Use este modelo
Antes de poder melhorar, automatizar, subcontratar ou substituir um processo, precisa de saber como é que ele funciona, de facto, hoje. Não como a política diz que deve funcionar, nem como as pessoas o descrevem numa sessão de trabalho, mas sim os passos reais, os sistemas, as folhas de cálculo ao lado e as exceções que apenas as pessoas com experiência conhecem. Um modelo de documentação de processo «as-is» dá-lhe uma forma consistente de capturar tudo isso, para que todas as decisões posteriores partam da mesma imagem rigorosa.
Este modelo de documentação de processo «as-is» gratuito cobre o âmbito do processo, funções, sistemas, atividades passo a passo, entradas e saídas, controlos, exceções, volumes, timings e pontos de dor, com um exemplo preenchido. Foi concebido para ser concluído a partir de uma gravação do trabalho real: grave a pessoa que executa o processo e transforme a gravação no documento «as-is». Copie a estrutura abaixo ou abra-a no Trupeer e personalize-a.
O que é um modelo de documentação de processo «as-is»?
Um modelo de documentação de processo «as-is» é um documento estruturado para registar como um processo de negócio funciona atualmente. Captura quem faz o quê, por que ordem, em que sistemas, com que entradas, saídas e controlos, além das exceções, soluções alternativas, volumes e pontos de dor que afetam o desempenho. O resultado é uma base de referência para a melhoria, automação, implementação de sistemas, subcontratação ou formação.
O «as-is» descreve o estado atual; o «to-be» descreve o desenho futuro. Para a diferença entre ambos, veja processo «as-is» vs «to-be».
Porque documentar o processo «as-is»?
Revela o que está realmente a acontecer, incluindo soluções alternativas e passos manuais que as políticas não mostram.
Enraíza a melhoria em evidência, para que as mudanças resolvam problemas reais.
É o ponto de partida para projetos de sistemas, desde os requisitos até à análise fit-gap.
Protege o conhecimento detido por algumas pessoas experientes.
Suporta transições e subcontratação, em que o trabalho passa entre equipas.
Fornece uma base de referência para medir a melhoria face a essa base.
Quem utiliza um modelo de documentação de processo «as-is»?
Analistas de negócio e equipas de excelência de processos para mapear processos atuais.
Equipas de implementação de ERP e de sistemas para preparar requisitos e análise fit-gap.
Equipas de serviços partilhados, GBS e BPO para documentar o trabalho antes de uma transição.
Gestores de operações à procura de oportunidades de melhoria e automação.
Auditores e equipas de risco a verificar como os controlos funcionam na prática.
Equipas de formação que precisam de explicar o que muda face ao dia de hoje.
Pré-visualize o modelo de documentação de processo «as-is»
O modelo abre com um resumo do processo: nome, responsável, âmbito, gatilho, resultado e a gravação a partir da qual foi capturado. Seguem-se as funções e os sistemas. O núcleo é uma tabela de atividades passo a passo com a função, sistema, ação, entradas, saídas e o tempo de cada passo. Secções separadas cobrem controlos, exceções e soluções alternativas, volumes e timings, pontos de dor e ideias de melhoria. Cada secção é editável, para que possa adicionar colunas para a sua própria análise.
Como personalizar este modelo no Trupeer
Passo 1: Abra a secção Templates
Aceda à secção Templates no menu principal.
Passo 2: Selecione e abra um modelo
Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.
Passo 3: Expanda a visualização do modelo
Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.
Passo 4: Edite o modelo
Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.
No editor, pode:
Adicionar novas secções
Definir ou atualizar regras de formatação
Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas
Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado
Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.
Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo
Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.
A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.
Com um modelo de documentação de processo «as-is» pode:
Capturar o processo real, e não o idealizado.
Documentar todos os processos da mesma forma, para os poder comparar.
Fazer as exceções e soluções alternativas ficarem visíveis.
Iniciar projetos de melhoria, automação e sistemas a partir de evidência.
Manter o conhecimento especializado quando as pessoas mudam de funções.
O que um modelo de documentação de processo «as-is» tem de incluir
Secção | O que abrange |
|---|---|
Resumo do processo | Nome, ID, responsável, âmbito, gatilho e resultado |
Fonte | A gravação, entrevista ou observação em que o documento se baseia, com data |
Funções | Quem executa, aprova e é consultado em cada passo |
Sistemas e ferramentas | ERP, CRM, folhas de cálculo, e-mail e outras ferramentas utilizadas |
Passos de atividade | Cada passo com função, sistema, ação, entradas, saídas e tempo |
Pontos de decisão | Onde o processo se ramifica e com base em que regra |
Controlos | Aprovações, verificações e reconciliações |
Exceções e soluções alternativas | O que acontece quando o caminho padrão não se aplica |
Volumes e timings | Com que frequência, quantos e durante quanto tempo |
Pontos de dor | O que é lento, propenso a erros ou frustrante |
Ideias de melhoria | Oportunidades assinaladas durante a captura |
Validação | Quem confirmou que o documento reflete a realidade e quando |
Modelo de documentação de processo «as-is» gratuito: a estrutura para copiar
Copie a estrutura abaixo para o seu próprio documento ou abra-a no Trupeer e personalize-a.
1. Resumo do processo. Nome do processo: [name]. ID do processo: [ID]. Responsável: [role]. Âmbito: [começa quando … termina quando …]. Gatilho: [event]. Resultado: [result].
2. Fonte. Capturado a partir de: [link da gravação, entrevista ou observação]. Executor: [role]. Data: [date].
3. Funções.
Função | Responsabilidades neste processo |
|---|---|
[Role] | [O que fazem] |
4. Sistemas e ferramentas. [ERP, folhas de cálculo, e-mail, drives partilhados, outras ferramentas.]
5. Passos de atividade.
Passo | Função | Sistema | Ação | Entradas | Saídas | Tempo |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Pontos de decisão. [No passo X, se a condição A então …, caso contrário …]
7. Controlos. [Aprovações, verificações, reconciliações e quem os executa.]
8. Exceções e soluções alternativas.
Exceção ou solução alternativa | Quando acontece | O que as pessoas fazem | Com que frequência |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequência] |
9. Volumes e timings. Volume: [por dia, semana ou mês]. Tempo de ciclo: [início ao fim]. Picos: [fim do período, sazonal].
10. Pontos de dor. [O que é lento, manual, propenso a erros ou frustrante.]
11. Ideias de melhoria. [Oportunidades assinaladas, como remover passos, automatizar ou uniformizar.]
12. Validação. Revisto por: [process owner]. Data: [date].
Exemplo de documentação de processo «as-is»: processamento de faturas de fornecedor
Veja como poderá ficar parte de um documento «as-is» para o processamento de faturas de fornecedor. Os detalhes são apenas ilustrativos.
Resumo do processo. Processamento de faturas de fornecedor. Responsável: gestor de AP. Começa quando uma fatura chega; termina quando é lançada ou rejeitada. Capturado a partir de uma gravação de um assistente de AP a processar as faturas de um dia.
Passo | Função | Sistema | Ação | Tempo |
|---|---|---|---|---|
1 | Assistente de AP | Descarregar faturas da caixa de correio partilhada e guardar numa pasta | 2 min | |
2 | Assistente de AP | Folha de cálculo | Registar cada fatura na folha de cálculo de controlo | 1 min |
3 | Assistente de AP | ERP | Inserir manualmente os detalhes da fatura | 4 min |
4 | Assistente de AP | ERP | Conferir com PO e receção de mercadorias | 2 min |
5 | Assistente de AP | Se houver diferença de preço, enviar e-mail ao comprador e aguardar resposta | Varia | |
6 | Assistente de AP | ERP | Lançar a fatura assim que o comprador confirmar | 1 min |
Exceções e soluções alternativas. As faturas sem PO são encaminhadas por e-mail ao solicitante. As diferenças de preço são controladas numa coluna separada da folha de cálculo. Alguns fornecedores enviam faturas para compradores individuais, que as encaminham dias mais tarde.
Pontos de dor. Inserção manual de dados, insistência por e-mail para aprovações, falta de visibilidade das faturas à espera dos compradores.
Ideias de melhoria. Capturar os dados da fatura automaticamente, encaminhar as variações através do fluxo de trabalho do ERP, publicar uma única caixa de correio de faturas para todos os fornecedores.
Como capturar o «as-is» através de gravação
As entrevistas e as sessões de trabalho dependem da memória, e as pessoas esquecem exceções, folhas de cálculo paralelas e os passos que fazem em piloto automático. Gravar o trabalho real é mais rápido e mais preciso:
Escolha a pessoa que executa o processo com mais frequência, e não o gestor que o supervisiona.
Registe-a a executar a tarefa real, nos sistemas reais, narrando o que está a fazer e porquê.
Peça para mostrar as exceções e as folhas de cálculo ou e-mails que utiliza fora do sistema.
Transforme a gravação num documento passo a passo com o gravador de ecrã com IA da Trupeer e, em seguida, preencha as restantes secções do modelo.
Adicione volumes, timings e pontos de dor a partir de relatórios do sistema e de uma conversa breve.
Valide o documento com o responsável pelo processo e com uma segunda pessoa que execute o trabalho.
Para as perguntas a fazer em paralelo com a gravação, utilize o checklist de descoberta de processos.
Quanto detalhe deve ter a documentação «as-is»?
Nível | O que descreve | Quando usar |
|---|---|---|
Processo ponta a ponta | O processo completo, do gatilho ao resultado, em poucos estágios | Definição de âmbito e priorização |
Processo | Os passos principais e as funções | A maioria dos projetos de melhoria e de sistemas |
Nível de tarefa e de ecrã | Cada clique, campo e decisão | Tarefas com alto volume, alto risco ou muitas exceções, automação e formação |
Vá apenas ao nível de tarefa onde isso importa. Para a maioria dos processos, o nível de processo com as exceções assinaladas é suficiente.
Como é usada a documentação «as-is»?
Utilização | Como o «as-is» ajuda |
|---|---|
Implementações de ERP e de sistemas | Base para requisitos e análise fit-gap; use o modelo de análise fit-gap |
Melhoria de processos | Mostra de onde vêm o tempo, os erros e o retrabalho |
Automação | Revela passos manuais baseados em regras que podem ser automatizados |
Transições e subcontratação | Dá à equipa que recebe uma visão completa do trabalho |
Auditoria e controlos | Mostra como os controlos funcionam na prática |
Formação | Explica o que muda face ao dia de hoje no novo processo |
Para automação, especificamente, veja como identificar oportunidades de automação em processos documentados.
Como analisar um processo «as-is»
Depois de o «as-is» estar documentado, procure os padrões que apontam para melhorias:
O que procurar | O que isso costuma significar |
|---|---|
Passos executados fora do sistema principal | Lacunas no sistema ou na sua configuração |
Dados introduzidos mais do que uma vez | Candidatos a integração ou automação |
Tempo de espera entre passos | Gargalos de passagem de responsabilidade ou de aprovação |
Exceções frequentes | Regras pouco claras, dados de origem fracos ou um processo que não corresponde à realidade |
Passos que apenas uma pessoa consegue fazer | Risco de conhecimento e necessidade de formação |
Verificações que detetam repetidamente o mesmo erro | Um problema a resolver na origem |
Registe o que encontrar nas secções de pontos de dor e ideias de melhoria, com a evidência da gravação.
Documentação «as-is» para transições e subcontratação
Quando o trabalho passa entre equipas, locais ou prestadores, o documento «as-is» torna-se o núcleo da transferência de conhecimento. A equipa que recebe precisa de todos os passos, exceções, contactos e acessos ao sistema, e não de um resumo. Registe a equipa atual a executar cada processo, incluindo tarefas do fim do mês e tarefas raras, e use os documentos como referência durante o shadowing e o reverse shadowing. Uma análise de gaps de transferência de conhecimento ajuda a confirmar que nada fica em falta antes de a equipa que recebe assumir.
Documentação «as-is» para projetos de ERP
Numa implementação de ERP, o «as-is» é capturado cedo, antes das sessões de desenho, e torna-se a evidência por trás de cada requisito. Mostra quais os passos atuais, relatórios e soluções alternativas que o novo sistema tem de conseguir gerir, e quanto o trabalho de cada função vai mudar. Para um método completo, veja transformação SAP S/4HANA: documentar primeiro os processos «as-is».
Formatos para documentação de processo «as-is»
Documentar com tabelas de passos serve para a maioria dos processos e é o que este modelo utiliza.
Mapa do processo ou fluxograma serve para a visão ponta a ponta, especialmente com várias funções e passagens de responsabilidade.
Folha de cálculo serve para inventários de processos grandes, com volumes, timings e responsáveis.
Gravação e vídeo serve para capturar o trabalho real e mostrá-lo a outras pessoas.
Boas práticas para documentação de processo «as-is»
Registe o trabalho real, e não uma descrição do mesmo.
Capture exceções e soluções alternativas, onde a maioria dos problemas se esconde.
Registe as ferramentas fora do sistema principal, como folhas de cálculo e e-mail.
Meça, não adivinhe, volumes e timings sempre que possível.
Valide com as pessoas que executam o trabalho.
Não corrija o processo enquanto o documenta. Registe-o como é, e depois melhore-o.
Erros comuns a evitar
Documentar a política em vez da prática.
Entrevistar gestores em vez das pessoas que executam o trabalho.
Deixar de fora exceções e soluções alternativas.
Ir para o nível de ecrã em todo o lado, para que a documentação nunca termine.
Deixar o «as-is» ficar sem uso em vez de o alimentar com melhoria, desenho e formação.
Checklist de documentação de processo «as-is»
O âmbito, gatilho, resultado e responsável estão definidos.
O documento baseia-se numa gravação ou observação, com a fonte indicada.
As funções e os sistemas, incluindo ferramentas paralelas, estão listados.
Cada passo tem uma função, sistema, ação, entradas, saídas e tempo.
Os pontos de decisão e os controlos estão documentados.
As exceções e soluções alternativas são capturadas com frequência.
Os volumes, timings e pontos de dor são registados.
O responsável pelo processo validou o documento.
Como a Trupeer o ajuda a capturar o «as-is» através de gravação
Desafio «as-is» | Como a Trupeer ajuda |
|---|---|
As entrevistas falham passos e exceções | Registe o trabalho real e a Trupeer transforma-o num documento passo a passo com capturas de ecrã e um vídeo |
A documentação demora semanas de tempo de analista | Uma única gravação transforma-se num rascunho de documento «as-is» em minutos |
O conhecimento fica com alguns especialistas | As gravações mantêm o conhecimento quando as pessoas seguem em frente |
Equipas em vários países fazem o mesmo processo de forma diferente | Registe cada local e compare os documentos lado a lado |
O «as-is» e a formação são projetos separados | A mesma abordagem de gravação gera formação para o novo processo |
A Genpact utilizou esta abordagem de gravação em primeiro lugar para um rollout Workday a nível de empresa, transformando sessões de processo gravadas e walkthroughs de SME em mais de 500 materiais de formação em 20 workstreams, em cinco línguas, para 140.000 colaboradores em 40 países, em 3 meses em vez de 12. Leia a história do cliente Genpact.
Para um formato geral de documentação de processos para além do «as-is», veja o modelo de documentação de processos.
Descarregue o modelo gratuito de documentação de processo «as-is»
Abra o modelo no Trupeer, grave o seu primeiro processo e transforme-o num documento «as-is» que pode partilhar e validar. Obtenha o modelo gratuito de documentação de processo «as-is».
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Perguntas Frequentes
O que é um modelo de documentação de processo «as-is»?
É um documento estruturado para registar como um processo funciona hoje, cobrindo âmbito, funções, sistemas, passos, entradas e saídas, pontos de decisão, controlos, exceções, volumes, timings, pontos de dor e validação.
Qual é a diferença entre a documentação «as-is» e «to-be»?
A documentação «as-is» regista como o processo funciona hoje. A documentação «to-be» descreve como é que vai funcionar após a mudança. O «as-is» é a base a partir da qual o «to-be» é desenhado.
Como documenta um processo «as-is»?
Defina o âmbito, grave a pessoa que executa o processo a fazer o trabalho real, transforme a gravação em documentação passo a passo, adicione controlos, exceções, volumes e pontos de dor e valide com o responsável pelo processo.
Porque gravar o «as-is» em vez de entrevistar?
As gravações mostram o que as pessoas fazem de facto, incluindo exceções, soluções alternativas e ferramentas paralelas que muitas vezes são esquecidas nas entrevistas. As entrevistas continuam a ser úteis para contexto e volumes.
Quão detalhada deve ser a documentação «as-is»?
Normalmente, ao nível do processo com as exceções assinaladas. Vá para o nível de tarefa e de ecrã apenas para tarefas com alto volume, alto risco ou muitas exceções, ou quando planeia automatizar ou formar.
Quem deve documentar o processo «as-is»?
Analistas de negócio ou equipas de excelência de processos, em conjunto com as pessoas que executam o processo e validado pelo responsável pelo processo.
Existe um modelo de documentação de processo «as-is» em Word?
Sim. O Word é adequado para as tabelas de passos e secções narrativas. Abra o modelo no Trupeer, personalize-o e exporte-o no formato de que precisa.
Existe um modelo de documentação de processo «as-is» em Excel?
Sim. O Excel é adequado para inventários de processos e tabelas de passos com volumes e timings. Personalize o modelo no Trupeer e exporte-o, ou copie a estrutura para o Excel.
Existe um modelo de documentação de processo «as-is» em PDF?
Sim. Exporte o documento validado em PDF para aprovação e partilha e mantenha a versão editável como versão principal.
O modelo de documentação de processo «as-is» é gratuito?
Sim. Registe-se gratuitamente para abrir o modelo no Trupeer, personalize-o e exporte-o.
O que deve fazer depois de documentar o «as-is»?
Analise-o para identificar pontos de dor e oportunidades, desenhe o processo «to-be» e utilize-o como base para requisitos, automação, formação e para medir a melhoria.
Posso criar documentação «as-is» a partir de uma gravação de ecrã?
Sim. Grave a pessoa a executar o processo e o Trupeer transforma a gravação num documento «as-is» passo a passo com capturas de ecrã e um vídeo.
