Strumento di onboarding clienti

Lo strumento di onboarding dei clienti di Trupeer AI prende la panoramica del prodotto che il customer success manager esegue su ogni chiamata iniziale e la trasforma in un video curato e in una guida alla configurazione scritta, pronti per essere personalizzati con il brand e tradotti in oltre 65 lingue. I team SaaS e B2B lo utilizzano per smettere di ripetere la stessa demo a ogni chiamata di onboarding e inviare invece un link a una Pagina Condivisa che il cliente può guardare, condividere con il proprio team e consultare ogni volta che un nuovo collaboratore ha bisogno di familiarizzare con il prodotto. Il vero costo della maggior parte degli onboarding dei clienti risiede nella produzione dei contenuti: le panoramiche e le guide alla configurazione che nessuno ha il tempo di produrre correttamente tra una chiamata e l'altra.

• Registra la panoramica del prodotto una sola volta. Ottieni un video di onboarding curato e una guida alla configurazione scritta nello stesso processo.

• I customer success manager smettono di ripetere la stessa demo a ogni chiamata di kickff.

• Traduci i contenuti di onboarding in oltre 65 lingue per i clienti globali.

• Condividi tramite un link a una Pagina Condivisa personalizzata con il brand che i clienti possono pubblicare su Slack, integrare nella loro intranet o consegnare ai nuovi assunti.

• Aggiorna registrando nuovamente solo il passaggio modificato quando il prodotto cambia. Il resto dei contenuti di onboarding rimane intatto.

Cosa produce Trupeer AI per l'onboarding dei clienti

Un customer success manager registra la panoramica del prodotto che ha presentato a ogni chiamata di kickoff negli ultimi due trimestri. Trupeer AI si occupa della post-produzione. Le parole di riempimento e i momenti in stile "lascia che condivida il mio schermo" vengono rimossi. I tremolii del cursore e le transizioni di zoom vengono fluidificati. Un video di onboarding del cliente in bozza e una guida alla configurazione scritta in bozza arrivano nello stesso processo, così il CSM non deve mantenere due fonti di verità separate per lo stesso prodotto.

L'output video è in formato MP4, pronto per essere incorporato in qualsiasi email di onboarding, canale Slack, centro assistenza o portale clienti. L'output dei documenti è in formato PDF o Word, pronto per la knowledge base interna del cliente o per essere consegnato al team di formazione del cliente. Il kit del brand si applica automaticamente: logo aziendale, colori, font, slide di introduzione e chiusura corrispondono perfettamente al resto dei materiali del team rivolti ai clienti. Gli avatar AI sono disponibili quando un CSM senior lascia l'azienda e il team desidera che la persona successiva erediti la stessa presenza sullo schermo. La clonazione vocale personalizzata consente al team di mantenere un'unica voce del brand in ogni video di onboarding, anche quando il team di registrazione cambia.

Come funziona lo strumento di onboarding dei clienti in tre passaggi

L'intero flusso richiede una sola registrazione e produce contenuti di onboarding per i clienti pronti per l'invio. Nessun passaggio di scrittura separato, nessuno strumento di editing video, nessun accumulo di produzione tra un kickoff e l'altro.

Passaggio 1: Registra la panoramica del kickoff

Avvia la registrazione nel browser, illustra il prodotto nello stesso modo in cui il CSM lo farebbe in una chiamata di kickoff, oppure carica una registrazione esistente da una sessione Zoom che ha avuto successo. Registrare una panoramica di 20 minuti è più veloce che creare da zero un modello di onboarding del cliente di 4 pagine, e il risultato finale piace di più al cliente perché mostra il prodotto reale in funzione, non una presentazione di slide.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la guida alla configurazione scritta

Le parole di riempimento vengono rimosse. Gli effetti di zoom e del cursore vengono aggiunti dove aiutano il cliente a seguire ciò che accade sullo schermo. Un video di onboarding in bozza e una guida alla configurazione in bozza appaiono insieme nell'editor. Il glossario personalizzato gestisce i nomi dei prodotti interni, i nomi delle funzionalità e le integrazioni che altrimenti l'IA non saprebbe come pronunciare o scrivere correttamente.

Passaggio 3: Personalizza con il brand, traduci e invia

Applica il kit del brand in modo che il logo aziendale, i colori e le slide di introduzione/chiusura corrispondano al resto dei materiali di onboarding del team. Traduci in spagnolo, portoghese, mandarino, hindi o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate dal team del cliente. Quindi invia tramite un link a una Pagina Condivisa che il CSM può inserire nell'email di kickoff, incollare nel canale Slack condiviso o programmare nella prossima sessione di formazione del cliente.

Chi utilizza effettivamente Trupeer AI per l'onboarding dei clienti

La persona che apre questo strumento è solitamente un customer success manager o uno specialista dell'onboarding presso un'azienda SaaS B2B in cui ogni CSM esegue la stessa panoramica del prodotto a ogni chiamata di kickoff. Costantemente, il lavoro strategico (accordo concluso, kickoff programmato, criteri di successo concordati) è già fatto. Ciò che rallenta le cose è il tempo che i CSM trascorrono a rispiegare lo stesso flusso del prodotto a un nuovo cliente ogni martedì. Trupeer AI consente al CSM di registrare quella panoramica una volta e inviarla come una risorsa curata che i clienti possono guardare quando preferiscono.

Lo stesso flusso di lavoro si riscontra in ruoli adiacenti. Gli specialisti dell'onboarding lo usano per inviare contenuti di onboarding strutturati per i nuovi lanci SaaS. Gli implementation manager lo usano per panoramiche di configurazione tecnica di cui il team IT del cliente ha bisogno in dettaglio. Gli account manager lo usano per registrare approfondimenti sulle funzionalità per i clienti che sono passati a un livello di prodotto superiore. I responsabili della customer education lo usano per creare la libreria video di onboarding che accompagna la documentazione. Alcuni team lo considerano un sostituto dell'assunzione di uno specialista dedicato all'onboarding dei clienti; altri lo usano insieme a uno di essi per moltiplicarne i risultati.

Tipi di contenuti per l'onboarding dei clienti gestiti da Trupeer AI

L'onboarding dei clienti di solito inizia ogni volta con lo stesso set di contenuti: un video di benvenuto che definisce le aspettative per la chiamata di kickoff, una panoramica del prodotto che mostra come funzionano le funzionalità principali, una guida all'installazione o alla configurazione per l'utente tecnico che configura l'integrazione e una panoramica di formazione per gli utenti finali che utilizzeranno effettivamente il prodotto giorno per giorno. Trupeer AI gestisce tutti questi elementi attraverso lo stesso flusso da registrazione a documento, che è proprio ciò che la maggior parte dei team che cercano un modello di onboarding del cliente sta effettivamente cercando di creare.

Specificamente per l'onboarding dei clienti SaaS, il contenuto che ripaga più rapidamente è la panoramica standard del prodotto che ogni CSM ha memorizzato. Registrarla una volta significa che la chiamata di kickoff dal vivo diventa una conversazione sugli obiettivi specifici del cliente anziché una demo di 40 minuti. La stessa logica si applica alle panoramiche specifiche per singole funzionalità: invece di programmare una chiamata Zoom di 30 minuti ogni volta che il cliente adotta una nuova funzionalità, invia un link a una Pagina Condivisa di 4 minuti con la panoramica pertinente e prosegui con una chiamata di 10 minuti per rispondere alle domande. Il software di onboarding SaaS a livello di monitoraggio del progetto gestisce l'elenco delle attività. Trupeer AI gestisce i contenuti a cui punta l'elenco delle attività.

Più in generale per l'onboarding dei clienti B2B, lo stesso schema si applica alle guide alla configurazione, alle panoramiche sulla configurazione tecnica e alla documentazione di integrazione. Registrare la configurazione effettiva una sola volta è più veloce che scrivere da zero un modello di onboarding del cliente, e il risultato è migliore perché il cliente può vedere il lavoro svolto. L'onboarding dei nuovi clienti diventa una questione di quali link a Pagine Condivise inviare e in quale ordine, anziché una questione di quale CSM abbia la disponibilità per fare la panoramica successiva. Questo cambiamento è ciò che la maggior parte dei team che cercano modi per migliorare l'onboarding dei clienti sta effettivamente cercando: una produzione di contenuti più rapida, non un migliore tracciamento del flusso di lavoro. La stessa logica si applica a un flusso di lavoro di onboarding dei clienti, a un diagramma di flusso del processo di onboarding dei clienti o a una checklist strutturata di onboarding dei clienti che il team CSM può passare senza perdere il contesto.

Nel più ampio mercato dei software di onboarding dei clienti (Userpilot, Pendo, WalkMe e Appcues per la guida in-product; Rocketlane, GuideCX e ChurnZero per la gestione dei progetti; checklist standard di onboarding dei clienti o modelli di strategia di onboarding dei clienti che circolano su Notion), il divario di contenuti è lo stesso. La maggior parte dei team ha definito il proprio processo di onboarding dei clienti a livello di flusso di lavoro. Ciò che manca sono i contenuti: i video e i documenti a cui il flusso di lavoro effettivamente punta. Il miglior software di onboarding in questo livello di contenuti è quello che consente al team CSM di produrre una vera soluzione di onboarding dei clienti senza dover prenotare un video editor o un technical writer per ogni panoramica. L'onboarding del software nel SaaS moderno è un lavoro ad alta intensità di contenuti, e l'onboarding digitale dei clienti mantiene la sua promessa solo quando i contenuti distribuiti dal flusso di lavoro sono aggiornati, utili e creati per l'utente reale. Questo divario è ciò che descrive la maggior parte degli articoli sulle migliori pratiche di onboarding dei clienti, ma che raramente risolve, poiché risolverlo significa produrre più contenuti più velocemente, non scrivere più presentazioni strategiche al riguardo.

Qual è la posizione di Trupeer AI rispetto a Rocketlane, GuideCX e altri software di onboarding dei clienti

Trupeer AI non sostituisce il livello di tracciamento del progetto. Rocketlane, GuideCX, ChurnZero, Vitally e altri software di onboarding dei clienti gestiscono elenchi di attività, assegnazioni, scadenze e monitoraggio dei progressi. La maggior parte delle soluzioni di onboarding dei clienti più importanti sul mercato rientra in quella categoria di gestione dei progetti. Trupeer AI gestisce il livello di produzione dei contenuti che alimenta quegli elenchi di attività. Un'attività che dice "invia il video di panoramica del prodotto" è utile solo se il video esiste. Un'attività che dice "invia la guida alla configurazione dell'integrazione" è utile solo se la guida esiste. La maggior parte dei team che utilizzano soluzioni di onboarding dei clienti ha il tracciamento del flusso di lavoro che funziona bene ed è bloccata sul livello dei contenuti, perché i contenuti sono più difficili da standardizzare e più difficili da produrre rispetto alle attività.

I due strumenti lavorano l'uno accanto all'altro anziché farsi concorrenza. Il tracciatore di progetti gestisce "cosa deve accadere e quando". Trupeer AI gestisce "ciò che il cliente effettivamente guarda, legge o fa in ogni fase". Automazione dell'onboarding dei clienti di solito significa automatizzare il flusso di lavoro (auto-assegnazione delle attività, auto-attivazione delle notifiche, auto-aggiornamento degli stati). Ciò che non automatizza è la produzione dei contenuti. Quello è ancora un lavoro manuale per il team CSM, a meno che non utilizzino uno strumento come Trupeer AI per generare i video e i documenti a cui punta il flusso di lavoro. L'onboarding automatizzato dei clienti funziona end-to-end solo quando sono coperti entrambi i livelli: il livello del flusso di lavoro nel tracciatore di progetti e il livello dei contenuti in Trupeer AI.

Aggiornamenti per le modifiche al prodotto e traduzione per i clienti globali

I contenuti dell'onboarding dei clienti invecchiano più velocemente di quanto la maggior parte dei team si aspetti, perché i prodotti cambiano a ogni rilascio. Un aggiornamento dell'interfaccia utente interrompe il video di panoramica, il nuovo livello di prezzo interrompe la spiegazione di benvenuto e la dismissione di una funzionalità interrompe la registrazione di approfondimento. La maggior parte dei team gestisce questo problema lasciando che i contenuti vadano fuori sincrono e scusandosi durante le chiamate quando il cliente se ne accorge. Trupeer AI risolve il problema registrando nuovamente solo il passaggio modificato. Il link alla Pagina Condivisa distribuito dal CSM lo scorso trimestre ora punta automaticamente alla versione corrente, con il passaggio aggiornato integrato nel resto del flusso di onboarding.

Per i clienti globali, la traduzione colma il divario linguistico. La stessa panoramica del kickoff raggiunge il team del cliente di Madrid in spagnolo, il team del cliente di San Paolo in portoghese e il team del cliente di Berlino in tedesco, a partire dalla stessa registrazione sorgente, nella stessa settimana. La maggior parte degli strumenti di onboarding dei clienti considera la traduzione come un elemento secondario o la salta del tutto. Trupeer AI traduce sia il video che la documentazione scritta nello stesso processo, mantenendo il kit del brand, il glossario e il testo sullo schermo. L'abbinamento del generatore con lo strumento di creazione di SOP di Trupeer AI copre le procedure operative standard alla base del flusso di lavoro di onboarding dei clienti.