Конструктор бизнес-процессов

Генератор бизнес-процессов на базе Trupeer AI записывает экран, детально фиксируя, как именно выполняется работа на практике, и преобразует эту запись в полноценную документацию по бизнес-процессу: качественное видеоруководство и текстовую инструкцию, которые сразу готовы к публикации, брендированию и переводу на более чем 65 языков. Руководители операционных отделов, команды по оптимизации процессов и системные аналитики используют этот инструмент для фиксации текущего состояния процессов. А ведь именно этот первый шаг обычно упускается в большинстве проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

• Запишите бизнес-процесс один раз. Получите видео и текстовую документацию за один цикл работы.

• Фиксирует процесс в том виде, в каком он действительно выполняется, а не так, как его кто-то помнит или как он описан на старой схеме бизнес-процесса.

• Обновляйте процесс, просто перезаписав изменившийся шаг. Остальная часть документации останется нетронутой.

• Переводите документацию на более чем 65 языков для глобальных команд, выполняющих один и тот же бизнес-процесс в разных регионах.

• Делитесь материалами с помощью брендированной ссылки на общую страницу, которую можно встроить в любое программное обеспечение для управления бизнес-процессами, интранет или базу знаний.

Какую документацию создаёт Trupeer AI для бизнес-процессов

Сотрудник операционного отдела записывает процесс на экране: будь то финансовый директор, закрывающий месяц, специалист поддержки, передающий сложную задачу, или отдел продаж, распределяющий территории. Trupeer AI берёт всё остальное на себя. Лишние слова-паразиты удаляются, дрожание курсора сглаживается, а эффекты масштабирования выделяют те области экрана, где непосредственно происходит работа. Именно поэтому наш инструмент отлично сочетается с шаблонами бизнес-планов — сам процесс и документация к нему создаются из одного источника.

На выходе вы получаете качественное видео и подробную текстовую инструкцию за один рабочий сеанс. Видео наглядно демонстрирует процесс. Текстовое руководство разбивает его на пронумерованные шаги со скриншотами. Разные пользователи предпочитают разные форматы. Визуалы смотрят видео. Те, кто выполняет процесс впервые, следуют текстовой инструкции. Аудиторы и отделы комплаенса получают документальное подтверждение того, как процесс происходит на самом деле, а не то, как он должен был проходить согласно старому шаблону документации.

Брендинг применяется автоматически: логотип компании, корпоративные цвета, шрифты, вводные и финальные заставки будут соответствовать общему стилю документации компании. Названия продуктов и внутренних инструментов остаются единообразными благодаря кастомному глоссарию. Это важно, если в документации упоминаются системы, произношение или написание которых ИИ изначально не знает. Интеллектуальный слой записи экрана на базе ИИ обеспечивает подсветку курсора, фокусировку на нужной области и автоматическое масштабирование при действиях с интерфейсом — то, что большинство программ для бизнес-процессов либо игнорируют, либо делают некачественно.

Как работает генератор бизнес-процессов: три простых шага

Весь цикл работы занимает одну запись и на выходе дает готовую к публикации документацию. Никакого отдельного написания текстов, сложных блок-схем и завалов неразобранной документации.

Шаг 1: Запишите бизнес-процесс с экрана

Нажмите кнопку записи в браузере, выполните рабочий процесс на практике или загрузите уже готовый видеофайл. ИИ работает непосредственно с записанным материалом. Не нужно заранее писать сценарии, составлять блок-схемы или рисовать диаграммы бизнес-процессов. Чем детальнее запись, тем качественнее и информативнее получится документация на выходе.

Шаг 2: Trupeer AI создаёт видео и текстовое руководство

Лишние слова удаляются из аудиодорожки. В нужных местах добавляются эффекты масштабирования и движения курсора, чтобы зрителю было легче следить за происходящим на экране. В редакторе одновременно появляются черновик видео и текстовое руководство. Применяется кастомный глоссарий, поэтому внутренние названия продуктов правильно пишутся и произносятся в обоих форматах.

Шаг 3: Настройте бренд, переведите и поделитесь

Примените брендбук (brand kit), чтобы логотип компании, цвета и заставки соответствовали остальной документации компании. Переведите материалы на испанский, китайский, хинди, португальский или любой другой из более чем 65 поддерживаемых языков. Затем отправьте ссылку на общую страницу (Shared Page), которую команда может встроить в любую платформу управления бизнес-процессами, базу знаний, интранет или справочный центр.

Кому действительно нужен генератор бизнес-процессов

Этим инструментом обычно пользуются руководители операционных отделов, бизнес-аналитики или менеджеры по оптимизации процессов в компаниях, где создание документации откладывалось по меньшей мере полгода. Ситуация везде схожая: опытные сотрудники знают процесс, потому что сами его выстраивали, а новички — нет. Этот разрыв приводит к ошибкам при выполнении задач, постоянным запросам на обучение и замечаниям на аудитах, устранение которых занимает недели. Trupeer AI позволяет зафиксировать опыт ведущего специалиста непосредственно в момент выполнения им работы, избавляя от необходимости проводить долгие интервью постфактум.

Эта проблема актуальна для всех отделов. Финансовые отделы используют инструмент для закрытия месяца, регистрации контрагентов и согласования расходов. HR-команды применяют его для онбординга сотрудников, оформления льгот и процедур увольнения. ИТ-отделы фиксируют с его помощью маршрутизацию тикетов, предоставление доступа к системам и реагирование на инциденты. Команды комплаенса собирают доказательную базу для аудитов, ведь запись реального процесса — это именно то, что обычно требуют аудиторы. Консультанты по операционной деятельности и специалисты по BPM используют его, чтобы зафиксировать текущую схему работы клиента перед тем, как предлагать улучшения.

Варианты использования документации бизнес-процессов

Обычно документирование бизнес-процессов начинают с задач, которые приходится заново объяснять новым сотрудникам каждый квартал. Закрытие месяца, согласование контрагентов, перераспределение территорий, эскалация инцидентов, возврат средств клиенту — у каждой команды есть список процессов, которые хранятся в головах отдельных людей, но должны находиться в общедоступной базе. Trupeer AI сокращает путь от практического знания до готового документа. Полученный результат служит шаблоном документации процессов, который команда может адаптировать для смежных задач, а не писать всё с нуля каждый раз.

В проектах по оптимизации бизнес-процессов Trupeer AI выступает в качестве базового слоя документации, который создаётся перед этапом улучшений. Описание текущего состояния (as-is) — обязательное условие для любых изменений. Команды бизнес-анализа используют записи процесса как доказательство того, как работа выполняется сегодня, ведь это редко совпадает с первоначальной теоретической схемой. Консультанты по оптимизации и BPM-специалисты применяют Trupeer AI как инструмент для картирования бизнес-процессов на этапе сбора данных, переходя к анализу и редизайну с документацией, достоверность которой признают все участники. Некоторые команды используют эти данные в профессиональных инструментах моделирования, другие — работают непосредственно с материалами Trupeer как с готовой рабочей схемой процесса.

В рамках управления бизнес-процессами (BPM) Trupeer AI решает проблему нехватки качественной документации, которую традиционные BPM-платформы обычно перекладывают на плечи клиента. Платформа или система управления бизнес-процессами (BPMS) отвечает за моделирование и исполнение. Оптимальный стек BPM-решений обычно сочетает в себе инструмент автоматизации воркфлоу, программное обеспечение для документирования процессов и базу знаний. Trupeer AI закрывает именно средний элемент. Инструменты для документирования процессов, такие как Trupeer AI, поставляют контент, на котором держится вся остальная BPM-инфраструктура.

Какое место занимает генератор процессов рядом с их автоматизацией

Инструменты и программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов берут уже описанный процесс и выполняют его части без участия человека. Но документация — это обязательное условие. Запуск большинства ИИ-решений и систем интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов буксует уже на второй неделе, потому что никто не может предоставить достаточно четкое описание текущего процесса для его настройки. Trupeer AI закрывает этот пробел. Запишите реальный рабочий процесс, передайте готовую документацию команде автоматизации и переходите к этапу разработки.

Та же логика применима и к трансформации бизнес-процессов в целом. Независимо от того, переходит ли команда от ручного труда к автоматизации, мигрирует на новые системы или проводит структурную реорганизацию, первый шаг всегда один: точное описание того, как процесс устроен сегодня. На этом строятся проекты по бизнес-аналитике процесса (Process Intelligence). Под это прописываются контракты на аутсорсинг бизнес-процессов, и по этим же критериям оцениваются большинство бизнес-решений на рынке. Перевод записи экрана в документацию, который выполняет Trupeer AI, — это фундамент, необходимый для любых последующих изменений процессов.

Обновления: запишите заново только изменившийся шаг, сохранив остальной процесс

Бизнес-процессы меняются постоянно, но документация за ними не успевает. Когда финансовый отдел вводит новые лимиты согласования, меняется процесс закрытия периода. HR-отдел подключает нового провайдера проверок — меняется процесс онбординга. После миграции ИТ-систем обновляется порядок предоставления доступов. Большинство инструментов требуют переписать всю инструкцию с нуля. В Trupeer AI достаточно просто перезаписать изменившийся шаг.

Перезаписать быстрее, чем переписать. Автор просто делает новую запись только для того шага, который изменился. ИИ обрабатывает только этот фрагмент. И видео, и текстовый документ обновляются автоматически. Любая ссылка на общую страницу (Shared Page), которую вы отправляли коллегам в прошлом квартале, теперь сразу ведет на актуальную версию, где новый шаг интегрирован в общую структуру. Все, кто добавил ссылку в закладки или встроил её в корпоративную wiki-систему, получат обновленный контент без лишних напоминаний. Использование такой модели обновления — это разница между актуальной документацией бизнес-процессов и обузой, которая теряет смысл при малейшем изменении в компании. Использование генератора вместе с конструктором SOP от Trupeer AI позволяет закрыть все вопросы по созданию стандартных операционных процедур, лежащих в основе записанных процессов.