Программное обеспечение для ИТ-документирования

Trupeer AI — это программное обеспечение для ИТ-документирования команд эксплуатации ИТ, предназначенное для выпуска инструкций (runbooks), пошаговых руководств по системам, процедур службы поддержки и руководств по управлению доступом, на которые действительно опирается организация. Системный администратор, ИТ-менеджер, руководитель службы поддержки или DevOps-инженер записывает экран во время работы в реальной системе, а Trupeer AI генерирует видеоролик вместе со страницей письменной ИТ-документации. Результат сохраняется в форматах MP4 и PDF или Word, готовых к загрузке в IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge, Freshservice, Confluence или туда, где команда сейчас хранит свои ИТ-документы. У большинства ИТ-команд есть четкий список того, что необходимо задокументировать; раньше написание одного документа занимало полдня, и из-за таких производственных затрат библиотека ИТ-документации всегда отставала от реальных систем на квартал со всеми вытекающими последствиями.

• Генерирует ИТ-документацию (видео вместе с письменным руководством) на основе одной записи экрана или сценария для ИИ-аватара.

• Создано для специфического ИТ-контента: инструкций, пошаговых руководств по системам, процедур службы поддержки, рабочих процессов управления доступом.

• Результат выгружается в IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge, Freshservice, Confluence или любую другую систему ИТ-документации, которую уже использует команда.

• Доступность общих страниц (Shared Pages) только для членов организации позволяет сохранять ИТ-документацию за пределами корпоративного брандмауэра.

• Перевод на более чем 65 языков для распределенных ИТ-команд и MSP, обслуживающих глобальных клиентов.

Что Trupeer AI создает для ИТ-команд

Специалист по эксплуатации ИТ открывает инструмент и запускает запись экрана. Он выполняет настройку нового брандмауэра, настраивает SSO для нового инструмента SaaS, восстанавливает базу данных после сбоя или осуществляет онбординг нового сотрудника через процесс предоставления доступа. Trupeer AI берет на себя постпроизводство. Слова-паразиты и моменты в духе «сейчас я найду этот конфигурационный файл» удаляются, эффекты масштабирования и курсора выделяют вывод терминала, интерфейс настроек или дашборд, на который должен обратить внимание следующий специалист, а черновик видеоролика вместе с черновиком текстовой страницы ИТ-документации одновременно поступают в редактор.

Видео выгружается в формате MP4. Документ — в формате PDF или Word со встроенными скриншотами. Оба формата напрямую загружаются в IT Glue, Hudu, базу знаний ServiceNow, Freshservice Solutions, Confluence, Notion, SharePoint или туда, где ИТ-команда в данный момент размещает свою документацию. Ссылка на общую страницу объединяет оба формата вместе для публикации в канале Slack ИТ-команды, добавления в ссылки на инциденты PagerDuty или для отправки дежурной смене. Брендинг автоматически применяет внутренний стиль ИТ-команды, а пользовательский глоссарий обрабатывает внутренние названия систем, хосты серверов, аббревиатуры сетевых компонентов и десятки названий внутренних инструментов, правильное написание которых ИИ иначе бы не узнал. По сравнению с большинством инструментов ИТ-документации или любой ИТ-платформой общего назначения, сочетание видео и письменного руководства на основе одной записи — это та часть, которую большинство команд упускает при выборе между инструментами ИТ-документации, поскольку традиционные инструменты предполагают, что написание текста происходит отдельно.

Как работает программное обеспечение для ИТ-документации в три шага

Производственный процесс состоит из трех этапов. Инструмент не заменяет IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge или другую систему ИТ-документации, которую команда уже использует. Он создает контент, который поступает в эти системы.

Шаг 1: Запишите ИТ-процесс или используйте ИИ-аватар

Запустите запись экрана в браузере на корпоративном ноутбуке, за которым уже работает ИТ-специалист. Пройдите по реальному процессу: настройка брандмауэра, настройка SSO, процедура аварийного переключения, подготовка доступа при онбординге — все, что требует документирования. Или пропустите запись экрана и используйте ИИ-аватар с подготовленным текстом (полезно для обучения ИТ-политикам и высокоуровневых объяснений, когда никто не хочет записывать свое лицо). ИИ работает с тем, что записано.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видео и письменную ИТ-документацию

Постпродакшн запускается автоматически. Слова-паразиты и паузы удаляются. Эффекты масштабирования выделяют команды терминала, панели интерфейса настроек или важные области дашборда. Черновик видео и черновик письменной страницы ИТ-документации одновременно поступают в редактор со скриншотами и пронумерованными шагами. Пользовательский глоссарий распознает внутренние имена систем и аббревиатуры до того, как они будут неправильно расшифрованы.

Шаг 3: Настройте брендбук, ограничьте видимость, отправьте в работу

Примените брендбук, чтобы ИТ-документация соответствовала остальной внутренней библиотеке контента организации. Настройте видимость базы знаний (только для организации для внутренней ИТ-документации, выбранные домены для доступа партнеров, доступ по приглашению для строго конфиденциальных инструкций). Затем отправьте ссылку на Shared Page, загрузите MP4 и PDF напрямую в IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge или Freshservice Solutions либо вставьте текстовую страницу в Confluence.

Кто использует это программное обеспечение для ИТ-документирования

Человек, который открывает этот инструмент, обычно является менеджером по эксплуатации ИТ, ведущим системным администратором, руководителем службы поддержки, DevOps-инженером или любым ИТ-специалистом широкого профиля, которому поручили «задокументировать все, что у нас работает» после последнего сбоя или аудита. У них есть бэклог задач по ИТ-документированию: развертывание нового SSO, инструкция по миграции в облако, процедура аварийного восстановления, чек-лист онбординга и офбординга, регламент (SOP) сброса паролей, который переписывался уже три раза, потому что процедура постоянно меняется. Они открывают Trupeer, когда написание ИТ-документации вручную в Confluence или ServiceNow Knowledge физически слишком медленно для тех объемов, которые необходимы команде.

MSP (провайдеры ИТ-услуг) — это вторая крупная аудитория. MSP, документирующий среды для 30 клиентов, у каждого из которых свои системы, структура сети и утвержденные процедуры, сталкивается с проблемой документирования в таких масштабах, которые внутренние ИТ-команды видят крайне редко. Функция перевода Trupeer также важна для MSP, обслуживающих глобальных клиентов, поскольку одна и та же задокументированная процедура может потребоваться командам клиентов на трех-четырех языках. Помимо этой основной аудитории, одно и то же рабочее пространство используют специалисты различных ролей: руководители службы поддержки документируют процедуры решения инцидентов 1-й линии, DevOps документируют инструкции по развертыванию, ИБ документирует процедуры реагирования на инциденты, а ИТ-тренеры документируют контент по запуску новых систем для конечных пользователей.

Типы контента ИТ-документации, которые поддерживает это ПО

Наиболее часто встречающиеся типы контента: системные и корпоративные инструкции (как восстановиться после сбоев, как переключить базу данных на резервную копию, как восстановить данные из бэкапа), пошаговые руководства по настройке (правила брандмауэра, настройка провайдера SSO, сегментация сети), процедуры управления доступом (подготовка доступа при приеме на работу, настройка доступа на основе ролей, отзыв прав при увольнении), документация хелпдеска и их регламенты (сброс паролей, разблокировка учетных записей, частые решения заявок), MSP-документация для клиентских сред и документация по комплаенсу (политика хранения данных, план реагирования на инциденты безопасности). Trupeer AI обрабатывает все это в рамках единого процесса «от записи до документа». Формат адаптируется под аудиторию: для внутренней ИТ-инструкции нужны пронумерованные шаги со скриншотами, для пользовательского видео по онбордингу — дружелюбное пошаговое руководство, для процедуры соответствия стандартам (комплаенс) — и видеозапись, и текстовый справочник с возможностью поиска. Это составляет основу документации по эксплуатации ИТ в большинстве организаций.

Для ИТ-команд, ведущих программы документирования по многим системам одновременно (сетевая инфраструктура, управление идентификацией и доступом, управление конечными точками, облачные платформы, администрирование SaaS), ценность Trupeer возрастает с каждой темой. Один специалист по эксплуатации ИТ, работающий с Trupeer, может создавать такой объем документации, для которого ранее требовался выделенный технический писатель или дежурства по документированию в ИТ-команде. В типичном ИТ-отделе с 5-15 активными потоками документирования время создания одного документа сокращается с 1-2 дней до 1-2 часов. Именно здесь управление ИТ-документацией начинает играть столь же важную роль, как и скорость создания, поскольку объем ИТ-документации (включая системную, техническую документацию и весь рабочий процесс генерации) должен координироваться, а не просто создаваться. Для более широкой работы с внутренней документацией, выходящей за рамки ИТ, платформа внутренней документации охватывает обе стороны.

Какое место занимает Trupeer рядом с IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge и инструментами для построения сетевых диаграмм

Trupeer AI не является системой хранения ИТ-документации или базой данных управления активами. IT Glue, Hudu, ITBoss, ServiceNow Knowledge, Freshservice Solutions, Atera, NinjaOne и Confluence с ИТ-плагинами отвечают за уровень хостинга: структурированные библиотеки документации со связыванием активов, хранилища паролей, шаблоны инструкций, историю изменений и сопоставление взаимосвязей между системами, вендорами и процедурами, от которых зависят библиотеки ИТ-документации. Trupeer AI находится на уровне создания контента перед этими системами. ИТ-команда создает руководства и инструкции в Trupeer и загружает их в ту систему ИТ-документации, которую организация или MSP уже используют. Форматы MP4 и PDF совместимы со всеми ИТ-системами, поддерживающими загрузку файлов, то есть абсолютно со всеми.

Trupeer AI также не создает сетевые диаграммы, не проводит автообнаружение ИТ-активов и не извлекает конфигурационные данные из систем. Такие инструменты, как Lucidchart, draw.io, NetBox, Device42, а также функции построения диаграмм внутри IT Glue и Hudu отвечают за топологию сети и визуализацию активов. Trupeer AI обрабатывает контент руководств, объясняющий, как использовать эти системы и как следовать описанным процедурам. На практике эта комбинация отлично работает: ИТ-команда использует NetBox или Device42 для базы данных активов, IT Glue или Hudu в качестве структурированной системы документации, а Trupeer AI — в качестве инструмента производства контента, который наполняет обе системы реальным наглядным материалом быстрее, чем если бы его писали вручную в виде простого текста.

Обновления и перевод для распределенных ИТ-команд

ИТ-документация устаревает быстрее другой документации, так как базовые системы меняются каждый квартал. Обновление правил брандмауэра ломает инструкцию, переход на нового SSO-провайдера делает процедуру доступа неактуальной, а обновление ОС меняет процесс сброса пароля, описанный в регламенте службы поддержки. Большинство ИТ-команд борются с этим, молча допуская устаревание доков и отвечая на одни и те же вопросы в Slack каждый раз, когда кто-то натыкается на неактуальную инструкцию. Trupeer AI решает проблему обновлений, позволяя перезаписать только изменившийся шаг. ИИ перезаписывает только этот фрагмент, при этом и видео, и текстовая документация обновляются автоматически, и следующий ИТ-специалист видит уже актуальную процедуру.

Для распределенных ИТ-команд и MSP с глобальной клиентской базой перевод устраняет языковой барьер. Одно и то же руководство по настройке брандмауэра или онбордингу доходит до команды в Бангалоре на хинди, команды в Берлине — на немецком, в Сан-Паулу — на португальском. Все это создается на основе одной исходной записи в рамках одного цикла выпуска. Перевод применяется как к озвучке видео, так и к письменной ИТ-документации с сохранением фирменного стиля, глоссария и экранного текста. Использование этого софта для ИТ-документации совместно с конструктором регламентов (SOP) Trupeer AI охватывает как специфические ИТ-инструкции, так и более широкие стандартные операционные процедуры, лежащие в основе ИТ-инфраструктуры.