優れたプロジェクトブリーフは、プロジェクト開始前に全員を同じ認識に導きます。何を作るのか、なぜ重要なのか、誰が関わるのか、そして成功はどのように測定されるのか。Trupeerなら、無料のプロジェクトブリーフテンプレートから始めて、ブランドアイデンティティでカスタマイズし、ブリーフを関係者が3分で視聴できる短い動画サマリーに変えることで、プロジェクトブリーフ作成にかかる時間を何時間も節約できます。

プロジェクトブリーフテンプレートとは？いつ作成するのですか？

プロジェクトブリーフは、計画がまだ存在しないプロジェクトのごく最初に作成される短い文書で、プロジェクトの目的、今それが重要な理由、影響を受ける人、成功の姿、そして制約を明確にします。

これは、作業を承認するために人々が署名するものです。そして、6か月後には全員がそれに反論するための基準点になります。情報が最も少ないタイミングで書くため、意図的に短く、通常は1〜2ページです。

テンプレートはセクションを提供します。背景、目的、スコープ、成果物、タイムライン、予算、関係者、成功基準。見つかるあらゆるバージョンはだいたいそれらで構成されており、そこに問題はありません。

ブリーフの問題がほとんどの場合、セクションそのものではありません。そこに何を書くかです。

多くのブリーフは「解決策」を述べるが「問題」を述べない

すべてのデリバリーチーム、代理店、エンジニアリンググループがブリーフについて抱く不満を、どの業界でも同じ言い方で表すとこうなります。私たちは解決策についてブリーフされた。

「顧客ポータルを作る。」「新しいイントラネットを作る。」「モバイルアプリを提供する。」「オンボーディングの導線を再設計する。」それらはすべて「作るべきもの」であり、要件であるかのように提示されます。しかし実際には、ブリーフが述べていない質問への誰かの答えにすぎません。

それが起きるのには、もっともな理由があります。プロジェクトを発注する人は通常、数週間かけて考え、結論に到達しています。結論を書くことは「明確さ」に感じられ、問題を書くことは「曖昧さ」に感じられるのです。

その代償は、誰も見ないうちに最も安い解決策が排除されてしまうことです。ブリーフが「ポータル」と言った瞬間、そのプロジェクトはポータルプロジェクトになります。そして、問題の80%をお金の5%で解決できたはずの選択肢は、何も評価するよう求められていないため、検討されることはありません。

問題を述べるブリーフは答えを招きます。解決策を述べるブリーフは見積もりを招きます。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置および関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるかを確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

プロジェクトブリーフテンプレートでできること：

• 作成時間を節約：実績のあるブリーフ構成で、空白のページをスキップできます。

• 関係者の認識合わせを素早く：1ページのブリーフなら、承認とアラインメントがより早く進みます。

• ブランドに沿って作成：Trupeerのブランドキットを使ってロゴ、フォント、カラーを適用。代理店やクライアントのブリーフに最適です。

• インパクトのある提案：ブリーフを動画サマリーに変換。セールスイネーブルメントや関係者へのピッチに最適です。

• プロジェクト間で標準化：すべての取り組みに同じブリーフ形式を使用できます。

• グローバルチームに対応：1クリックでブリーフを65+言語に翻訳できます。

あらゆるプロジェクトブリーフに必要な「3つの答え」テスト

2分で終わり、実行する価値がある唯一のブリーフテストです。

ブリーフを読み、満たすのに十分な「本当に異なる」3つのことを挙げてください。

同じもののバリエーションを3つ挙げるのではありません。「3つの異なるアプローチ」です。何かを作る、プロセスを変える、何かを買う、手順を削る、伝え方を変える、やることを減らす。

3つ挙げられるなら、そのブリーフは問題を説明しており、プロジェクトには目の前に実際の意思決定があります。

1つしか挙げられないなら、そのブリーフは解決策を説明しています。これは自動的に間違いというわけではありません。場合によっては、意思決定が本当に良い理由で既に行われていることもあります。その場合は、正直に「そうだ」と述べ、文書をブリーフではなく仕様書と呼ぶのが誠実です。誠実でないのは、結論がすでに決まっているものを未確定の問いとして提示し、その後誰も異議を唱えなかったことに驚くことです。

ブリーフが回覧される前に、このテストを実施してください。作成に関わっていない人と一緒に行うのがポイントです。作成者は常に3つ挙げられます。何を却下したかを知っているからです。作成者以外は挙げられません。ブリーフにそれが含まれていないからです。

成果物ではなく「問題」を書く方法

4つの習慣で、どれも解決策を書くより時間がかかりません。

観察と数字から始める。「顧客は注文を確認するのが難しい」ではなく、「顧客は先月、注文がどこにあるかを確認するために6,700回連絡してきた」。数字には2つの役割があります。問題が現実のものであることを示し、解決策の価値（どれくらいの価値があるか）を見積もれるようにすることです。

今なにが起きているかを述べる。問題は現在どのように扱われているのか、うまくいっていない点は何か、そして人々が発明した回避策（ワークアラウンド）も含めて説明します。現状の記述があるからこそ、誰かがより安い答えを提案できるのです。

制約と要件を分ける。予算は制約です。締切も制約です。既存の倉庫システムと統合しなければならない、も制約です。「ログインが必須」は、要件として偽装された制約であり、たいていは解決策の頭の中のイメージから出てきます。

成功を「成果物の存在」ではなく「数値の変化」として定義する。6か月以内にその連絡数を半分にすることは成功基準です。ポータルのローンチはマイルストーンです。

本当に解決策を思い描いている場合は、それをブリーフの中で「ブリーフとして」ではなく、候補の1つとして明確にラベル付けしたセクションに入れてください。

無料のプロジェクトブリーフテンプレート：コピーするための構造

ここからコピーしてください。1〜2ページで、拡張しすぎないようにしましょう。

ヘッダー。プロジェクト名、スポンサー、作成者、日付、バージョン、求める意思決定。

問題。数字を伴う観察、どれくらいの頻度で起きるか、そしてそれにかかるコスト。2〜3文。

現在の扱い方。現在のプロセス（回避策を含む）と、それが十分でない理由。

なぜ今。来年ではなく今四半期にやる価値があるようにした変化は何か。

誰が影響を受けるか。関わる人または顧客、そしておおよその人数。

成功基準。どの数値が、どれくらい、いつまでに動くのか。1〜2個で、成果として表現します。

制約。予算、締切、変更できないシステム、規制または契約上の義務、利用できない人。すべてが本当に固定されていて、実際には好みではないものだけ。

スコープ外。このプロジェクトが扱わないことを、議論になりそうなほど具体的に挙げます。

候補となるアプローチ（ある場合）。すでに検討済みの解決策を、ブリーフではなく「候補」として明確にラベル付けし、それぞれがリストに入っている理由も記載します。

求める意思決定と、それを行うのは誰か。何を求めているのか、そして誰が承認するのか。

ここまでコピーしてください。ブリーフが2ページを超える場合、通常の原因は背景で、それは付録に入れるべきで、誰も読まないことが多いですが、それで問題ありません。

登録されないポータルを作った小売業者

Ashfold Groupは、約90店舗を持つ専門小売業者で、規模の大きいオンライン事業も展開しています。

ブリーフは2ページで、よく書かれており、難なく承認されました。内容はこうです。顧客がログインして注文状況を確認し、請求書をダウンロードし、問い合わせを起こせる顧客セルフサービスポータルを構築する。予算は34万ポンド。期間は9か月。

期限どおりに、予算に近い37.1万ポンドで納品されました。

ローンチから6か月後、登録済みアカウントは約4万6,000人のアクティブ顧客に対して3,100件でした。つまり7%未満です。サービスセンターへの問い合わせ件数は変わりませんでした。

導入後レビューでは、シンプルな質問が投げられました。このポータルは、どんな問題を解決するために作られたのか。誰もブリーフの中でそれを指摘できませんでした。ブリーフが解決策を説明していたからです。

そこで誰かが問題を探しに行きました。サービスセンターは月あたり約1.1万件の問い合わせを処理していました。500件のサンプルでは、61%が「注文はどこですか」という内容の何らかの形で、月あたり約6,700件に相当します。

その顧客のうち84%は、追跡リンクを含む発送メールをすでに受け取っていました。見ていなかったか、あるいはリンクが14日で期限切れになった後に戻ってきたかのどちらかです。

したがって、主要な問題は「顧客に確認する手段がないこと」ではありませんでした。顧客がすでに持っている手段が機能していなかったことが問題だったのです。

より安い3つのアプローチは、ブリーフがそれを招かなかったため、評価されることはありませんでした。追跡リンクの有効期間を延長する。配送までの間、スケジュールに沿ってリンクを再送する。すでに存在していたアカウント領域に注文状況を追加する（後から見積もると約1.8万ポンド）。

ポータルは、実在する問題に対する正当な解決策でした。ただし最大の問題ではなく、さらに93%の顧客が登録しないという条件がありました。

フォローアッププロジェクトのブリーフは、別の書き方でした。顧客は月に6,700回、注文がどこにあるかを尋ねるために私たちに連絡します。そのうち84%はすでに追跡リンクを受け取っています。6か月以内にこれらの連絡を半分にしてください。制約：運送会社の統合は変更しないこと。予算は15万ポンド。顧客が登録しなくても機能すること。

3つのチームが、3つの本当に異なる答えを提案しました。選ばれた案は6.2万ポンドで、5か月以内にその連絡を58%削減しました。

2つのブリーフの違いは、2つ目は3通りの答えで回答できたことです。1つ目は1通りの答えでしか回答できず、その答えはすでに選ばれていました。

すべてのプロジェクトブリーフに必要な重要要素

最も重みを持つ2つの行は、現状と制約で、どちらも通常は薄いです。現状は、誰かが安い答えを提案できるようにするものです。制約は、好みから正直に切り離されているからこそ、ブリーフが偶然仕様書になってしまうのを止められます。

5つのステップでプロジェクトブリーフを書く方法

1つ目：数字で問題を書く。数字が取れないなら、午後を使って数字を作ってください。数字のないブリーフは好みです。

2つ目：現状を説明する。今日、人々がそれをどう回避しているかも含めます。

3つ目：成功を、その数値の変化として設定する。日付も添えます。

4つ目：制約を列挙し、それぞれに異議を唱える。各項目について、「誰がこれを決めたのか」「変えられるのか」を尋ねます。だいたい3分の1は変えられることが多く、変えられる制約が1つ増えるごとに、可能な答えの幅が広がります。

5つ目：「3つの答え」テストを実施する。作成していない人と一緒に行ってください。失敗したら、ブリーフを開き直すか、文書を正直に言い換えてラベル付けしてください。

そして回覧します。返ってくる回答には、少なくとも自分が思いつかなかったものが含まれるはずです。もし何も驚きがなければ、そのブリーフはおそらく仕様書です。

制約とは？そして、どうやって要件として紛れ込むのか

ここが、ほとんどのブリーフが静かに仕様書へ変わってしまうポイントであり、誰も意図していないのに起こります。

本当の制約とは、プロジェクトの外側にあるためにプロジェクト側でコントロールできないものです。予算はそれ自体が決まっています。規制上の締切は固定です。今年は倉庫システムを置き換えません。チームには4人います。

制約として装った好みは、まったく同じように聞こえます。「モバイルアプリである必要がある」「ダッシュボードが必要」「ユーザーはログインできるべき」。これらはすべて、誰かの頭の中にある解決策のイメージであり、制約セクションに入れられると、下流の誰もが「動かせないもの」として扱うようになります。

テストは、各項目について「誰がこれを決めたのか」「もし変わったらどうなるのか」を尋ねることです。本当の制約には、プロジェクト外のオーナーがいて、破られた場合の結果があります。好みにはそれがありません。そしてたいていは、書いた本人は、直接聞かれればあっさり落とします。

ブリーフが回覧される前に、その会話を行ってください。20分で終わり、プロジェクト全体の中でも価値が最も高い20分になることが多いです。なぜなら、制約が1つ取り除かれるたびに、可能な答えが1つ増えるからです。

プロジェクトブリーフ、ビジネスケース、プロジェクト計画の違いは？

プロジェクト開始時に、順番に、役割の異なる3つの文書があります。

ブリーフは、問題、制約、成功基準を示します。最初に書かれ、短く、調査またはデリバリーを承認するためのものです。

ビジネスケースは、支出の妥当性を説明します。費用と便益を伴う選択肢が含まれており、財務部門や投資委員会が承認するものです。長くなって数字だらけになったブリーフは、たいてい「間違った名前を付けたビジネスケース」です。

プロジェクト計画は、選ばれたアプローチをどうデリバリーするかをカバーします。スコープ、スケジュール、リソース、依存関係、リスクです。私たちのITプロジェクト計画テンプレートが、その層をカバーします。

順序が重要です。ブリーフ→選択肢→ビジネスケース→計画。誰もが認めないことが多いですが、ブリーフより先に計画を書いてしまうと、問題がまだ述べられていない段階でアプローチが選ばれてしまうことになります。

計画が存在したら、ブリーフは「合意済みスコープの2つ目の根拠」としてファイルに残すのではなく、明確に上書きされるべきです。権限を主張する文書が2つあると、スコープの争いが解決不能になります。

プロジェクトブリーフのバリエーション：クリエイティブ、デザイン、ソフトウェア、建設

構造は種類をまたいで共通で、重点が変わります。

クリエイティブ／マーケティングブリーフでは、対象（オーディエンス）とメッセージが必要で、クライアントが頭の中にフォーマットを持っていることが多いため、解決策のブリーフになりやすい領域です。ここでの問題は、作りたい「もの」ではなく、変えたい「行動」であることが多いのが通常です。

デザインブリーフでは、ユーザー、使用状況、既存システムの制約が必要です。このカテゴリのほぼすべてのブリーフは「3つの答え」テストの恩恵を受けます。レイアウトを指定するデザインブリーフは、デザインを取り除いてしまうからです。

ソフトウェアプロジェクトブリーフでは、何よりも問題と現在の回避策が必要で、機能については完全に明確にしない方がよいです。機能がスコープに入ると、要件定義書を書いていることになります。これはlean PRDテンプレートでカバーしています。

建設およびデザインブリーフには、本当に制約であるものが含まれます。サイト、計画、規制、予算です。ここでは、制約セクションがリスクではなく中身そのものです。

調達（プロキュアメント）比重の高いプロジェクトでは、仕様書ではなく「成果」として何を購入するのかをブリーフに書く必要があります。仕様書の成熟度（どの段階まで求めるか）の意思決定は後で行われ、これは調達マネジメント計画テンプレートでカバーしています。

WordまたはExcelでプロジェクトブリーフテンプレートを入手できますか？

WordまたはGoogle Docsです。ブリーフは文章で、1〜2ページです。承認前にコメントされます。スプレッドシートを求めるものはありません。

Excelは、複数のプロジェクトを運用していて、登録簿（レジスター）として管理したい場合に限って価値があります。プロジェクト、スポンサー、問題を1行にまとめる。成功基準、予算に対する制約、ステータス、承認日。こうした登録簿は、別の方法では見えないパターンを見つけるのに本当に役立ちます。つまり、成功基準が「数値」ではなく「成果物」として表現されているプロジェクトがどれだけあるかを把握できるのです。

承認済みバージョンは、サインオフ時にエクスポートしてPDFにします。ブリーフは後の紛争における基準点になるため、ほとんどの文書よりも、日付付きで承認済みバージョンを固定することが重要になります。

PowerPointは入れ物としては不向きです。スライドとして提示されたブリーフは、このページ全体で説明しているのと同じ理由で、問題文を失い解決策だけが残りがちです。

説明するのではなく「問題」を見せる方法

良いブリーフで最も難しいのは、当事者でない人にとっても問題が「現実のもの」に感じられるようにすることです。数字が助けになります。段落だけでは、ほとんどの場合不十分です。

ほとんど誰も使わない安い代替手段があります。それは「問題が起きているところを記録する」ことです。

コールセンターの担当者が「注文はどこですか」の問い合わせに対応する様子を2分間、または壊れた手順を3つのブラウザタブとスプレッドシートで回避している誰かの様子を記録すると、1ページの説明よりも伝わり、反論もしにくくなります。ブリーフに添付してください。

Trupeer AIなら、それが簡単になります。画面録画が、動画であると同時に、現在のプロセスの書面によるウォークスルーにもなるからです。これはまさに、ブリーフの「現状」セクションに必要なものです。また、数か月後にブリーフの文言に頼るのではなく、デリバリーチームがアプローチを比較検討するときに参照できる材料も提供します。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

同じ録画は、プロジェクトがうまくいったかどうかを測るときの「導入前の状態」として、その後にも役立ちます。素材はナレッジベースに一貫したブランドで保存され、セットアップ手順はドキュメントテンプレートセットアップガイドにあります。

よくある質問

Wordで無料のプロジェクトブリーフテンプレートはありますか？

上記の構造をそのままWordまたはGoogle Docsに貼り付けられます。閲覧制限付きのダウンロードもフォームもありません。最初に書くべき2つのセクションは、数字付きの問題と制約です。ほかのすべてはそこから導かれ、テンプレートが最も弱く扱うのもこの2つだからです。

Excelで無料のプロジェクトブリーフテンプレートはありますか？

Excelは、個別のブリーフというより、ポートフォリオ全体にわたるブリーフの登録簿に向いています。列は、プロジェクト、スポンサー、問題を1行にまとめる、成功基準、予算に対する制約、ステータス、承認日です。その登録簿を「成果物」として表現された成功基準でスキャンするのは、測定可能な成果がないプロジェクトを素早く見つける方法です。

PDFでプロジェクトブリーフのサンプルはどこで見つけられますか？

公開されているサンプルは見つけやすく、公的機関やヘルスケア組織のものも含まれます。また、セクションの順序という観点でも読む価値があります。公開ブリーフの大部分は解決策のブリーフであり、このページが扱っている習慣を無批判に強化してしまうため、批判的に読んでください。

プロジェクトブリーフはどれくらいの長さにすべきですか？

1〜2ページです。長いブリーフは通常、付録に入れるべき背景を抱えているか、ビジネスケースを吸収してしまっています。スポンサーが5分で読めないブリーフは流し読みされ、最初に流し読みされるセクションは問題文です。

誰がプロジェクトブリーフを書くべきですか？

スポンサー、または問題を所有する人が書きます。回覧する前に、デリバリー側の誰かが読みます。この2人目の読者が、解決策のブリーフを見抜く役割を果たします。そうでなければ、9か月かけて間違った答えを作ってしまうのは、その人だからです。

プロジェクトブリーフとクリエイティブブリーフの違いは何ですか？

主に構造ではなく領域の違いです。クリエイティブブリーフは、対象、メッセージ、トーン、チャネルを追加し、通常はクライアントが代理店に向けて書きます。どちらも解決策のブリーフになりやすい点で同じ問題を抱えており、そして「3つの答え」テストは、修正なしで両方に適用できます。

プロジェクトブリーフはいつ承認（サインオフ）すべきですか？

計画や見積もりを始める前、そして具体的には誰もアプローチにコミットしていない前に行います。アプローチが選ばれた後に承認されたブリーフは形式的なものになり、後でスコープが争われたときに役立ちません。なぜなら、誰もが文書よりもアプローチを覚えてしまうからです。

プロジェクト計画ができたら、ブリーフはどうなりますか？

ブリーフは明確に上書きされ、その旨を示すべきです。そして計画が、合意済みスコープの唯一の根拠になります。ブリーフを2つ目の権限として生かしたままにすることが、スコープの争いを解決不能にします。双方が文書を引用できるからです。ブリーフは、どんな問題を解決するためだったのかの記録として残してください。これはクロージング時に本当に役立ちます。