Использовать этот шаблон
Прежде чем вы сможете улучшить, автоматизировать, передать на аутсорсинг или заменить процесс, нужно понять, как он реально работает сегодня. Не как это должно быть по регламенту и не как люди описывают это на семинаре, а реальные шаги, системы, таблицы на стороне и исключения, о которых знают только опытные специалисты. Шаблон документации процесса «как есть» (as-is) дает вам единый способ зафиксировать все это, чтобы каждое последующее решение опиралось на одну и ту же точную картину.
Этот бесплатный шаблон документации процесса «как есть» (as-is) охватывает границы процесса, роли, системы, пошаговые действия, входные и выходные данные, контроли, исключения, объемы, сроки и болевые точки, а также включает заполненный пример. Он рассчитан на заполнение по записи реальной работы: запишите человека, который выполняет процесс, и превратите запись в документ «как есть». Скопируйте структуру ниже или откройте ее в Trupeer и настройте под себя.
Что такое шаблон документации процесса «как есть» (as-is)?
Шаблон документации процесса «как есть» (as-is) — это структурированный документ для фиксации того, как бизнес-процесс работает в настоящее время. Он отражает, кто что делает, в каком порядке, в каких системах, с какими входными данными, выходными результатами и контролями, а также исключения, обходные решения, объемы и болевые точки, влияющие на эффективность. Итог — базовая линия для улучшений, автоматизации, внедрения систем, аутсорсинга или обучения.
В описании «как есть» показано текущее состояние; в описании «как должно быть» (to-be) — будущий дизайн. Чтобы понять разницу, см. процесс as-is vs to-be.
Зачем документировать процесс «как есть» (as-is)?
Он показывает, что происходит на самом деле, включая обходные решения и ручные шаги, которые не видны в регламентах.
Он опирает улучшения на факты, чтобы изменения устраняли реальные проблемы.
Это отправная точка для проектов по системам, от требований до fit-gap анализа.
Он защищает знания, которыми владеют лишь несколько опытных специалистов.
Он помогает при переходах и аутсорсинге, когда работа перемещается между командами.
Он дает базовую линию, чтобы измерять улучшения относительно нее.
Кто использует шаблон документации процесса «как есть» (as-is)?
Бизнес-аналитики и команды процессного совершенства для картирования текущих процессов.
Команды внедрения ERP и систем для подготовки требований и fit-gap анализа.
Команды shared services, GBS и BPO для документирования работы перед переходом.
Руководители операций в поиске возможностей для улучшений и автоматизации.
Аудиторы и команды по рискам для проверки того, как контроли работают на практике.
Команды обучения, которым нужно объяснить, что изменится по сравнению с сегодняшним днем.
Предварительный просмотр шаблона документации процесса «как есть» (as-is)
Шаблон начинается с краткого описания процесса: название, владелец, границы, триггер, результат и запись, из которой он был сформирован. Далее идут роли и системы. В основе — таблица пошаговых действий с ролью, системой, действием, входными данными, выходными результатами и временем для каждого шага. Отдельные разделы посвящены контролям, исключениям и обходным решениям, объемам и срокам, болевым точкам и идеям улучшений. Каждый раздел редактируемый, поэтому вы можете добавлять колонки для собственной аналитики.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел «Templates»
Перейдите в раздел «Templates» из главного меню навигации.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную раскладку и детали.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите «Edit», чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавлять новые разделы
Задавать или обновлять правила форматирования
Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон
После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Save», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.
Шаг 6: Предварительный просмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Preview».
На экране предварительного просмотра при необходимости вы можете продолжить вносить правки напрямую, чтобы шаблон отображался ровно так, как вам нужно.
С шаблоном документации процесса «как есть» (as-is) вы можете:
Фиксировать реальный процесс, а не идеализированный.
Документировать каждый процесс одинаковым образом, чтобы вы могли сравнивать их.
Сделать видимыми исключения и обходные решения.
Начинать улучшения, проекты по автоматизации и системам на основе фактов.
Сохранять экспертные знания, когда люди уходят.
Что должен содержать шаблон документации процесса «как есть» (as-is)
Раздел | Что он охватывает |
|---|---|
Краткое описание процесса | Название, ID, владелец, границы, триггер и результат |
Источник | Запись, интервью или наблюдение, на основе которых составлен документ, с указанием даты |
Роли | Кто выполняет, утверждает и с кем консультируются на каждом шаге |
Системы и инструменты | ERP, CRM, таблицы, email и другие инструменты, которые используются |
Шаги действий | Каждый шаг с ролью, системой, действием, входными данными, выходными результатами и временем |
Точки принятия решений | Где процесс разветвляется и по какому правилу |
Контроли | Утверждения, проверки и сверки |
Исключения и обходные решения | Что происходит, когда стандартный путь не применяется |
Объемы и сроки | Как часто, сколько и как долго |
Болевые точки | Что медленно, что приводит к ошибкам или вызывает раздражение |
Идеи улучшений | Возможности, отмеченные в процессе фиксации |
Валидация | Кто подтвердил, что документ отражает реальность, и когда |
Бесплатный шаблон документации процесса «как есть» (as-is): структура для копирования
Скопируйте структуру ниже в свой документ или откройте ее в Trupeer и настройте.
1. Краткое описание процесса. Название процесса: [name]. ID процесса: [ID]. Владелец: [role]. Границы: [начинается когда … заканчивается когда …]. Триггер: [event]. Результат: [result].
2. Источник. Зафиксировано из: [recording link, interview or observation]. Исполнитель: [role]. Дата: [date].
3. Роли.
Роль | Ответственность в этом процессе |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Системы и инструменты. [ERP, таблицы, email, общие диски, другие инструменты.]
5. Шаги действий.
Шаг | Роль | Система | Действие | Входные данные | Выходные результаты | Время |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Точки принятия решений. [На шаге X, если условие A, то …, иначе …]
7. Контроли. [Утверждения, проверки, сверки и кто их выполняет.]
8. Исключения и обходные решения.
Исключение или обходное решение | Когда это происходит | Что делают люди | Как часто |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Объемы и сроки. Объем: [в день, неделю или месяц]. Цикл: [от начала до конца]. Пики: [конец периода, сезонность].
10. Болевые точки. [Что медленно, что ручное, что приводит к ошибкам или раздражает.]
11. Идеи улучшений. [Отмеченные возможности, например убрать шаги, автоматизировать или стандартизировать.]
12. Валидация. Проверено: [process owner]. Дата: [date].
Пример документации процесса «как есть» (as-is): обработка счетов поставщиков
Вот как может выглядеть часть документа «как есть» (as-is) для обработки счетов поставщиков. Детали приведены в качестве иллюстрации.
Краткое описание процесса. Обработка счетов поставщиков. Владелец: менеджер AP. Начинается, когда счет поступает; заканчивается, когда он проведен или отклонен. Зафиксировано по записи, как сотрудник AP обрабатывает счета за день.
Шаг | Роль | Система | Действие | Время |
|---|---|---|---|---|
1 | сотрудник AP | Скачать счета из общей почтовой ячейки и сохранить в папку | 2 мин | |
2 | сотрудник AP | Таблица | Внести каждый счет в таблицу учета | 1 мин |
3 | сотрудник AP | ERP | Вручную ввести данные счета | 4 мин |
4 | сотрудник AP | ERP | Сверить с PO и приходной накладной | 2 мин |
5 | сотрудник AP | Если есть разница в цене, отправить письмо покупателю и дождаться ответа | Различается | |
6 | сотрудник AP | ERP | Провести счет после подтверждения покупателем | 1 мин |
Исключения и обходные решения. Счета без PO пересылаются запросившему по email. Разницы в цене отслеживаются в отдельной колонке таблицы. Некоторые поставщики отправляют счета отдельным покупателям, которые пересылают их спустя несколько дней.
Болевые точки. Ручной ввод данных, постоянные напоминания по email для согласований, отсутствие видимости по счетам, ожидающим покупателей.
Идеи улучшений. Автоматически фиксировать данные счета, направлять отклонения через workflow ERP, публиковать одну почтовую ячейку для счетов для всех поставщиков.
Как зафиксировать процесс «как есть» (as-is) с помощью записи
Интервью и семинары опираются на память, и люди забывают исключения, таблицы на стороне и шаги, которые они выполняют «на автопилоте». Фиксация реальной работы быстрее и точнее:
Выберите человека, который выполняет процесс чаще всего, а не руководителя, который его контролирует.
Запишите, как он выполняет реальную задачу, в реальных системах, комментируя, что он делает и почему.
Попросите показать исключения и таблицы или email, которые он использует вне системы.
Превратите запись в пошаговый документ с AI screen recorder от Trupeer, а затем заполните оставшиеся разделы шаблона.
Добавьте объемы, сроки и болевые точки из отчетов системы и короткого разговора.
Проверьте документ вместе с владельцем процесса и вторым человеком, который выполняет работу.
Чтобы понять, какие вопросы задавать вместе с записью, используйте чек-лист по процессному discovery.
Сколько деталей должна содержать документация «как есть» (as-is)?
Уровень | Что он описывает | Когда использовать |
|---|---|---|
Сквозной процесс | Весь процесс от триггера до результата, в нескольких этапах | Определение границ и приоритизация |
Процесс | Основные шаги и роли | Большинство проектов по улучшениям и системам |
Уровень задачи и экрана | Каждый клик, поле и решение | Задачи с большим объемом, высоким риском или множеством исключений, автоматизация и обучение |
Переходите к уровню задач только там, где это действительно важно. Для большинства процессов достаточно уровня процесса с отмеченными исключениями.
Как используется документация «как есть» (as-is)
Использование | Как документация «как есть» помогает |
|---|---|
Внедрения ERP и систем | Базовая линия для требований и fit-gap анализа; используйте шаблон fit-gap анализа |
Улучшение процессов | Показывает, откуда берутся время, ошибки и переделки |
Автоматизация | Раскрывает ручные, основанные на правилах шаги, которые можно автоматизировать |
Переходы и аутсорсинг | Дает принимающей команде полную картину работы |
Аудит и контроли | Показывает, как контроли работают на практике |
Обучение | Объясняет, что изменится по сравнению с сегодняшним днем в новом процессе |
Для автоматизации в частности см. как выявлять возможности автоматизации в документированных процессах.
Как анализировать процесс «как есть» (as-is)
После того как процесс «как есть» (as-is) задокументирован, ищите паттерны, которые указывают на возможности улучшений:
Что искать | Что это обычно означает |
|---|---|
Шаги выполняются вне основной системы | Пробелы в системе или в ее настройке |
Данные вводятся более одного раза | Кандидаты на интеграцию или автоматизацию |
Время ожидания между шагами | Узкие места при передаче или согласовании |
Частые исключения | Нечеткие правила, плохие данные на входе или процесс, который не соответствует реальности |
Шаги может выполнить только один человек | Риск потери знаний и потребность в обучении |
Проверки, которые снова и снова ловят одну и ту же ошибку | Проблема, которую нужно устранить на источнике |
Фиксируйте то, что нашли, в разделах «Болевые точки» и «Идеи улучшений», подкрепляя это доказательствами из записи.
Документация «как есть» (as-is) для переходов и аутсорсинга
Когда работа переходит между командами, локациями или поставщиками, документ «как есть» становится основой передачи знаний. Принимающей команде нужны все шаги, исключения, контакты и доступы к системам, а не краткое резюме. Зафиксируйте, как текущая команда выполняет каждый процесс, включая задачи на конец месяца и редкие задачи, и используйте документы как справочник во время shadowing и reverse shadowing. knowledge transfer gap analysis помогает убедиться, что передача не упустит ничего важного до того, как принимающая команда возьмет ответственность на себя.
Документация «как есть» (as-is) для проектов ERP
При внедрении ERP процесс «как есть» фиксируется на раннем этапе — до дизайн-семинаров — и становится доказательной базой для каждого требования. Он показывает, какие текущие шаги, отчеты и обходные решения новая система должна уметь обрабатывать, и насколько изменится работа каждой роли. Для полного метода см. трансформация SAP S/4HANA: сначала документируйте процессы «как есть» (as-is).
Форматы для документации процесса «как есть» (as-is)
Документ с таблицами шагов подходит для большинства процессов и именно его использует этот шаблон.
Карта процесса или блок-схема подходит для сквозного обзора, особенно когда задействовано несколько ролей и есть передачи между командами.
Таблица подходит для больших реестров процессов — с объемами, сроками и владельцами.
Запись и видео подходит для фиксации реальной работы и демонстрации ее другим.
Лучшие практики для документации процесса «как есть» (as-is)
Фиксируйте реальную работу, а не описание.
Фиксируйте исключения и обходные решения, там, где большинство проблем скрыто.
Отмечайте инструменты вне основной системы, например таблицы и email.
Измеряйте, а не угадывайте, объемы и сроки там, где это возможно.
Проверяйте с теми, кто выполняет работу.
Не исправляйте процесс, пока документируете его. Зафиксируйте его таким, как он есть, а затем улучшайте.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Документировать регламент вместо практики.
Проводить интервью с руководителями, а не с теми, кто выполняет работу.
Оставлять без внимания исключения и обходные решения.
Переходить на уровень экрана везде, из-за чего документация никогда не будет завершена.
Оставлять документацию «как есть» без использования вместо того, чтобы подпитывать улучшения, дизайн и обучение.
Чек-лист по документации процесса «как есть» (as-is)
Определены границы, триггер, результат и владелец.
Документ основан на записи или наблюдении, с указанием источника.
Перечислены роли и системы, включая инструменты на стороне.
У каждого шага есть роль, система, действие, входные данные, выходные результаты и время.
Задокументированы точки принятия решений и контроли.
Исключения и обходные решения зафиксированы с указанием частоты.
Записаны объемы, сроки и болевые точки.
Владелец процесса подтвердил документ.
Как Trupeer помогает вам зафиксировать процесс «как есть» (as-is) с помощью записи
Проблема при процессе «как есть» (as-is) | Как Trupeer помогает |
|---|---|
Интервью упускают шаги и исключения | Фиксируйте реальную работу — и Trupeer превратит ее в пошаговый документ со скриншотами и видео |
Документирование занимает недели времени аналитиков | Одна запись превращается в черновик документа «как есть» за считанные минуты |
Знания сосредоточены у нескольких экспертов | Записи сохраняют знания, когда люди переходят к другим задачам |
Команды в нескольких странах выполняют один и тот же процесс по-разному | Фиксируйте каждую локацию и сравнивайте документы бок о бок |
Процесс «как есть» и обучение — отдельные проекты | Тот же подход к записи дает материалы для обучения по новому процессу |
Genpact использовала подход «сначала запись» для развертывания Workday на уровне всей компании: записанные сессии по процессам и walkthrough от SME превратились более чем в 500 материалов для обучения в 20 рабочих потоках на пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах — за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.
Для общего формата документации процессов помимо «как есть» (as-is) см. шаблон документации процесса.
Скачайте бесплатный шаблон документации процесса «как есть» (as-is)
Откройте шаблон в Trupeer, запишите свой первый процесс и превратите его в документ «как есть», которым вы сможете поделиться и который можно будет подтвердить. Получить бесплатный шаблон документации процесса «как есть» (as-is).
Похожие шаблоны
Шаблон матрицы прослеживаемости требований
Часто задаваемые вопросы
Что такое шаблон документации процесса «как есть» (as-is)?
Это структурированный документ для фиксации того, как процесс работает сегодня: границы, роли, системы, шаги, входные и выходные данные, точки принятия решений, контроли, исключения, объемы, сроки, болевые точки и валидация.
В чем разница между документацией процессов «как есть» (as-is) и «как должно быть» (to-be)?
Документация «как есть» (as-is) фиксирует, как процесс работает сегодня. Документация «как должно быть» (to-be) описывает, как он будет работать после изменений. «Как есть» — это базовая линия, на основе которой проектируется «как должно быть».
Как документировать процесс «как есть» (as-is)?
Определите границы, запишите человека, который выполняет процесс в реальной работе, превратите запись в пошаговую документацию, добавьте контроли, исключения, объемы и болевые точки и подтвердите документ вместе с владельцем процесса.
Почему нужно фиксировать процесс «как есть» (as-is), а не проводить интервью?
Записи показывают, что люди делают на самом деле, включая исключения, обходные решения и инструменты на стороне, которые часто забывают упомянуть в интервью. Интервью все еще полезны для контекста и объемов.
Насколько подробной должна быть документация «как есть» (as-is)?
Обычно на уровне процесса с отмеченными исключениями. Переходите к уровню задач и экранов только для задач с большим объемом, высоким риском или множеством исключений, либо если вы планируете автоматизировать или обучать.
Кто должен документировать процесс «как есть» (as-is)?
Бизнес-аналитики или команды процессного совершенства — вместе с людьми, которые выполняют процесс, и с подтверждением владельцем процесса.
Есть ли шаблон документации процесса «как есть» (as-is) в Word?
Да. Word подходит для таблиц шагов и разделов с описанием. Откройте шаблон в Trupeer, настройте его и экспортируйте в нужном формате.
Есть ли шаблон документации процесса «как есть» (as-is) в Excel?
Да. Excel подходит для реестров процессов и таблиц шагов с объемами и сроками. Настройте шаблон в Trupeer и экспортируйте его или скопируйте структуру в Excel.
Есть ли шаблон документации процесса «как есть» (as-is) в PDF?
Да. Экспортируйте подтвержденный документ в PDF для согласования и обмена, а редактируемую версию сохраните как основную.
Шаблон документации процесса «как есть» (as-is) бесплатный?
Да. Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы открыть шаблон в Trupeer, настроить его и экспортировать.
Что нужно сделать после того, как вы задокументировали процесс «как есть» (as-is)?
Проанализируйте его на предмет болевых точек и возможностей, спроектируйте процесс «как должно быть» (to-be) и используйте документацию как базовую линию для требований, автоматизации, обучения и измерения улучшений.
Могу ли я создать документацию «как есть» (as-is) из записи экрана?
Да. Запишите человека, который выполняет процесс, и Trupeer превратит запись в пошаговый документ «как есть» (as-is) со скриншотами и видео.
