Software per la documentazione dei processi operativi

Trupeer AI è il software di documentazione dei processi aziendali per i team di operazioni che scrivono le procedure interfunzionali che non appartengono a nessun'altra funzione: la chiusura di fine mese, il flusso di onboarding dei fornitori, il passaggio della trattativa dalle vendite al successo dei clienti, la sequenza di onboarding di people-ops, l'instradamento dell'approvazione degli approvvigionamenti. Un responsabile operativo, un analista RevOps, un responsabile finanziario o uno specialista nel miglioramento dei processi registra lo schermo percorrendo la procedura effettiva e Trupeer AI genera insieme un video e una pagina di documentazione del processo scritta. L'output confluisce in Confluence, Notion, SharePoint, Process Street, Trainual o ovunque il team operativo conservi attualmente la propria documentazione. La maggior parte dei team operativi gestisce più processi di quanti ne possa documentare una sola persona, poiché il tempo di scrittura per SOP tradizionalmente richiede mezza giornata per procedura, e questo costo di produzione è il motivo per cui le librerie di documentazione operativa di solito accumulano un ritardo rispetto alle procedure effettive di due trimestri o più.

• Genera la documentazione dei processi operativi (congiuntamente video e SOP scritta) a partire da una sola registrazione dello schermo o dallo script di un avatar AI.

• Progettato per il lavoro operativo interfunzionale: procedure finanziarie, passaggi di consegne RevOps, flussi per le risorse umane (people ops), approvvigionamenti, catena di fornitura, operazioni per il successo dei clienti.

• L'output si inserisce in Confluence, Notion, SharePoint, Process Street, Trainual o in qualsiasi sistema di documentazione dei processi che il team operativo utilizzi già.

• Traduzione in oltre 65 lingue per procedure operative che interessano gli uffici regionali.

• Registra nuovamente un singolo passaggio modificato quando il processo cambia. Sia il video che la SOP scritta si aggiornano contemporaneamente.

Cosa produce questo software di documentazione dei processi operativi

Un responsabile operativo, un responsabile RevOps, un analista finanziario o uno specialista di people ops apre lo strumento e avvia una registrazione dello schermo. Esegue la procedura effettiva: la chiusura di fine mese in NetSuite, il flusso di approvazione dei nuovi fornitori in Coupa, il passaggio della trattativa da Salesforce a Gainsight, la sequenza di onboarding dei nuovi assunti tra Rippling e Confluence. Trupeer AI gestisce la post-produzione. I intercalari e i momenti del tipo "lasciami cercare quel file" vengono eliminati, gli effetti di zoom e del cursore evidenziano il campo che l'operatore successivo deve compilare, il pulsante di approvazione da cliccare o il report da esportare, e una bozza di video insieme a una bozza di pagina di documentazione del processo scritta arrivano contemporaneamente nell'editor.

L'output video è in formato MP4. L'output del documento è in formato PDF o Word con screenshot e passaggi numerati incorporati. Entrambi i formati si caricano direttamente nel sistema di documentazione dei processi esistente del team operativo, che si tratti di Confluence, Notion, SharePoint, Trainual, Process Street o semplicemente del Google Drive aziendale. Il link alla Pagina Condivisa raggruppa entrambi i formati per pubblicarli nel canale Slack del team operativo, fissarli nel canale dei processi interfunzionali o condividerli con i partner e i fornitori che partecipano al processo. I kit del brand applicano uno stile coerente in tutta la libreria di documentazione operativa e il glossario personalizzato gestisce le decine di acronimi interni (RevRec, invecchiamento AR, deal pod, coorte CSAT) che ogni funzione operativa possiede. Rispetto a uno strumento di documentazione dei processi generico, questo approccio unisce i video di spiegazione alla documentazione dei processi aziendali scritta in un'unica attività, che è il formato che le operazioni dei processi aziendali consumano effettivamente nella pratica.

Come funziona il software di documentazione dei processi operativi in tre passaggi

Tre passaggi coprono il flusso di produzione. Lo strumento non sostituisce lo strumento di esecuzione del flusso di lavoro che esegue il processo in tempo reale, nè sostituisce lo strumento BPM che lo modella. Produce il contenuto esplicativo che descrive come eseguire effettivamente la procedura.

Passaggio 1: Registra il percorso della procedura o utilizza un avatar AI

Avvia una registrazione dello schermo nel browser, sul computer portatile aziendale dove l'operatore esegue già la procedura. Esegui il flusso di lavoro effettivo: la chiusura, l'approvazione, il passaggio di consegne, l'instradamento, qualsiasi cosa debba essere documentata. Oppure salta completamente la registrazione: digita uno script e scegli un avatar AI per presentare il contenuto come un video con un volto parlante (utile per la formazione sulle politiche operative o per panoramiche dei processi narrate dai dirigenti in cui nessuno desidera apparire davanti alla telecamera). L'intelligenza artificiale lavora su qualsiasi cosa sia stata registrata.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la documentazione del processo scritta

La post-produzione viene eseguita automaticamente. I intercalari vengono rimossi. Gli effetti di zoom e del cursore evidenziano i campi, i pulsanti e le aree dello schermo importanti nella procedura. Una bozza di video e una bozza di pagina di documentazione scritta del processo arrivano insieme nell'editor, con screenshot e passaggi numerati incorporati. Il glossario personalizzato individua i nomi dei sistemi interni, gli acronimi specifici delle operazioni e i nomi dei passaggi del processo prima che vengano trascritti in modo errato.

Passaggio 3: Applica il marchio, limita la visibilità, pubblica

Applica il kit del brand in modo che la documentazione del processo corrisponda all'aspetto grafico del resto della libreria operativa. Configura la visibilità della Knowledge Base (solo per l'organizzazione per le procedure interne, domini selezionati per i processi rivolti ai partner, solo su invito per procedure altamente riservate come la chiusura finanziaria). Quindi pubblica tramite il link della Pagina Condivisa, incolla il PDF in Confluence o Notion, caricalo su Process Street o Trainual, o allega l'MP4 a una pagina SharePoint.

Chi gestisce la documentazione dei processi operativi a questo volume

La persona che gestisce la documentazione dei processi operativi è solitamente un responsabile delle operazioni, un direttore delle operazioni aziendali, un capo del personale, un responsabile del miglioramento dei processi o qualsiasi generalista operativo a cui sia stato assegnato il compito di "documentare ciò che facciamo effettivamente" dopo l'ultimo audit, cambiamento di organico o analisi post-mortem. Hanno un arretrato di procedure in più funzioni: procedure finanziarie che solo il controller conosce, passaggi RevOps che solo l'analista senior ricorda, flussi di people ops che il business partner delle risorse umane esegue a memoria da tre anni, percorsi di approvazione degli approvvigionamenti che cambiano ogni volta che si registra un nuovo fornitore. Aprono Trupeer quando la digitazione manuale delle SOP in Confluence è fisicamente troppo lenta per il volume di cui l'azienda ha effettivamente bisogno.

Attorno a loro, le singole funzioni operative documentano le proprie procedure nello stesso spazio di lavoro. Le operazioni finanziarie gestiscono le procedure AR/AP, le spiegazioni delle politiche di spesa e la chiusura mensile e trimestrale. RevOps gestisce le procedure del flusso di trattative, le regole di instradamento dei contatti e il passaggio di consegne tra vendite e successo dei clienti. People ops gestisce le sequenze di onboarding, le liste di controllo per l'offboarding e il ciclo di revisione delle prestazioni. Le operazioni di marketing gestiscono le procedure di lancio delle campagne, le regole di lead scoring e il passaggio di consegne MQL/SQL. Le operazioni per il successo dei clienti gestiscono il flusso di rinnovo, le procedure di calcolo del punteggio di salute (health scoring) e i percorsi di escalation. Le analisi di produzione nella vista amministratore mostrano quali funzioni operative stanno pubblicando la documentazione dei processi e a quale ritmo, utile per il responsabile operativo che pianifica la capacità.

Tipi di contenuti di documentazione dei processi operativi gestiti

I tipi di contenuti per la documentazione dei processi operativi che ricorrono più spesso: procedure di passaggio interfunzionali (da vendite a customer success, da marketing a vendite, da reclutamento a people-ops), procedure di chiusura e di rendicontazione (chiusura mensile, preparazione della revisione aziendale trimestrale, ciclo di pianificazione annuale), procedure di approvazione e di instradamento (approvazione del fornitore, approvazione delle spese, revisione del contratto), flussi di onboarding e offboarding (fornitura di accesso ai nuovi assunti, elenco di controllo per la cessazione del rapporto di lavoro, onboarding del nuovo manager) e spiegazioni delle politiche aziendali (la politica di viaggio e spesa, la politica di approvvigionamento, la politica di escalation dei clienti). Trupeer AI gestisce tutto questo dallo stesso flusso che va dalla registrazione al documento. Il formato si adatta al pubblico: una SOP per le operazioni finanziarie richiede passaggi numerati con screenshot di sistema, una panoramica del processo rivolta ai dirigenti richiede il video esplicativo di livello superiore, un processo rivolto ai partner richiede entrambi con visibilità selettiva.

Per i team operativi che gestiscono contemporaneamente programmi di documentazione in molte funzioni, il valore della piattaforma si moltiplica. Un singolo responsabile operativo che lavora con Trupeer può produrre l'output per singola procedura che in precedenza richiedeva un analista aziendale dedicato o una responsabilità di documentazione a rotazione all'interno del team operativo. In una tipica funzione operativa con un numero di procedure attive compreso tra 10 e 30 che spaziano tra finanza, RevOps, people ops e operazioni per il successo dei clienti, il tempo di produzione per SOP scende da uno o due giorni a una o due ore. È qui che la gestione dei processi operativi inizia a sembrare diversa: invece di produrre una singola SOP alla volta, il team pubblica in parallelo le SOP operative e le spiegazioni delle procedure operative standard per l'intera funzione, con la documentazione del flusso di lavoro operativo che mostra come i processi vengono effettivamente eseguiti, anziché solo come dovrebbero essere. Abbinando questo software di documentazione dei processi operativi al generatore di SOP Trupeer AI e al generatore di guide ai processi si coprono sia le SOP autonome sia la libreria più ampia di guide ai processi.

Dove si colloca Trupeer rispetto agli strumenti di esecuzione del flusso di lavoro e alle piattaforme BPM

Trupeer AI non è una piattaforma di esecuzione dei flussi di lavoro. Process Street, Pipefy, Tallyfy, Kissflow e Pneumatic eseguono i processi come flussi di lavoro in tempo reale con assegnazione di attività, monitoraggio dello stato, scadenze e logica condizionale. Trupeer AI documenta la procedura eseguita da quegli strumenti di flusso di lavoro, ma non esegue il flusso di lavoro stesso. I due spesso lavorano insieme: il team operativo utilizza Process Street o Tallyfy per eseguire il processo effettivo e utilizza Trupeer per produrre il video esplicativo e la SOP scritta che spiegano come funziona il processo, comprese le parti che si svolgono al di fuori dello strumento del flusso di lavoro.

Trupeer AI non è nemmeno una piattaforma di gestione dei processi aziendali (BPM) o uno strumento di modellazione dei processi. Camunda, IBM BPM, Appian, Pega, Bizagi e Lucidchart gestiscono la creazione di diagrammi BPMN e l'orchestrazione dei processi. Trupeer AI gestisce la spiegazione registrata da utenti reali che descrive come eseguire effettivamente un processo, che è il livello che la maggior parte delle implementazioni BPM lascia privo di risorse sufficienti. Il team operativo utilizza gli strumenti BPMN per la modellazione formale dei processi e utilizza Trupeer per produrre i contenuti esplicativi che aiutano le persone a seguire effettivamente il processo modellato. La combinazione funziona nella pratica: BPMN fornisce il modello visivo e l'orchestrazione, Trupeer fornisce i contenuti esplicativi che portano gli operatori da "vedo il modello" a "posso effettivamente eseguire questo passaggio".

Traduzione, aggiornamenti e la funzione operativa multi-ufficio

La documentazione dei processi operativi diventa obsoleta rapidamente perché le procedure sottostanti cambiano ogni trimestre man mano che i sistemi vengono aggiornati, i fornitori vengono sostituiti e le politiche vengono modificate. Il lancio di un nuovo ERP interrompe la guida per la chiusura, la rinegoziazione del contratto con un fornitore modifica l'instradamento dell'approvazione, una riorganizzazione cambia chi gestisce ciascun passaggio. La maggior parte dei team operativi gestisce questo problema lasciando che i documenti diventino obsoleti senza dire nulla e rispondendo alle stesse domande su Slack ogni volta che qualcuno si imbatte in una SOP superata. Trupeer AI gestisce gli aggiornamenti registrando nuovamente solo il passaggio modificato. L'intelligenza artificiale elabora nuovamente solo quel segmento, sia il video che la documentazione del processo scritta si aggiornano sul momento e l'operatore successivo che consulta la procedura visualizza la versione corrente.

Per le funzioni operative distribuite tra uffici regionali, la traduzione colma il divario linguistico che di solito limita l'effettivo utilizzo di una SOP. La stessa procedura raggiunge i team delle operazioni finanziarie a Madrid in spagnolo, i team RevOps a San Paolo in portoghese, i team di people ops a Tokyo in giapponese e i team di approvvigionamento a Berlino in tedesco, a partire da un'unica registrazione sorgente, nello stesso ciclo di rilascio. La traduzione si applica sia alla voce fuori campo del video sia alla documentazione scritta del processo, mantenendo il kit del brand, il glossario e il testo sullo schermo. Per un lavoro di documentazione interna più ampio che va oltre le procedure operative specifiche, la piattaforma di documentazione interna copre la documentazione interfunzionale tra risorse umane, IT, ingegneria e operazioni in un unico spazio di lavoro.