새로운 기능을 탐색하는 동안 통화를 기다리거나 봇과 대화하는 것은 답답한 일입니다. 데이터에 따르면 B2B 고객의 44% 이상이 도움이 필요할 때 셀프 서비스 채널을 선택한다고 합니다. 

새로운 기능을 출시할 때 채택을 유도하는 가장 빠른 방법은 도움말 센터나 문서에 명확한 가이드를 게시하는 것입니다. 고객은 원할 때 언제 어디서나 이 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 

시간이 많이 걸린다는 이유로 사용법 가이드(how-to guide) 제작을 미루고 계셨다면, Trupeer가 그 과정을 간단하게 만들어 드립니다. 귀하와 고객 모두의 시간을 절약해 주는 전문적인 셀프 서비스 리소스로 프로세스를 전환하는 방법을 배우게 될 것입니다.

사용법 가이드(How-to Guide)란 무엇인가요? 

단계별 가이드로도 알려진 사용법 가이드는 프로세스의 각 단계를 안내하는 교육용 콘텐츠 자산입니다. 스크린샷이 포함된 문서 가이드이거나 동영상 가이드일 수 있습니다. 단계와 함께 고객이 직면할 수 있는 모범 사례, 인사이트 및 과제도 나열합니다. 단계를 진행하면서 기록하기 때문에 나중에 따로 작성할 필요가 없어 사용법 가이드 템플릿도 지원합니다.

사용법 가이드를 작성해야 하는 이유는 무엇인가요? 

수많은 비즈니스가 명확하고 가치 있는 정보로 사용자의 질문에 답하기 위해 사용법 가이드를 작성합니다. 사용법 가이드를 작성할 때 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 다음과 같습니다. 

1. 자주 묻는 질문에 대한 답변 제공 

지원 팀은 종종 다음과 같은 동일한 질문을 반복해서 받습니다.

• 이 기능은 어떻게 사용하나요?

• 무언가를 설정하려면 어떤 단계를 따라야 하나요?

• 일반적인 실수를 피하려면 어떻게 해야 하나요?

잘 작성된 사용법 가이드는 지식 베이스 또는 도움말 센터에 저장되어 고객과 지원 팀이 필요할 때마다 언제든지 참조할 수 있습니다. 

💡 프로 팁: 지원 티켓이나 라이브 채팅에서 반복되는 질문을 수집한 다음, 상위 질문들을 단계별 가이드로 변환하여 사용자 중심으로 유지하세요.

2. 고객에게 24/7 지원 제공

1인 제품 팀이라면 새로운 기능 출시 후 지원 문의가 쌓이는 고통을 잘 알고 계실 것입니다. 모든 이메일, 모든 채팅, 모든 "이걸 어떻게 사용하나요?"라는 질문이 귀하에게 쏟아집니다. 귀하가 24시간 내내 온라인 상태일 수는 없지만, 고객은 즉각적인 답변을 기대합니다.

기능이 출시되는 날 지식 베이스에 명확한 단계별 사용법 가이드를 게시함으로써, 고객이 귀하를 기다리지 않고 스스로 탐색하고 문제를 해결할 수 있는 자유를 줄 수 있습니다. 

초기 단계의 팀에게 이는 두 가지 효과를 가져다줍니다:

• 사후 대응적 지원을 줄여줍니다 (실연을 요청하는 메시지가 줄어듭니다)

• 첫날부터 문서가 마련되어 있는 것을 보고 고객이 제품에 대한 신뢰를 갖게 됩니다

💡 프로 팁: 사용자 가이드를 PDF 속에 묻어두지 마세요. 검색이 가능하게 만들고, 제품 사용자 인터페이스(UI) 내에 링크를 걸고, 릴리스 노트에 노출시키세요.

3. 고객 교육 

문제 해결을 넘어, 가이드를 통해 고객이 제품에서 더 많은 가치를 얻을 수 있도록 고객을 교육할 수 있습니다. 예를 들어, 단순히 새로운 설정을 활성화하는 방법을 보여주는 대신 그것이 왜 중요한지, 그리고 어떻게 워크플로우를 개선하는지 설명할 수 있습니다. 

이러한 교육은 사용자의 참여를 유지하고 제품의 고착성(stickiness)을 높이는데, 이는 각 계정 담당 성공 팀이 부족할 때 매우 중요합니다.

📽️ Trupeer 인사이트: 고객은 단 하나의 단계를 찾기 위해 3~5분짜리 동영상을 다시 보고 싶어 하지 않을 수 있습니다. 핵심 지침을 훑어보거나 북마크하는 것을 선호할 수 있습니다. 화면의 단계를 녹화하면 Trupeer의 AI 가이드가 이를 사용법 가이드로 변환해 줍니다. 텍스트를 변경하고, 스크린샷을 편집하고, 필요한 경우 새 스크린샷을 추가할 수도 있습니다. 

Trupeer로 사용법 가이드 무료로 만들기 

4. 직원 온보딩 및 교육에 유용 

온보딩이 신규 입사자만을 위한 것이라는 보편적인 믿음과는 달리, 수평 이동, 승진 또는 외부 영입 등 모든 전문적인 이동에는 긍정적인 온보딩 경험이 필요합니다. 이는 장기적인 성공과 많은 빈자리 사이의 차이를 만들 수 있습니다. 

사용법 가이드는 지식을 표준화하므로, 모든 역할 변경이나 교육 니즈에 대해 매번 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다.

사용법 가이드가 직원의 여정 전반에 도움이 되는 방법:

• 신규 입사자: 도구, 워크플로우, 회사 프로세스에 대한 단계별 가이드는 업무 적응 시간을 단축하고 1:1 밀착 마크에 대한 의존도를 줄입니다

• 승진: 누군가 리더십 또는 전문가 역할로 이동할 때, 가이드는 새로운 시스템, 승인 및 책임에 대한 신속한 참고 자료를 제공합니다

• 프로세스 변경: 내부 도구나 워크플로우가 업데이트될 때 모든 사람의 방향을 일치시킵니다 

📽️ Trupeer 인사이트: Trupeer를 사용하여 사용법 문서 작성을 시작하면 매우 쉽게 시작할 수 있습니다. 마이그레이션 비용이나 설정 문제가 없으며 몇 번의 클릭만으로 팀 내부 및 외부에 사용법 가이드를 공유할 수 있습니다. 

저희 사용자 중 한 명의 말을 인용하자면, “우리는 거의 매일 이 도구를 사용하고 있습니다. 모든 새로운 문서와 데모가 이 도구를 사용해 제작되고 있습니다. 다른 국가로도 확장하기 시작했는데, 번역 기능이 꽤 잘 작동하고 있습니다.” 

👀 알고 계셨나요? 오직 신입 사원의 43%만이 하루 동안의 오리엔테이션과 복리후생 폴더 제공보다 더 나은 온보딩 경험을 받았다고 답했습니다. 

Trupeer를 사용하여 사용법 가이드를 만드는 방법 

단계별 가이드 제작에 Trupeer가 가장 좋은 점은 편집이나 글쓰기 경험이 필요 없다는 것입니다. Trupeer의 AI 가이드 기능을 사용하여 30분 이내에 가이드를 완성하는 방법은 다음과 같습니다. 

✅ 지금 Trupeer의 사용법 가이드 생성기(How-to Guide Generator) 도구를 사용해 보세요!

1단계: 대상 독자와 주제 파악하기 

가장 효과적인 사용법 가이드들의 공통점이 무엇인지 아시나요? 각 가이드는 하나의 단일 주제에만 집중한다는 것입니다. 예를 들어, Notion AI 사용 방법이 아니라 Notion AI로 회의록을 작성하는 방법과 같이 구체적입니다. 

또한, 사용법 가이드 만들기를 처음 시작하는 경우라면 간단하고 구체적으로 유지하세요. 처음 사용하는 사용자에게는 더 많은 세심한 안내가 필요한 반면, 숙련된 사용자에게는 더 제품에 특화된 정보가 필요할 수 있습니다. 타겟이 잠재 고객인지, 기존 고객인지, 아니면 내부 직원인지 결정하세요. 

2단계: Trupeer를 사용하여 콘텐츠 녹화하기 

먼저 Trupeer의 Chrome 확장 프로그램을 다운로드하고 화면을 녹화해 보세요. 화면의 단계를 진행하면서 설명하기만 하면 됩니다. Trupeer는 이를 동영상으로 녹화합니다. 

또는 이미 녹화된 동영상이 있는 경우, Trupeer에 가입하고 업로드하면 됩니다. 표준 형식과 최대 5분 또는 150MB의 파일을 지원합니다.

Trupeer의 Chrome 확장 프로그램을 사용하여 화면을 녹화하고 입력 언어를 선택하세요 

Trupeer로 간편하게 사용법 가이드 만들기 

3단계: Trupeer가 사용법 가이드를 분석하고 생성합니다 

화면 녹화를 마친 후 왼쪽 상단의 문서 탭을 클릭하세요. Trupeer의 AI가 녹화본을 스캔하여 주요 단계를 자동으로 추출합니다. 각 동작을 설명하는 데 필요한 시각 자료(스크린샷)와 텍스트를 모두 식별합니다.

그 결과 제목(H1-H6), 스크린샷, 요약이 포함되어 바로 게시할 수 있는 사용법 가이드가 완성됩니다. 

4단계: 콘텐츠 편집하기 

Trupeer가 왜 극도로 사용자 친화적인지 아시나요? 워드 문서와 유사한 에디터를 제공하므로 편집하려는 섹션을 클릭하기만 하면 편집할 수 있기 때문입니다. 코딩은 필요하지 않습니다. 

예를 들어, 단계의 순서를 바꾸거나 이름을 변경할 수 있습니다. 주석을 달거나, 다른 섹션이나 리소스로 연결되는 하이퍼링크를 추가할 수 있으며, 스크린샷을 편집하거나 삭제할 수도 있습니다. 

👀 알고 계셨나요? Slack의 문서는 11개 언어로 제공되며, 이 직무는 2017년에 시작되었습니다. 여기에는 이모티콘 현지화뿐만 아니라 슬래시 명령 네임스페이스도 포함됩니다. 

5단계: AI로 재작성하기 

가이드를 녹화했는데, 이를테면 숙련된 사용자를 위해 가이드를 약간 수정하고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 아니면 다른 카테고리의 사용자를 위한다면요? 

Trupeer AI를 사용하면 맞춤형 지침을 추가하고 변경할 수 있으므로, 대상 독자가 바뀔 때마다(초보자에서 상급자로) 매번 가이드를 다시 녹화할 필요가 없습니다. 

6단계: 현지화를 위해 가이드 번역하기

Trupeer에서는 사용법 가이드를 9개 이상의 언어로 현지화할 수 있습니다. 즉, 제품이 다양한 지역의 사용자를 지원하는 경우, 문서를 현지 언어로 제공하여 온보딩 마찰을 줄일 수 있습니다. 

👀 알고 계셨나요? 2억 2천만 명 이상의 사람들이 Canva를 사용하고 있으며, 이들은 190개국에서 100개 언어로 250억 개의 디자인을 만들었습니다. 이는 SaaS 에코시스템에서 가장 우수한 현지화 사례 중 하나입니다.

7단계: 사용법 가이드 내보내기 및 공유하기 

최종 결과물이 완성되면 콘텐츠를 PDF, Word 또는 Markdown으로 내보내세요. 링크를 통해 직접 공유하거나 자체 지식 베이스, LMS 또는 도움말 센터 인터페이스에 임베드할 수도 있습니다.

💡 프로 팁: Trupeer를 사용하면 이 가이드를 MP4로 다운로드하거나 링크를 통해 공유할 수 있는 동영상 가이드로 변환할 수 있습니다. 

더 읽어보기: SaaS 제품 업데이트를 알리는 방법 

대표적인 사용법 가이드 우수 사례

사용법 가이드를 활용해 새로운 기능을 교육하고 제품 채택을 유도하는 두 회사의 사례를 살펴보겠습니다. 

1. Notion 

Notion은 새로운 기능을 출시할 때마다 도움말 센터에 상세한 가이드를 게시합니다. Notion AI 회의록에 관한 이 가이드에서는 일상 업무에서 해당 기능을 사용하는 방법에 대한 단계별 가이드, 모범 사례 및 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 무료 템플릿을 볼 수 있습니다. 

또한 Notion의 사용법 가이드에서 돋보이는 점은 처음 읽는 사람을 위한 FAQ가 포함되어 있다는 것입니다. 또한 각 가이드에는 무료 템플릿, 더 많은 참조 문서, 기능 가입 등과 같은 CTA(행동 유도)가 있습니다. 

🧠 흥미로운 사실: r/Notion 서브레딧은 41만 7천 명 이상의 회원을 보유하고 있어 Reddit에서 가장 활발한 생산성 도구 커뮤니티 중 하나입니다.

Trupeer의 AI 가이드로 제품 채택률 높이기 

2. ClickUp 

ClickUp은 Custom Autopilot Agents를 출시했을 때, 도움말 센터에 전용 사용법 가이드를 게시하여 사용자가 자신만의 AI 에이전트를 구축하는 과정을 단계별로 안내했습니다. 

이 가이드는 트리거 설정, 조건 추가, 작업 선택, 지식 소스 지정, 에이전트에 도구 부여 등 프로세스를 모듈별로 세분화하여 설명합니다.

ClickUp의 사용법 가이드에서 돋보이는 부분은 구조화된 흐름입니다. 이 문서는 에이전트를 설정하는 방법만 보여주는 것이 아니라 각 단계가 왜 중요한지 설명합니다(예: 지식 소스를 선택해야 에이전트가 정확한 답변을 제공할 수 있습니다). 

인터페이스의 시각적인 스크린샷이 지침을 보강해주고, 관련 문서(예: "ClickUp Autopilot Agents란 무엇인가요?")에 대한 링크는 독자에게 필요한 맥락을 제공합니다.

💡 프로 팁: 사용법 가이드가 다양한 대상 독자를 충족하는지 확인하세요. 처음 읽는 사람에게는 FAQ와 기본 사항이 필요합니다. 파워 유저는 단축키나 모범 사례를 원할 수 있습니다. 접을 수 있는 섹션, 프로 팁 또는 고급 리소스 링크를 포함하여 두 가지의 균형을 맞추세요.

사용법 가이드 작성을 위한 모범 사례  

1. 모듈식 설정 흐름 사용 

사용자에게 과도한 부담을 주는 것은 가장 피해야 할 일입니다. 훑어보기 쉽게 작성하세요. 

가이드를 단계별로 세분화하세요. 시각적 구분선과 함께 제목 및 부제목을 사용하여 각 섹션을 구별하세요. 진행률 표시기(예: 5단계 중 2단계)를 추가하여 사용자가 진행 중임을 보여주는 것이 좋습니다. 

모듈식으로 유지하는 것의 또 다른 장점은 재사용이 가능하다는 것입니다. 2단계는 필요할 때 마이크로 가이드나 FAQ가 될 수 있습니다. 

더 읽어보기: 데모 동영상을 마케팅 콘텐츠로 재가공하는 방법 

2. 가이드 내에 보조 요소 포함

독자가 특정 지점에서 마찰을 겪을 때를 대비해 툴팁, 동영상 클립/GIF 또는 인라인 FAQ와 같은 보조 요소를 사용하여 흐름을 방해하지 않고 독자를 도우세요.

3. 제품 UI 자체에 사용법 가이드 임베드

가이드가 제품의 자연스러운 확장처럼 느껴지기를 원할 것입니다. 또한 사용자가 업무 흐름 중에 기능에 대해 학습하기 때문에 채택률이 높아집니다. 예를 들어, Notion은 간단한 "/meet" 명령어로 작업 공간에 AI 회의록을 직접 내장합니다. 

보너스: 동일한 사용법 가이드를 도움말 센터, 인라인 도움말, 제품 투어, 심지어 릴리스 노트에도 넣을 수 있습니다. 하나의 가이드로 여러 접점을 해결할 수 있습니다. 

4. 각 단계가 왜 중요한지 보여주기

각 단계가 왜 중요한지에 대한 맥락이 없으면 사용자는 나중에 실수를 하거나 중요한 단계를 건너뛰거나 행동 뒤에 숨겨진 가치를 보지 못할 수 있습니다. 

이는 단계를 건너뛸 때의 위험을 강조하는 것을 의미할 수 있습니다. "지식 소스를 지정하지 않으면 에이전트가 불완전한 정보로 응답할 수 있습니다."

또는 단계를 비즈니스 가치와 연결하는 것입니다. "이 설정을 통해 보고서를 내보낼 수 있으므로 클릭 한 번으로 고객과 결과를 공유할 수 있습니다." 

사용자가 실제 적용 사례를 볼 수 있도록 마이크로 예시를 추가할 수도 있습니다. "예를 들어, 영업 팀은 이 설정을 활용하여..." 독자가 실제 적용을 이해할 수 있도록 하세요.

📽️ Trupeer 인사이트: Trupeer로 녹화할 때 자동 생성된 각 단계에 그것이 왜 중요한지 설명하는 간단한 노트를 달 수 있습니다. 이를 통해 교육 자료가 단순히 방법만 보여주는 것이 아니라 이유도 가르쳐 줄 수 있습니다.

Trupeer로 간편하게 사용법 가이드 만들기 

사용법 가이드는 지원 티켓 및 비용 절감, 제품 채택율 증가, 추가 인력 없이 온보딩 확장 등 수많은 이점이 있지만, 이를 만들고 유지 관리하는 것은 힘든 작업입니다. 

Trupeer가 이를 바꾸어 드립니다. Trupeer는 원스톱 워크플로우를 제공합니다. 한 번만 녹화하면 30분 이내에 게시할 준비가 된 세련된 다중 형식 가이드를 얻을 수 있습니다. 새로운 고객을 지원하거나, 직원을 교육하거나, 제품 릴리스를 문서화할 때, Trupeer는 귀하의 지식 베이스가 비즈니스와 함께 확장되도록 보장합니다.

Trupeer와 함께 첫 사용법 가이드를 무료로 작성해 보세요 

자주 묻는 질문(FAQ) 

1. 사용법 가이드에 가장 적합한 형식은 무엇인가요?

가장 좋은 형식은 단계별, 모듈식, 시각적 형식입니다. 독자가 명확한 순서를 따를 수 있도록 지침을 번호가 매겨진 단계로 나누세요. 각 단계에는 스크린샷이나 GIF와 같은 시각 자료를 함께 배치하세요. 프로세스가 왜 중요한지 설명하는 짧은 소개와 독자가 다음에 무엇을 해야 할지 알 수 있도록 FAQ 또는 CTA가 포함된 결론 섹션을 추가하세요.

2. 효과적인 사용법 가이드를 만드는 요소는 무엇인가요?

효과적인 가이드는 단순히 단계를 나열하는 것 이상을 수행합니다. 질문에 답하고, 모호함을 제거하며, 사용자가 스스로 성공할 수 있도록 돕습니다. 이는 다음을 의미합니다:

• 명확하고 능동적인 언어로 작성하기 ("저장 클릭" vs "버튼이 클릭되어야 합니다")

• 맥락 제공하기 ("변경 사항 손실을 방지하려면 이 작업을 수행하세요")

• 문제 해결 팁으로 예상치 못한 장애물 대비하기

• 처음 사용하는 사용자와 숙련된 사용자 모두가 가이드에 쉽게 접근할 수 있도록 만들기 

3. 사용법 가이드의 가독성과 학습 유지율을 어떻게 향상시킬 수 있나요?

가독성을 높이려면:

• 짧은 단락, 여백, 한눈에 들어오는 머리글을 사용하세요

• 굵은 글씨나 강조 표시로 주요 용어 또는 경고를 눈에 띄게 하세요

• 한 단계당 한 가지 작업만 고수하세요

기억력을 높이려면:

• 시각적 단서(화살표, 강조 표시, 캡션)를 추가하세요

• 단계 뒤에 숨겨진 "이유"를 강화하여 독자가 클릭 방식뿐만 아니라 논리도 기억하도록 하세요

• 반복적으로 사용할 수 있도록 다운로드 가능한 체크리스트나 템플릿을 제공하세요

4. Trupeer는 화면 녹화에서 가이드를 어떻게 생성하나요?

Trupeer는 녹화본이나 업로드된 동영상을 분석하여 주요 작업을 감지하고 지원 스크린샷과 함께 단계의 순서를 정합니다. 몇 분 만에 완벽하고 구조화된 가이드를 제공합니다.

5. Trupeer를 사용하여 사용법 가이드를 무료로 만들 수 있나요? 

네, 가능합니다. Trupeer의 무료 플랜을 사용하면 화면을 한 번 녹화하는 것만으로 스크린샷과 텍스트 설명이 포함된 상세한 단계별 가이드를 자동으로 생성할 수 있습니다. 그런 다음 비용 결제 없이 PDF, Word 또는 Markdown으로 내보낼 수 있으므로, 1인 제품 팀이더라도 지식 베이스나 도움말 센터 구축을 쉽게 시작할 수 있습니다.

6. 사용법 가이드를 송장 처리 SOP(표준 운영 절차)에 사용할 수 있나요?

네, 단계별 사용법 문서는 송장 처리 SOP에 가장 효과적인 형식 중 하나입니다. 송장 처리에는 정확한 순서(접수, 확인, 승인, 기록 및 지급)의 작업이 포함되며, 잘 구조화된 사용법 가이드는 업무를 담당하는 사람에 관계없이 모든 팀원이 정확히 동일한 단계를 따르도록 보장합니다. 이를 통해 오류를 줄이고 처리 시간을 단축하며 재무 및 규정 준수 팀을 위한 감사 가능한 추적 이력을 생성합니다.

7. 사용법 가이드가 기술자 친화적인 문서를 만드는 데 어떻게 도움이 되나요?

사용법 가이드는 설명보다 행동을 우선시하기 때문에 기술자 친화적인 문서에 태생적으로 매우 적합합니다. 현장의 기술자에게는 배경 맥락이 필요하지 않고 다음에 정확히 무엇을 해야 하는지 알아야 합니다. 가이드를 번호가 지정된 단계와 이를 뒷받침하는 스크린샷 또는 짧은 동영상 클립으로 구성하면, 기술자가 시간이 촉박한 상황에서도 빠르고 자신 있게 따라갈 수 있는 문서를 만들 수 있습니다.

8. 사용법 가이드를 사용하여 프로세스 비디오로 제조 단계별 작업 지시서를 만들 수 있나요?

네, 이는 제조 프로세스를 문서화하는 가장 효율적인 방법 중 하나입니다. 현장에서 작업을 수행하는 기술자 또는 작업자의 모습을 녹화하고 해당 동영상을 단계별 사용법 가이드로 변환함으로써, 구조화되고 반복 가능한 형식으로 현장의 실제 노하우를 포착할 수 있습니다. Trupeer는 프로세스를 한 번 녹화하면 스크린샷과 단계별 설명이 포함된 제조 작업 지시서를 자동으로 생성해 주므로, 지식 베이스에 임베드하거나 인쇄하여 작업 현장에 즉시 배포할 수 있습니다.