業務プロセスジェネレーター

Trupeer AIの業務プロセスジェネレーターは、実際の業務が行われている画面録画を読み込み、洗練されたビデオウォークスルーとテキストによるプロセスガイドがセットになった、すぐに共有、ブランディング、65以上の言語に翻訳できる完全な業務プロセスドキュメントを作成します。業務部門のリーダー、プロセス改善チーム、ビジネスプロセスアナリストなどは、今日プロセスがどのように実行されているかをキャプチャするためにこれを使用しています。これは、ほとんどの業務プロセス改善や業務プロセス自動化プロジェクトにおいて、これまで欠けていた最初のステップです。

• 業務プロセスを一度録画するだけ。1回のデプロイでビデオとテキストのプロセスドキュメントの両方を取得できます。

• 誰かの記憶や元の業務プロセス改善マップの記述ではなく、実際に実行されている通りのプロセスをキャプチャします。

• 変更されたステップを再録画するだけで更新可能。プロセスドキュメントの残りの部分はそのまま維持されます。

• 同じ業務プロセスを地域をまたいで実行するグローバルチームのために、ドキュメントを65以上の言語に翻訳できます。

• ブランド化された共有ページリンクを介して共有。このリンクはあらゆる業務プロセス管理（BPM）ソフトウェア、社内ポータル、またはナレッジベースに埋め込むことができます。

Trupeer AIが作成する業務プロセスドキュメント

業務担当者が実行中のプロセスを録画します（月次決算を行う財務リーダー、エスカレーションの引き継ぎを行うサポート担当、テリトリー割り当てを行う営業オペレーションなど）。その後の処理はすべてTrupeer AIが処理します。「えーと」などの不要な言葉が削除され、カーソルの微細なプレが抑えられ、ズーム効果によって実際に作業が行われている画面の部分が強調されます。

出力されるのは、洗練されたビデオとテキストによるプロセスガイドです。ビデオはプロセスが実行される様子を示し、テキストガイドはスクリーンショット付きの番号付きステップにそれを分解します。オーディエンスによって好む形式は異なります。ビジュアル重視の学習者はビデオを視聴し、初めてプロセスを実行する人はテキストのガイドに従います。監査人やコンプライアンスチームは、元のドキュメントテンプレートにどのように記載されるべきかではなく、実際にプロセスがどのように実行されているかを証明する証跡を得ることができます。

ブランドキットが自動的に適用され、企業のロゴ、カラー、フォント、イントロとアウトロのスライドが、会社の他のドキュメントライブラリとシームレスに調和します。カスタム用語集によって製品名や学内ツール名の一貫性が保たれます。これは、業務プロセスドキュメントが、AIにとって発音や綴りが未知の独自システムに言及している場合に極めて重要になります。AI画面録画レイヤーが、カーソルのハイライト、特定領域のフォーカス、UI操作への自動ズームを処理します。これはほとんどの業務プロセスソフトウェアがスキップするか、苦手とする部分です。

業務プロセスジェネレーターの3ステップの仕組み

フロー全体は、1回の録画からすぐに配布可能なプロセスドキュメントを作成します。別途執筆作業を行ったり、フローチャートソフトウェアを使用したり、ドキュメントの未消化タスクに悩まされたりすることはもうありません。

ステップ1：画面上の業務プロセスを録画する

ブラウザで録画を開始し、実際に実行されているワークフローをキャプチャするか、既存のビデオファイルをアップロードします。AIは録画された内容から動作します。事前のスクリプトを用意したり、別途フローチャートを作成したり、最初に業務プロセス図を描く必要はありません。録画内容が充実しているほど、生成されるドキュメントもより豊かなものになります。

ステップ2：Trupeer AIがビデオとテキストのプロセスガイドを生成

不要な言葉が自動で削除されます。視聴者が画面上の動きを追いやすくなるように、ズームやカーソルエフェクトが適切な場所に追加されます。ビデオのドラフトとテキストのプロセスガイドのドラフトがエディター内に同時に表示されます。カスタム用語集が適用されるため、社内の製品名などが両方の出力で正確に綴られ、発音されます。

ステップ3：ブランド適用、翻訳、そして共有

ブランドキットを適用して、企業のロゴ、カラー、イントロ/アウトロのスライドを他のドキュメントライブラリと一致させます。スペイン語、中国語、ヒンディー語、ポルトガル語など、チームのメンバーが話す65以上の言語に翻訳します。その後、チームがあらゆる業務プロセス管理プラットフォーム、ナレッジベース、社内ポータル、ヘルプセンターに埋め込める共有ページリンクを介して公開します。

どのような人が業務プロセスジェネレーターを利用するのか

このツールを主に利用するのは、プロセスドキュメントの作成が少なくとも半年以上も後回しにされていた企業の業務部門リーダー、ビジネスプロセスアナリスト、またはプロセス改善マネージャーです。よくあるパターンとして、ベテラン社員はプロセスを構築した張本人であるため把握しているものの、新入社員は把握していません。このギャップが、実行結果のばらつき、繰り返されるトレーニングの依頼、解決までに数週間を要する監査の指摘事項として現れます。Trupeer AIは、事後にインタビューでプロセスを聞き出すのではなく、ベテラン社員が作業を行っているその瞬間にプロセスをキャプチャします。

同様のパターンはあらゆる部門で見られます。財務チームは月次決算、ベンダーのオンボーディング、経費のワークフローにこれを利用します。人事チームは新入社員のオンボーディング、福利厚生の登録、退職の手続きに利用します。ITチームはチケットのルーティング、システムアクセス権の付与、インシデント対応に利用します。多くの監査人が実際のプロセスの録画を要求するため、コンプライアンスチームは監査時の証拠収集にこれを利用します。業務コンサルタントやBPMの専門家は、改善案を提案する前に、クライアントが実際にどのように働いているかをキャプチャするためにこれを取り入れます。

業務プロセスドキュメントのユースケース

業務プロセスドキュメントは通常、四半期ごとに新入社員に説明されるワークフローから作成が始まります。月次決算、ベンダー承認、テリトリーの再割り当て、インシデントのエスカレーション、顧客への払い戻し。すべてのチームに誰かの頭の中にしかなく、共有ドキュメント化する必要があるプロセスが存在します。Trupeer AIは、プロセスを知っている状態から、それがドキュメント化されている状態までの距離を縮めます。出力されたものは、チームが毎回ゼロから作成することなく、類似のワークフローに適応できるプロセスドキュメントテンプレートとして機能します。

業務プロセス改善プロジェクトにおいて、Trupeer AIは改善レイヤーの前段階を支えるドキュメントレイヤーとなります。現在の状態（As-Is）をマッピングすることは、それを変更するための前提条件です。ビジネスプロセス分析チームは、元の業務プロセス改善マップに書かれている手順と一致することは滅多にない、実際の「現在の動き」を示す証跡としてこの録画を利用します。プロセス改善コンサルタントやBPM推進担当者は、Trupeer AIを現状把握フェーズにおける業務プロセスマッピングソフトウェアとして活用し、関係者全員が「現実を示している」と合意できるドキュメントを持って、その後の分析や再設計フェーズへと移行します。一部のチームはフォーマルな業務プロセスモデリングツールと組み合わせて使用し、また別のチームはTrupeerの出力をそのまま実用的な業務プロセス図として使用しています。

ビジネスプロセス管理、およびビジネスプロセス管理ソフトウェアのワークフローにおいて、Trupeer AIは、従来のBPMツールがユーザー自身の作業として残しがちだった「ドキュメント化のギャップ」を埋めます。ビジネスプロセス管理プラットフォームやシステムは、モデリングと実行を処理します。優れたビジネスプロセス管理ソフトウェアのスタックは通常、ワークフローツール、プロセスドキュメントソフトウェアレイヤー、およびナレッジベースを組み合わせています。Trupeer AIはプロセスドキュメントレイヤーに位置し、BPMスタック全体が依存する上流のコンテンツを供給するドキュメント化ソフトウェアとして機能します。

業務プロセスジェネレーターと業務プロセス自動化（BPA）の関係性

業務プロセス自動化ツールや業務プロセス自動化ソフトウェアは、ドキュメント化されたプロセスを読み込み、その一部を人の介入なしに実行します。ドキュメント化は自動化の前提条件です。しかし、多くのAI業務プロセス自動化やインテリジェント業務プロセス自動化（iBPA）の導入は、開始2週目にして頓挫します。自動化ツールがモデル化できるほどクリーンな現行（As-Is）プロセスの説明を用意できる人が誰もいないためです。Trupeer AIはこのギャップを埋める存在です。実際のワークフローを録画し、作成されたドキュメントを自動化チームに渡し、スムーズに構築フェーズへと移行できます。

この論理は、より広範な業務プロセストランスフォーメーション作業にも当てはまります。チームが手作業のプロセスから自動化を進める場合でも、システムを移行する場合でも、あるいは構造的な再設計を行う場合でも、最初の成果物は常に同じです。それは、今日のプロセスがどのように実行されているかを示す、正確で最新（As-Is）の説明です。ビジネスプロセスインテリジェンス（BPI）の取り組みはこれに依存しています。業務プロセスのサービス契約はこれをもとに定義され、市場にある広範な業務プロセスソリューションも同様の基準で評価されます。Trupeer AIが提供する「録画からドキュメントを生成するフロー」は、それに続くすべての業務プロセスの構築作業が必要とする重要なインプットとなります。

更新機能：変更されたステップのみを再録画、プロセスの残りの部分はそのまま保持

業務プロセスは絶えず変化しますが、ドキュメントがそれに追従することは稀です。財務チームが新しい承認しきい値を設けると、決算プロセスが変化します。人事チームが新しいバックグラウンドチェックベンダーを追加すると、オンボーディングフローが変化します。ITシステムの移行後は、アクセス権の付与ワークフローが変化します。ほとんどのドキュメント作成ツールでは、影響を受けるセクションをチームにゼロから書き直させます。これに対しTrupeer AIは、変更されたステップだけを再録画することで対応します。

再録画は書き直すよりもはるかに高速です。元の録画担当者が、変更されたステップの新しいバージョンを録画します。AIはその部分だけを再処理します。ビデオとドキュメントの両方がその場で更新されます。業務部門のチームが前四半期に配布した共有ページリンクは、自動的に最新バージョンを指すようになり、更新されたステップがドキュメントの残りの部分とシームレスに統合されます。元のリンクをブックマークしていたり、チームのWikiに埋め込んでいたユーザーは、手動での差し替え作業を行うことなく新しいコンテンツを利用できます。このアップデートモデルこそが、時間とともに劣化する業務プロセスドキュメントと、プロセスが変化した瞬間から負債となる業務プロセスドキュメントとの違いです。このジェネレーターをTrupeer AI SOPビルダーと組み合わせることで、録画されたプロセスのベースとなる標準作業手順書（SOP）までカバーすることができます。