Um fluxo de processo claro transforma um workflow complexo numa coisa que qualquer pessoa consegue compreender à primeira vista. Com a Trupeer, pode poupar horas no mapeamento de workflows começando com um modelo de fluxo de processo gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando fluxos de processo em walkthroughs em vídeo que dão vida a cada etapa.

O que é um modelo de fluxo de processo e para que serve?

Um fluxo de processo, ou fluxograma, é um diagrama que mostra a sequência de etapas de um processo, com pontos de decisão onde o caminho se divide e setas que indicam para onde vai cada caminho.

Um modelo de fluxo de processo é uma versão pré-construída: as formas, as convenções de layout e, muitas vezes, um exemplo já trabalhado, para que esteja a ajustar algo em vez de começar com uma tela vazia.

São genuinamente úteis para dois objetivos. Tomar uma decisão, em que desenhar o estado atual permite que um grupo veja as transições, os ciclos e as aprovações que ninguém tinha contabilizado. E mostrar ramificações, em que a próxima ação do leitor depende do que encontra, e o texto não consegue expressar isso sem se tornar incompreensível.

Para tudo o resto, e são quase todas as situações, um fluxograma é uma lista numerada que alguém tornou mais difícil de atualizar. Esta afirmação é o cerne desta página e é o oposto do que uma página de resultados cheia de galerias de modelos lhe vai dizer.

Quando vale a pena desenhar um fluxograma

Três situações justificam-no.

Está a tentar ver algo. Desenhar o estado atual de um processo, com todas as pessoas que lhe tocam na sala, revela de forma fiável coisas que ninguém sabia: a aprovação que acontece duas vezes, a transição que atravessa quatro departamentos, o ciclo que envia um terço dos casos de volta ao início. Este é o uso de maior valor de um fluxograma e não tem nada a ver com o diagrama ser mantido depois.

O leitor tem de escolher. Resolução de problemas, triagem, verificações de elegibilidade, encaminhamento de escalonamento. Quando a próxima ação depende genuinamente do que a pessoa encontra, um diagrama ou uma tabela de decisão superam uma lista numerada, porque uma lista numerada implica uma sequência que não existe.

O processo envolve várias funções e as transições são o ponto. É para isso que servem os swimlanes, e é um caso mais específico do que a popularidade dos modelos de swimlane sugere.

Se nenhuma das três situações se aplica, está a desenhar uma imagem de uma lista. A lista será mais rápida de escrever, mais fácil de ler num telemóvel, pesquisável e atualizável por qualquer pessoa. O nosso modelo de documentação de processo cobre essa estrutura.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de fluxo de processo, pode:

• Poupar horas no mapeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura para qualquer workflow.

• Visualizar trabalho complexo: Os fluxos de processo tornam visíveis pontos de decisão, transições e estrangulamentos.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, cores e fontes usando o kit de marca da Trupeer.

• Melhorar processos: Mapear um processo é o primeiro passo para o melhorar - o modelo torna as ineficiências evidentes.

• Formar equipas mais rapidamente: Combine fluxos de processo com walkthroughs em vídeo para integrar rapidamente novos colaboradores.

• Atingir equipas globais: Traduza fluxos de processo para 65+ idiomas com um único clique.

Contabilize os pontos de decisão antes de desenhar

A versão mais rápida do teste demora dois minutos.

Escreva o processo como uma lista numerada. Depois, conte os pontos em que alguém tem de decidir algo que altera o que acontece a seguir. Não são etapas que possam falhar, e não são aprovações que são sempre concedidas. São bifurcações reais.

Com menos de três, a lista é o seu documento. Desenhe um diagrama apenas se o estiver a usar para uma conversa e aceite que a sua vida termina quando a conversa termina.

Com três ou mais, um diagrama conquista o seu lugar, porque a versão em texto vai agora precisar de referências cruzadas que os leitores não conseguem manter na cabeça.

A razão pela qual isto importa é a manutenção, que ninguém pensa enquanto desenha. O texto é editado por qualquer pessoa em segundos. Um diagrama precisa da ferramenta em que foi desenhado, de uma licença para essa ferramenta, do ficheiro de origem em vez de uma imagem exportada e, muitas vezes, de um novo re-layout, porque inserir uma caixa faz com que tudo o resto fique desalinhado. Essa assimetria é a razão pela qual os fluxogramas ficam desatualizados mais depressa do que qualquer outro tipo de documentação.

Por que razão a maioria dos fluxos de processo deve ser descartada

A melhor reformulação disponível aqui é que um fluxograma é, normalmente, uma ferramenta de pensamento, não um documento.

Desenhado numa parede ou num quadro branco com as pessoas que fazem o trabalho, faz algo que o texto não consegue: torna a forma do processo visível de imediato, e é nessa forma que está o desperdício. Esse trabalho fica concluído em poucas horas.

O erro acontece no passo seguinte. O diagrama é arrumado como ferramenta de desenho, exportado, arquivado e tratado como documentação. A partir desse momento, passa a ser um passivo, porque se vai afastando da realidade e ninguém vai notar, e parece autoritário de um modo que um esboço simples não tem.

Um hábito melhor: fotografe a parede, registe as decisões que ela produziu em texto e deixe o diagrama ir embora. Volte a desenhá-lo na próxima vez que precisar de ver o processo, o que demora uma hora e mostra a versão atual em vez da de há dois anos.

Mantenha como diagrama apenas os fluxos que passam no teste de ramificação e que têm um responsável identificado que tem a ferramenta e o tempo. Na maioria das organizações, isso é um número reduzido.

Modelo de fluxo de processo gratuito: a estrutura para copiar

Copie daqui. Um fluxo de processo utilizável é um diagrama mais uma pequena quantidade de texto, e o texto é a parte que os modelos omitem.

Título. O processo, nomeado como um resultado.

Responsável e data da última verificação. Uma função e uma data, ou seja, quando alguém confirmou pela última vez que o fluxo corresponde à realidade. Os diagramas precisam disso mais do que o texto, precisamente porque são mais difíceis de atualizar.

Início e fim. O que desencadeia o processo e que condição significa que está concluído. Escrito acima do diagrama, não apenas desenhado como um oval.

Fora do âmbito. O que fica imediatamente de cada lado e que este fluxo não cobre. É aqui que nascem os diagramas duplicados.

O diagrama. Usando formas standard, dispostas da esquerda para a direita ou de cima para baixo, com um ponto de entrada e saídas claramente identificadas.

Rótulos das decisões. Cada ramificação deve ter um rótulo com a condição, não apenas sim e não. "Limite de crédito excedido" é melhor do que "não".

O que não está no diagrama. As exceções e casos-limite que o tornariam incompreensível, listados por baixo em texto com uma indicação a partir da etapa relevante.

Localização do ficheiro de origem. Onde vive a versão editável e qual a ferramenta que a abre. Sem isto, os diagramas tornam-se artefactos apenas de leitura ao fim de um ano.

Copie para aqui.

Principais formas de fluxograma e o que significa cada uma

Duas convenções importam mais do que as próprias formas. Cada losango precisa das suas saídas rotuladas com condições em vez de sim e não, porque o leitor chega ao losango precisando de saber o que está a testar. E cada seta deve levar a algum lado; um caminho que sai do diagrama é ou uma exceção que pertence ao texto abaixo, ou uma etapa em falta.

A consistência supera a correção aqui. Uma equipa que usa retângulos para tudo, mas rotula com clareza, vai produzir diagramas mais utilizáveis do que uma que discute paralelogramos.

Quando os swimlanes conquistam o seu lugar e quando não

Um diagrama de swimlane divide o fluxo em linhas ou colunas, uma por função, para que cada etapa fique na lane de quem a executa.

Conquistam o seu lugar quando as transições são o tema. Se a pergunta que está a tentar responder é quem faz o quê, ou onde é que isto fica bloqueado, ou quantas vezes é que isto passa entre equipas, uma swimlane responde imediatamente e nada mais o faz.

Não conquistam o seu lugar quando uma única função faz quase tudo, o que produz um diagrama com uma lane muito ocupada e várias vazias, ou quando o processo é linear, em que as lanes aumentam a largura sem acrescentar informação.

O custo prático é o layout. Os swimlanes são o tipo de diagrama mais difícil de editar, porque inserir uma etapa desloca tudo em cada lane. Esse peso de manutenção é a principal razão pela qual os programas de mapeamento de processos produzem centenas de swimlanes que ninguém atualiza.

Se está a mapear para encontrar problemas de transição, desenhe swimlanes, corrija as transições e mantenha as correções em vez dos diagramas.

O programa de transformação com 340 diagramas sem manutenção

A Storrington Group, uma empresa de serviços com cerca de mil e cem pessoas, levou a cabo um programa de transformação que incluiu o mapeamento de como a organização funcionava.

Ao longo de mais de cinco meses, uma consultora mapeou cento e doze processos como diagramas de swimlane, produzindo cerca de trezentos e quarenta desenhos quando foram contabilizados vários níveis. As taxas, mais o tempo interno, ficaram na ordem dos duzentos e oitenta mil libras.

Dezoito meses depois, alguém perguntou quantos ainda estavam corretos.

Foi verificada uma amostra de trinta. Quatro ainda correspondiam à realidade. Dezanove continham pelo menos uma etapa que já não existia. Sete descreviam sistemas que entretanto tinham sido substituídos.

Nenhum tinha sido atualizado. As razões eram totalmente práticas. Apenas três pessoas no gabinete do programa tinham licenças para a ferramenta em que os diagramas tinham sido desenhados. Os ficheiros de origem estavam numa pasta que ninguém fora daquela equipa conseguia encontrar. E atualizar uma swimlane significava reorganizar todo o diagrama, o que demorava uma tarde para uma alteração que levava um minuto a descrever por palavras.

A descoberta mais desconfortável veio da contagem dos pontos de decisão. Dos cento e doze processos mapeados, setenta e um tinham menos de três ramificações reais. Eram lineares. Tinham sido desenhados como swimlanes porque o modelo do programa dizia que os processos eram mapeados como swimlanes.

Dos quarenta e um que ramificavam de forma genuína, seis tinham sido usados durante o programa para tomar decisões reais, removendo aprovações duplicadas e consolidando duas transições. Esses seis já tinham recuperado o seu custo. Talvez mais quinze estivessem a ser usados para formação.

O reposicionamento foi simples. Os quarenta e um processos com ramificações foram mantidos como diagramas com manutenção, movidos para uma ferramenta à qual toda a gente já tinha acesso, com um responsável identificado. Os setenta e um lineares foram reescritos como texto numerado na base de conhecimento que as pessoas já usavam.

A regra adotada depois foi a desta página: desenhe-o se houver três ou mais pontos de decisão reais, ou se o estiver a desenhar para ter uma conversa; nesse caso, não precisa de manutenção.

Doze meses depois, trinta e quatro dos quarenta e um diagramas mantidos tinham sido atualizados pelo menos uma vez. Uma auditoria recente de trinta documentos encontrou vinte e seis corretos em vez de quatro.

Como criar um fluxo de processo, passo a passo

Escreva primeiro o processo como uma lista numerada, mesmo que tenha a certeza de que quer um diagrama. Leva dez minutos e permite obter a contagem de decisões.

Se a contagem justificar um diagrama, combine o início e o fim antes de desenhar qualquer coisa, porque a discordância sobre o âmbito é o que faz as sessões de mapeamento se prolongarem.

Desenhe o estado atual com as pessoas que fazem o trabalho, numa parede ou numa tela partilhada, de forma aproximada. Não o arrume enquanto desenha.

Identifique todas as saídas de decisão com uma condição.

Registe as exceções em texto ao lado do diagrama em vez de adicionar caixas para elas, porque as exceções é que transformam um fluxo legível num fluxo ilegível.

Percorra o processo com alguém que o executa e observe a frase "bem, às vezes". Cada uma dessas ocorrências é ou uma ramificação em falta ou uma exceção para o texto.

Depois, decida, de forma explícita, se este diagrama vai ser mantido ou descartado. Ambos são válidos. Não decidir é o que cria uma pasta de desenhos desatualizados.

Tipos de fluxo de processo e modelos de fluxograma

Fluxograma básico. Etapas sequenciais com algumas decisões. A opção predefinida e, na maioria das vezes, a correta.

Swimlane ou cross-functional. Etapas atribuídas por função. Para problemas de transição, como acima.

Árvore de decisão. Muitas ramificações, pouca sequência. Muitas vezes é melhor expressá-la como uma tabela de decisão, que é mais fácil de manter e tão legível quanto. O nosso modelo de job aid explica quando uma tabela supera um diagrama.

Diagrama de fluxo de dados. Mostra informação a mover-se entre repositórios e processos em vez de tarefas em sequência. Uma notação diferente para uma pergunta diferente.

Mapa de cadeia de valor. Adiciona tempo, inventário e dados de valor acrescentado ao fluxo. Uma ferramenta lean para encontrar desperdício, e não um formato de documentação.

Fluxo de sistema ou arquitetura. Componentes e interfaces em vez de etapas humanas, alinhado com o seu IT documentation.

Estado atual versus estado futuro. Dois diagramas lado a lado. Genuinamente útil para decisões de mudança e raramente vale a pena manter depois, porque o estado futuro se torna o estado atual ou é abandonado.

Posso obter um modelo de fluxograma em Word, PowerPoint ou Excel?

O PowerPoint é o mais prático dos três para um diagrama que a maioria das pessoas vai precisar de editar. Quase toda a gente já o tem, as formas e os conectores comportam-se de forma razoável e os conectores mantêm-se ligados quando as caixas se movem.

O Word consegue produzir um fluxograma, mas é pouco prático depois de mais de uma dúzia de caixas, porque a tela de desenho luta contra o fluxo do texto. É uma boa escolha quando o diagrama é pequeno e deve ficar dentro de um documento maior.

O Excel é a ferramenta errada para o diagrama e a ferramenta certa para duas coisas à volta dele: o registo do processo, que lista cada fluxo com o seu responsável, a data da última verificação e a contagem de pontos de decisão, e qualquer tabela de decisão que extraia de um diagrama com muitas ramificações.

PDF para a versão disponibilizada. O importante é que o ficheiro de origem continue acessível e seja indicado no documento, porque um fluxograma em PDF sem um original editável é um diagrama que nunca será atualizado.

Seja o que for que escolha, selecione uma ferramenta que toda a gente que possa vir a atualizar o diagrama já tenha. O exemplo da Storrington acima falhou mais em licenças do que em esforço.

O ChatGPT ou ferramentas de IA conseguem criar um fluxograma?

Podem produzir um primeiro rascunho e é um ponto de partida genuinamente útil. Descreva um processo em linguagem simples e a maioria dos modelos atuais vai devolver um diagrama numa notação de texto como Mermaid ou uma descrição estruturada que pode colar numa ferramenta de diagramas.

Há dois limites que vale a pena conhecer. O modelo está a desenhar o processo que descreveu, não o processo que tem, por isso vai reproduzir o seu caminho feliz e quaisquer lacunas na sua própria compreensão. E não tem forma de saber quais as ramificações que são reais, por isso tende a produzir decisões limpas e simétricas quando a realidade tem três resultados desiguais.

O uso prático é chegar a um diagrama aproximado em dois minutos, para que uma conversa com as pessoas que fazem o trabalho possa começar a partir de algo concreto. Trate o resultado como um ponto de partida para essa conversa, e não como um mapa.

O que manter como texto em vez de um diagrama

As partes de um processo que pertencem consistentemente às palavras em vez de às caixas.

As exceções e os casos-limite, que são a forma mais rápida de tornar um diagrama ilegível.

As regras de decisão com qualquer complexidade, ou seja, qualquer coisa com limites, valores ou múltiplas condições. Um losango que diga "verificação de crédito" esconde uma regra que precisa de três linhas de texto.

Qualquer coisa que exija julgamento em vez de um teste, porque um diagrama implica uma resposta determinística.

Detalhe ao nível do campo, nomes de sistemas e os pormenores do que é introduzido onde. Isso pertence ao procedimento acima do diagrama.

E a razão pela qual o processo existe, que pertence a uma política e não a qualquer uma das opções.

Uma boa combinação é um diagrama de uma página que mostre a estrutura e as ramificações, com o procedimento por baixo a transportar os detalhes. O nosso SOP template cobre essa camada inferior.

Como documentar o processo que o fluxograma não consegue

Vale a pena dizer de forma clara: a Trupeer AI não desenha fluxogramas. Regista o que alguém faz no ecrã e transforma isso num guia escrito e num vídeo. Para o próprio diagrama, precisa de uma ferramenta de diagramas, e existem várias boas opções gratuitas.

Onde ajuda é na metade do trabalho que um fluxograma não consegue fazer. Assim que o seu diagrama mostrar a estrutura e as ramificações, alguém ainda tem de descrever o que acontece de facto dentro de cada caixa, e é essa descrição que as pessoas precisam no momento em que estão a fazer o trabalho, em vez de estarem a rever o processo.

Registar a tarefa uma vez produz esse detalhe escrito com as etapas e os ecrãs já capturados, o que é consideravelmente mais rápido do que escrevê-lo e muito mais provável de ser preciso. Também lida bem com as exceções, porque a abordagem prática é registá-las à medida que acontecem, em vez de tentar lembrá-las mais tarde.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

O resultado fica na sua knowledge base com uma marca consistente ao lado do diagrama, e o SOP creator cobre procedimentos que precisam de controlo. As instruções de configuração estão no document template setup guide.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de fluxo de processo gratuito no PowerPoint?

O PowerPoint é uma escolha razoável e a maioria das pessoas já o tem. Crie um slide com as suas formas standard e estilos de conectores e guarde-o como o seu modelo de casa. A vantagem em relação a uma ferramenta dedicada é puramente prática: qualquer pessoa que precise de atualizar o diagrama pode abri-lo sem pedir uma licença.

Existe um modelo de fluxograma para Word?

O Word lida com fluxogramas pequenos dentro de um documento maior, usando a tela de desenho para que as formas fiquem agrupadas. Depois de mais de uma dúzia de caixas, torna-se frustrante e o diagrama é melhor construído noutro local e inserido como imagem, com a localização do ficheiro de origem indicada no documento para que alguém o possa atualizar mais tarde.

Existe um modelo de gráfico de fluxo de processo no Excel?

O Excel consegue desenhar um e raramente deve ser usado para isso. O seu papel útil aqui é o registo: cada fluxo de processo com responsável, data da última verificação, contagem de pontos de decisão e onde vive o ficheiro de origem. Esse registo é o que impede que uma biblioteca de diagramas fique desatualizada em silêncio, que é a falha descrita no exemplo trabalhado acima.

Existe um modelo de fluxo de processo gratuito em PDF?

Exporte para PDF para circulação e para tudo o que vá para uma auditoria ou um pacote. Dê sempre nome ao ficheiro de origem e à sua localização no próprio diagrama, porque um fluxograma em PDF sem um original acessível é um documento que ninguém consegue manter.

Quantas caixas deve ter um fluxograma?

Quinze a vinte numa página é o limite de legibilidade. Para além disso, ou divida num fluxo de alto nível com sub-fluxos ligados, ou aceite que o processo é melhor expresso como texto com um pequeno diagrama que mostre apenas as ramificações. Diagramas com sessenta caixas são normalmente produzidos para demonstrar exaustividade, em vez de serem lidos.

Qual é a diferença entre um fluxo de processo e um mapa de processo?

Na prática, os termos são usados de forma intercambiável. Quando as organizações os distinguem, um fluxo de processo é a sequência de etapas e um mapa de processo é mais abrangente, adicionando funções, sistemas, entradas, saídas e, por vezes, dados de tempo e volume. Um mapa de cadeia de valor vai ainda mais longe ao adicionar tempo de espera e análise de valor acrescentado.

Quem deve ser o responsável por um fluxograma?

Uma função identificada com a ferramenta, o acesso e o tempo para o atualizar. Esse é um patamar mais alto do que parece e é a razão pela qual a maioria dos diagramas fica desatualizada. Se não conseguir identificar alguém que cumpra os três requisitos, não crie o diagrama como um documento com manutenção.

Com que frequência deve ser atualizado um fluxo de processo?

Com base em gatilhos, não num calendário: quando um sistema muda, quando uma transição passa entre equipas, quando surge uma nova ramificação ou quando muda o responsável pelo processo. Adicione uma data da última verificação e volte a confirmá-la anualmente; para um diagrama, isso normalmente significa percorrê-lo com alguém que executa o processo, em vez de o ler.