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Valutazione gratuita della preparazione della documentazione
Quanto è pronta la tua documentazione per la transizione? Rispondi a 10 domande, ottieni subito il tuo punteggio e scopri quali lacune colmare prima che inizi il passaggio di consegne.
La valutazione della prontezza della documentazione di Trupeer ti dice quanto la documentazione del tuo processo sia pronta per una transizione, in circa due minuti. Rispondi a dieci domande (sì, in parte o no) sulle tue SOP e la scheda di valutazione ti fornirà subito un punteggio di prontezza su 100, senza necessità di registrazione. Registrati gratuitamente e otterrai il report completo: il tuo punteggio suddiviso per area, le tue lacune principali classificate per rischio e cosa documentare per primo.
Ogni transizione dipende dalla documentazione già esistente. Che un processo si stia trasferendo a un fornitore BPO, a un nuovo venditore, in un GCC o su un nuovo sistema, lo stato delle sue SOP decide la velocità del trasferimento di conoscenza e quanti problemi emergeranno dopo il go-live. La maggior parte dei team scopre quanto sia pronta solo quando il team ricevente inizia a fare domande. La valutazione te lo dice prima che inizi la transizione, quando c'è ancora tempo per colmare le lacune.
Come utilizzare la valutazione della prontezza della documentazione
La valutazione è pensata per transition manager e proprietari di processi che hanno bisogno di una lettura rapida e onesta della propria documentazione, senza preparazione e senza curve di apprendimento. Funziona in tre passaggi.
Passaggio 1: Rispondi a 10 domande
Ogni domanda copre una parte della documentazione pronta per la transizione: inventario dei processi, copertura delle SOP, aggiornamento, eccezioni, dettagli a livello di passaggio, rischio legato a una singola persona, video esplicativi, reperibilità, lingue e proprietà. Rispondi sì, in parte o no. Le domande appaiono una alla volta e ogni domanda con risposta si riduce in modo da poter vedere i tuoi progressi a colpo d'occhio.
Passaggio 2: Visualizza il tuo punteggio di prontezza
Non appena rispondi alla decima domanda, appare il tuo punteggio su 100. Ogni sì vale 10 punti, ogni in parte vale 5 punti e ogni no vale 0 punti, così il risultato è facile da spiegare agli stakeholder. Il punteggio rientra in una delle tre fasce: non pronto (da 0 a 40), parzialmente pronto (da 45 a 70) o pronto per la transizione (da 75 a 100). Scegli il tipo di transizione che stai pianificando in modo che il report corrisponda alla tua situazione.
Passaggio 3: Ottieni il report completo
Registrati gratuitamente e il report completo arriverà via email. Suddivide il tuo punteggio per area, classifica le tue lacune in base al rischio per la transizione e consiglia il passaggio successivo per ciascuna di esse, a partire dai processi da registrare prima che le persone che li conoscono non siano più disponibili.
Caratteristiche chiave della valutazione della prontezza della documentazione
La scheda di valutazione trasforma una vaga preoccupazione sulla documentazione in un numero, un elenco classificato di lacune e un piano, in modo che i team di transizione sappiano dove concentrarsi prima che inizi il trasferimento di conoscenza.
Costruito attorno al rischio di transizione: Ogni domanda prende di mira qualcosa che rallenta il trasferimento di conoscenza nella pratica, dalle SOP mancanti e dalle eccezioni non documentate alla conoscenza posseduta da una singola persona
Punteggio istantaneo senza registrazione: Visualizza il tuo punteggio su 100 nel momento in cui rispondi all'ultima domanda, con un'indicazione chiara se sei pronto, parzialmente pronto o non pronto
Punteggio semplice e spiegabile: Dieci punti per il sì, cinque per in parte e zero per il no, così chiunque può vedere come è stato raggiunto il punteggio e cosa potrebbe migliorarlo
Report completo per area: Registrati gratuitamente per una suddivisione su tutte e dieci le aree, così potrai vedere quali parti della tua documentazione sono più forti e quali più deboli
Lacune classificate per rischio: Il report mette al primo posto le lacune che più spesso ritardano le transizioni, con un passaggio successivo consigliato per ciascuna di esse
Guida per il tuo tipo di transizione: Indica alla valutazione se stai esternalizzando, cambiando fornitore, configurando un GCC o implementando un sistema, e il report adatterà i suoi consigli
Perché utilizzare una valutazione della prontezza della documentazione?
La documentazione è solitamente il percorso critico in una transizione, ma la sua qualità viene raramente misurata finché qualcosa non va storto. Una valutazione della prontezza della documentazione ti fornisce quella misura in anticipo, mentre puoi ancora agire di conseguenza.
Dimensiona il trasferimento di conoscenza in modo realistico: Scopri quanto deve essere acquisito da zero prima di impegnarti in un calendario di trasferimento di conoscenza e in una data di go-live
Individua presto il rischio legato a una singola persona: Individua i processi che vivono nella testa di una sola persona e registrali prima che l'attrito, la riassegnazione o la fine di un contratto portino via quella conoscenza
Evita sorprese di hypercare: Le lacune nelle eccezioni e nei dettagli a livello di passaggio si presentano come errori dopo il go-live; trovarle prima mantiene stabili i livelli di servizio
Allineati con il tuo fornitore: Offri al cliente e al fornitore una visione condivisa di ciò che è documentato e di ciò che non lo è, in modo che l'ambito e le tempistiche siano concordati su fatti reali
Monitora il miglioramento nel tempo: Ripeti la valutazione dopo ogni ondata per mostrare come sta migliorando la prontezza della documentazione
Chi dovrebbe utilizzare la valutazione della prontezza della documentazione?
La valutazione è utile per chiunque sia responsabile dello spostamento, dell'esecuzione o del supporto di un processo attraverso una transizione, dal passaggio di consegne di un singolo team a un programma di esternalizzazione multi-sito.
Transition Manager e leader TMO: Ottieni una rapida linea di base prima di pianificare il trasferimento di conoscenza per transizioni di outsourcing, GCC o da fornitore a fornitore
Leader di Process Excellence e Operations: Verifica se i processi di tua proprietà sono pronti per essere trasferiti prima di impegnarti su una data
Leader di Servizi Condivisi e GBS: Confronta la prontezza della documentazione tra le varie funzioni prima della prossima ondata di migrazione
Fornitori di BPO e Outsourcing: Valuta la documentazione di un nuovo cliente durante la fase di definizione della soluzione, in modo che i piani di transizione riflettano la realtà
Team di Knowledge Management e L&D: Misura lo stato delle SOP e dei contenuti formativi e stabilisci le priorità su dove migliorare
Best practice per l'utilizzo della valutazione della prontezza della documentazione
Alcune semplici abitudini rendono il punteggio più accurato e il report più utile per la pianificazione.
Valuta un'area alla volta: Effettua la valutazione per una singola funzione o area di processo, in modo che un team forte non ne nasconda uno debole nella media
Rispondi per come stanno le cose: Valuta la documentazione di cui disponi effettivamente oggi, non quella pianificata; "in parte" è la risposta onesta più spesso di quanto la gente si aspetti
Chiedi alle persone che svolgono il lavoro: Le PMI e i team leader sanno se le SOP possono essere realmente seguite senza aiuto
Colma le lacune registrando, non scrivendo: Registra gli esperti mentre svolgono il vero lavoro e trasforma ogni registrazione in una SOP e in un video con lo strumento di documentazione per le transizioni BPO
Ripetila dopo ogni ondata: Utilizza il punteggio per monitorare i progressi e mostrare agli stakeholder come è migliorata la prontezza
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Vantaggi chiave per i team di transizione
Costruito intorno al rischio di transizione
Dieci domande riguardano ciò che rallenta effettivamente il trasferimento di conoscenze, dalle SOP mancanti e dalle eccezioni non documentate ai processi che solo una persona conosce.
Un punteggio immediato, senza registrazione
Ottieni un punteggio di preparazione fino a 100 in circa due minuti, così saprai a che punto sei prima che venga definito il calendario KT.
Lacune classificate in base al rischio
Il report completo gratuito analizza il tuo punteggio in base all'area di riferimento e classifica le lacune che più spesso ritardano le transizioni, indicando un passaggio successivo per ciascuna.
Come verificare se la tua documentazione è pronta con Trupeer
Passaggio 1
Rispondi a 10 brevi domande
Passaggio 2
Vedi istantaneamente il tuo punteggio di prontezza
Passaggio 3
Ottieni il rapporto completo gratuitamente
Domande frequenti
Che cos'è una valutazione della prontezza della documentazione?
Si tratta di una rapida verifica per stabilire se la documentazione dei processi sia in grado di supportare una transizione, come l'outsourcing, il cambio di fornitore, la configurazione di un GCC o l'implementazione di un sistema. La versione di Trupeer valuta dieci aree, dalla copertura delle SOP al rischio legato alle figure chiave, su un punteggio di 100.
Come viene calcolato il punteggio?
Ciascuna delle dieci domande assegna 10 punti per il sì, 5 per il parzialmente e 0 per il no. I punteggi da 0 a 40 indicano non pronto, da 45 a 70 parzialmente pronto e da 75 a 100 pronto per la transizione.
Devo registrarmi per vedere il mio punteggio?
No. Il tuo punteggio appare non appena rispondi alla decima domanda. Un account gratuito è necessario solo per il rapporto completo, che suddivide il tuo punteggio per area e classifica le tue lacune.
Cosa c'è nel rapporto completo?
Il tuo punteggio per area, le tue principali lacune classificate in base al rischio di transizione, i passaggi successivi consigliati per ciascuna lacuna, la guida per il tuo tipo di transizione e i collegamenti ai modelli che ti aiutano a colmare le lacune.
Come posso migliorare il mio punteggio di prontezza della documentazione?
Inizia con le aree con il punteggio più basso. Registra le PMI (PMI/SME) che svolgono il lavoro reale e trasforma ogni registrazione in una SOP (procedura operativa standard) e un video con lo strumento di documentazione delle transizioni BPO, aggiungi eccezioni alle SOP esistenti, assegna un proprietario a ogni SOP e mantieni tutto in un'unica base di conoscenza consultabile.
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