ドキュメント自動化ソフトウェア

プロセスの記録を、手作業で一つひとつ書き起こすことなく、実用的なドキュメントに変換します。Trupeerはワークフローを記録し、ドキュメントを生成し、チームがそれを編集・公開・更新できるようにします。

すべてのプロセスについて、誰かが記録し、手順を書き出し、スクリーンショットを取り、ページを整形してから、プロセスが変わるたびにその大半を繰り返す必要があると、ドキュメント作成は高コストになります。自動化は、その繰り返しが発生する部分に狙いを定めます。

ドキュメント自動化とは？

ドキュメントの「保管」ではなく、「作成とメンテナンス」を自動化します。ワークフローは一度だけ記録され、その記録からドキュメントが生成されます。更新は、空のページからではなく、元データから始まります。

実際には、次の4つをカバーします：

• 作成: ワークフローを記録し、手順を生成し、構造を適用

• 変換: 同じソースからスクリーンショット、文章によるガイド、動画を作成

• 公開: リンクで共有、ナレッジベースに公開、またはエクスポート

• 保守: ワークフローが変わったときに、影響を受けた部分を再記録または編集

ドキュメントライブラリの管理とは別の仕事です。自動化は、ドキュメントの作成と維持にかかる作業を減らします。管理は、存在した後にそれを整理し、制御し、統治します。課題が「作成」ではなく、組織化・権限・検索である場合は、ドキュメント管理プラットフォームをご覧ください。

ドキュメント自動化はどのように機能しますか？

記録されたワークフローから公開されたドキュメントまで、3つのステップ。

ステップ1: ワークフローを記録またはアップロード

実際に作業しながらブラウザでプロセスをキャプチャするか、すでにある録画をアップロードします。ドキュメントは、誰かの記憶からではなく、実際に記録されたワークフローから始まるため、「後から再構築する」ステップが不要になります。

ステップ2: ドキュメントを生成

Trupeerは記録内の手順を特定し、それぞれにスクリーンショットを取得し、指示文の下書きを作成して、同じキャプチャから動画版も生成します。得られるのは、完成したドキュメントではなく、構造化された下書きです。

ステップ3: 編集、公開、更新

出力を確認し、手順の順序を入れ替えたり書き直したりし、スクリーンショットをトリミングして注釈を追加し、機密性のある内容はぼかします。その後、リンクで公開するか、エクスポートします。ワークフローが変わった場合は、ガイドを作り直すのではなく、影響を受けたドキュメントを編集または再記録できます。

レビューは自動化されませんし、自動化されるべきでもありません。キャプチャ中に見えていなかった推論、承認、例外は、プロセスの所有者が追加する必要があります。AIドキュメントの正確性では、確認すべきポイントを解説しています。

ドキュメント自動化が置き換えるもの

手作業: 記録 → 書く → スクリーンショット → 整形 → 動画を記録 → 公開 → 次回も同じことを繰り返す。
自動化: 記録 → 生成 → 確認 → 公開 → 更新。

Trupeerで自動化できること

• ワークフローのキャプチャ: ブラウザで記録するか、会議ツールからの記録を含む既存の録画をアップロード

• AI生成ドキュメント: キャプチャしたアクションから作成された、順序立てられた手順と下書きの指示文

• スクリーンショット: ワークフローから手順ごとに取得し、その後トリミング・注釈付け・ぼかしが可能

• 動画: 同じ記録からナレーション付きのウォークスルーを作成し、つなぎの言葉や無音を削除

• 編集: 手順の順序変更、統合、分割、文言の書き換え、ブランドキットの適用

• 翻訳: 別々のドキュメントを管理せずに、同じドキュメントを他言語で公開

• 公開: リンクで共有、ナレッジベースに公開、またはPDF/Wordにエクスポート

• 更新: ワークフローが変わったときに、最初からやり直すのではなく影響を受けた部分を更新

例: 繰り返し発生するドキュメント作成ワークフローの自動化

サポートチームがトラブルシューティングのワークフローをドキュメント化します。ガイドを書き、スクリーンショットを撮り、別のトレーニング動画を録画する代わりに、誰かがワークフローを一度だけ記録します。

Trupeerは、その1回のキャプチャから、スクリーンショット付きの手順ガイドと動画版を生成し、チームは公開前に下書きを確認します。インターフェースが変更された場合は、ガイド、スクリーンショット、動画をそれぞれ別々に作り直すのではなく、影響を受けた手順を再記録します。

ドキュメント自動化が役立つ場面

• ソフトウェアおよびプロセスのドキュメント: 画面上で実行される、繰り返し可能なワークフロー。キャプチャには観察できる要素があります

• オンボーディングとトレーニング: 人がまず最初に見て、その後に文章版を参照する場面

• 顧客およびサポートのドキュメント: 製品に合わせて変わるヘルプ記事やトラブルシューティングガイド

• ナレッジの引き継ぎ: 次に知っている人が移る前に、何かがどのように行われるかを記録する

手順固有のワークフローについては、画面録画をSOPに変換するをご覧ください。1つのソースから複数の形式を作成するには、マルチフォーマットのドキュメント生成ツールをご覧ください。

自動化が実際に工数を削減するポイント

具体的に言う価値があります。削減効果はドキュメント作業全体に均等に分散されないためです。

• 制作、かなり:
  手順を書くこと、スクリーンショットを撮ること、整形することは、キャプチャがほぼ完全に取り除きます。複数ステップのワークフローでは、これにより反復的な制作作業を相当量削減できる可能性があります

• 構造的な一貫性:
  同じワークフローから生成されたドキュメントは、誰が記録したかに関わらず同じ形で届きます。これは、手作業の作成では大規模に解決できない問題です

• 更新、かなり:
  繰り返し発生するコスト。更新が安価な手順は実際に更新され、そのことが、1年後にライブラリが信頼できるかどうかを左右します

• レビュー、まったく自動ではない:
  下書きを確認し、推論を追加し、承認する作業は人が行います。複雑なプロセスでは、その「より長い半分」になり得ます

• 何をドキュメント化するか、まったく自動ではない:
  自動化によって制作が安くなるため、誰も必要としていなかったものまでドキュメント化しやすくなります

ドキュメント自動化 vs ドキュメント管理

分けて考える価値があります。チームは多くの場合両方を必要とし、解決する課題が異なるためです。

• 自動化は、ドキュメントの作成と維持にかかる手作業を減らします: キャプチャ、生成、更新、公開

• 管理は、ドキュメントが存在した後にそれを整理し統治します: 構造、権限、検索、所有、レビューサイクル

管理のない自動化は、見つけられないドキュメントを大量に生みます。自動化のない管理は、きちんと整理されたライブラリを作っても陳腐化します。後者の半分については、ドキュメント管理プラットフォームをご覧ください。

ドキュメント自動化ソフトウェアで見るべきポイント

重要度の高い順に、絞り込み候補を評価する価値がある6つの観点があります：

• ワークフローのキャプチャ: プロセスを記録できるか、すでにある録画を受け入れられるか？

• AI生成の手順: トランスクリプトではなく、順序立てられた読みやすい指示を生成できるか？

• スクリーンショット: 後から貼り付けるのではなく、ワークフローから手順ごとに取得できるか

• 編集とレビュー: 人が下書きをどれだけ簡単に修正し、キャプチャでは見えなかった内容を追加できるか？

• 公開: 出力が読者のいる場所に届くか、必要ならファイルとしてエクスポートできるか？

• 更新ワークフロー: プロセスが変わったとき、更新には実際に何が含まれるか？ これは多くの評価で見落とされがちで、ドキュメントが正確さを保てるかどうかを決めるポイントです

ドキュメント自動化ができないこと

どの内容をドキュメント化すべきかを判断すること、記録したプロセスが正しいものだったかを検証すること、画面に映っていなかった文脈を補うことはできません。また、ドキュメントのメンテナンスが完全になくなるわけでもありません。更新は作り直しより安価ですが、誰かがプロセスが変わったことに気づく必要があります。

管理が必要なドキュメントでは、自動化はそれらを置き換えるのではなく、明確な所有、レビュー、公開のプロセスを支援します。運用ルールによって要件は異なるため、具体的な内容は自社の義務と照らし合わせて確認してください。