Платформа корпоративной документации и базы знаний

Trupeer AI — это уровень создания корпоративного контента, который наполняет платформу базы знаний, уже используемую компанией. Специалист один раз записывает пошаговое руководство по процессу, объяснение системы или обучающий модуль, а Trupeer AI одновременно создает как видео в формате MP4, так и письменный документ в формате PDF или Word. Оба формата отправляются в любой используемый компанией инструмент корпоративного документирования (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 или другую внутреннюю платформу) через стандартную загрузку или встроенную общую страницу (Shared Page). Препятствием для большинства корпоративных программ документирования является скорость, с которой центральная команда может создавать хорошо структурированный видео- и письменный контент для различных отделов, регионов и бизнес-подразделений, а не место, где в итоге хранятся эти документы.

• Уровень создания контента, который наполняет Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 и другие инструменты корпоративного документирования, которые уже использует компания.

• Одна запись позволяет получить как видео в формате MP4, так и письменный документ, готовый для существующей базы знаний.

• Брендбук обеспечивает визуальное единство тысяч внутренних документов.

• Перевод на более чем 65 языков для глобальных предприятий с офисами в различных регионах.

• Пользовательское клонирование голоса позволяет использовать голос одного тренера для всей библиотеки контента.

Что Trupeer AI создает для команд по корпоративному документированию

Специалист по обучению и развитию (L&D), менеджер по внутренним коммуникациям, руководитель по ИТ-адаптации или специалист по операционной деятельности открывает инструмент. В браузере они записывают пошаговое руководство по процессу, объяснение системы, обучающий модуль или описание политики. Trupeer AI берет на себя постобработку. Слова-паразиты и паузы удаляются. Эффекты масштабирования (zoom) выделяют те части экрана, где сотрудникам необходимо выполнить действия. Черновик видео и черновик письменного документа создаются в рамках одной задачи, со снимками экрана и пронумерованными шагами прямо в тексте.

Результат экспортируется в виде видео MP4 и документа PDF или Word. MP4 загружается в корпоративную систему дистанционного обучения (LMS), корпоративный аккаунт Vimeo, внутренний видеопортал или напрямую в базу знаний, поддерживающую интеграцию видео. Документ PDF или Word отправляется в Confluence, Notion, SharePoint, корпоративную базу знаний, справочник сотрудника или в существующую систему управления знаниями команды. Брендбук применяется в масштабах всей организации: логотип компании, корпоративные цвета, начальные и конечные слайды, а также утвержденные шрифты соответствуют всей остальной библиотеке документов. Пользовательский глоссарий обрабатывает внутренние названия продуктов, системные аббревиатуры, названия бизнес-подразделений и терминологию регулируемых отраслей, которую ИИ иначе не смог бы написать правильно.

Как устроен трехэтапный рабочий процесс корпоративного документирования

Процесс создания состоит из трех шагов: одна запись на входе, один этап утверждения, одна отправка на платформу, которую уже использует предприятие.

Шаг 1: Запись или загрузка

Начните запись экрана в браузере или загрузите существующий видеофайл (включая записи из Zoom или Teams, которые команда уже сделала). Специалист подробно описывает процесс, систему или регламент, которые необходимо задокументировать, точно так же, как он объяснял бы это новому сотруднику.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видео и письменный документ

Слова-паразиты, паузы и моменты вроде «сейчас я это найду» удаляются. Эффекты масштабирования и курсора выделяют важные части экрана. Черновик видео и черновик письменного документа одновременно появляются в редакторе. Пользовательский глоссарий обрабатывает специфическую для компании терминологию, названия внутренних систем и аббревиатуры, которые меняются каждый квартал.

Шаг 3: Брендирование, перевод, отправка

Примените брендбук, чтобы корпоративный логотип, цвета, начальные и конечные слайды соответствовали существующим стандартам документации вашей организации. Переводите на языки, на которых действительно работают сотрудники в разных регионах. Отправляйте напрямую на платформу базы знаний, делитесь ссылкой на общую страницу (Shared Page) или скачивайте в форматах MP4/PDF для дальнейшего распределения согласно вашим процессам управления документацией.

Кто использует этот инструмент корпоративного документирования

В крупных организациях этот инструмент обычно открывают руководитель отдела обучения и развития (L&D), менеджер по внутренним коммуникациям, специалист по ИТ-адаптации, владелец системы управления знаниями или владелец бизнес-процессов, которому поручили задокументировать стандартные операционные процедуры для нескольких бизнес-подразделений. Его используют, когда в компании внедряется новая система и 5000 сотрудников должны освоить ее до конца квартала, когда процесс меняется в одном регионе и его нужно внедрить в остальных 14, когда появляется новая политика и нужно предоставить повторное обучение всему персоналу, или когда во внутренней базе знаний накопилось 200 невыполненных задач еще с прошлого финансового года.

Различные подразделения внутри компании используют его для разных типов контента. Центральный отдел L&D создает обучающие видеоролики и соответствующие письменные руководства для LMS. Отдел внутренних коммуникаций создает видеоролики с обращениями руководства и их текстовые версии для интранета. ИТ-специалисты готовят руководства по внедрению систем и письменные инструкции для администраторов. Отдел кадров (HR) создает видеомодули для адаптации и контент для справочника нового сотрудника. Отдел продаж создает обучающие материалы и письменные регламенты (playbook). Отдел клиентского успеха (Customer Success) создает библиотеки пошаговых руководств для клиентов и справочные статьи. Один и тот же рабочий процесс «от записи к документу» справляется со всеми этими задачами без необходимости покупать отдельный инструмент для каждого отдела.

Категории корпоративной документации, которые обрабатывает этот генератор

Корпоративная документация обычно делится на несколько категорий, и все они подходят под один рабочий процесс «от записи к документу». Стандартные операционные процедуры для ежедневной работы на каждой должности. Системная документация для внутренних платформ, используемых сотрудниками. Обучающие модули для адаптации новых сотрудников и развития навыков. Материалы по комплаенсу для политик и процедур, по которым компания обязана подтверждать проведение обучения. Коммуникации по управлению изменениями при миграции систем, обновлении процессов и организационных сдвигах. Справочные материалы для внешней базы знаний, ориентированные на клиентов. Trupeer AI создает видео и соответствующий письменный документ для каждого из этих направлений с единообразным применением фирменного стиля и глоссария для всей библиотеки.

Для более широких задач управления корпоративными знаниями Trupeer AI выступает как уровень создания контента. Платформа базы знаний, используемая компанией, отвечает за хранение, таксономию, права доступа, поиск и аналитику. Trupeer AI создает мультимедийный контент (видеоинструкции и текстовые документы), который наполняет платформу качественными структурированными материалами, которые сотрудники действительно изучают. Эти два уровня работают вместе: платформа базы знаний решает вопрос «где живет контент и кто его видит», а Trupeer AI — «кто создаст 200 видеороликов и соответствующих текстовых документов за этот год без найма отдельной команды видеопроизводства».

Какое место занимает Trupeer рядом с Confluence, Notion, SharePoint и другими корпоративными базами знаний

Trupeer AI сам по себе не является базой знаний или платформой для корпоративного документирования в традиционном понимании. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice и ServiceNow Knowledge отвечают за уровень платформы: где хранится контент, кто имеет к нему доступ, как он организован по разделам и категориям, как работает поиск и как формируются аналитические отчеты. Крупные компании практически всегда уже используют одну из этих платформ (иногда даже несколько в разных отделах), и Trupeer AI работает в связке с любой корпоративной вики-системой, базой знаний или ПО для документирования, принятым в компании в качестве стандарта.

Trupeer AI берет на себя создание контента — задачу, с которой стандартные платформы справляются плохо. Написание с нуля статьи с описанием процесса из 12 шагов со скриншотами занимает у специалиста по документации большую часть дня. Создание соответствующей видеоинструкции отнимает у видеомонтажера еще два дня. С Trupeer AI один специалист записывает процесс всего один раз и отправляет готовые материалы в обоих форматах примерно за час, включая применение фирменного стиля и перевод. Последующий уровень платформы остается без изменений. Изменяется объем высококачественного мультимедийного контента, который компания может производить за квартал: обычно этот показатель вырастает с десятков до сотен статей без увеличения штата сотрудников.

Согласованность бренда, перевод и обновления для глобальных компаний

Корпоративные программы документирования сталкиваются с тремя проблемами, которых нет в небольших компаниях: соблюдение фирменного стиля в тысячах внутренних документов, перевод на языки сотрудников в 12+ странах и оперативное обновление, когда изменение процесса в головном офисе должно дойти до всех региональных филиалов без превращения в полугодовой проект. Trupeer AI решает все три проблемы на уровне создания контента. Брендбуки обеспечивают единообразие логотипа, цветов, шрифтов и начальных/конечных заставок в каждом видео и документе, создаваемом командой. Перевод охватывает более 65 языков и применяется как к озвучиванию видео, так и к письменному документу в рамках одной задачи. Обновления выполняются путем перезаписи только изменившегося шага, поэтому обновление регламента распространяется по существующей библиотеке контента без необходимости переделывать всё с нуля.

Для организаций, имеющих требования по безопасности или комплаенс-контролю, Центр доверия Trupeer AI (Trust Center) предоставляет информацию о мерах безопасности платформы, методах обработки данных и текущем статусе сертификации. Отделы корпоративных закупок обычно запрашивают эти документы во время оценки сервиса. Пользовательское клонирование голоса на корпоративном тарифе означает, что голос одного диктора компании может звучать во всей библиотеке контента, благодаря чему у сотрудников формируется целостное восприятие материалов, независимо от того, какой отдел подготовил обучение. Сочетание этой возможности с инструментом создания SOP (стандартных операционных процедур) от Trupeer AI позволяет охватить как мультимедийный обучающий контент, так и непосредственно регламентирующие документы под ним.