Un'ottima proposta di progetto trasforma un'idea in un'iniziativa finanziata. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella stesura della proposta iniziando con un modello di proposta di progetto gratuito, personalizzandolo con la tua identità di marca e trasformando la proposta in un video pitch che i decisori possono guardare in 5 minuti.

Cos'è un modello di proposta di progetto e chi lo legge?

Una proposta di progetto definisce il lavoro che stai chiedendo a qualcuno di approvare o finanziare: qual è il problema, cosa proponi di fare al riguardo, come lo farai, chi lo farà, quanto tempo richiederà e quanto costerà.

La sua caratteristica distintiva è che è scritta per qualcuno che ha l'autorità di dire di no. Questo la distingue da un brief, che autorizza un lavoro già deciso, e da un piano, che descrive come verrà consegnato il lavoro approvato.

Il lettore è solitamente una di queste tre persone: un cliente o potenziale cliente che sceglie tra vari fornitori; un finanziatore o un ente erogatore che assegna fondi limitati; oppure un approvatore interno che deve decidere tra richieste concorrenti sullo stesso budget.

Tutti e tre hanno qualcosa in comune che plasma tutto il resto in questa pagina: non stanno leggendo la tua proposta da sola.

La tua proposta viene letta in una pila, non da sola

Quasi ogni proposta è scritta come se fosse l'unico documento sulla scrivania del lettore. Introduzione, chi siamo, il nostro approccio, il nostro team, casi di studio, tempistiche, prezzo. Un argomento autonomo, che porta a una conclusione.

Ma questa non è l'esperienza di lettura. Il lettore ha tre o quattro proposte aperte, una serie di criteri rispetto ai quali sta assegnando un punteggio e una quantità limitata di attenzione per documento. Non stanno valutando la tua argomentazione. Stanno estraendo lo stesso gruppo di risposte da ciascuna proposta e le stanno confrontando.

Il che significa che il compito della proposta non è essere persuasiva in sequenza, ma essere facile da consultare ed estrarre.

La conseguenza pratica è scomoda per chiunque sia orgoglioso della propria scrittura. Una proposta ben argomentata di quarantasette pagine che nasconde la risposta a un criterio fortemente ponderato a pagina quarantuno perderà contro una proposta più semplice di trenta pagine che la inserisce sotto un'intestazione corrispondente al nome del criterio.

Questo non è un difetto dei valutatori. È ciò che il confronto richiede, ed è del tutto prevedibile se sai che succederà.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di proposta di progetto puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Evita la pagina bianca grazie a una struttura utilizzata da PM esperti.

• Ottenere approvazioni: Le sezioni integrate per il problema, il ROI e i rischi offrono argomentazioni solide.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i font e i colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Presentare con impatto: Converti la proposta in una presentazione video che i decisori guarderanno davvero.

• Standardizzare tra i progetti: Usa lo stesso modello per ogni proposta.

• Raggiungere stakeholder globali: Traduci le proposte in oltre 65 lingue con un solo clic.

Rispecchia i criteri di valutazione, nel loro ordine

La singola modifica a una proposta che offre il massimo rendimento è strutturale e non richiede affatto di scrivere.

Se i criteri sono pubblicati, usali come intestazioni di sezione, nell'ordine indicato, utilizzando le loro parole piuttosto che le tue. Una gara d'appalto che elenca sei criteri dovrebbe produrre una proposta con sei sezioni principali che portano il loro nome. Il valutatore che assegna il punteggio al criterio quattro dovrebbe trovare una sezione chiamata con il nome del criterio quattro.

Se i criteri non sono pubblicati, chiedi. La maggior parte degli acquirenti te lo dirà, e chiedere segnala che intendi rispondere alla domanda anziché parlare di te stesso.

Se non puoi chiedere, deducili e dillo a pagina uno. Un breve paragrafo che dichiara cosa ritieni sia fondamentale per la decisione offre al lettore la possibilità di correggerti e dimostra che hai pensato al loro problema piuttosto che alla tua capacità.

Da questo conseguono due cose a cui le persone spesso oppongono resistenza. Il tuo contenuto preferito potrebbe non corrispondere a nessun criterio, nel qual caso va in un'appendice o viene rimosso. E l'ordine delle sezioni potrebbe sembrare illogico come narrazione, il che non importa, perché non viene letto come una narrazione.

Come verificare la copertura rispetto alla ponderazione dei criteri

Un controllo di dieci minuti prima dell'invio che rileva la maggior parte dei problemi.

In questa tabella emergono due modalità di errore, ed entrambe sono comuni.

Contenuto sotto-ponderato. Un criterio che vale un quinto dei punti totali liquidato in due paragrafi. Il conteggio delle parole non deve essere esattamente proporzionale al peso, ma una differenza di un ordine di grandezza è un problema di punteggio piuttosto che una scelta stilistica.

Contenuto non rintracciabile. Materiale che esiste ma è distribuito nel documento anziché ricevere risposta in un unico punto. Un valutatore che assegna un punteggio al criterio cinque non andrà a ricostruire la tua risposta unendo quattro sezioni diverse. Valuterà ciò che riesce a trovare.

Compila la tabella. Correggi le righe contrassegnate con il no. Di solito questo è tutto ciò che serve.

La tabella di confronto che dovresti scrivere per loro

Ogni valutatore crea una griglia di confronto, formalmente o sul retro di un foglio. Ne scelgono loro i parametri.

Puoi sceglierli tu al posto loro, e quasi nessuno lo fa.

Inserisci una breve tabella a pagina uno o due che mostri i parametri su cui ritieni debba basarsi la decisione, con la tua risposta per ciascuno. Lascia completamente vuote le altre colonne; il lettore le riempirà mentalmente.

Scegli i parametri con attenzione. Dovrebbero essere davvero rilevanti per l'acquirente, dovrebbero essere elementi che puoi dimostrare e almeno uno dovrebbe essere qualcosa in cui sei sicuro che le alternative siano più deboli. Una tabella di parametri in cui sei solo sufficiente è peggio di non avere alcuna tabella.

Questo non è un trucco e non deve essere un approccio conflittuale. Nominare i parametri che contano è un servizio per un lettore che sta per farlo da solo, disponendo di meno informazioni rispetto a te.

Laddove l'acquirente abbia pubblicato dei criteri, la tua tabella dovrebbe utilizzare quelli. Laddove non lo abbia fatto, la tua tabella rappresenta la tua deduzione e funge anche da paragrafo descritto nella sezione precedente.

Modello di proposta di progetto gratuito: la struttura da copiare

Copia da qui. Adatta i nomi delle sezioni ai criteri dell'acquirente, ovunque esistano.

Copertina. Nome del progetto o della gara, la tua organizzazione, data, numero di riferimento, contatto.

Sintesi di una pagina. Cosa proponi in un paragrafo. La tabella di confronto. Il prezzo. La decisione che stai chiedendo ed entro quando.

Comprensione dei requisiti. Il problema riformulato con parole tue, dimostrando di averlo compreso anziché limitarti a ripetere il brief. Includi ciò su cui ritieni si basi la decisione se i criteri non sono pubblicati.

Sezioni che rispecchiano i criteri. Una per criterio, nel loro ordine, chiamate con le loro parole. Ciascuna deve rispondere completamente a quel criterio, in un unico posto.

Programma. Fasi, traguardi e date. Il piano in sé non è la proposta, e il nostro modello di piano di progetto copre il documento di lavoro che costruisci dopo aver vinto.

Team. Le persone nominate che faranno effettivamente il lavoro, con la loro disponibilità. Non una generica dichiarazione di capacità.

Prezzo. Chiaramente, in un unico posto, con cosa è incluso e cosa no. Ipotesi da cui dipende il prezzo, numerate.

Rischi e come li gestiamo. Trattato come una sezione autonoma anziché distribuito, se è un criterio.

Cosa non stiamo proponendo. Esclusioni esplicite. Questo trasmette sicurezza anziché incertezza e previene le controversie post-assegnazione più comuni.

Appendici. Casi di studio, CV, certificazioni, policy. Tutto ciò che supporta anziché rispondere direttamente.

Copia fino a qui.

La società di consulenza che ha scritto 47 pagine ed è arrivata terza

Marlow and Deane, una società di consulenza ingegneristica di circa centoquaranta persone, ha presentato un'offerta per un accordo quadro quadriennale di progettazione stradale con un ente locale, del valore di circa due virgola otto milioni di sterline nel periodo.

La loro proposta contava quarantasette pagine. Era scritta bene, con forti CV del team, una metodologia dettagliata e tre casi di studio pertinenti. La sua struttura era: introduzione, chi siamo, il nostro approccio, il nostro team, casi di studio, programma, prezzo.

Sono arrivati terzi su cinque per quanto riguarda la qualità.

Il debriefing è stato istruttivo. Il bando di gara aveva pubblicato sei criteri di valutazione con relative ponderazioni: approccio tecnico venticinque percento, valore sociale venti percento, gestione del programma quindici percento, team quindici percento, gestione del rischio quindici percento e innovazione dieci percento.

Il valore sociale, a pari merito il secondo criterio più importante con un quinto dei punti disponibili, era affrontato in soli due paragrafi a pagina quarantuno.

La gestione del rischio, un altro quindici percento, era distribuita all'interno della metodologia anziché essere trattata come una sezione a sé. La nota del valutatore diceva che non era stato possibile individuare una risposta chiara.

Quindi il trentacinque percento dei punti disponibili aveva ricevuto un punteggio basso su contenuti che quasi non esistevano o non potevano essere trovati in quarantasette pagine.

L'offerta vincitrice era di trentuna pagine. Le sue sei sezioni principali erano i sei criteri di valutazione, nell'ordine della gara, utilizzando la terminologia della gara.

La presentazione dell'offerta era costata a Marlow and Deane circa ventiquattromila sterline in tempo del personale.

Hanno cambiato il processo anziché la scrittura. Ora le intestazioni delle sezioni rispecchiano i criteri pubblicati nel loro ordine e con le loro parole. Viene eseguito un controllo di copertura prima dell'invio, elencando ciascun criterio, la sua ponderazione, dove riceve risposta e quante parole ottiene, segnalando qualsiasi sproporzione. Una tabella di confronto si trova a pagina due. E il team di consegna legge la proposta prima che venga inviata.

Alla prima offerta con il nuovo processo, il team di consegna ha rimosso quattro impegni che, a loro dire, non potevano essere mantenuti così come erano scritti.

Nei successivi diciotto mesi hanno presentato undici offerte e ne hanno vinte sei, a fronte di tre su undici nello stesso periodo precedente. Due delle cinque sconfitte sono arrivate con il feedback che erano stati i secondi per qualità e avevano perso sul prezzo, che è un problema diverso e preferibile da affrontare.

Cosa includere in una proposta di progetto, e dove

La struttura sopra indicata, con tre decisioni di posizionamento che contano più del contenuto stesso.

Il prezzo va all'inizio, nella sintesi, e di nuovo nella sua sezione dedicata. I lettori lo cercano per primo a prescindere da dove lo metti, e una proposta che lo nasconde sembra evasiva. Creare attesa per una rivelazione finale funziona in una presentazione dal vivo, ma non in un documento che viene confrontato con altri due.

Ciascun criterio riceve risposta in un solo posto. Distribuire una risposta per favorire il flusso narrativo fa perdere punti, perché il valutatore assegna il punteggio a ciò che si trova sotto l'intestazione pertinente.

Le ipotesi sono numerate e collegate al prezzo. Ogni proposta contiene delle ipotesi, e quelle collegate al prezzo sono quelle che determinano se il contratto finale corrisponderà a quanto offerto. Numerarle significa che un'eventuale variante potrà fare riferimento a una di esse.

Cosa tralasciare: la tua storia, a meno che non sia un criterio richiesto. Dichiarazioni generiche di capacità. Metodologie che descrivono ciò che farebbe qualsiasi fornitore competente. Tutto ciò che non vorresti ti venisse contestato al sesto mese di attività, argomento che tratteremo nella prossima sezione.

Fai leggere la proposta al team di consegna prima di inviarla

Una proposta è una promessa, e ogni frase in essa contenuta diventa un'aspettativa che qualcun altro dovrà soddisfare.

Nella maggior parte delle organizzazioni la proposta viene scritta da una funzione di offerta o di sviluppo commerciale sotto la pressione del tempo, e le persone che realizzeranno effettivamente il lavoro la leggono per la prima volta solo dopo la vittoria. A quel punto, gli impegni sono contrattuali.

La soluzione richiede un'ora. Chiunque guiderà la consegna legge la proposta prima dell'invio, con un'unica istruzione: segnalare qualsiasi cosa non si possa consegnare come scritta o non si possa consegnare al prezzo indicato.

L'elenco di solito è breve e specifico. Un tempo di risposta che presuppone una disponibilità che nessuno ha. Un deliverable descritto in modo tale da implicare più di quanto preventivato. Una persona nominata che è impegnata altrove. Un passaggio metodologico che suona d'effetto ma che non verrà eseguito.

Ognuno di questi elementi è più economico da rimuovere ora rispetto a essere rinegoziato al terzo mese, e rimuoverli raramente indebolisce l'offerta, poiché gli impegni eliminati sono solitamente generici e non distintivi.

In caso di vittoria della proposta, quella stessa revisione diventa il punto di partenza per il piano di consegna, poiché il responsabile ha già letto e analizzato l'ambito del progetto.

Varianti di proposte di progetto: finanziamenti, consulenza ed edilizia

La struttura di base rimane la stessa, ma l'enfasi si sposta notevolmente a seconda della tipologia.

Proposte di sovvenzione e finanziamento. Il formato del finanziatore è obbligatorio e di solito prescrittivo, compresi i limiti di parole per sezione. Rispondi alle loro domande nel loro ordine e tratta i limiti di parole come il segnale di ponderazione che effettivamente sono. I risultati e la misurazione hanno più peso in questo ambito rispetto al metodo.

Proposte di consulenza. Il team e l'approccio dominano, e l'acquirente valuta principalmente se sarà piacevole lavorare con queste persone specifiche. Persone nominate con reale disponibilità battono le presentazioni aziendali generiche.

Costruzioni e ingegneria. Il programma, la relazione metodologica, il rischio e la conformità hanno il peso maggiore, e i requisiti di documentazione sono spesso specificati. Le credenziali di salute e sicurezza sono frequentemente una barriera d'accesso (promosso o bocciato) piuttosto che un criterio con punteggio.

Gare d'appalto del settore pubblico. I criteri e le ponderazioni sono pubblicati, la valutazione è formalizzata, e le domande di chiarimento sono solitamente consentite ma poco utilizzate. Dall'altro lato del tavolo, il nostro modello di piano di gestione degli approvvigionamenti spiega come gli acquirenti definiscono il tipo di contratto in base a quanto riescono a specificare ciò che desiderano, il che rappresenta un contesto utile per interpretare una gara d'appalto.

Proposte interne. Competere per il budget aziendale piuttosto che contro fornitori esterni. Il confronto avviene con altre iniziative interne, quindi le dimensioni che vale la pena nominare sono solitamente il ritorno economico, il rischio e ciò che invece non verrà fatto.

Proposte per freelance e piccoli progetti. Da due a quattro pagine. Ambito, prezzo, tempistiche, esclusioni e cosa succede se l'ambito cambia. In questo caso la lunghezza non è indice di utilità.

Gli svantaggi dell'utilizzo di un modello di proposta

È bene essere onesti al riguardo, dato che quasi nulla di ciò che viene scritto su questo argomento lo è.

I modelli spingono a rispondere alla struttura sbagliata. L'ordine delle sezioni di un modello è generico, mentre i criteri dell'acquirente sono specifici. Seguire il modello anziché i criteri è esattamente l'errore commesso nell'esempio pratico sopra riportato.

Producono contenuti generici. Le sezioni standard su metodologia e capacità aziendali appaiono come tali, e i valutatori leggono moltissime proposte.

Ti tentano a riempire ogni sezione. Una sezione senza nulla di distintivo da dire è un peso morto in un documento che viene scorso rapidamente, e finisce per diluire le sezioni che contano davvero.

Nascondono il prezzo. La maggior parte dei modelli colloca i dettagli commerciali alla fine, che è comunque il punto in cui i lettori guardano per primo.

Non sono nel formato dell'acquirente. Laddove un acquirente specifichi un formato, il suo prevale su tutto ciò che è scritto in questa pagina.

Usa un modello come checklist per le cose da non dimenticare, e lascia che siano i criteri dell'acquirente a determinare la struttura.

Proposta di progetto, brief o business case?

Tre documenti molto vicini tra loro che spesso vengono confusi.

Una proposta è scritta per qualcuno che deve decidere se procedere, solitamente in modo competitivo, e contiene un prezzo. Il suo compito è vincere.

Un brief viene scritto una volta presa la decisione di fare qualcosa, indicando il problema e autorizzando il lavoro. È interno e non ha un prezzo. Il nostro modello di brief di progetto lo descrive, spiegando anche perché i brief che indicano una soluzione anziché un problema causano così tanto spreco.

Un business case giustifica un investimento con opzioni, costi e benefici, ed è ciò che una funzione finanziaria o un consiglio di amministrazione approva. Una proposta che è diventata lunga e piena di modelli finanziari è solitamente un business case con il nome sbagliato.

Per il lavoro interno la sequenza è: brief, business case, piano. Per il lavoro esterno è: gara o richiesta d'offerta, proposta, contratto, piano. Le proposte compaiono solo nella seconda sequenza, motivo per cui molti consigli sulle proposte si adattano male alla pratica dei progetti interni.

Posso ottenere un modello di proposta di progetto in Word o PDF?

Word o Google Docs per la scrittura, perché le proposte passano attraverso diversi cicli di revisione e commenti, e perché occasionalmente un acquirente richiede un file modificabile.

PDF per l'invio, sempre, a meno che l'acquirente non specifichi diversamente. Fissa il layout, impedisce modifiche accidentali ed evita che il tuo documento venga impaginato in un modo diverso da come lo hai progettato.

Due dettagli di produzione che contano più di quanto dovrebbero. Inserisci segnalibri o collegamenti alle sezioni nel PDF, perché un valutatore che salta da un criterio all'altro ti ringrazierà. E verifica la dimensione del file rispetto ai limiti del portale prima della scadenza e non all'ultimo minuto, che è una causa davvero comune di invii in ritardo.

I software di presentazione sono adatti per un pitch che accompagna una proposta, non per la proposta stessa. Se un acquirente chiede anche una presentazione, trattala come un elemento separato che risponde agli stessi criteri nello stesso ordine.

Poiché la proposta è spesso la prima cosa che un cliente vede, i brand kit la mantengono coerente con tutto ciò che segue, il che è importante quando l'acquirente valuta anche se appari organizzato.

Come mostrare il metodo anziché descriverlo

Ogni proposta dichiara una metodologia e i valutatori ne leggono a dozzine. Le descrizioni dei metodi sono quasi intercambiabili, motivo per cui il criterio viene spesso valutato sulla presentazione piuttosto che sulla sostanza.

Qualcosa di concreto fa la differenza. Una breve registrazione di come svolgi effettivamente l'attività, collegata dalla proposta, è difficile da mettere in dubbio, a differenza di tre pagine di descrizione scritta.

Trupeer AI ne rende semplice la produzione. Qualcuno del tuo team registra il processo una volta e l'output è una guida scritta e un video, con il tuo branding, che possono essere collegati dalla sezione pertinente della proposta o forniti come appendice.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Ha anche un secondo utilizzo dopo la vittoria. Il materiale che hai prodotto per dimostrare il metodo diventa la documentazione per l'onboarding e la consegna, quindi lo sforzo non è limitato solo all'offerta. L'output vive nella tua knowledge base, e laddove la proposta porti a un passaggio di consegne successivo, il nostro modello di consegna del progetto copre ciò di cui la parte ricevente ha bisogno. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello di proposta di progetto gratuito in Word?

La struttura sopra indicata può essere incollata direttamente in Word o Google Docs. Non c'è alcun download protetto né moduli da compilare. La modifica che vale la pena fare prima di scrivere qualsiasi cosa consiste nel rinominare le sezioni in base ai criteri di valutazione dell'acquirente, nel loro ordine, il che vale più di qualsiasi modello.

Esiste un modello di proposta di progetto gratuito in PDF?

Scrivi in un editor di documenti e invia in formato PDF a meno che l'acquirente non specifichi diversamente. Inserisci i segnalibri nelle sezioni in modo che il valutatore possa saltare da un criterio all'altro e controlla il limite di dimensioni del file del portale prima della scadenza e non all'ultimo momento.

Esiste un modello di proposta di progetto semplice?

Per piccoli progetti e lavori freelance sono sufficienti quattro sezioni: cosa farai, quanto costa, quando sarà fatto e cosa è escluso. Da due a quattro pagine. La lunghezza non ha alcun valore a questo livello e le esclusioni prevengono la maggior parte delle controversie.

Dove posso trovare un modello di proposta commerciale gratuito in Word?

La proposta commerciale, la proposta di progetto e la proposta di servizio sono in gran parte lo stesso documento con sfumature diverse. La struttura sopra indicata funziona per tutte e tre; la differenza risiede nei criteri che l'acquirente sta valutando. Una proposta commerciale a un nuovo cliente di solito richiede più spazio sul "perché scegliere voi" piuttosto che sul "come", il che rappresenta una decisione di ponderazione piuttosto che strutturale.

Quanto dovrebbe essere lunga una proposta di progetto?

Tanto quanto richiesto dai criteri e non di più. L'esempio pratico sopra riportato ha perso una gara d'appalto da due virgola otto milioni di sterline con quarantasette pagine a favore di un vincitore con trentuno pagine. La lunghezza non è la variabile chiave; lo è la rintracciabilità delle risposte rispetto ai criteri.

Chi dovrebbe scrivere la proposta di progetto?

Chiunque guiderà la consegna dovrebbe scriverla o comunque esaminarla prima dell'invio. Le proposte scritte interamente da una funzione dedicata alle offerte contengono impegni che il team di consegna non ha mai visto, e tali impegni diventano contrattuali il giorno in cui si vince la gara.

Il prezzo deve andare all'inizio o alla fine?

All'inizio, nella sintesi, e di nuovo nella sua sezione dedicata. I lettori lo cercano comunque per primo, e non indicarlo subito appare evasivo in un documento confrontato con altri. Creare attesa per una rivelazione finale funziona in una presentazione dal vivo, non in un documento scritto.

Qual è la differenza tra una proposta e un preventivo?

Un preventivo è un prezzo per un lavoro definito. Una proposta argomenta a favore di un approccio oltre a definirne il prezzo, e viene utilizzata quando l'acquirente non ha specificato completamente ciò che desidera. Se il requisito è completamente specificato, potresti aver bisogno solo di un preventivo, e presentare invece una proposta aggiunge solo lunghezza senza aggiungere punteggio.