優れたマニュアルは、企業が生み出せる最もレバレッジの高い資産のひとつです。必要としている誰にでも知識を拡張できます。Trupeerなら、無料のマニュアルテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、AIマニュアル作成であらゆるマニュアルを動画の手順解説に変えることで、マニュアル作成にかかる時間を何時間も節約できます。

マニュアルテンプレートとは？どれが必要ですか？

マニュアルとは、何かを正しく行うために参照される文書です。機械を操作する、ソフトウェアを使う、プロセスに従う、仕事を学ぶ――そのすべてが対象です。マニュアルテンプレートは、その背後にある再利用可能な構造であり、次のマニュアルが前のマニュアルと同じ見た目になるように、章立て、前付け、そして慣例をカバーします。

難しいのは、どのマニュアルを書いているのかという点です。「マニュアル」という言葉は、少なくとも8種類の異なる文書を指し、それぞれに読者が違い、寿命が違い、法的な重みも異なります。Webアプリケーションのユーザーマニュアルと、産業機器の取扱説明書は、名前以外ほとんど共通点がありません。

間違えると、特定の意味で高くつきます。悪い文書ができるのではありません。4つになろうとして1つになってしまう文書ができるのです。以下で説明するのが、その失敗パターンです。

署名者が2人のマニュアルは、1つのマニュアルではない

テストはこちらで、所要は約1分です。

マニュアルの変更を承認する必要がある人をすべて挙げてください。レビューではありません。文書が彼らなしでは再発行できない、という意味で承認する人です。

そのリストに名前が1つしかなければ、マニュアルは1つです。4つあれば、誰かが束ねて製本した4つのマニュアルがあるということです。そして、その製本こそが、どれも最新に保たれない理由になります。

仕組みは単純で、善意を完全に無力化します。異なる人が所有するコンテンツは、変わる速度がそれぞれ違います。安全に関する宣言はめったに変わらず、コンプライアンスが必要です。操作手順はリリースごとに変わり、製品が必要です。トラブルシューティングは週次で変わり、サービスチームが必要です。それらを1つの文書に束ねると、最も安い変更が、最も遅い承認プロセスを引き継ぎます。つまり、9ページの修正が、200ページのレビュー待ちになるのです。

関係者はどの段階でも合理的に振る舞います。それでもマニュアルは古くなります。だからこそ、この失敗が非常に一般的なのです。誰も間違ったことをしていないのです。

つまり、あらゆるマニュアルプロジェクトで最初に下すべき判断は、テンプレートではありません。マニュアルがいくつあるか、そして答えは署名者の数です。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置および関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新されたテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように見えるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

Trupeerのマニュアルテンプレートなら、次のことができます：

• 作成時間を節約：あらゆる種類のマニュアルに、実績のある構造で空白ページをスキップ。

• あらゆるユースケースをカバー：ユーザーマニュアル、トレーニング、運用、指示、ポリシーのテンプレート。

• ブランドを維持：Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、カラーを適用。

• サポート負荷を軽減：わかりやすいマニュアルでユーザーがセルフサービスできるため、問い合わせ件数や手戻りを削減。

• 動画チュートリアルを追加：文章で説明しにくい手順に動画を埋め込み。

• グローバルユーザーに対応：1クリックでマニュアルを65以上の言語に翻訳。

マニュアルの種類、誰が署名するか、そしてどれくらいの頻度で変わるか

承認の列を下に読み進めてください。マニュアルの問題があると思っているほとんどの組織は、実際にはこれらが3つか4つ、ひとつに融合されています。

誤って融合されることが最も多いのは、トレーニングマニュアルとユーザーマニュアルの2つの行です。読者が行うことが違います。1つはタスクから離れて学ぶためのもの、もう1つはその真ん中にいる状態で行き詰まってしまうものです。両方に対応する文書は、参照するには長すぎ、学ぶには浅すぎます。

無料のマニュアルテンプレート：すべてのマニュアルが共有する構造

どの種類を書いていても、前付けは同じであり、最も多くの下書きがスキップする部分です。ここからコピーしてください。

タイトルと、何をカバーするか。 対象となる製品、バージョン、またはプロセスを、読者が少し違うものだと分かった時点で止められるほど正確に記載します。

誰向けか。 担当する役割と、前提として想定する知識。「訓練を受けたオペレーター向け」と「初めてのユーザー向け」では、作られる文書がまったく異なり、読者は5秒以内に自分が手にしているのがどちらかを判断できるべきです。

所有者と承認者。 それぞれ1名ずつ。もし別の人なら、その違いを明記してください。なぜなら、その違いが、どれくらい速く変更できるかを左右するからです。

バージョンと日付。 バージョン番号、発行日、そして前回から何が変わったかを1行で。

安全性と制限。 リスクを伴う作業に限って記載し、付録ではなく指示の前に置きます。

このマニュアルの使い方。 2〜3行で：読み通すのか、必要なときに参照するのか、索引はどこにあるのか、ケースがカバーされていない場合はどうするのか。

本文。 上で選んだ行に従って構造化された、種類ごとの固有部分。

これで解決しない場合はどうするか。 一般的なサポート窓口ではなく、名前のあるルート。

ここまでをコピーしてください。バージョン行と2つの名前は、マニュアルと文書を分ける項目であり、誰かが急いでいるときに最初に削られる項目です。

すでに書かれてしまったマニュアルを分割する方法

多くの人は、空白ページではなく既存の文書を持ってこのページにたどり着きます。そのため、テンプレートよりもこちらのほうが重要です。

印刷するか、目次ページを開いてください。各セクションの横に、1つの名前を書きます。この変更を承認する必要があるのは誰か。書いた人ではありません。

その名前でセクションをグループ化します。これらのグループが、あなたのマニュアルです。実際には、通常3つか4つのグループと、誰も所有しない1つの孤立したセクションが見つかり、その孤立はたいていすでに古くなっています。

最も痛い順に分割してください。これはほぼ常に、最も遅い承認者の背後にある間に、最も頻繁に変わるコンテンツです。そこに価値があり、たいていコンプライアンスの背後に閉じ込められた運用またはトラブルシューティングのコンテンツです。

分割しながら書き直さないでください。テキストをそのまま移動し、再発行してから、後でコンテンツを修正します。同時に分割と書き直しを行うと、プロジェクトは40%で止まり、放棄されます。

各文書に、他の文書を指す相互参照を残してください。読者は今もそれを「1つのマニュアル」として考えており、これからもそう考えるからです。

9ページを変えるのに11週間かかったマニュアル

Kilnmore Systemsは、ホテルや病院向けの業務用ランドリー機器を製造しています。出荷されるすべての機械には、148ページに及ぶ「取扱・保守マニュアル」が付属していました。

そこには、エンジニアリングが承認した設置手順、コンプライアンスが承認した安全上の警告と適合宣言、プロダクトが書いた運用手順、プロダクト由来の清掃スケジュール、サービスチームが作成したトラブルシューティング、サプライチェーンからの部品リスト、法務が提示した保証条件が含まれていました。7人の貢献者、4人の承認者、そして1つのPDFです。

2024年にファームウェアのリリースがあり、操作メニューが変わりました。マニュアルの約9ページが間違った内容になりました。

その9ページを更新するには文書を再発行する必要があり、再発行すると適合宣言が同じファイルに紐づいているため、完全なコンプライアンスレビューが発生しました。そのレビューには11週間かかりました。

その11週間の間に、操作セクションが実機と一致しないマニュアルを付けた約340台の機械が出荷されました。メニューに関するサービスコールは、月あたり約4件から約30件に増え、2四半期その状態が続きました。これは、1件あたり約85ポンドとして約160件の回避可能なコールに相当し、合計は約14,000ポンド弱です。さらに、ローンチに与えた影響はまだ数えていません。

マニュアルのどこも、ひどく書かれていたわけではありません。文書は正確で、徹底的で、よく作られていました。ただし、安く変更できなかったのです。安く変更できない文書は、その寿命の大半で間違ってしまいます。

解決策は構造的でした。承認者ごとに4つの文書に分割しました。設置と安全はコンプライアンス配下、運用ガイドはプロダクト配下、サービスとトラブルシューティングはサービスチーム配下、部品と保証はサプライチェーンおよび法務配下です。相互参照をそれぞれに残し、4つすべてを一覧する1枚の表紙も用意しました。

次のファームウェアリリースでは、運用ガイドが4日で更新され、再発行されました。コンプライアンス文書は触りませんでした。そこに変化がなかったからです。

実際に開かれるマニュアルを書く方法

まず目次ページを書き、マニュアルを使う人に見せてください。その会話の中で、書く前に、構造上の大半のミスが表面化します。

論理的に最初に来るセクションではなく、読者が最も必要としそうなセクションから書き始めます。多くのマニュアルでは、それらは別物です。製品のアーキテクチャに沿った並び順が、読者の課題に沿った並び順になることはほとんどありません。

見出しには読者の言葉を使ってください。人は、自分に起きていることのためにマニュアルを探します。担当しているサブシステムの名前のためではありません。

順序が本当に重要な場合にのみステップに番号を振ります。番号付きリストはシーケンスを示唆します。読者は、たとえそれが間違っていても、暗黙のシーケンスに従ってしまいます。

警告は、それが適用されるステップの直前に必ず置きます。冒頭に置かれた警告の章は法的なアーティファクトであり、指示ではありません。読まれるのは一度きりで、その後は二度と読まれません。

1人に実際に使ってもらい、手助けせずに様子を見てテストしてください。ためらいはすべて欠陥です。これには40分かかり、3回以上のレビューよりも多くの問題を見つけます。

マニュアルテンプレートに含めるべきものは？

最低限：何をカバーするか、誰向けか、所有者と承認者、日付付きのバージョン、読者の状況に合わせて構造化された本文、そしてマニュアルが質問に答えない場合のための、名前のあるルート。

それ以外は種類ごとの要件です。ソフトウェアのユーザーマニュアルにはスクリーンショットと、検索しやすい構造が必要です。取扱説明書には、警告を本文中に配置し、保守スケジュールと適合情報が必要です。トレーニングマニュアルには、到達目標と、読者が理解できたかを確認する方法が必要で、他のものにはそもそも不要です。

人が抜けがちで、抜くべきではない項目は、承認者の名前です。このページ全体がその理由について書いているからです。

ソフトウェアおよびWebアプリケーションのユーザーマニュアルテンプレート

ソフトウェアマニュアルには、他のものにはない性質があります。文書の下で製品が継続的に変わるため、書いた内容は、出荷されたその日から劣化していきます。

それを踏まえると、次の3点が重要です。メニューではなくタスクで構造化すること。メニューは再編されますが、タスクは変わりません。各トピックは単独で更新できるほど短く保つこと。つまり、製本された文書ではなく、検索可能な記事の集合にします。そして、頻繁に変わるものはスクリーンショットで撮らないこと。コントロールがどこにあるかを示すのではなく、コントロール名を付けます。

特にWebアプリケーションでは、マニュアルは主にアプリ内ヘルプと検索可能なヘルプセンターに置き換えられており、ダウンロード可能なPDFとして扱うのは通常ミスです。そのための構造は、マニュアルテンプレートよりもバージョン管理の問題にうまく対応できる、ナレッジベース記事テンプレートにあります。

調達、アクセシビリティの適合、または「1つの文書」を求めるエンタープライズ顧客など、どうしても単一の文書が必要な場合は、別々に維持するのではなく、記事から生成してください。

トレーニングマニュアルテンプレートと、ユーザーマニュアルとの違い

トレーニングマニュアルは、仕事から離れた場所で、順番に1回読まれます。まだその仕事ができない人が読むものです。ユーザーマニュアルは、作業の現場で、必要に応じて参照されます。多くの場合、すでにできる人が読むものです。

この1つの違いが、ほぼすべてを変えます。トレーニングマニュアルには、文脈、解説付きの例、理解度を確認する方法が必要です。ユーザーマニュアルには、見つけやすさと簡潔さが必要で、文脈はノイズになります。

実務上の結論として、ユーザーマニュアルに導入を追加してトレーニングマニュアルにすることはできません。多くの試みがそれに当たりますが、うまくいきません。まずユーザーマニュアルを書き、その周りにトレーニングマニュアルを書きます。繰り返すのではなく、外側へ参照してください。

当社のカスタマーサービス向けトレーニングマニュアルテンプレートでは、1つの機能についてトレーニング側を詳細にカバーしており、同じ構造を他にも適用できます。

機器向けおよび規制対象の作業の取扱説明書テンプレート

取扱説明書は、他のものとは違う重みを持ちます。機器が機械、圧力、電気、または医療機器の規制によりカバーされる場合、マニュアルはそれについてのドキュメントではなく、製品のコンプライアンスの一部になります。含まれるコンテンツ、言語、保管（保持）情報、そして適合情報はすべて指定される可能性があります。

開始前に知っておく価値のある実務上の結果があります。マニュアルは通常、使用国の言語で提供する必要があり、翻訳は「あると便利」ではなくコンプライアンスの問題になります。警告はステップとセットで配置し、その文言が規定される場合もあります。どのバージョンがどのシリアル番号で出荷されたかの記録は、何年も保持する必要があるかもしれません。そして、機器へのあらゆる改造は、マニュアルの再発行と再評価を必要とする場合があります。

これらは法的助言ではなく、要件は管轄区域や製品カテゴリによって異なります。公開する前に、コンプライアンス部門または外部の専門家に、適用される内容を確認してもらい、コンプライアンス承認済みのコンテンツは別の文書として保持してください。そうすれば、通常の運用変更がレビューを巻き戻すことはありません。

Word、Canva、Google Docsでマニュアルテンプレートを入手できますか？

Wordは、印刷またはPDFとして出荷される長文のマニュアルに適しています。番号付きセクション、相互参照、生成された目次ページの3つを扱えるためです。これら3つは、30ページを超えると特に面倒になりがちです。

Google Docsは、共同で作成しオンラインで読むマニュアルに適しています。コメントスレッドはレビュー中に本当に役立ちます。長くなると扱いづらくなるため、200ページの取扱説明書よりも、トレーニングマニュアルや短いユーザーガイドに向いています。

Canvaは、見た目が意味の一部になるマニュアルに適しています。クイックスタートガイド、1枚の操作手順書、壁に貼るようなものなどです。相互参照が100個ある文書には不向きです。

好みではなく、長さと用途（行き先）で選んでください。そして、どれを選んでも、承認者が署名できる場所にコンプライアンス承認済みのコンテンツを置いてください。通常、それは他の場所とは同じではありません。

書き直しプロジェクトなしでマニュアルを最新に保つ方法

文書を分割すれば、承認の問題は解決します。しかし、書く問題は解決しません。マニュアルの更新とは、誰かがすでに知っている手順をスクリーンショットで撮り、切り抜き、書き直す作業であり、その作業は緊急の何かに勝てないのです。

Trupeer AIは、そのコストの大半を取り除きます。現在のプロセスを知っている人が、それを一度だけ実際に行って記録し、その出力は、手順と画像がすでに配置されたフォーマット済みのマニュアルセクションになります。書くのではなく、編集するだけで済みます。9ページの運用変更が、午後の作業で終わります。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

このマニュアル作成はまさにそのために作られており、同じ記録から、トレーニング用の動画と、ナレッジベース用の文書を一貫したブランドで生成できます。翻訳は、多くの文書よりもここで重要です。国境を越えて販売される機器では、現地言語版が「配慮」ではなく「要件」であることが多いからです。セットアップ手順は、ドキュメントテンプレートのセットアップガイドにあります。

よくある質問

無料でWordにステップバイステップのユーザーガイドテンプレートはありますか？

上記の前付け構造はWordに貼り付けでき、どの種類のマニュアルにも「家の外壁」のように使えます。ステップバイステップガイドの本文は、各ステップを1つのアクションと、その期待される結果に絞り、2つ目のトピックに分割する前に約9ステップ程度で止めてください。ゲート付きのダウンロードもフォームもありません。

無料のトレーニングマニュアルテンプレートはWordにありますか？

同じ前付けを使い、次に本文は製品の機能ではなく、読者ができるようになることを中心に構成します。到達目標→解説付きの例→練習→確認。Wordが適しているのは、トレーニングマニュアルは通常順番に読まれ、印刷されることも多いからです。

Canva向けのユーザーマニュアルテンプレートはありますか？

Canvaは短いビジュアルマニュアルに適しています。クイックスタートのシート、1ページの操作手順書、壁に貼るようなものなどです。このページの前付けフィールドをそのまま取り出して配置してください。目次ページや相互参照が必要になるほど長いものは、代わりにWordまたはGoogle Docsを使ってください。

Google Docs向けのユーザーマニュアルテンプレートはありますか？

上記の構造をGoogle Docにコピーし、テンプレートとしてチームドライブに保存します。共同で下書きを作成してオンラインで読むのに適しており、レビューコメントは実際に大きな利点です。長くなるとDocsが遅くて扱いにくくなるため、長さには注意してください。

マニュアル、ガイド、SOPの違いは何ですか？

マニュアルは包括的で、製品や仕事全体をカバーします。ガイドは、1つのタスクを最初から最後まで扱います。SOPは、組織が何かを行う方法に関する権威ある手順であり、学習する読者向けではなく、社内のコンプライアンス向けに書かれています。マニュアルにはガイドが含まれることがよくあります。SOPは中に入るのではなく並んで存在します。承認者が異なるためです。

マニュアルはどれくらいの長さにすべきですか？

その種類が必要とするだけ、というのは役に立たない答えなので、より良い判断基準を示します。1週間以内に更新できないマニュアルは長すぎます。更新されないからです。これは通常、コンテンツを削るよりも分割すべきサインです。

マニュアルは誰が書くべきですか？

作業をする人が書き、文書の所有者が編集します。インタビューからドキュメンテーション機能だけで書かれたマニュアルは、構造がよく整っていても細部が微妙に間違っている傾向があります。一方、実務者だけで書かれたマニュアルは、正確ですが使いにくい傾向があります。うまくいくのは、その組み合わせです。

マニュアルはどれくらいの頻度で見直すべきですか？

スケジュールではなく、きっかけ（トリガー）で判断します。記述しているものが変わったとき、サポートやサービスのパターンからマニュアルが機能していないと示唆されるとき、規制が変わったとき、そして所有者が異動したときです。カレンダーでの見直しは、何も変わっていないときにやって来て、何かが変わった瞬間を見逃します。