Strumento automatizzato per la creazione, l'aggiornamento e la distribuzione della documentazione

Lo strumento di documentazione automatizzata di Trupeer AI gestisce le tre fasi in cui la documentazione solitamente si interrompe: creazione, aggiornamento e distribuzione. Registra un flusso di lavoro una sola volta. L'IA genera un video rifinito insieme a un documento scritto. Registra nuovamente solo le parti modificate quando il flusso di lavoro cambia. Condividi il risultato tramite un unico link personalizzato con il tuo brand che si aggiorna sul posto. La maggior parte dei progetti di documentazione fallisce nella seconda o terza fase, non nella prima, motivo per cui i software tradizionali di automazione dei documenti aiutano nella creazione ma lasciano che i team gestiscano e distribuiscano tutto manualmente.

• Automazione del flusso di lavoro documentale end-to-end: registra una volta, genera video e documentazione scritta insieme.

• Aggiorna registrando nuovamente solo la sezione modificata. Il resto del documento rimane invariato. Nessun bisogno di ricominciare da capo.

• Distribuisci tramite un link a una Pagina Condivisa personalizzata che si integra in Slack, intranet, LMS o ovunque l'azienda condivida già i contenuti.

• Oltre 65 lingue per i team globali. La traduzione si applica sia al video che al documento nella stessa operazione.

• Avatar IA e voci fuori campo disponibili quando il registratore originale non è disponibile.

Creazione: registra una sola volta, ottieni un video rifinito e un documento scritto insieme

La creazione della documentazione di solito significa che qualcuno scrive una bozza, qualcun altro registra uno screenshot separatamente e una terza persona cerca di tenerli allineati. Trupeer AI comprime tutto questo in un unico compito. Registra una guida sullo schermo, una spiegazione con webcam o carica un filmato esistente. L'IA rimuove le parole di riempimento, attenua i movimenti del cursore, aggiunge effetti di zoom dove sono utili per lo spettatore e genera contemporaneamente una bozza video e una bozza di documento scritto.

L'output video è in formato MP4. L'output del documento è in formato PDF o Word, pronto per essere consegnato a un revisore o inserito nella knowledge base. Il brand kit si applica automaticamente: il logo aziendale, i colori, i font, le diapositive di introduzione e chiusura corrispondono al resto della libreria di documentazione dell'azienda senza bisogno di un designer. I nomi dei prodotti e la terminologia del brand rimangono coerenti grazie a un glossario personalizzato, in modo che i nomi degli strumenti interni non vengano corretti automaticamente in modo insensato né nella voce fuori campo del video né nella guida scritta. Lo strato di registrazione dello schermo IA gestisce l'evidenziazione del cursore, la messa a fuoco dell'area e lo zoom automatico sulle interazioni dell'interfaccia utente, elementi che la maggior parte degli strumenti di automazione dei documenti salta o esegue male.

Aggiornamento: registra nuovamente solo la sezione modificata, conserva il resto

La maggior parte dei software di automazione dei documenti tratta gli aggiornamenti come una riscrittura dei contenuti. Trupeer AI li tratta come una rigenerazione. Quando il flusso di lavoro sottostante cambia, chi ha effettuato la registrazione originale registra solo la sezione modificata. L'IA rielabora solo quel segmento. Il documento si aggiorna sul posto. Il video si aggiorna sul posto. Il link della Pagina Condivisa distribuito dal team lo scorso trimestre ora rimanda alla versione corrente, in modo che chiunque abbia salvato il link originale nei preferiti o lo abbia incorporato nel wiki del team riceva i nuovi contenuti senza alcuna rincorsa manuale.

È qui che l'automazione dei documenti tramite IA ripaga effettivamente nel lavoro di automazione dei documenti aziendali. Modifiche ai flussi di lavoro, aggiornamenti dell'interfaccia utente, modifiche normative e rilasci di nuove funzionalità del prodotto interrompono tutti la documentazione nello stesso modo: un passaggio nel mezzo di un processo di 10 passaggi cambia e la vecchia documentazione diventa fuorviante anziché solo incompleta. Una documentazione fuorviante è peggiore di nessuna documentazione. Il flusso "registra solo la parte modificata" mantiene la documentazione aggiornata senza costringere il team a scegliere tra "aggiornare tutto" e "lasciarla errata". Questo modello di aggiornamento è ciò che la maggior parte delle implementazioni di automazione dei documenti aziendali cerca di progettare e raramente riesce a fornire.

Distribuzione: un unico link personalizzato che si aggiorna sul posto

Trupeer AI invia ogni video e documento come una Pagina Condivisa: una landing page personalizzata con il logo aziendale, un video e un documento incorporati e un link di invito all'azione che il team può personalizzare in base al pubblico. Il link può essere inserito ovunque. Incorporato nella knowledge base, pubblicato su Slack, inserito in un articolo del centro assistenza, inviato direttamente al team o al cliente che ha bisogno della documentazione. Un solo link invece di cinque posti diversi in cui ospitare lo stesso contenuto.

Per i team globali, la traduzione di Trupeer AI supporta oltre 65 lingue, applicata sia al video che al documento nella stessa operazione. L'ufficio di Madrid riceve la versione in spagnolo. Tokyo la riceve in giapponese. Berlino in tedesco. Tutto a partire dalla stessa registrazione iniziale, nella stessa settimana. La traduzione è più importante per la documentazione rispetto alla maggior parte degli altri tipi di contenuti perché le istruzioni mal comprese creano reali problemi a valle: un passaggio del processo eseguito in modo errato, una funzionalità configurata in modo non corretto, un risultato di audit che richiede una settimana per essere risolto. Le soluzioni di automazione dei documenti che saltano lo strato di traduzione finiscono per costringere i team globali a lavorare in inglese o a ricostruire la documentazione localmente, vanificando in entrambi i casi lo scopo di centralizzare il lavoro di documentazione.

Come funziona la documentazione automatizzata in tre passaggi

Il flusso completo di automazione del flusso di lavoro documentale richiede una sola registrazione e produce contenuti pronti per l'invio. Nessun editor video, nessun passaggio di documentazione separato, nessuna corsa alla distribuzione.

Passaggio 1: Registra il flusso di lavoro sullo schermo

Premi registra nel browser, acquisisci il flusso di lavoro per come viene effettivamente eseguito o carica un video esistente. L'IA lavora su ciò che è registrato. Nessun passaggio di scripting separato, nessun sovraccarico di preparazione. Più ricca è la registrazione (più contesto, più dettagli), più ricca sarà la documentazione prodotta.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e il documento

Le parole di riempimento vengono rimosse. Gli effetti di zoom e cursore vengono aggiunti dove aiutano lo spettatore a seguire il flusso di lavoro. Una bozza video e una bozza di documento scritto appaiono insieme nell'editor. Si applica il glossario personalizzato, in modo che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi gli output.

Passaggio 3: Personalizza con il brand, traduci e distribuisci

Applica il brand kit in modo che il logo aziendale, i colori e le diapositive di introduzione/chiusura corrispondano al resto della libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate in azienda. Quindi invia tramite un link a una Pagina Condivisa che il team può incorporare in qualsiasi knowledge base, intranet, LMS o centro assistenza.

Chi apre effettivamente uno strumento di documentazione automatizzata

La persona che apre questo strumento è solitamente un responsabile della documentazione o un responsabile delle operazioni in un'azienda in cui la documentazione è stata un problema ricorrente per almeno un anno. Il modello è coerente: l'azienda ha provato due o tre diverse piattaforme di automazione dei documenti, ha adottato un wiki o un centro assistenza come livello di archiviazione e si è bloccata sul problema a monte di produrre effettivamente la documentazione che dovrebbe risiedere in quei sistemi. Trupeer AI colma questo divario di produzione.

Lo stesso schema si presenta in vari ruoli. I team IT lo utilizzano come strumento di documentazione IT che copre sistemi interni, distribuzioni software e runbook per gli incidenti. I responsabili delle operazioni di vendita lo usano per l'automazione dei documenti CRM, coprendo come utilizzare correttamente il CRM nelle varie regioni. I responsabili del supporto lo utilizzano per mantenere aggiornata la documentazione di aiuto rivolta ai clienti man mano che il prodotto cambia. I responsabili tecnici lo usano come strumento di documentazione dei processi, immortalando come funzionano i flussi di lavoro effettivi del team anziché come erano stati originariamente progettati. Alcuni team lo considerano la loro piattaforma principale di automazione dei documenti; altri lo usano insieme agli strumenti di documentazione automatizzata già esistenti in cui hanno investito.

Casi d'uso per l'automazione dei documenti aziendali

L'automazione dei documenti aziendali inizia solitamente con i contenuti più ripetitivi. La documentazione dei processi copre i flussi di lavoro che vengono spiegati ai nuovi assunti ogni trimestre. L'automazione della documentazione di vendita copre i contenuti di conoscenza del prodotto che i team di vendita devono aggiornare dopo ogni rilascio. L'automazione dei documenti CRM copre il modo in cui l'azienda utilizza effettivamente il proprio CRM, che è sempre diverso da come la documentazione del fornitore dice che dovrebbe essere utilizzato. Per l'automazione dei documenti aziendali più in generale, il modello più comune consiste nell'iniziare con documentazione che si è già dimostrata preziosa ed è semplicemente obsoleta. Il team che possiede la documentazione sa cosa non va. Non ha bisogno di aiuto per stabilire le priorità. Ha bisogno di aiuto per produrre.

I vantaggi dell'automazione dei documenti si moltiplicano quando il team si rende conto di poter aggiornare la documentazione esistente registrandola nuovamente, invece di trattare ogni aggiornamento come una riscrittura completa. Entro il terzo o quarto ciclo di nuova registrazione, il team inizia a trattare la documentazione come una risorsa viva piuttosto che come un risultato una tantum. Questo cambiamento è il vero mutamento strutturale che questi strumenti dovrebbero consentire. L'automazione intelligente dei documenti si dimostra utile quando il team può eseguire l'intero flusso senza una sessione di formazione. Il flusso di lavoro di automazione dei documenti di Trupeer AI richiede circa quindici minuti per essere appreso da cima a fondo. La parte più lunga è solitamente la prima registrazione, perché il team sta ancora pensando a cosa includere. Alla decima registrazione, la documentazione ha smesso di essere un progetto ed è diventata un'abitudine. Questo cambio di abitudine è ciò che differenzia un software di automazione dei documenti intuitivo da un registratore di schermo con passaggi aggiuntivi. L'abbinamento del generatore con il creatore di SOP di Trupeer AI copre la documentazione procedurale che sta alla base dei flussi di lavoro registrati.