تكون كلها خطوات ولا تحتوي استثناءات تميل لأن تكون قصيرة وغير مستخدمة. قيّم الطول بناءً على ما إذا كان شخص جديد يمكنه إكمال حالة حقيقية منه، وليس بناءً على عدد الصفحات.
من يجب أن يكتب توثيق العمليات؟
أي شخص ينفذ العملية، بالاعتماد على عينة من حالات حقيقية بدلًا من الذاكرة. المثال العملي أعلاه هو الدليل: شخصان لديهما سنوات خبرة وثّقا عمليتهما بدقة واستبعدا كل الاستثناءات، ليس بسبب الإهمال بل لأن السؤال الذي طُرح عليهما كان يدعو إلى المسار السعيد.
كم مرة يجب مراجعة توثيق العمليات؟
على أساس المحفزات وليس جدولًا ثابتًا. عندما يتغير النظام، عندما يظهر نوع استثناء جديد مرتين، عندما يغادر شخص يمتلك العملية، وعندما يتحرك معدل التشغيل السلس. أخذ عينة جديدة من 20 حالة مرة واحدة سنويًا يستغرق ساعة ويخبرك أكثر من قراءة دورية مجدولة.
