AI SAP Adoption Platform

La maggior parte dei go-live di SAP viene dichiarata di successo in base a criteri tecnici. Il sistema è attivo, le interfacce sono in esecuzione, il cut-over è stato completato nei tempi previsti. Sei mesi dopo, il team finanziario sta ancora effettuando le riconciliazioni con i fogli di calcolo, il personale del magazzino inserisce valori fittizi per superare un campo obbligatorio e la qualità dei dati master, che nessuno sa spiegare, sta silenziosamente minando ogni report basato su di essi.

Questo divario rappresenta il problema dell'adozione di SAP. Il sistema funziona. Le persone che lo utilizzano non hanno cambiato il loro modo di lavorare, o lo hanno fatto in modi che nessuno aveva previsto. L'adozione di SAP da parte degli utenti si misura sul comportamento piuttosto che sui tassi di completamento della formazione, e un progetto può superare ogni traguardo di abilitazione fallendo completamente l'adozione.

Trupeer è una piattaforma di adozione di SAP costruita su una premessa semplice: gli utenti abbandonano un processo corretto quando quest'ultimo è più difficile da trovare rispetto a una soluzione alternativa. Se la guida per una transazione è una presentazione precedente al go-live nascosta in una cartella condivisa, vince il foglio di calcolo. Se si tratta di un video di novanta secondi che mostra esattamente lo schermo davanti a loro ed è aggiornato con la configurazione di questo trimestre, vince il processo.

Perché l'adozione di SAP si blocca dopo il go-live

Le cause sono comportamentali piuttosto che tecniche, ed è per questo che un aumento della formazione raramente risolve il problema.

• Le scorciatoie sono più economiche del processo corretto. Gli utenti non fanno resistenza a SAP. Stanno ottimizzando i tempi per portare a termine il lavoro e, se il percorso ufficiale è più lento o poco chiaro, il processo alternativo vince ogni volta.

• La guida non è disponibile nel momento del bisogno. La formazione avviene settimane prima del go-live. La domanda sorge alle 15:00 di un martedì con una transazione completata a metà. L'abilitazione che vive solo in un LMS non è presente quando serve.

• I contenuti diventano obsoleti e gli utenti smettono di fidarsi. Uno screenshot sbagliato insegna agli utenti che l'intera libreria non è affidabile. La fiducia nella guida SAP si perde molto più velocemente di quanto si possa ricostruire.

• Nessuno riesce a vedere dove l'adozione sta fallendo. Il completamento dell'LMS indica che un video è stato aperto. Non identifica la transazione in cui gli utenti esitano, lo guardano di nuovo e poi, invece, aprono un ticket di assistenza.

• Le variazioni locali dei processi non vengono documentate. I template globali uniti ai requisiti specifici di ogni paese fanno sì che la guida standard sia leggermente errata in alcuni mercati; di conseguenza, i team locali inventano le proprie soluzioni e l'adozione si frammenta.

• L'adozione viene trattata come una fase di go-live, non come una misura continua. Il supporto diminuisce dopo la fase di hypercare, i nuovi assunti arrivano senza un percorso strutturato e il comportamento torna verso le abitudini precedenti a SAP.

Le piattaforme di adozione digitale (DAP) sono nate proprio per risolvere questo problema, e la maggior parte lo affronta con overlay all'interno dell'applicazione. Il limite in cui si imbattono è il contenuto: un overlay è utile solo quanto lo è la guida che c'è dietro, e produrre guide per centinaia di transazioni SAP è la parte che non è scalabile.

Come Trupeer affronta l'adozione di SAP

Trupeer tratta l'adozione innanzitutto come un problema di fornitura di contenuti. Se la produzione di una guida accurata e aggiornata per una transazione SAP richiede dieci minuti anziché un intero ciclo di produzione, la copertura e la freschezza da cui dipende l'adozione diventano traguardi raggiungibili.

I proprietari dei processi registrano le transazioni nel vostro ambiente SAP live e l'IA produce sia un breve video che un'istruzione operativa scritta da ogni acquisizione, con zoom automatico sui campi utilizzati. La copertura cresce grazie alle persone che già comprendono il processo piuttosto che attraverso un team centrale, e il costo marginale per mantenere aggiornato un asset dopo una modifica di configurazione è così ridotto che la manutenzione avviene concretamente.

Tale guida deve poi raggiungere gli utenti dove lavorano. I formati video e scritti vengono pubblicati nella knowledge base e nel service desk, e la guida in-app mostra la procedura dettagliata corretta al momento della transazione. Le analisi di consumo mostrano quali transazioni gli utenti guardano di nuovo o abbandonano, il che rappresenta il primo segnale disponibile di dove l'adozione di SAP stia fallendo.

Il livello di libreria risiede nella piattaforma di abilitazione SAP, mentre i meccanismi di produzione di un singolo asset spettano al generatore di video di formazione SAP. Questa pagina riguarda lo scopo di questi asset: cambiare ciò che gli utenti fanno concretamente.

Costruire un programma di adozione SAP

Passo 1: Definire l'adozione in termini comportamentali

Scegliete misure legate ai risultati promessi dal business case SAP. Percentuale di ordini d'acquisto generati in SAP rispetto a quelli inviati via email. Completezza dei dati master. Volume di ticket per transazione. Tempo per raggiungere la piena operatività dei nuovi assunti. L'articolo su come misurare l'adozione del prodotto copre il quadro generale.

Passo 2: Trovare dove si trovano le scorciatoie

I ticket del service desk e i dati di consumo indicano entrambi le stesse transazioni. Laddove gli utenti guardano di nuovo una guida per tre volte o aprono ripetutamente ticket, il processo approvato è troppo difficile, e questo è un problema di contenuto o di progettazione piuttosto che di conformità.

Passo 3: Colmare le lacune con guide aggiornate

Fate registrare al proprietario del processo la transazione così come esiste oggi. Asset brevi e dedicati a una singola transazione che corrispondono alla configurazione di questo trimestre sono ciò che ricostruisce la fiducia nella libreria di guide.

Passo 4: Posizionare la guida al momento della transazione

L'adozione migliora quando la risposta è a un clic di distanza dalla schermata in cui l'utente è bloccato, non a tre sistemi di distanza. Pubblicate nella knowledge base, nel service desk e nella guida in-app, piuttosto che solo nell'LMS.

Passo 5: Localizzare per ogni mercato

L'adozione di SAP da parte degli utenti in un rollout multinazionale dipende da guide in lingua locale. Utilizzate il traduttore video IA per produrre ogni asset in oltre 40 lingue senza dover registrare di nuovo, e documentate le variazioni dei processi locali invece di fingere che il template globale le copra.

Passo 6: Misurare, poi agire in base ai segnali

Monitorate le misure comportamentali del passo uno insieme ai dati di consumo. L'aumento delle visualizzazioni ripetute su una transazione di solito anticipa l'aumento dei ticket, offrendo una finestra temporale per correggere la guida prima che si presentino i costi di supporto.

Funzionalità per i team di adozione SAP

• Copertura delle guide scalabile. Chiunque sia in grado di eseguire la transazione può produrre l'asset, così la copertura cresce su centinaia di transazioni SAP senza colli di bottiglia nella produzione.

• Contenuto che rimane aggiornato. L'aggiornamento consiste nella modifica di un testo anziché in una nuova registrazione, il che mantiene la libreria affidabile attraverso i rilasci trimestrali.

• Guide video e scritte insieme. Gli utenti che preferiscono leggere e quelli che preferiscono guardare ottengono entrambi una risposta aggiornata, generata dalla stessa registrazione.

• Erogazione al momento del bisogno. Pubblicate nella knowledge base, nel service desk e nella guida in-app, affinché la risposta raggiunga gli utenti direttamente nel flusso di lavoro.

• Analisi dell'adozione. Visualizzazioni ripetute, abbandoni e comportamenti di ricerca per singola transazione, che identificano i processi fallimentari prima di quanto faccia il volume dei ticket.

• Più di 40 lingue. Guida in lingua locale in ogni paese di rollout, che spesso rappresenta il principale fattore di variazione dell'adozione tra i diversi mercati.

• Copertura dell'intero ecosistema SAP. SAP GUI, Fiori, S/4HANA, SuccessFactors e Ariba, oltre agli strumenti non SAP nello stesso processo end-to-end.

Dove si concentra il lavoro sull'adozione di SAP

• Hypercare. Le prime settimane dopo il go-live stabiliscono i comportamenti predefiniti. Un livello di guida self-service che risponde alle domande ripetitive evita che le scorciatoie si consolidino.

• Migrazione a S/4HANA. Gli utenti che passano da ECC hanno bisogno di vedere cosa è cambiato piuttosto che reimparare il sistema da capo. Una guida mirata sulle differenze accelera l'adozione di S/4HANA rispetto a una formazione completa.

• Stato a regime e nuovi assunti. L'adozione si indebolisce a causa del turnover del personale. Una guida strutturata per le persone che entrano in azienda molto tempo dopo la conclusione del programma è ciò che preserva i risultati ottenuti.

• Cambiamento e comunicazione. L'adozione è il risultato di cui il change management è responsabile. Consultate la strategia di adozione del software per una visione più ampia del programma.

• Risoluzione della qualità dei dati. I dati master errati sono solitamente un sintomo di mancata adozione. Correggere la guida per la transazione che li produce è preferibile a bonificare ripetutamente gli stessi record.

Piattaforme di adozione SAP e la categoria DAP

Le piattaforme di adozione digitale come WalkMe, Whatfix e Pendo affrontano l'adozione di SAP principalmente tramite overlay integrati nell'applicazione: tooltip, flussi guidati e messaggi sovrapposti all'interfaccia. Questo modello funziona bene per attività brevi e lineari ed è una funzionalità concreta.

Il suo limite risiede nella produzione di contenuti. Gli overlay hanno bisogno di una guida di base e la creazione e la manutenzione di flussi su centinaia di transazioni SAP attraverso diversi rilasci all'anno è il punto in cui la maggior parte delle implementazioni di piattaforme di adozione digitale si blocca. Trupeer affronta lo stesso problema di adozione dal lato dei contenuti, rendendo la produzione di guide accurate e aggiornate sufficientemente economica su scala SAP. Molti team utilizzano entrambe le soluzioni. La guida alle piattaforme di adozione digitale descrive la categoria, mentre il confronto tra le alternative a WalkMe esamina opzioni specifiche.

Consigli pratici per i responsabili dell'adozione SAP

• Misurate i comportamenti, non la presenza. Il completamento della formazione è una metrica di attività. Le transazioni completate correttamente in SAP sono una metrica di adozione.

• Trattate le scorciatoie come elementi diagnostici. Una scorciatoia diffusa vi dice che il processo ufficiale è più difficile di quanto dovrebbe essere. Indagate prima di imporre il rispetto delle regole.

• Assegnate le priorità in base al volume dei ticket. Le transazioni che generano il maggior carico di supporto sono quelle in cui l'investimento nella guida offre il ritorno più rapido.

• Mantenete le guide brevi. Un utente nel bel mezzo di una transazione guarderà un video di novanta secondi. Non guarderà un modulo di quaranta minuti.

• Finanziate l'adozione oltre la fase di hypercare. La maggior parte dei programmi smette di investire nel momento in cui i comportamenti si stanno ancora formando, che è proprio quando si perdono i benefici ottenuti.

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• Software di adozione del prodotto

• Guida alle piattaforme di adozione digitale