優れたプロジェクトドキュメントは、プロジェクトが行き違いなく進むための要です。そして、次のチームがあなたの成果から学べるようにするものでもあります。Trupeerなら、無料のプロジェクトドキュメントテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、さらに、関係者が実際に視聴するわかりやすい動画ウォークスルーにドキュメントを変換することで、プロジェクトドキュメント作成にかかる時間を何時間も節約できます。

プロジェクトドキュメントテンプレートとは？誰が読むの？

プロジェクトドキュメントとは、プロジェクトが書き残すすべてのことです。ブリーフ、計画、要件、ステータスレポート、リスクと課題のログ、変更要求、テスト結果、引き継ぎ資料、クローズレポートまで含まれます。

テンプレートは、各項目に必要な「型」と「構造」を提供します。探してみると、情報源がドキュメントを「ライブラリ」だと考えているのか「レポート」だと考えているのかによって、フォルダ構造か、セクション付きの単一ドキュメントのどちらかが提示されます。

より重要な問いは「誰が読むのか」です。なぜなら、2つの対象読者がいて、その間には何年もの隔たりがあるからです。

1つ目の対象読者は、プロジェクトそのものです。チーム、スポンサー、ガバナンスの場です。彼らは今週中に、ステータス、意思決定、承認が必要です。

2つ目の対象読者は、その後に対象を運用・サポート・変更する人です。彼らは18か月〜5年後にやって来ます。関係者の誰ももうその場にいないことが多く、必要なのは「何が作られたのか」「なぜそのやり方で作られたのか」「何が検討され、何が却下されたのか」を理解することです。

ほとんどすべてのプロジェクトドキュメントは、1つ目の対象読者向けに書かれています。価値のほとんどは2つ目にあります。

プロジェクトドキュメントには、年単位で離れた2つの対象読者がいる

1つ目の対象読者のニーズは、きちんと満たされます。なぜなら、それは義務づけられているからです。ガバナンスでは、計画、ステータスレポート、リスクログ、変更プロセスが求められるため、誰かが役に立つと感じるかどうかに関係なく、それらは作られます。

一方で、2つ目の対象読者のニーズはまったく義務づけられていません。その結果が表れています。

3年前に作られたシステムを保守している人に「本当はあってほしかったものは何？」と聞くと、答えは驚くほど一貫しています。なぜこうなっているのか。ほかに何が検討されたのか。元のチームが知っていたのに、私たちは知らないことは何か。意図的に何が省かれたのか。誰がこれに合意したのか。

しかし、これらの問いのどれも、ステータスレポート、計画、RAIDログでは答えられません。ステータスレポートは、変更された計画に対する進捗を記録します。計画は、後から上書きされた意図を記録します。リスクログは、人々が心配していたことを記録しますが、それが実際に起きたことと一致することはほとんどありません。

そのため、プロジェクトは300件ものドキュメントを作っても、後になって投げられる問いには一つも答えられないことがあります。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置および関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように見えるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じてそのまま調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

プロジェクトドキュメントテンプレートを使うと、次のことができます：

• 作成時間を節約：あらゆるプロジェクトタイプに対応する構造で、空白ページをスキップできます。

• 関係者を揃える：スコープ、目標、成果物のための組み込みセクションにより、全員が同じ認識を持てます。

• ブランドに合わせる：Trupeerのブランドキットを使ってロゴ、フォント、カラーを適用。クライアント向けの納品物に最適です。

• より早くオンボード：プロジェクトの背景が明確に記録されるため、新しいチームメンバーがすぐに立ち上がれます。

• 学びを記録：振り返り（レトロスペクティブ）の組み込みセクションにより、すべてのプロジェクトから学ぶのが簡単になります。

• グローバルチームに対応：ワンクリックで、プロジェクトドキュメントを65以上の言語に翻訳できます。

義務づけられないドキュメントこそ、人が必要とするもの

クローズ後に誰かが読んでいるかどうかで、プロジェクトドキュメントを並べ替えると、そのパターンははっきりしています。

義務づけられていて、その後は価値がないもの：ステータスレポート、計画バージョン、RAIDログバージョン、議事録、変更要求フォーム、タイムシート、ステアリング資料。

任意で、その後は価値があるもの：意思決定の記録、実装済み（as-built）の説明、却下された選択肢、既知の制約、引き継ぎ資料、そして「何か変わったこと」があった理由。

この非対称性は偶然ではありません。義務づけられたドキュメントは、プロジェクト中の統制に関心を持つプロセスであるガバナンスを満たすために存在します。そのプロセスには「次に来る人が何を必要とするか」という問いはありません。次の人はその場にいないし、2年後に文句を言うこともないからです。

現実的な対応は、義務づけられたセットに1つのドキュメントを追加し、アーカイブするものを容赦なく絞り込むことです。追加すべきドキュメントは意思決定ログで、次のセクションで扱います。

意思決定ログとは？そしてRAIDログがそれではない理由

多くのプロジェクトは「これでカバーできている」と考えています。RAIDログを残しているからです。しかし、実際には違いがあり、その区別が重要です。

RAIDログは、リスク、前提、課題、依存関係を記録します。これら4つはいずれも、将来に向けた懸念の状態です。どれも「選択」を記録しません。

意思決定ログは、選択を記録します。1エントリにつき5つの項目があり、そのどれも任意ではありません。

何が決まったか：プロジェクト外の人が理解できるように明記します。

いつ：日付付きで。

誰が決めたか：「プロジェクトボード」ではなく、名前と役割で。

何が却下されたか：本当に検討されていた他の選択肢を意味します。

なぜ：1〜2文で。

4つ目の項目こそが、ログを残す価値を生みます。存在しているものを見れば、誰でも最終的に「何が決まったか」を逆算できます。しかし、検討されて却下された内容を逆算することはできません。そして、それこそが3年後にシステムを変更する人に必要な情報です。なぜなら、その人の最初の直感は、すでに却下した選択肢を提案することになりがちだからです。

毎週、1か所で更新し、修正ではなく追記します。週10分で、プロジェクトを何年も超えて残るものができます。そして、クローズ後に確実に読まれる唯一のプロジェクトドキュメントです。

クローズ後の価値でドキュメント一覧を並べ替える方法

すべてをアーカイブするのではなく、クローズ時に自分のセットでこの考え方を実行してください。アーカイブはデフォルトで、信号が埋もれているため誰も検索しない「誰も探さないアーカイブ」が生まれてしまいます。

行動を変えるのは議事録の行です。議事録には、あるトピックが議論されたことが記録されます。しかし、結論が何だったかはほとんど記録されません。そのため、議事録内であるテーマが60回言及されていても、何も分かりません。意思決定は起きたその場でログに抽出し、議事録の重要性は止まります。

無料のプロジェクトドキュメントテンプレート：残す価値のあるセット

ここからコピーしてください。フォルダ構造ではなく、7つのドキュメントです。

1つ目。ブリーフ。 課題、制約、成功基準を、プロジェクトブリーフテンプレートに基づいて記載します。1つのバージョンで、アーカイブします。

2つ目。意思決定ログ。 上記の5つの項目を、毎週追記し、決して修正しません。プロジェクトが生み出す最も価値の高い成果物です。

3つ目。計画。 スコープ、スケジュール、リソース、依存関係を、ITプロジェクト計画テンプレートに基づいて記載します。納品期間中は最新の状態で運用し、最終ベースラインをアーカイブします。

4つ目。要件または仕様。 作るべきものは何か。最終バージョンをアーカイブし、初期ドラフトは破棄します。

5つ目。実装済み（as-built）の説明。 指定された内容ではなく、実際に今存在するものは何かを記載します。要件と異なる点と、その理由を含みます。これは書かれにくいドキュメントであり、運用チームが最初に求めるドキュメントでもあります。

6つ目。既知の制約。 その仕組みができないこと、壊れる原因、引き継ぎ時点で使われている回避策を記載します。短く、正直に、そして非常に価値があります。

7つ目。引き継ぎパック。 今誰が所有しているか、受け取ったもの、運用・保守の資料、サポート体制を記載します。プロジェクトが物理的な資産を納品した場合は、運用・保守マニュアルテンプレートで適切にカバーできます。

ガバナンス文書（ステータスレポート、ステアリング資料、RAIDバージョンなど）は、プロジェクト期間中に存在し、標準で要求される場合を除き、アーカイブには入りません。

ここまでコピーしてください。

自社のシステムを説明できなかった住宅金融組合

約1,400人のスタッフを抱える住宅金融組合Calderbankは、2022年に住宅ローンの組成（origination）プラットフォームを置き換えました。期間は14か月、概算で約310万ポンドです。

プロジェクトでは約340のドキュメントが作成されました。週次のステータスレポートが58本、RAIDログのバージョンが41本、変更要求が76件、議事録のセットが112本、計画バージョンが23本に加え、要件、テストスクリプト、トレーニング資料です。そして、ドキュメント完了のサインオフでクローズしました。

2025年に規制変更があり、ある「手頃さ（affordability）」の計算方法で、特定の収入カテゴリの扱いを変更する必要が出ました。既存のシステムではそれが除外されていましたが、なぜそうなっているのかを誰も説明できませんでした。これは意図的な方針決定だったのか、ベンダー製品の制約だったのか、それとも誰も気づいていなかったエラーだったのでしょうか？

答えは重要でした。意図的に除外し、その理由が文書化されている場合は、偶然によるものとは別の規制上の立場になるからです。

彼らは340のドキュメントすべてを調べました。要件には、要件文書の中で1行として現れていました。変更要求のどれにもそれは言及されていませんでした。議事録全体では「affordability」という単語が61回出てきましたが、常に議論のトピックとしてであり、意思決定としてではありません。

最終的に答えは、個人的なメールのやり取りの連鎖の中で見つかりました。2023年に退職した請負業者が転送していたもので、しかも誰かが「自分が関わっていたことを覚えていた」からこそ見つかったのです。

変更のスコープを確定できるまでに7週間かかりました。変更自体は4週間で完了しました。規制上の立場を確認するために外部の法律顧問も起用しましたが、元の根拠を証明できなかったため、費用は約2万8千ポンドでした。そして根拠が確定できなかったため、変更は慎重にスコープされ、必要以上に作り直すことになりました。プログラム後の見積もりでは、その回避可能な作業は約14万ポンドにのぼりました。

340のドキュメントのうち、意思決定の記録（decision record）は一つもありませんでした。重要な意思決定はすべて会議で行われ、議論として議事録に残され、実装されていました。

次のプログラム（11か月の節約プラットフォームの置き換え）では、初週から意思決定ログを残しました。5つの項目を毎週追記し、クローズ時点で74件の記録になりました。合計190のドキュメントが作られ、そのうち31件をアーカイブしました。

そのプログラムがクローズしてから18か月後に、「なぜこうなっているのか」という問いが3つ別々に発生しました。3つとも、1日以内にログから回答できました。

プロジェクトドキュメントをステップごとに作成する方法

最初に、どのドキュメントを作成し、どれをアーカイブするかを決めます。これをクローズ時に行うと、すべてをアーカイブすることになり、すべてをアーカイブしたものは検索できません。

意思決定ログは、記録する価値のある意思決定が生まれる前に、初週から始めてください。後から始めたログは、埋め戻し（バックフィル）できません。

計画の前にブリーフと成功基準を書きます。そうすれば、計画が課題に仕えるのであって、逆ではありません。

会議から意思決定を、その場で会議中にログへ抽出します。週10分です。議事録に頼ると、後になって誰かがトピックの言及を60回読み、そこから結論を推測することに依存することになります。

実装済み（as-built）の説明は、最後にまとめて書くのではなく、納品期間中に作りながら更新します。変更が起きるたびに反映します。クローズ時に書くと、記憶に基づいて書かれるため、静かに間違っている可能性が最も高いドキュメントになります。

既知の制約は正直に書きます。引き継ぎ時に省きたくなる誘惑がありますが、それはパック内の他のすべてに対する受け手チームの信頼を損ないます。

クローズ時には、上の表を使ってセットを並べ替え、居場所があるものをアーカイブし、残りは破棄します。

ソフトウェア／学生プロジェクト向けのプロジェクトドキュメント

この用語で検索する人の多くは、提出のためにソフトウェアやWebサイトのプロジェクトをドキュメント化している学生です。そして要件は本当に異なるため、無理に同じだと見せかけるより、直接対応した方がよいでしょう。

学術的なプロジェクトドキュメントは、通常ソフトウェア開発ライフサイクルに沿っており、定義されたセットを想定しています。導入と課題設定、文献または既存システムのレビュー、要件分析、図を含むシステム設計、実装メモ、結果付きのテスト、そして今後の課題を含む結論です。所属機関の仕様は権威があり、オンラインで見つかるテンプレートとは必ず違うため、サンプルから始めるのではなく、評価基準（マーキング基準）から始めてください。

プロの側から役立つものは2つあります。

意思決定ログです。採点基準では、根拠のある選択が評価されます。そして、却下した選択肢とその理由の記録は、検討された設計と恣意的な設計を区別するためのまさにその証拠です。多くの学生のドキュメントは、根拠なく選択を断言しています。

既知の制約のセクションです。システムが「できないこと」と「なぜできないのか」を明確に書くと、それは弱点ではなく能力として読まれます。そして、将来の課題（future work）セクションの出どころにもなります。

引き継げないのはガバナンス資料です。ステータスレポートやRAIDログは、学術的な提出物に必要なものではありません。

クローズ時にアーカイブするもの／削除するもの

すべてをアーカイブするのがデフォルトであり、実際には「決めない」という判断になっています。その結果、誰も検索しないフォルダができます。検索すると、リスクログのバージョンが41本と、議事録のセットが112本出てくるからです。

アーカイブ：意思決定ログ、実装済み（as-built）の説明、既知の制約、引き継ぎパック、ブリーフ、最終要件、最終計画のベースライン、そして規制上または契約上で指定されているもの。

破棄：ステータスレポート、上書きされた計画およびRAIDバージョン、意思決定を抽出した後の議事録、意思決定がログに記録された後の変更要求フォーム、そしてあらゆるもののドラフト。

標準、規制当局、または契約がガバナンス資料の保持を求める場合は、人が検索することが想定されているアーカイブとは別に保管してください。コンプライアンス上の保持と、使えるドキュメントとしての価値は目的が異なり、それらを混ぜると2つ目の目的が損なわれます。

アーカイブは、プロジェクトオフィスではなく、その後に引き継ぐチームが見つけられる場所に置いてください。プロジェクトは自然に物をファイルするのはプロジェクトオフィスで、2年後に誰も見に来ない場所です。私たちのITドキュメントテンプレートでは、実装済み（as-built）資料の継続的な保管場所をカバーしています。

プロジェクトドキュメント？プロセスドキュメント？

名前が似ている2種類のドキュメントで、その違いは「そのものが終わるかどうか」にあります。

プロジェクトドキュメントは、開始と終了がある作業を説明します。1度だけ作成し、クローズ時にアーカイブし、その後は成果物を引き継ぐ人が読みます。その価値は歴史的なものです。何が作られ、なぜそうなり、何が却下されたのか。

プロセスドキュメントは、繰り返される作業を説明します。継続的にメンテナンスされ、作業を行う人が読みます。その価値は現在のものです。私たちのプロセスドキュメントテンプレートがそれをカバーしており、手順よりも「例外の理由」がなぜ重要なのかも含まれます。

プロジェクトは、成果物としてプロセスドキュメントを作ることがよくあります。プロジェクトは、新しいシステムがどう作られたかを記録します。プロセスは、今それがどう運用されているかを記録します。これらは別のドキュメントで、所有者もライフスパンも異なります。組み合わせると、運用側の半分がプロジェクトと一緒にアーカイブされてしまい、結果として「稼働中のプロセス」がクローズしたプロジェクトフォルダ内でしか説明されない状態になります。

プロジェクトの成果物が別のチームに完全に引き渡される場合は、私たちのナレッジトランスファーSOPが、ドキュメントだけでは達成できない引き継ぎをカバーします。

WordやExcelでプロジェクトドキュメントテンプレートを入手できますか？

物語（ナラティブ）形式のドキュメントはWordまたはGoogle Docsです。ブリーフ、実装済み（as-built）の説明、既知の制約、引き継ぎパックです。これらは文章であり、並べ替えるのではなく読まれます。

Excelは2つの用途に適しています。意思決定ログは表であり、誰かが再フォーマットしなくても検索・フィルタ・追記できる必要があります。そしてドキュメント台帳（document register）です。これは、すべてのドキュメントについて所有者、バージョン、クローズ時にアーカイブされるか破棄されるかを一覧にします。

ドキュメントではなくスプレッドシートで意思決定ログを持つことは、強く推奨する価値があります。価値は完全に「後で検索できること」にあるためです。ドキュメント内の意思決定ログは、3か月で文章の壁になってしまいます。

クローズ時にアーカイブするセットはPDFで。ソースからエクスポートし、日付とバージョンをスタンプします。

作られたものを、そのまま記録する方法

クローズ後の価値が最も高く、完成率が最も低いドキュメントは、実装済み（as-built）の説明です。その理由は些細です。これを書くには、何かを設定し、画面を作り込んで、何か月もかけて作った内容を説明する必要があります。しかしプロジェクトにもう時間が残っていない時点では、その作業に完全に疲れ切っています。

そのため、クローズ時に記憶から書くか、チェックして書かないかになります。

Trupeer AIは、記録のタイミングを納品期間中にすることで、それを変えます。誰かが設定や構築を行うたびに、その人が進めながら1回記録し、出力は手順と画面がすでに記録された文章の説明になります。実装済みのドキュメントは最後に製造されるのではなく、積み上がっていきます。そして、後から思い出すのではなく、その時点で記録されるため正確です。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

同じ記録が引き継ぎパックと運用資料にも使えます。通常、それらは同じタイミングで必要になるのに、準備ができていないことがほとんどです。技術ドキュメントは社内の記録をカバーし、資料は一貫したブランドでナレッジベースに保管されます。セットアップ手順はドキュメントテンプレートのセットアップガイドにあります。

よくある質問

Wordで無料のプロジェクトドキュメントテンプレートはありますか？

上記の7つのドキュメントセットはWordまたはGoogle Docsで使え、文章形式のドキュメントはそこに収まります。限定ダウンロードもフォームもありません。意思決定ログはドキュメントではなくスプレッドシートで管理してください。価値は、2年後に検索できることにすべてあるからです。

Excelで無料のプロジェクトドキュメントテンプレートはありますか？

Excelは意思決定ログとドキュメント台帳に適しています。ログには5つの列が必要です。意思決定、日付、決定者、却下された選択肢、理由です。台帳には、ドキュメント、所有者、バージョン、そしてクローズ時にアーカイブされるか破棄されるかが必要です。どちらも、どんな文章テンプレートよりも役に立ちます。

PDFでプロジェクトドキュメントのサンプルはどこで見られますか？

公開されているサンプルは見つけやすく、品質も非常に幅があります。なぜなら、プロジェクトドキュメントの標準は組織や方法によって異なるからです。内容ではなくドキュメント一覧のために読み、どれかに意思決定の記録が含まれているかを確認してください。ほとんどの場合それは含まれておらず、その「欠如」がこのページの要点だからです。

PDFでWebサイトのプロジェクトドキュメントサンプルはありますか？

これが授業用、または最終学年のプロジェクト用である場合は、サンプルからではなく所属機関の評価基準に基づいて進めてください。必要なセクションは異なり、評価基準こそがあなたが照らし合わせて評価されるものだからです。上記の「ソフトウェアおよび学生プロジェクト」のセクションでは、プロの実務から有用に引き継げる内容、主に意思決定ログと、正直な制約のセクションについて説明しています。

プロジェクトドキュメントはどれくらい必要ですか？

多くのプロジェクトが作るより少ない数で、そして多くのプロジェクトにない種類を1つ追加します。7つのドキュメントは、十分に大きなプロジェクトにとって実用的なセットです。試験（テスト）は量ではなく、2年後に来た人が「なぜこうなっているのか」を説明できるかどうかであり、その問いは300件ではなく1つのドキュメントで答えられます。

誰がプロジェクトドキュメントを書くべきですか？

プロジェクトマネージャーがセット全体、特に意思決定ログを所有します。なぜなら、意思決定が行われるすべての会議に彼らが参加しているからです。実装済み（as-built）の説明は、納品期間中にそれを作った人が書くべきです。クローズ時にプロジェクトオフィスだけで書かれたドキュメントは、成果物ではなく書類の話になってしまいます。

プロジェクトドキュメントはどれくらいの期間保管すべきですか？

意思決定ログ、実装済み（as-built）の説明、既知の制約は、その仕組みが存在する限り保管します。通常、それはどんな保持ポリシーが想定するよりもはるかに長い期間です。標準、契約、規制当局が求めるガバナンス資料は、人が検索することが想定されている資料とは別に保管します。

プロジェクトドキュメントかプロジェクト計画か：何が違う？

計画は、プロジェクトドキュメントの中の1つのドキュメントであり、作業をどう納品するかを扱います。プロジェクトドキュメントはセット全体で、何が決まったか、何が作られたか、何が引き渡されたかを含みます。優れた計画があって意思決定ログがないプロジェクトは、うまく管理されているように見えても、後から説明できません。これはより一般的な失敗です。