Strumento gratuito e automatizzato per la creazione, l'aggiornamento e la distribuzione della documentazione

Lo strumento di documentazione automatizzato di Trupeer AI gestisce le tre fasi in cui la documentazione solitamente si interrompe: creazione, aggiornamenti e distribuzione. Registra un flusso di lavoro una sola volta. L'intelligenza artificiale genera un video rifinito e un documento scritto. Registra nuovamente le parti modificate quando il flusso di lavoro cambia. Condividi il risultato tramite un unico link personalizzato con il tuo brand che si aggiorna sul posto. La maggior parte dei progetti di documentazione fallisce nella fase due o tre, non nella fase uno, motivo per cui i software tradizionali di automazione dei documenti aiutano con la creazione ma lasciano che i team mantengano e distribuiscano tutto manualmente.

• Automazione del flusso di lavoro dei documenti end-to-end: registra una volta, genera video e documentazione scritta insieme.

• Aggiorna registrando nuovamente solo la sezione modificata. Il resto del documento rimane invariato. Nessun bisogno di ricominciare da zero.

• Distribuisci tramite un link a una Pagina Condivisa personalizzata con il tuo brand da integrare in Slack, intranet, LMS o ovunque l'azienda condivida già i contenuti.

• Oltre 65 lingue per i team globali. La traduzione si applica sia al video che al documento nello stesso processo.

• Avatar IA e voci fuori campo disponibili quando il registratore originale non è disponibile.

Creazione: registra una volta, ottieni un video rifinito e un documento scritto insieme

La creazione della documentazione di solito significa che qualcuno scrive una bozza, qualcun altro registra uno screencast separatamente e una terza persona cerca di mantenerli allineati. Trupeer AI comprime tutto questo in un unico compito. Registra una procedura dettagliata sullo schermo, una spiegazione con webcam o carica un filmato esistente. L'intelligenza artificiale rimuove le parole di riempimento, attenua i tremolii del cursore, aggiunge effetti di zoom dove sono utili per lo spettatore e genera contemporaneamente una bozza video e una bozza di documento scritto.

L'output video è in formato MP4. L'output del documento è in formato PDF o Word, pronto per essere consegnato a un revisore o inserito nella knowledge base. Il kit del brand si applica automaticamente: il logo aziendale, i colori, i caratteri, le diapositive di introduzione e chiusura corrispondono al resto della libreria di documentazione dell'azienda senza bisogno di un designer. I nomi dei prodotti e la terminologia del brand rimangono coerenti grazie a un glossario personalizzato, in modo che i nomi degli strumenti interni non vengano corretti automaticamente in qualcosa di assurdo né nella voce fuori campo del video né nella guida scritta. Lo strato di registrazione dello schermo IA gestisce l'evidenziazione del cursore, la messa a fuoco dell'area e lo zoom automatico sulle interazioni dell'interfaccia utente, cose che la maggior parte degli strumenti di automazione dei documenti salta o esegue male.

Aggiornamento: registra nuovamente solo la sezione modificata, mantieni il resto

La maggior parte dei software di automazione dei documenti tratta gli aggiornamenti come una riscrittura dei contenuti. Trupeer AI li tratta come una rigenerazione. Quando il flusso di lavoro sottostante cambia, chi ha effettuato la registrazione originale registra solo la sezione che è cambiata. L'intelligenza artificiale rielabora solo quel segmento. Il documento si aggiorna sul posto. Il video si aggiorna sul posto. Il link della Pagina Condivisa distribuito dal team lo scorso trimestre rimanda ora alla versione corrente, in modo che chiunque abbia salvato il link originale nei preferiti o lo abbia integrato nel wiki del proprio team ottenga i nuovi contenuti senza dover fare ricerche manuali.

È qui che l'automazione dei documenti tramite IA ripaga effettivamente nel lavoro di automazione dei documenti aziendali. Piccoli aggiustamenti del flusso di lavoro, modifiche all'interfaccia utente, aggiornamenti normativi e rilasci di funzionalità del prodotto compromettono tutti la documentazione allo stesso modo: un passaggio nel mezzo di un processo in 10 dettagli cambia e la vecchia documentazione diventa fuorviante anziché solo incompleta. Una documentazione fuorviante è peggio di nessuna documentazione. Il flusso "registra di nuovo solo la parte modificata" mantiene la documentazione aggiornata senza costringere il team a scegliere tra "aggiornare tutto" e "lasciarla errata". Questo modello di aggiornamento è ciò che la maggior parte delle implementazioni di automazione dei documenti aziendali cerca di progettare e raramente riesce a fornire.

Distribuzione: un unico link personalizzato che si aggiorna sul posto

Trupeer AI invia ogni video e documento come una Pagina Condivisa: una landing page personalizzata con il logo dell'azienda, un video e un documento integrati e un link di invito all'azione che il team può personalizzare in base al pubblico. Il link può andare ovunque. Integrato nella knowledge base, pubblicato su Slack, inserito in un articolo del centro assistenza, inviato direttamente al team o al cliente che ha bisogno della documentazione. Un solo link invece di cinque posti in cui ospitare lo stesso contenuto.

Per i team globali, la traduzione di Trupeer AI gestisce più di 65 lingue, applicate sia al video che al documento nello stesso processo. L'ufficio di Madrid ottiene la versione in spagnolo. Tokyo la riceve in giapponese. Berlino la riceve in tedesco. Tutto a partire dalla stessa registrazione iniziale, nella stessa settimana. La traduzione è più importante per la documentazione rispetto alla maggior parte degli altri tipi di contenuti perché le istruzioni fraintese creano reali problemi a valle: un passaggio del processo eseguito in modo errato, una funzionalità configurata in modo non corretto, l'esito di un audit che richiede una settimana di tempo per essere risolto. Le soluzioni di automazione dei documenti che saltano lo strato di traduzione finiscono per costringere i team globali a lavorare in inglese o a ricostruire la documentazione localmente, vanificando in entrambi i casi lo scopo di centralizzare il lavoro di documentazione.

Come funziona la documentazione automatizzata in tre passaggi

L'intero flusso di automazione del flusso di lavoro dei documenti prende una singola registrazione e produce contenuti pronti per l'invio. Nessun video editor, nessun passaggio di documentazione separato, nessuna corsa alla distribuzione.

Passaggio 1: Registra il flusso di lavoro sullo schermo

Premi registra nel browser, acquisisci il flusso di lavoro così come viene effettivamente eseguito o carica un video esistente. L'intelligenza artificiale lavora su ciò che viene registrato. Nessun passaggio di scripting separato, nessun sovraccarico di preparazione. Più ricca è la registrazione (più contesto, più dettagli), più ricca sarà la documentazione prodotta.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e il documento

Le parole di riempimento vengono rimosse. Gli effetti di zoom e del cursore vengono aggiunti dove aiutano lo spettatore a seguire il flusso di lavoro. Una bozza video e una bozza di documento scritto appaiono insieme nell'editor. Si applica il glossario personalizzato, in modo che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi i formati di output.

Passaggio 3: Personalizza con il brand, traduci e distribuisci

Applica il kit del brand in modo che il logo aziendale, i colori e le diapositive introduttive/finali corrispondano al resto della libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate in azienda. Quindi invia tramite un link a una Pagina Condivisa che il team può integrare in qualsiasi knowledge base, intranet, LMS o centro assistenza.

Chi apre effettivamente uno strumento di documentazione automatizzato

La persona che apre questo strumento è solitamente il responsabile della documentazione o il responsabile delle operazioni presso un'azienda in cui la documentazione è stata un problema ricorrente per almeno un anno. Il modello è coerente: l'azienda ha provato due o tre diverse piattaforme di automazione dei documenti, ha scelto un wiki o un centro assistenza come livello di archiviazione e si è bloccata sul problema a monte di produrre effettivamente la documentazione che dovrebbe risiedere in tali sistemi. Trupeer AI colma questo divario di produzione.

Lo stesso modello si presenta nei vari ruoli. I team IT vi fanno ricorso come a uno strumento di documentazione IT che copre sistemi interni, distribuzioni software e runbook sugli incidenti. I responsabili delle operazioni di vendita lo utilizzano per l'automazione dei documenti CRM, coprendo come utilizzare correttamente il CRM nelle varie aree geografiche. I responsabili del supporto lo utilizzano per mantenere aggiornata la documentazione di aiuto rivolta ai clienti al variare del prodotto. I responsabili tecnici lo utilizzano come strumento di documentazione dei processi, immortalando il funzionamento effettivo dei flussi di lavoro del team piuttosto che come erano stati originariamente progettati. Alcuni team lo considerano la loro piattaforma principale di automazione dei documenti; altri lo utilizzano insieme a strumenti di documentazione automatizzati già esistenti in cui hanno già investito.

Casi d'uso per l'automazione dei documenti aziendali

L'automazione dei documenti aziendali inizia solitamente con i contenuti più ripetitivi. La documentazione dei processi copre i flussi di lavoro che vengono spiegati ai nuovi assunti ogni trimestre. L'automazione dei documenti di vendita copre i contenuti relativi alla conoscenza del prodotto che i team di vendita devono aggiornare dopo ogni rilascio. L'automazione dei documenti CRM copre il modo in cui l'azienda utilizza effettivamente il proprio CRM, che è sempre diverso da come la documentazione del fornitore dice che dovrebbe essere utilizzato. Per l'automazione dei documenti aziendali in senso più ampio, il modello più comune consiste nell'iniziare con una documentazione che si è già dimostrata valida e che è solo obsoleta. Il team proprietario della documentazione sa cosa non va. Non ha bisogno di aiuto per definire le priorità. Ha bisogno di aiuto per produrre.

I vantaggi dell'automazione dei documenti si moltiplicano quando il team si rende conto di poter aggiornare la documentazione esistente registrandola di nuovo, invece di trattare ogni aggiornamento come una riscrittura completa. Entro il terzo o quarto ciclo di nuova registrazione, il team inizia a trattare la documentazione come una risorsa viva anziché come un risultato una tantum. Questo cambiamento è l'effettivo mutamento strutturale che questi strumenti dovrebbero abilitare. L'automazione intelligente dei documenti si dimostra utile quando il team può eseguire l'intero flusso senza una sessione di formazione. Il flusso di lavoro di automazione dei documenti di Trupeer AI richiede circa quindici minuti per essere appreso interamente. La parte più lunga è solitamente la prima registrazione, perché il team sta ancora pensando a cosa includere. Alla decima, la documentazione ha smesso di essere un progetto ed è diventata un'abitudine. Questo cambio di abitudine è ciò che differenzia un software intuitivo di automazione dei documenti da un registratore dello schermo con passaggi aggiuntivi. L'abbinamento del generatore con lo strumento di creazione di SOP di Trupeer AI copre la documentazione procedurale che sta alla base dei flussi di lavoro registrati.