SharePoint
Esporta le SOP in SharePoint
Esporta le SOP su SharePoint sotto forma di guide e video incorporati, link live o file Word e PDF, così che le procedure si trovino dove la tua organizzazione già lavora.
Incorporare un video Trupeer in SharePoint
In Trupeer, apri il video che desideri incorporare.
Fai clic su Condividi, quindi seleziona Incorpora.
Copia il link o il codice di incorporamento.
Apri il tuo sito SharePoint e modifica la pagina.
Aggiungi un elemento Incorpora o una Web Part, quindi incolla il codice di incorporamento nel punto in cui desideri inserire il video.
Il video apparirà direttamente all'interno dei tuoi contenuti SharePoint per essere accessibile agli spettatori.
Fai riferimento a Come pubblico il mio video? per i dettagli su come abilitare la condivisione dei video in Trupeer.
Esporta le SOP (Procedure Operative Standard) su SharePoint in modo che le tue procedure risiedano dove la tua organizzazione già lavora: registra un processo una volta in Trupeer, quindi pubblica la SOP su SharePoint come guida e video incorporati, un link o un file Word o PDF.
Molte organizzazioni conservano le proprie policy e procedure in SharePoint. È l'intranet che le persone conoscono, è dove le librerie di documenti, le autorizzazioni e la conservazione sono già configurate, ed è dove i revisori si aspettano di trovare i documenti controllati. Il problema è inserirvi buone SOP. Scrivere le procedure a mano richiede settimane, gli screenshot diventano obsoleti e le versioni aggiornate finiscono per essere sparse tra siti e librerie. Trupeer crea la SOP a partire da una registrazione e ti offre diversi modi per inserirla in SharePoint, in modo che la procedura che le persone trovano sulla rete intranet sia chiara, visiva e aggiornata.
Modi per esportare le SOP su SharePoint
Metodo | Cosa appare in SharePoint | Ideale per |
|---|---|---|
Incorpora in una pagina SharePoint | Il video e la guida della SOP all'interno di una pagina moderna, utilizzando la web part Incorpora | Hub di processi, siti del team e pagine di onboarding |
Link da una pagina o libreria | Un link alla SOP attiva in Trupeer | Riferimento rapido in cui deve essere sempre mostrata la versione più recente |
Esporta come Word o PDF | Un file in una libreria di documenti SharePoint | Documenti controllati, file di controllo e policy di conservazione |
Molti team li combinano: una procedura guidata incorporata nella pagina del team per l'uso quotidiano e un PDF nella libreria dei documenti controllati per la conformità.
Come esportare una SOP su SharePoint
Crea la SOP in Trupeer registrando il processo una volta o caricando una registrazione già in tuo possesso; scopri come convertire una registrazione dello schermo in una SOP.
Esamina e approva la SOP, aggiungendo regole aziendali, eccezioni e dettagli del proprietario.
Scegli come pubblicare: copia il codice o il link di incorporamento, oppure esporta la SOP come file Word o PDF.
Aggiungila a SharePoint: incolla il codice di incorporamento in una web part Incorpora su una pagina moderna, aggiungi il link a una pagina o a Collegamenti rapidi, oppure carica il file in una libreria di documenti.
Imposta le autorizzazioni e i metadati in SharePoint come faresti per qualsiasi documento controllato.
Esportare una SOP come file per una libreria SharePoint
In Trupeer, apri la SOP ed esportala come file Word o PDF.
In SharePoint, apri la libreria di documenti in cui sono conservate le tue procedure.
Carica il file e aggiungi i tuoi consueti metadati, come proprietario, versione e data di revisione.
Mantenere aggiornate le SOP di SharePoint
Il rischio maggiore con le SOP su una intranet è che la copia trovata dalle persone sia obsoleta. Due abitudini possono aiutare:
Prediligi incorporamenti e link per le procedure di lavoro, in modo che la pagina mostri sempre la versione corrente da Trupeer.
Riesporta i file dopo ogni modifica approvata e sostituisci il vecchio file nella libreria di documenti in modo che la cronologia delle versioni rimanga in un unico posto.
Per ulteriori informazioni sulla gestione delle versioni, consulta Best practice per il controllo delle versioni delle SOP.
To individuare le procedure che non corrispondono più all'applicazione, consulta la rilevazione di SOP obsolete.
Perché i team pubblicano le SOP di Trupeer su SharePoint
Le persone trovano le SOP dove già cercano, sulla intranet e nei siti del team.
Ogni SOP è accompagnata da un breve video, rendendo le procedure più facili da seguire rispetto al solo testo.
Le copie controllate si integrano con la governance esistente, grazie alle autorizzazioni, ai metadati e alla conservazione di SharePoint.
Un'unica fonte per ogni lingua: traduci la SOP in Trupeer e pubblica ciascuna lingua sul sito corretto; vedi il traduttore di SOP.
Gli aggiornamenti sono più veloci, perché modifichi la SOP in Trupeer invece di riscrivere un documento.
Chi esporta le SOP su SharePoint?
Responsabili delle operazioni e dei processi che pubblicano procedure per i propri team.
Team per la qualità e la conformità che conservano i documenti controllati nelle librerie di documenti.
Team HR e di onboarding che creano hub di onboarding sulla rete intranet.
Team IT e di servizi condivisi che gestiscono siti di conoscenza per i dipendenti.
Per gestire l'intera libreria di SOP insieme a SharePoint, consulta il software di gestione SOP di Trupeer.
Dimostrazione: procedure e formazione su scala aziendale
Genpact ha utilizzato Trupeer per il rollout di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali di formazione in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi anziché 12. Leggi la storia del cliente Genpact.
Domande frequenti
Posso esportare le SOP su SharePoint?
Sì. Puoi incorporare il video e la guida di una SOP di Trupeer in una pagina SharePoint, inserire un link alla SOP attiva o esportare la SOP come file Word o PDF e caricarla in una libreria di documenti.
Cosa è meglio: incorporare o caricare un file?
L'incorporamento o il collegamento consente alla pagina di mostrare automaticamente la versione corrente. Il caricamento di un file Word o PDF è adatto per documenti controllati, file di controllo e policy di conservazione. Molti team utilizzano entrambe le soluzioni.
Come posso incorporare una SOP di Trupeer in SharePoint?
Copia il codice di incorporamento dal menu Condividi di Trupeer, modifica la tua pagina SharePoint, aggiungi una web part Incorpora e incolla il codice.
Le autorizzazioni di SharePoint si applicano alle SOP di Trupeer?
I file caricati seguono le autorizzazioni della tua libreria SharePoint. Per le SOP incorporate o collegate, imposta la condivisione e la visibilità anche in Trupeer, in modo che solo le persone autorizzate possano aprirle.
Posso pubblicare SOP in diverse lingue su SharePoint?
Sì. Traduci la SOP in Trupeer e pubblica ciascuna versione linguistica nel sito o nella libreria SharePoint pertinente.
Trupeer funziona anche con Microsoft Teams?
Sì. SharePoint e Teams condividono gli stessi file, e puoi anche trasformare le registrazioni di Teams in SOP; vedi da registrazione Teams a SOP.
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