Use este modelo
As checklists salvam vidas em cirurgia, evitam acidentes na aviação e reduzem erros em todo o lado onde são utilizadas. Com a Trupeer, pode poupar horas na criação de checklists começando com exemplos e modelos de checklists comprovados, personalizando-os com as suas diretrizes de marca e transformando cada checklist numa vídeo-aula para formação e integração.
Uma checklist é o controlo de qualidade mais barato que existe, e a maioria delas não funciona. São demasiado longas, listam passos que ninguém esquece e são validadas numa única passagem no fim do dia, sem serem lidas.
As que funcionam seguem regras desenvolvidas na aviação e na cirurgia, onde o custo de um passo falhado é suficientemente elevado para as pessoas estudarem o que realmente ajuda. Este modelo de checklist gratuito aplica essas regras, com exemplos práticos que pode adaptar.
Descarregar o modelo de checklist
Formato | Melhor para |
|---|---|
Word (.docx) | Checklists editáveis que imprime ou partilha. Descarregamento gratuito, sem registo |
Excel (.xlsx) | Checklists repetitivas, controlo de conclusão, várias execuções numa única folha |
Versões imprimíveis e preenchíveis, e o formato para qualquer documento assinado | |
Google Docs | Checklists partilhadas que uma equipa edita em conjunto |
Google Sheets | Controlo em tempo real onde várias pessoas assinalam itens na mesma execução |
Gratuito, editável, imprimível, sem marca de água.
O modelo de checklist
Campo | Preencher |
|---|---|
Nome da checklist | Checklist para lançamento do website |
Versão e data | v2.1, [date] |
Responsável | Função responsável por mantê-la atualizada |
Utilizada quando | O gatilho que indica que alguém deve estar a utilizá-la |
Tipo | Read-do ou do-confirm |
Item | Uma verificação, formulada como uma condição verificável |
Responsável por item | Quando está envolvida mais do que uma pessoa |
Concluído | Caixa de verificação |
Notas | Exceções, desvios, quem foi consultado |
Validação | Nome e data, quando a responsabilização importa |
Read-do ou do-confirm
Existem dois tipos de checklist e são utilizadas em momentos diferentes. Quase toda a checklist ineficaz é um destes tipos a ser usada como se fosse o outro.
Read-do. Lê um item, depois executa-o e, em seguida, passa ao seguinte. É utilizada para tarefas desconhecidas ou pouco frequentes, e em emergências em que a memória de trabalho não é fiável. Uma checklist de falha do motor numa cabine é read-do. O mesmo acontece com um primeiro lançamento de software.
Do-confirm. Executa a tarefa com base na memória e na experiência e, depois, faz uma pausa num ponto definido para confirmar que os itens críticos foram concluídos. É utilizada para trabalho familiar por pessoas competentes. Uma equipa cirúrgica a confirmar o doente, o local e o procedimento antes da incisão é do-confirm.
Fazer isto de forma errada tem resultados previsíveis. As listas read-do dadas a pessoas experientes soam paternalistas e são ignoradas, pelo que os itens que realmente importam são saltados juntamente com o resto. As listas do-confirm dadas a alguém que está a fazer uma tarefa pela primeira vez deixam essa pessoa sem as instruções de que precisava.
Decida que tipo está a escrever antes de escrever quaisquer itens e assinale-o na checklist. Os dois tipos também têm limites de tamanho diferentes.
Como personalizar este modelo na Trupeer
Passo 1: Abrir a secção de Modelos
Vá à secção de Modelos no menu principal.
Passo 2: Selecionar e abrir um modelo
Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.
Passo 3: Expandir a visualização do modelo
Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes de forma clara.
Passo 4: Editar o modelo
Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.
No editor, pode:
Adicionar novas secções
Definir ou atualizar regras de formatação
Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas
Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado
Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.
Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo
Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.
A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.
Com exemplos e modelos de checklists, pode:
Poupar horas na criação: Evite a página em branco com estruturas de checklists comprovadas.
Reduzir erros: As checklists evitam passos falhados em processos críticos.
Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.
Cobrir todos os casos de uso: Exemplos para operações diárias, segurança, integração, projetos e qualidade.
Formar equipas mais rapidamente: Combine checklists com percursos em vídeo para integrar rapidamente novos colaboradores.
Atingir equipas globais: Traduza checklists para 65+ idiomas com um único clique.
Uma excelente checklist é a ferramenta de qualidade mais simples e mais económica que existe. Use estes exemplos para criar checklists que protegem a qualidade, a segurança e a consistência.
Quantos itens deve ter uma checklist
Menos do que pensa.
Para checklists do-confirm, o limite prático é de cinco a nove itens em qualquer ponto de pausa. Para além disso, as pessoas deixam de ler e começam a assinalar, o que cria a aparência de uma checklist concluída sem o conteúdo. A WHO Surgical Safety Checklist, um dos exemplos mais estudados, tem cerca de dezanove itens divididos por três pontos de pausa distintos, pelo que nenhum ponto de pausa excede esse limite.
As checklists read-do podem ser mais longas porque as está a trabalhar item a item, mas ainda assim devem ser divididas em fases com um limite claro entre elas.
Se a sua lista tiver trinta itens, uma de três coisas é verdade. Juntou várias checklists. Está a documentar um processo; nesse caso, use antes um modelo de processo ou um SOP. Ou incluiu passos que ninguém esquece, que é o problema mais comum e o tema da secção seguinte.
Itens decisivos
A disciplina mais útil na conceção de checklists. Um item decisivo é um passo cuja omissão causa danos reais e que, na prática, é genuinamente fácil de esquecer.
O teste tem duas partes e ambas têm de ser verdade.
Esquecer isso importa? Se a consequência for menor ou imediatamente óbvia, não pertence a uma checklist do-confirm.
É mesmo esquecido? Se ninguém alguma vez falhou esse passo, listá-lo aumenta o tamanho e dilui a atenção dos itens que são realmente falhados.
Os passos que falham o segundo teste são a razão pela qual as checklists ficam longas e depois são ignoradas. Ninguém que implementa um website se esquece de carregar os ficheiros. As pessoas esquecem-se de remover o staging robots.txt, e esse sim pertence à lista.
A forma de encontrar itens decisivos é olhar para o que realmente correu mal. As revisões pós-incidente, os pedidos de suporte, os quase-acidentes e as coisas pelas quais as pessoas se desculpam são a sua matéria-prima. Uma checklist feita a partir da imaginação lista o óbvio. Uma checklist feita a partir do histórico de incidentes lista o que é falhado.
Pontos de pausa
Uma checklist do-confirm precisa de um momento definido em que é utilizada; caso contrário, torna-se uma formalidade do fim do dia.
Boas pausas são limites naturais onde parar custa pouco e avançar para além de um erro custa muito. Antes do site entrar em produção. Antes de a reclamação ser paga. Antes de o doente ser anestesiado. Antes de o cliente ser informado de que está pronto.
Nomeie o ponto de pausa na própria checklist e coloque-o onde a transição acontece, em vez de no fim. Uma checklist concluída depois de o passo irreversível já ter acontecido é um registo, não um controlo.
O que faz uma checklist funcionar
É suficientemente curta para ser lida em vez de apenas assinalada.
Todos os itens são condições verificáveis, não intenções vagas. "Backups verificados e restauráveis" em vez de "verificar backups".
É utilizada num momento definido, e não sempre que alguém se lembra.
Foi construída a partir do que realmente correu mal.
Tem um responsável e uma versão, pelo que melhora em vez de ficar rígida.
Está disponível onde o trabalho acontece, e não numa pasta.
Há alguém responsável pela validação, onde o nível de exigência justifica uma pessoa.
Encaixa numa página. Duas páginas significam que as pessoas lêem a primeira.
Um exemplo de checklist diária
Do-confirm, seis itens, utilizados no início de um turno. Deliberadamente curto.
# | Item | Concluído |
|---|---|---|
1 | Alertas da noite revistos, nenhum pendente | ☐ |
2 | Reexecução dos trabalhos falhados de ontem ou escalonados | ☐ |
3 | Fila de suporte triada, qualquer coisa com mais de 24 horas sinalizada | ☐ |
4 | Prioridades de hoje confirmadas com a equipa | ☐ |
5 | Bloqueios de ontem ou resolvidos ou escalonados | ☐ |
6 | Qualquer coisa com prazo para hoje que ainda não tenha começado | ☐ |
Note o que está em falta. Sem "verificar e-mail", sem "iniciar sessão", sem "participar no standup". Isso nunca é esquecido, por isso listá-lo aumentaria o tamanho e reduziria a atenção dada aos itens um e dois, que são os que são falhados.
Um exemplo de checklist de integração
Read-do, por fases, porque a pessoa que a utiliza está a fazê-lo pela primeira vez.
Antes do primeiro dia
# | Item | Responsável | Concluído |
|---|---|---|---|
1 | Acesso a contas e sistemas disponibilizado e testado | TI | ☐ |
2 | Equipamento entregue e confirmado como a funcionar | TI | ☐ |
3 | Calendário da primeira semana preenchido | Gestor | ☐ |
4 | Mentor atribuído e informado | Gestor | ☐ |
5 | Contrato assinado e devolvido | RH | ☐ |
Primeira semana
# | Item | Responsável | Concluído |
|---|---|---|---|
6 | Reunião 1:1 com o gestor marcada como recorrente | Gestor | ☐ |
7 | Apresentações realizadas com a equipa imediata | Gestor | ☐ |
8 | Percurso do produto ou serviço concluído | Mentor | ☐ |
9 | Confirmação de acesso à documentação e formação gravada | Mentor | ☐ |
10 | Critérios de sucesso do dia 30 escritos e partilhados | Gestor | ☐ |
Para a versão completa, use o modelo de checklist e planos de integração e combine-o com um plano 30-60-90 dias para o lado da capacidade.
Um exemplo de checklist de garantia de qualidade
Do-confirm, utilizado num ponto de pausa antes do lançamento, e não no fim.
# | Item | Concluído |
|---|---|---|
1 | Critérios de aceitação cumpridos para cada requisito no âmbito | ☐ |
2 | Conjunto de regressão aprovado, falhas triadas | ☐ |
3 | Testado nas duas configurações suportadas com menor especificação | ☐ |
4 | Rollback testado, não apenas documentado | ☐ |
5 | Monitorização de erros e alertas confirmados em funcionamento | ☐ |
6 | Equipa de suporte informada sobre o que muda e as perguntas prováveis | ☐ |
O item quatro é o item decisivo na maioria das checklists de lançamento. Planos de rollback que existem no papel e nunca foram executados falham no momento em que são necessários.
Um exemplo de checklist para lançamento do website
# | Item | Concluído |
|---|---|---|
1 | Staging robots.txt e etiquetas noindex removidos | ☐ |
2 | Redirecionamentos de todos os URLs antigos testados, não apenas listados | ☐ |
3 | Analytics e tracking de conversões a funcionar no ambiente de produção | ☐ |
4 | Formulários testados de ponta a ponta, incluindo o e-mail de notificação | ☐ |
5 | SSL válido e redirecionamento de http para https | ☐ |
6 | Verificado num telefone real, não apenas num browser redimensionado | ☐ |
7 | Página 404 funciona e tem ligações para algo útil | ☐ |
Cada item aí é algo que foi entregue com problemas por equipas competentes. É isso que o qualifica. A versão completa é o modelo de checklist para lançamento do website.
Tipos de checklists
Tipo | Objetivo | Read-do ou do-confirm |
|---|---|---|
Checklist diária ou por turno | Início de rotina e passagens de responsabilidade | Do-confirm |
Lista de tarefas | Registo de tarefas pessoais, não é realmente uma checklist | Nenhuma |
Checklist de processo | Confirmar que um processo com vários passos foi concluído | Do-confirm |
Checklist de integração | Sequências para a primeira vez | Read-do |
Checklist de qualidade ou QA | Verificação antes do lançamento | Do-confirm |
Checklist de segurança | Confirmar controlos antes de uma tarefa perigosa | Do-confirm |
Checklist de auditoria ou conformidade | Recolha de evidências face a uma norma | Read-do |
Checklist de passagem de responsabilidade | Nada fica para trás quando a responsabilidade muda | Read-do |
Checklist de lançamento | Verificação antes do lançamento | Do-confirm |
Checklist de resolução de problemas | Trabalhar um problema sob pressão | Read-do |
Checklist de emergência | Rara, com elevado risco, memória pouco fiável | Read-do |
Checklist de inspeção | Condição física ou do sistema registada | Read-do |
Modelo de checklist simples
Se quiser o mínimo que funciona, são três colunas: item, concluído, notas. Além de um título e do momento em que é utilizada.
Isso é genuinamente suficiente para a maioria das checklists pessoais e de pequenas equipas. As versões mais elaboradas acrescentam colunas de responsável, blocos de validação e controlo de versões, que importam quando várias pessoas partilham a checklist ou quando alguém pode mais tarde perguntar se foi concluída. Para uma checklist que usa por si, isso é excesso.
Comece simples e adicione um campo apenas quando a sua ausência já tiver causado um problema.
Exemplos de checklists para estudantes
As checklists funcionam bem para trabalhos académicos porque o modo de falha no trabalho dos estudantes raramente é competência. É entregar sem fazer os últimos passos.
Checklist para entrega de trabalhos. Contagem de palavras dentro do intervalo, estilo de referenciação consistente, citações correspondem à bibliografia, nome e número de estudante presentes, formato de ficheiro correto, submetido ao portal certo antes do prazo.
Checklist de revisão. Uma linha por tema, com colunas para lido, praticado, testei-me, ainda fraco. A última coluna é a útil.
Checklist de projeto de grupo. Quem é responsável por cada secção, prazo acordado por secção, uma pessoa responsável por juntar, e uma verificação de que a formatação é consistente entre os contributos.
Checklist de preparação para o exame. Materiais permitidos, local e hora confirmados, equipamento pronto na noite anterior.
Aplicam-se as mesmas regras de conceção. Não liste o que nunca esquece. Liste o que lhe tirou notas da última vez.
Como criar uma checklist
Decida o objetivo numa frase. Que erro é que esta checklist está a evitar?
Escolha read-do ou do-confirm e escreva isso na checklist.
Defina o ponto de pausa. Quando é que isto é utilizado exatamente?
Recolha itens candidatos a partir do que realmente correu mal, e não da imaginação.
Aplique o teste do item decisivo a cada um. Esquecer isso importa e é mesmo esquecido?
Reduza para nove itens por ponto de pausa, ou divida em fases.
Formule cada item como uma condição verificável em vez de uma ação.
Atribua responsáveis quando estiver envolvida mais do que uma pessoa.
Teste em condições reais com alguém que não esteve envolvido na sua criação.
Dê uma versão e um responsável e reveja-a após cada incidente que não conseguiu detetar.
O passo dez é o que separa uma checklist viva de uma laminada. Cada fuga é informação sobre um item em falta.
Testar a sua checklist
Execute-a com alguém que não a escreveu, em condições reais e não numa reunião de revisão. Observe três coisas.
Os itens que essa pessoa salta sem ler dizem-lhe que a lista é demasiado longa ou contém passos óbvios. Os itens que essa pessoa tem de interpretar dizem-lhe que a formulação não é verificável. Os itens que essa pessoa não consegue verificar nesse momento dizem-lhe que o ponto de pausa está no local errado.
Depois, execute-a com base nos seus últimos três incidentes. Se a checklist não os tivesse detetado, está a verificar as coisas erradas.
Checklist, SOP, instrução de trabalho ou lista de tarefas
Frequentemente confundidos e, ao escolher o errado, cria-se um documento que não serve para nada.
Checklist | Lista de tarefas | SOP | Instrução de trabalho | |
|---|---|---|---|---|
Respostas | Fizemos as coisas críticas | O que é que eu preciso de fazer | Como é que este procedimento é executado | Como é que faço exatamente esta tarefa |
Reutilizado | Todas as vezes, sem alterações | Uma vez e depois descartado | Todas as vezes | Todas as vezes |
Pressupõe competência | Sim, para do-confirm | Sim | Parcialmente | Não |
Duração | Menos de uma página | Seja o que for | Duas a dez páginas | Uma a duas páginas |
Falha quando | É demasiado longa | Nada, é descartável | É demasiado vaga | Não é específica o suficiente |
O sinal mais claro de que precisa de um SOP em vez de uma checklist é quando os itens da checklist começam a adquirir subpassos. No momento em que um item precisa de explicação, pertence a um procedimento e a checklist deve referenciá-lo, em vez de o absorver.
Boas práticas
Nomeie o tipo de checklist e o ponto de pausa no próprio documento.
Construa os itens a partir do histórico de incidentes, e não da imaginação.
Mantenha qualquer ponto de pausa com nove itens ou menos.
Formule os itens como condições verificáveis.
Versione tudo e inclua a função do responsável.
Guarde-a onde a tarefa acontece.
Revise-a após cada falha que não conseguiu detetar.
Elimine itens que nunca foram esquecidos. Esta é a disciplina mais difícil e a mais valiosa.
Erros comuns
Listar tudo em vez do que é falhado. A principal razão pela qual as checklists são ignoradas.
Sem um momento definido de utilização, torna-se um exercício de assinalar no fim do dia.
Tipo errado para o público. Read-do para especialistas, do-confirm para iniciantes.
Itens não verificáveis. "Verificar se o site funciona" não pode ser confirmado nem refutado.
Demasiado longa, pelo que as pessoas assinalam sem ler.
Utilizada após o passo irreversível, tornando-se um registo em vez de um controlo.
Nunca atualizada, pelo que as mesmas falhas continuam a acontecer.
Transformá-la num documento de processo, altura em que deixa de ser utilizável no momento do trabalho.
Sem responsável, pelo que se degrada sem que ninguém note.
Transforme uma checklist numa coisa que as pessoas conseguem seguir
Abra o modelo na Trupeer AI, aplique o seu brand kit para que as checklists correspondam aos seus outros documentos operacionais e edite diretamente qualquer secção. A configuração está no guia de modelos.
O limite de uma checklist é que confirma em vez de instruir. "Rollback testado" é um bom item para alguém que sabe como testar um rollback e é inútil para quem não sabe, razão pela qual as checklists read-do para trabalho desconhecido são abandonadas a meio.
Registe a tarefa uma vez e a Trupeer AI gera ambos: a checklist para a pessoa que conhece o trabalho e um percurso em vídeo narrado para a pessoa que não conhece. A mesma gravação, para que não se afastem. Traduza-a para 65+ idiomas para equipas distribuídas e com vários locais e mantenha ambos na sua base de conhecimento no ponto de utilização.
Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.
Perguntas Frequentes
Existe um modelo de checklist editável gratuito em Word?
Sim. O Word é a versão mais flexível, com itens editáveis, caixas de verificação e espaço para responsáveis e notas. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.
Existe um modelo de checklist gratuito para descarregar em PDF?
Sim. Estão incluídas duas versões em PDF: uma imprimível para uso em clipboard e na parede, e uma preenchível que pode completar no ecrã e guardar como registo.
Existe um modelo de checklist em PDF que eu possa preencher no ecrã?
Sim, o PDF preenchível tem campos de formulário para cada item, além das notas e dos blocos de validação, para que as execuções concluídas possam ser guardadas e arquivadas sem imprimir.
Existe um modelo de checklist para Excel?
Sim, e o Excel é a escolha certa para qualquer coisa repetitiva. Uma coluna por execução significa que um mês de checklists diárias fica numa única folha e as taxas de conclusão tornam-se visíveis, o que é como encontra o item que toda a gente falha.
Existe um modelo de checklist simples?
Sim. A versão simples tem três colunas: item, concluído, notas, além de um título e do momento em que é utilizada. Isso é suficiente para a maioria das checklists pessoais e de pequenas equipas, e adicionar campos antes de precisar deles é a forma mais rápida de fazer com que uma checklist pareça um documento administrativo.
Existe um modelo de checklist diária gratuito?
Sim. A versão diária é construída como do-confirm com seis a oito itens, dimensionados para o início ou o fim de um turno. O exemplo acima mostra o nível a atingir e a disciplina é deixar de fora as coisas que nunca esquece.
Onde posso encontrar um modelo de checklist gratuito?
Nesta página, em Word, Excel, PDF, Google Docs e Google Sheets. Tudo gratuito, sem necessidade de conta. Estão disponíveis versões específicas para checklists de projetos, passagens de responsabilidade, lançamentos do website e integração.
O que é um exemplo de checklist para estudantes?
Os mais úteis são uma checklist para entrega de trabalhos que abrange contagem de palavras, referenciação, formato de ficheiro e portal, e uma checklist de revisão com uma coluna para temas ainda fracos. Ambos funcionam porque se focam nas coisas que tiram notas por omissão, e não por falta de compreensão.
Qual é a diferença entre checklists read-do e do-confirm?
Numa checklist read-do, lê cada item e depois executa-o, o que se adequa a tarefas desconhecidas e a emergências. Numa checklist do-confirm, executa o trabalho com base na experiência e depois faz uma pausa para confirmar que os itens críticos foram concluídos, o que se adequa a trabalho de rotina por pessoas competentes. Usar o tipo errado é a razão pela qual as checklists são ignoradas ou deixam as pessoas sem orientação.
Quantos itens deve ter uma checklist?
Cinco a nove em qualquer ponto de pausa para uma checklist do-confirm. As checklists read-do podem ser mais longas se forem divididas em fases. Passados cerca de trinta itens no total, quase certamente está a escrever um documento de processo em vez de uma checklist.
O que é um item decisivo?
Um item cuja omissão causa danos reais e que é genuinamente esquecido na prática. As duas condições têm de se verificar. Passos que ninguém falha nunca acrescentam tamanho e diluem a atenção dos itens que importam, razão pela qual cortar itens é geralmente mais valioso do que adicioná-los.
Qual é a diferença entre uma checklist e um SOP?
Uma checklist confirma que as coisas críticas aconteceram e pressupõe que a pessoa sabe como fazê-las. Um SOP descreve como o procedimento é executado com detalhe suficiente para ser seguido. Se os itens da sua checklist estiverem a adquirir subpassos, precisa de um SOP e a checklist deve referenciá-lo, em vez de o absorver.
Qual é a diferença entre uma checklist e uma lista de tarefas?
Uma checklist é reutilizada sem alterações sempre que surge a mesma situação. Uma lista de tarefas é criada uma vez para um dia ou projeto específico e depois descartada. Confundi-las resulta em checklists cheias de tarefas pontuais.
Como faço uma checklist que as pessoas realmente utilizam?
Mantenha-a com menos de nove itens por ponto de pausa, construa-a a partir do que realmente correu mal em vez do que poderia acontecer, formule os itens como condições verificáveis, defina o momento em que é utilizada e elimine tudo o que ninguém alguma vez esqueceu. Depois, teste-a com alguém que não a escreveu.
Posso personalizar estes modelos de checklist?
Sim, todas as versões são totalmente editáveis. Adicione colunas de responsável e blocos de validação onde a responsabilização importa, ou reduza para três colunas onde não importa. Na Trupeer AI, também pode aplicar o seu brand kit para que as checklists correspondam aos seus outros documentos operacionais.
