運用・保守マニュアルは、機械、施設、システムを安全かつ効率的に稼働させ続けます。Trupeerなら、無料の運用・保守マニュアルテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、さらにAIマニュアル作成で複雑な手順をわかりやすい動画の手順解説に変えることで、O&Mマニュアル作成にかかる時間を何時間も節約できます。

運用・保守マニュアルテンプレートとは？

運用・保守マニュアル（通常O&Mマニュアルと略されます）は、何かが建設または設置されて、実際に運用する担当者の管理下に入ったときに引き渡される文書です。建物、プラントルーム、処理設備、生産ライン、またはソフトウェアシステムが稼働サービスに入る場合などです。

役割は限定的で、長く使われます。安全に運用する方法、保守の方法、故障したときに何をするか、各部品を誰が供給したか、そして保証条件は何かを示します。参照されるのはまれで、しかも緊急時が多く、マニュアルを書いた人たちがいなくなってから何年も経ってからになることがよくあります。

O&Mマニュアルテンプレートは、1つのマニュアルを作るための再利用可能な土台です。セクション、必要な内容、資産データ、フォーマットが含まれます。テンプレートは見つけやすく、良いテンプレートから作られた完成版でも使えないことがあります。この記事の多くはまさにそこについてです。

なぜO&Mマニュアルは「確認」ではなく「受領」されるのか

O&Mマニュアルには、他の文書が共有しない性質があります。引き渡し時に支払いが行われ、そして本当に必要になるのは、通常18か月から5年後のどこかです。

このズレがすべてを形作ります。実務上の完成時、請負業者は最終支払いとリテンション（留保金）の解除を求めます。発注者は建物を開け、ラインを稼働させ、システムを稼働状態にしたい。マニュアルは、たいてい大量の形で、誰も評価する時間も専門知識もないまさにそのタイミングで届きます。

そのため、使えるかどうかではなく、完全性のためにチェックされます。すべてのボリュームが揃っているか、セクションが必要な順序で並んでいるか、各システムのスケジュールがあるか、図面が含まれているか。これらは妥当な質問であり、3年目の午前2時に誰かを助けないマニュアルでも、すべて「はい」と答えられてしまうのです。

欠陥は、商業的な交渉力が失われた後に表面化します。その時点ではリテンションは解除され、瑕疵（欠陥）責任期間は期限切れで、マニュアルを組み立てた人たちは別の案件に移っています。

解決策は、より良いテンプレートではありません。何かを「保持できる」うちに、マニュアルをテストすることです。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置および関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるかを確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが希望どおりに表示されることを確認できます。

O&Mマニュアルテンプレートを使うと、次のことができます：

• 作成時間を節約：技術マニュアル向けに構成された空白ページをスキップできます。

• 安全性を向上：組み込みの安全セクションが、オペレーターと設備を保護します。

• ブランドに合わせる：Trupeerのブランドキットを使って、ロゴ、フォント、カラーを適用できます。

• ダウンタイムを削減：明確な保守手順により故障を防ぎ、設備の寿命を延ばします。

• オペレーターをより早く育成：設備の動画手順解説とマニュアルを組み合わせます。

• グローバルチームに対応：ワンクリックでO&Mマニュアルを65言語以上に翻訳できます。

署名する前にO&Mマニュアルをテストする方法

読まないでください。使ってください。

オペレーターが実際に行う必要がある現実のタスクを少数選び、誰も手伝わず、請負業者の誰も部屋にいない状態で、マニュアルだけを使って各タスクをあなた自身のオペレーターに試してもらいます。各試行にかかった時間を計測してください。

タスクには、少なくとも1つの定期保守作業、1つの部品交換、営業時間外の緊急対応、指定回路の隔離ポイントを見つけるなどの場所に関する作業、そしてプラントの特定の設備について保証条件やサービス連絡先を調べるなどの管理上の参照作業を含めるべきです。

5つで十分です。この演習は午前中で終わり、デスクレビューで1週間以上かかることを見つけられます。なぜなら、完全性チェックではできない2つのことをテストするからです。答えをすでに知っていない人でも情報を見つけられるかどうか、そして設計された内容ではなく実際に設置された内容と一致しているかどうかです。

開始前に、テストを契約書に書き込みます。合格条件を明記し、さらに契約金額の一部をテスト合格まで留保する形にします。お金の紐づきがないテストは会話になり、会話は誰もが開けたいと思う週に起きてしまいます。

5つのシナリオによる受入テストと、保持すべきポイント

実行する前に合格ラインを設定し、実行後に決めないでください。妥当な基準は、5つすべてを有能なオペレーターが定めた時間内に完了すること、そしていずれかの失敗があれば修正のためにマニュアルを差し戻すことです。

契約金額の2.5%、または合意した固定額で、テストが合格するまで留保するのに十分です。揉め事にならずに行動を変えることができます。重要なのは、一般的なリテンションの中に置くのではなく、マニュアルに特化してお金を紐づけることです。一般的なリテンションは、他の100件のことに対して解除されてしまうからです。

無料の運用・保守マニュアルテンプレート：コピーして使える構造

ここからコピーしてください。10のセクションです。ITシステム向けの用語は、同等のものが注記されている箇所に合わせて調整してください。

1. はじめにと適用範囲。 このマニュアルがカバーする内容、説明対象の資産またはシステム、契約またはプロジェクトの参照情報、そして日付付きのバージョン。

2. 設置の説明。 何が設置されたのか、平易な言葉でどのように機能するのか、部品同士がどう関係しているのか。システムの場合は、アーキテクチャと依存関係。設計者向けではなく、有能なオペレーター向けに書きます。

3. 資産台帳。 一意の参照情報、所在地、メーカー、型式、製造番号、設置日、想定寿命、サプライヤー、サービス連絡先を持つ、プラントまたはコンポーネントのすべての項目。最も劣化が早く、かつ最も重要になるセクションです。

4. 運転手順。 通常運転、起動、停止、季節または負荷の変化、設定値とその許容範囲、そしてエスカレーションなしでオペレーターが調整してよい範囲。

5. 保守スケジュール。 タスク、頻度、実施できる有資格者（有能な担当者）、見積もり所要時間、そして手順への参照。手順のない頻度はスケジュールではありません。

6. 保守手順。 実際の方法（タスクごとに1つ）、必要な工具、部品、隔離（アイソレーション）それぞれ。タスクが複雑または影響が大きい場合は、適切な形として手順の方法（method of procedure）フォーマットを使います。

7. 故障の切り分けと緊急対応。 システムではなく症状で入力します。故障がどのように現れるかに合わせるためです。営業時間外の対応と、オペレーターが停止して誰かに連絡するポイントを含めます。

8. コミッショニングおよび試験記録。 竣工時の設定値、試験証明書、バランシングデータ、性能結果。設定値は証明書よりも重要で、最も省略されがちなものでもあります。

9. 竣工図面および系統図。 設計上の話ではなく、建設中に行われた変更を反映します。日付付きで、参照情報も付けます。

10. 保証、予備品、連絡先。 項目ごとの保証条件と期限、推奨予備品の保有、そしてレビュー日が記載された指名連絡先。

ここにコピーしてください。実際に使える目次ページと、参照番号による資産の単一インデックスを追加してください。というのも、実務では多くの場合、セクション見出しからではなく、プラントのラベルから参照検索が始まるからです。

使えるO&Mマニュアルに必ず含めるべき内容

完全性と使いやすさは別のテストであり、多くのマニュアルは最初のテストは通過します。

それらを分けるのは3つです。見つけやすさ（壁のラベルから正しいページに1分以内で到達できるか。通常は目次ページよりも資産インデックスが必要です）。最新性（図面や設定が、描かれた内容ではなく設置された内容を反映しているか）。そして手順（保守セクションに、頻度の一覧ではなく方法が含まれているか）です。

テンプレートにあまり含まれない追加として、2つ入れる価値があります。前面にある1ページの緊急サマリー（隔離ポイント、緊急連絡先、即時の対応をカバーし、別途ラミネートする）です。実際の緊急時には誰も第7巻を開きません。そして、初日からオペレーター側でマニュアルの責任者を指名することです。所有者のいない文書は維持されません。

最もよく見られ、かつ役に立たないのは、メーカーの文献付録です。頻繁に販売パンフレットであり、サービスのためのドキュメントではないからです。「何かがある」ではなく、「実際に何が提供されたか」を確認してください。

9日間と£31,000を失ったレジャー・トラスト

Peterfield Leisure Trustは6つのセンターを運営しており、新しい1,400万ポンドのプールおよびジム施設の引き渡しを受けました。

O&Mマニュアルは実務上の完成時に届きました。11冊のレバーアーチファイルとUSBドライブです。その週に受領されました。開業日は予約され、請負業者の最終支払いは引き渡しに紐づけられ、実施されたチェックは、必要な目次リストに対する完全性のレビューでした。

それから14か月後、プールのUV除菌ユニットが土曜の午後に故障しました。

当直マネージャーはマニュアルを確認しました。UVユニットのセクションには、サービスドキュメントではなくメーカーの販売パンフレットが入っており、コミッショニング設定も一切ありませんでした。保守スケジュールには「UVシステム、年次サービス」とだけ記載され、手順も請負業者名もありません。緊急停止手順は、プラントルームに実際に取り付けられているラベルと一致しないバルブの表示方式を参照していました。そして竣工図面は、建設中に行われた2回の配管ルーティング変更ではなく、元の設計を示していました。

プールは9日間閉鎖されました。失われた収益は約3万1千ポンドで、緊急の呼び出しと再コミッショニングでさらに約1万8千ポンドかかりました。

最も痛かったのは、どちらでもありませんでした。トラストが保証のもとでメーカーに問い合わせたとき、指定された整備が実施されたことを証明できませんでした。保守スケジュールが自社の保守システムに移管されたことが一度もなかったからです。誰も移管しなかったのは、引き渡しから故障までの間に誰もマニュアルを開かなかったからです。

次の案件では、トラストは契約書に「使用テスト」を書き込みました。実務上の完成前に、当直マネージャー自身が5つのシナリオを、マニュアルだけを使って実施します。合格するまで契約金額の2.5%を留保しました。

最初の試行では5つのうち3つが失敗しました。請負業者は3週間以内に修正し、リテンションは解除されました。それ以来2年間、同等の事故は起きておらず、保守スケジュールは最初の2週間でトラストのシステムに投入されました。誰かがすでにそれを見つける必要があったためです。

O&Mマニュアルを書く方法：ステップバイステップ

建設中または作成中に集め始めてください。最後にまとめて集めないでください。最終2週間で組み立てたO&Mマニュアルは、たまたま存在するドキュメントから作られます。そのため、多くのマニュアルにパンフレットが含まれてしまうのです。

まず資産台帳を作り、常に最新の状態に保ちます。現場またはシステムに追加されるたびに、到着時点で1行追加します。最後に台帳を後付けすることが、シリアル番号の欠落や型式の誤りの最大の原因になります。

コミッショニング設定は、設定する人が設定しているその場で記録してください。これらは後から回復することがほぼ不可能であり、オペレーターが最も必要とする情報だからです。

手順は、メーカーのドキュメントからではなく、実際の作業を見て書いてください。設置された状況によって、タスクの実際のやり方が変わるからです。

変更が行われたら、設計どおりとして発行して後で修正すると約束するのではなく、図面を更新します。

そして、クライアントが行う前に、自分自身で使用テストを実施してください。自社のマニュアルをテストする請負業者は、同じ失敗を見つけ、リテンションの議論なしに修正できます。

建物・プラント・ITシステム向けのO&Mマニュアル

構造は両方の世界で共通しており、重点の置き方が異なります。

建物やインフラの場合、重みは資産台帳、保守スケジュール、竣工図面、法定ドキュメントにあります。マニュアルは通常、実務上の完成時の契約上の納品物であり、オペレーターの保守システムに取り込まれます。そのため、台帳データの品質が、後でどれだけ再入力が発生するかを左右します。

ITおよびソフトウェアシステムの場合、同じ文書がしばしば運用・保守マニュアルと呼ばれ、アーキテクチャ、依存関係、監視、バックアップと復元、定常的な運用タスク、エスカレーション、既知の問題などを扱います。公共部門の複数の組織が、この種のテンプレートを公開しています。竣工図面に相当するのは、現在のアーキテクチャと設定であり、建物の図面よりもはるかに早く陳腐化します。こちらのITドキュメントテンプレートでは、その側面をより深くカバーしています。

共通の失敗はどちらも同じです。文書が「存在するもの」ではなく「設計されたもの」を説明しており、それが問題になるまで誰も気づかないことです。

引き渡しのタイミング、リテンション、瑕疵（欠陥）責任期間

O&Mマニュアルが良いかどうかを決めるのは3つの日付で、そのうち通常管理されるのは1つだけです。

仮納品：実務上の完成前。 引き渡し当日に初めて見られるマニュアルはテストできません。数週間前にドラフトを求めてください。4週間前という依頼は妥当で、ここが多くのことが可能になるポイントです。

実務上の完成。 ここで使用テストが行われ、お金が紐づきます。

瑕疵（欠陥）責任期間の終了。 2回目の、より小規模なレビューです。ここまで来ると、オペレーターは実際にマニュアルを使っており、瑕疵期間中に変更が加えられている可能性があり、図面や設定はすでに古くなっているかもしれません。このレビューまで少額を留保することは一般的ではなく、交渉する価値があります。なぜなら、マニュアルが資産について実際の経験を持つ人によってチェックされるのは、この時点が唯一だからです。

建設作業について、明確に述べておく価値のある法定上のポイントがあります。英国では、Construction Design and Management Regulationsで求められる健康安全ファイルは、O&Mマニュアルとは別の納品物であり、内容も、責任を負う者も異なります。片方をもう片方として扱うことはよくある誤りであり、結果的に問題を引き起こします。他の法域でも、運用ドキュメントと法定の安全記録の間には同様の区別があります。

より一般的には、O&Mドキュメントは建築規制、消防安全に関する法律、圧力・揚重・電気システムを対象とする設備規制、そして保険会社によって求められる場合があります。このページは法的またはコンプライアンスに関する助言ではありません。マニュアルに何を含める必要があるかを合意する前に、あなたの資産と管轄に適用される内容を、社内のアドバイザーに確認してください。

O&Mマニュアルか、運用マニュアルか：どちらが必要ですか？

この2つは同じ意味として使われることがありますが、実際には別の文書です。

運用マニュアルは、組織がどのように運営されるかを説明します。プロセス、役割、方針、標準的な作業方法などです。人と手順に関するもので、事業全体に適用され、継続的に維持されます。

O&Mマニュアルは、特定の資産またはシステムがどのように運用・保守されるかを説明します。特定の設置対象についてのもので、引き渡し時に作成され、その資産に対する変更に合わせて維持されます。

両方を持つこともでき、大規模な運用者は通常両方を持っています。運用マニュアルでは、プール設備が毎日どのように点検され、誰が行うのかを示します。O&Mマニュアルでは、正しい測定値は何か、隔離バルブがどこにあるか、そしてUVユニットがアラームを出したときに何をするかを示します。

マニュアルの種類全体と、実際にどれだけの文書が必要かを判断する方法については、こちらのマニュアルテンプレートページで一式を説明しています。

Word、Excel、PDFでO&Mマニュアルテンプレートを入手できますか？

マニュアル本体はWordです。番号付きのセクション、相互参照、生成された目次ページの3つを扱えるためで、これらはこの長さになると特に面倒になるものです。

資産台帳と保守スケジュールはExcelが適しています。これは実務上、選択肢ではありません。この2つのセクションは文章ではなくデータです。並べ替えやフィルタリングが必要で、その後に保守システムへ取り込まれます。Wordドキュメント内に表として保持することが、後でデータを再入力する必要が生じる最も一般的な理由です。

発行版はPDFです。元データは保持します。発行するマニュアルは固定し、バージョンスタンプを付けるべきで、各ページには資産またはプロジェクトの参照情報を載せてください。そうすれば、プラントルームでバラで見つかったページでも特定できます。

PowerPointは、この文書の形式としては適切ではありません。ただし、緊急対応の短いスライド要約を、プラントの横に印刷して表示する用途には、実際に役立ちます。

引き渡し後もO&Mマニュアルを正しい状態に保つ方法

すべてのO&Mマニュアルは、受領されたその日から古くなり始めます。設備は交換され、設定は再調整され、請負業者は変わり、マニュアルは、もはや完全には存在しない建物を説明するだけの戸棚の中に置かれます。

現実的な目標は、完全に維持されたマニュアルではありません。最も重要なセクション、つまり手順、設定、連絡先が、変更されたときに更新されることです。そして、そのためには、更新がその場で実行できるほど安価である必要があります。

Trupeer AIはまさにそこに役立ちます。直近で作業を行ったエンジニアが、実施内容を一度記録し、その出力は、手順と画像がすでに取り込まれた書面の手順になります。すぐに差し込める状態です。更新された手順は、いつでも時間があるときの「仕事」ではなく、20分になります。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

マニュアル作成では、より長い運用ドキュメントを扱え、documentationが資産記録と手順を一緒に保ちます。資産がオペレーター間、または請負業者間で引き継がれる場合、マニュアル単体では達成できない引き渡しについては、知識移転SOPがカバーします。また、現場作業では建設現場作業指示がタスクレベルをカバーします。セットアップ手順は、ドキュメントテンプレートのセットアップガイドにあります。

よくある質問

PDFで無料のO&Mマニュアルテンプレートはありますか？

複数の公共部門の組織が、O&Mマニュアルテンプレートを文書として公開しており、構造のための妥当な出発点になります。内容が完成したら、プロジェクト参照情報を各ページに載せた状態で、発行用に自分のものをPDFへエクスポートしてください。資産台帳と連絡先は最初の1年以内に変更が必要になるため、元データは編集可能な状態で保持してください。

Wordで無料のO&Mマニュアルテンプレートはありますか？

上記の10セクション構造は、そのままWordに貼り付けられ、家の外殻のように機能します。ゲート付きのダウンロードもフォームもありません。セクション1、2、4〜10はWordで使い、セクション3（資産台帳）は埋め込まず、参照するスプレッドシートで管理してください。

Excelで無料のO&Mマニュアルテンプレートはありますか？

Excelは、特に資産台帳と保守スケジュールのための最適な場所です。資産参照、説明、所在地、メーカー、型式、製造番号、設置日、想定寿命、サプライヤー、サービス連絡先、保証期限、タスク頻度の列です。このシートは保守システムが取り込むものなので、引き渡し時に正しく作ることで、後の再入力を大幅に節約できます。

PowerPointで無料のO&Mマニュアルテンプレートはありますか？

スライドはマニュアルの形式として不適切であり、ただし1つだけ例外があります。緊急対応のための隔離ポイント、即時の対応、営業時間外の連絡先を示す単一の緊急サマリーシートです。これは印刷してプラントルームに掲示するため、実際に有用です。これはマニュアルの代わりではなく、マニュアルから作ってください。

Wordで運用マニュアルテンプレートはどこで見つけられますか？

それは資産の文書ではなく、プロセス文書です。つまり、1つの設置対象がどう動くかではなく、あなたの組織がどう機能するかを扱います。こちらのマニュアルテンプレートページでは、さまざまなマニュアルの種類と、どれが必要かの見分け方を説明しています。

O&Mマニュアルの作成責任者は誰ですか？

通常は請負業者またはサプライヤーで、契約上の納品物として、下請け業者やメーカーの情報をもとに取りまとめます。発注者の責任は、何を含める必要があるか、ドラフトの提出期限、そしてどのように受領されるかを指定することです。「マニュアルを提供する」とだけ指定すると、11冊分のパンフレットが届くことになります。

O&Mマニュアルはいつ納品すべきですか？

実務上の完成の4週間前にドラフト、引き渡し時に最終版です。ドラフト日が重要なのは、マニュアルをテストして何かを変更できるのが、プロジェクトを遅らせずに行えるのはその時点だけだからです。

O&Mマニュアルはどれくらいの期間保管すべきですか？

資産の寿命の間、そしてその後に必要となる法定・保険・契約上の義務が求める期間です。建設工事の場合は、何年にも及ぶことがあります。発行版は記録として変更せずに保管し、その横に最新の作業用コピーを維持してください。両者を混同すると、引き渡された内容を証明できなくなるためです。