無料のビジネスプロセスジェネレーター

Trupeer AIのビジネスプロセスジェネレーターは、実際に仕事がどのように行われているかを画面録画し、それを完全なビジネスプロセスのドキュメントに変換します。洗練された動画のウォークスルーと、書面によるプロセスガイドの両方を用意し、共有・ブランディング・65+言語への翻訳にすぐ対応できます。業務運用リーダー、プロセス改善チーム、ビジネスプロセスアナリストは、プロセスが現在どのように回っているかを記録するためにこれを使います。これは、多くのビジネスプロセス改善およびビジネスプロセス自動化プロジェクトにおける、欠けている最初のステップです。

• ビジネスプロセスを1回だけ記録。動画と書面のプロセスドキュメントを同じ作業で入手。

• 誰かの記憶や、元のビジネスプロセスマップが説明する姿ではなく、実際に動いているプロセスをそのまま捉えます。

• 変更されたステップを再録画して更新。残りのプロセスドキュメントはそのまま維持されます。

• 同じビジネスプロセスを地域をまたいで運用するグローバルチーム向けに、ドキュメントを65+言語に翻訳。

• ブランディングされたShared Pageリンクで共有。ビジネスプロセス管理ソフトウェア、イントラネット、ナレッジベースのどれにも埋め込めます。

Trupeer AIがビジネスプロセスドキュメントとして生成するもの

業務運用担当者が、実行中のプロセスを記録します。たとえば、月次決算を担当するファイナンスリード、エスカレーションの引き継ぎを行うサポート、テリトリー割り当てを行う営業オペレーションなどです。Trupeer AIが残りを処理します。つなぎ言葉は削除され、カーソルの微細な揺れは滑らかにされ、ズーム効果で、実際に作業が行われている画面の部分が強調されます。だからこそ、プロセスとドキュメントが同じソースから生まれるビジネスプランテンプレートとの相性が抜群です。

出力は、同じ作業で作られる洗練された動画と書面のプロセスガイドです。動画ではプロセスが実行されている様子が分かります。書面のガイドは、スクリーンショット付きで番号付きのステップに分解します。見る人によって最適な形式は異なります。ビジュアル学習タイプの人は動画を見ます。初めてプロセスを実行する人は書面のガイドに従います。監査チームやコンプライアンスチームは、元のプロセスドキュメントテンプレートが「こうあるべき」と書いていたのではなく、実際にプロセスがどのように回っているかを裏付ける証跡を得られます。

ブランディングキットは自動で適用されます。企業ロゴ、カラー、フォント、イントロ／アウトロのスライドはすべて、会社のドキュメントライブラリの他の内容と一致します。製品名や社内ツール名は、カスタム用語集によって一貫性が保たれます。これは重要です。ビジネスプロセスドキュメントが、AIが本来は読み方や綴りを知らない可能性のあるシステムを参照することがあるためです。AI画面録画レイヤーが、カーソルのハイライト、領域のフォーカス、UI操作時の自動ズームを処理します。これは、多くのビジネスプロセスソフトウェアが省略するか、うまくできない部分です。

ビジネスプロセスジェネレーターは3ステップで動作します

完全な流れは1回の録画で完結し、出荷可能なプロセスドキュメントを生成します。別途の文章作成工程は不要で、フローチャートソフトも不要、ドキュメントの滞留（バックログ）も発生しません。そこから、すでにドキュメントが記録されているため、プロセスフローテンプレート が自然な次のステップになります。

ステップ1：画面上でビジネスプロセスを録画

ブラウザで録画を開始し、実際に行われているワークフローをそのまま記録するか、既存の動画ファイルをアップロードします。AIは、録画された内容に基づいて処理します。事前の台本は不要で、別のフローチャートも不要、最初に描くべきビジネスプロセス図もありません。録画が豊かであれば、生成されるドキュメントも豊かになります。

ステップ2：Trupeer AIが動画と書面のプロセスガイドを生成

つなぎ言葉は削除されます。視聴者が画面上で何が起きているかを追いやすい箇所に、ズーム効果とカーソル効果が追加されます。下書きの動画と下書きの書面プロセスガイドが、エディター上で同時に表示されます。カスタム用語集が適用されるため、社内の製品名は両方の出力で正しく綴られ、正しい発音になります。

ステップ3：ブランディング、翻訳、共有

ブランディングキットを適用し、企業ロゴ、カラー、イントロ／アウトロのスライドを、残りのドキュメントライブラリと揃えます。翻訳でスペイン語、マンダリン、中国語、ヒンディー語、ポルトガル語、または会社が話す65+言語のいずれにも対応します。次に、チームがあらゆるビジネスプロセス管理プラットフォーム、ナレッジベース、イントラネット、ヘルプセンターに埋め込めるShared Pageリンクで共有します。

実際にビジネスプロセスジェネレーターを開くのは誰か

このツールを開く人は、通常、業務運用リーダー、ビジネスプロセスアナリスト、またはプロセス改善マネージャーです。プロセスドキュメントが少なくとも6か月間バックログになっているような会社で働いていることが多いです。パターンは一貫しています。上級者は、自分たちが作ったからこそプロセスを理解しています。新しい人は理解していません。そのギャップは、不統一な実行、繰り返し発生するトレーニング依頼、解決に数週間かかる監査指摘として表れます。Trupeer AIは、インタビューで後から聞き出そうとするのではなく、上級者がまだ実際に作業している最中のプロセスを記録します。

同じパターンは部門をまたいで見られます。ファイナンスチームは月次決算、ベンダーオンボーディング、経費ワークフローに活用します。HRチームは従業員オンボーディング、福利厚生の登録、解雇のワークフローに活用します。ITチームはチケットのルーティング、システムアクセスのプロビジョニング、インシデント対応に活用します。コンプライアンスチームは監査中の証拠収集に活用します。多くの監査担当者が求めているのは、実際のプロセスを録画したものだからです。業務運用コンサルタントやBPMスペシャリストは、改善を提案する前に、クライアントが実際にどのように業務を行っているかを記録する必要があるときに、これを取り出します。

ビジネスプロセスドキュメントのユースケース

ビジネスプロセスドキュメントは通常、四半期ごとに新入社員へ説明されるワークフローから始まります。月次決算、ベンダー承認、テリトリーの再割り当て、インシデントのエスカレーション、顧客の返金――どのチームにも、誰かの頭の中に存在し、共有ドキュメントとして残す必要があるプロセスのリストがあります。Trupeer AIは、「プロセスを知っている」状態と「ドキュメント化されている」状態のギャップを短縮します。出力は、関連するワークフローに合わせてチームが適応できるプロセスドキュメントテンプレートとして機能し、毎回ゼロから始める必要がありません。

ビジネスプロセス改善の取り組みにおいて、Trupeer AIは改善レイヤーの前に位置するドキュメントレイヤーです。現状をマッピングすることが、変更するための前提条件になります。ビジネスプロセス分析チームは、録画を「現在プロセスがどのように回っているか」の証拠として使いますが、それは元のビジネスプロセスマップが示す姿と一致していることは稀です。プロセス改善コンサルタントやBPMスペシャリストは、現状把握のフェーズでTrupeer AIをビジネスプロセスマッピングソフトとして使い、その後、誰もが現実を正しく説明していると合意できるドキュメントをもとに、分析・再設計のフェーズへ進みます。一部のチームは、これを正式なビジネスプロセスモデリングツールと組み合わせます。別のチームは、Trupeerの出力をそのまま作業用のビジネスプロセス図として使います。

ビジネスプロセス管理およびビジネスプロセス管理ソフトウェアのワークフローでは、Trupeer AIが、従来のBPMビジネスプロセス管理ツールが通常顧客に埋めさせてしまう「ドキュメントのギャップ」を処理します。ビジネスプロセス管理プラットフォームやビジネスプロセス管理システムが、モデリングと実行を担います。最適なビジネスプロセス管理ソフトウェアの構成は、通常、ワークフローツール、プロセスドキュメントソフトウェアのレイヤー、そしてナレッジベースを組み合わせます。Trupeer AIはプロセスドキュメントレイヤーに位置します。Trupeer AIのようなプロセスドキュメントソフトウェアは、BPMスタックの残りが依存する上流コンテンツを供給します。

ビジネスプロセスジェネレーターは、ビジネスプロセス自動化の隣でどこに収まるか

ビジネスプロセス自動化ツールおよびビジネスプロセス自動化ソフトウェアは、ドキュメント化されたプロセスを受け取り、人の介入なしにその一部を実行します。ドキュメントは前提条件です。多くのAIビジネスプロセス自動化やインテリジェントビジネスプロセス自動化の導入が、第2週目で止まってしまうのは、誰もが「現状（as-is）プロセス」を自動化ツールがモデル化できるほど綺麗に説明できないからです。Trupeer AIは、そのギャップを埋めます。実際のワークフローを記録し、ドキュメントを自動化チームに渡し、構築フェーズへ進みます。

同じロジックは、より広い意味でのビジネスプロセス変革の取り組みにも当てはまります。チームが手作業のプロセスから自動化したいプロセスへ移行する場合でも、システムを移行する場合でも、構造的な再設計を実行する場合でも、最初の成果物は常に同じです。つまり、「現在プロセスがどのように回っているか」を正確に記述した現状（current-state）の説明です。ビジネスプロセスインテリジェンスの取り組みは、それに依存しています。ビジネスプロセスサービスの契約範囲もそれに基づいて定義され、より広い市場にある多くのビジネスプロセスソリューションは、同じ基準で評価されます。Trupeer AIが扱う「録画からドキュメントへの流れ」は、下流のあらゆるビジネスプロセスの取り組みに必要な入力です。

更新：変更されたステップを再録画し、残りのプロセスはそのまま維持

ビジネスプロセスは常に変わりますが、ドキュメントが追いつくことはほとんどありません。ファイナンスチームが新しい承認基準を追加すれば、決算プロセスは変わります。HRが新しい身元調査ベンダーを追加すれば、オンボーディングの流れは変わります。ITシステム移行後は、アクセスプロビジョニングのワークフローが変わります。ほとんどのドキュメントツールは、影響を受けたセクションを最初から書き直すようチームに求めることで対応します。Trupeer AIは、変更されたステップだけを再録画することで対応します。

再録画は書き直しよりも速くなります。元の録画者は、変更されたステップの新しいバージョンを記録します。AIはそのセグメントだけを再処理します。動画もドキュメントも、その場で更新されます。前四半期に業務運用チームが配布したShared Pageリンクは、更新されたステップが残りのドキュメントに折り込まれた現在のバージョンを指すようになります。元のリンクをブックマークしていた人や、チームのWikiに埋め込んでいた人も、手作業で追いかけることなく新しいコンテンツを入手できます。この更新モデルこそが、「うまく育つ」ビジネスプロセスドキュメントと、「プロセスが変わった瞬間に負債になる」ビジネスプロセスドキュメントの違いです。ジェネレーターをTrupeer AI SOP builderと組み合わせることで、録画されたプロセスの下にある標準作業手順（SOP）をカバーできます。