La tua organizzazione ha appena attivato il self-service per le risorse umane. I dipendenti ora possono aggiornare il proprio indirizzo, richiedere permessi e scaricare i cedolini, mentre i supervisori possono approvare i congedi e avviare una promozione senza inviare e-mail all'HR. Tre settimane dopo, la casella di posta delle risorse umane è più intasata che mai. I dipendenti non riescono a trovare la richiesta di ferie, i supervisori approvano la cosa sbagliata e metà delle richieste "self-service" arriva comunque via e-mail. La tecnologia funziona. La formazione no.

La formazione sul self-service HR per dipendenti e supervisori colma questo divario. Mostra a ciascun gruppo esattamente come completare le proprie attività HR nel sistema aziendale, che si tratti di Workday, Oracle HCM o un'altra piattaforma, in modo che il self-service riduca effettivamente il carico di lavoro delle risorse umane anziché aumentarlo. Questa guida spiega su cosa formare dipendenti e supervisori, quali formati di formazione funzionano, come creare rapidamente corsi di formazione sul self-service HR a partire da registrazioni dello schermo e come misurare se sta funzionando.

Cos'è la formazione sul self-service HR?

La formazione sul self-service HR insegna a dipendenti e manager come completare autonomamente le attività HR nel sistema gestionale, senza dover contattare le risorse umane. Di solito copre due aree:

• Employee self-service (ESS): attività che ogni dipendente svolge per se stesso, come aggiornare i dati personali, richiedere ferie o visualizzare i cedolini.

• Manager o supervisor self-service (MSS): attività che i supervisori svolgono per i propri team, come approvare richieste, avviare cambi di mansione e completare le valutazioni.

Una formazione self-service efficace è breve, basata su compiti pratici e specifica per il tuo sistema e le tue policy, non un tour generico del software.

Perché la formazione sul self-service HR è importante?

• Meno ticket per le risorse umane: chi sa come svolgere un'attività da solo non invia un'e-mail all'HR per chiederlo.

• Dati migliori: richieste compilate correttamente significano record dei dipendenti, buste paga e reportistica accurati.

• Approvazioni più rapide: i supervisori che conoscono la propria casella di posta approvano le richieste in tempo.

• Maggiore adozione: le persone continuano a utilizzare un sistema che riescono a gestire con sicurezza.

• Conformità: le policy, come le regole sui congedi e i limiti di approvazione, vengono seguite in modo coerente.

• Una migliore esperienza per i dipendenti: le attività semplici richiedono minuti anziché giorni di comunicazioni avanti e indietro.

Cosa dovrebbero imparare i dipendenti nella formazione sul self-service HR?

Concentra la formazione dei dipendenti sulle attività svolte più di frequente:

• Effettuare l'accesso e orientarsi all'interno del sistema HR.

• Aggiornare dati personali, indirizzi, contatti di emergenza e coordinate bancarie.

• Richiedere ferie o permessi e verificare i saldi residui.

• Visualizzare e scaricare cedolini e documenti fiscali.

• Iscriversi ai benefit o modificarli, anche durante il periodo di iscrizione aperta.

• Registrare le ore lavorate, se l'organizzazione utilizza il monitoraggio delle presenze.

• Completare la formazione assegnata e confermare la presa visione delle policy.

• Aggiornare competenze, obiettivi e interessi di carriera.

• Trovare le policy aziendali e ottenere supporto.

Cosa dovrebbero imparare i supervisori nella formazione sul self-service HR?

I supervisori hanno bisogno di tutto ciò che serve ai dipendenti, oltre alle attività che svolgono per il loro team:

• Approvare o rifiutare ferie, permessi, schede presenze e note spese.

• Utilizzare la posta in arrivo o l'elenco delle attività del sistema HR per gestire le approvazioni in tempo.

• Visualizzare le informazioni del team, come organigrammi, calendari dei congedi e organico.

• Avviare assunzioni, cambi di mansione, trasferimenti, promozioni e variazioni retributive.

• Gestire le valutazioni delle prestazioni, la definizione degli obiettivi e i check-in periodici.

• Avviare e completare le cessazioni del rapporto di lavoro e il passaggio di consegne degli accessi.

• Generare report standard sul team.

Attività di dipendenti e supervisori a colpo d'occhio

Quali formati di formazione funzionano meglio per il self-service?

• Video dedicati alle attività di due minuti: un video per ciascuna attività, che mostra esattamente dove cliccare nel sistema.

• Guide passo-passo con screenshot: per le persone che preferiscono leggere o hanno bisogno di stampare il materiale.

• Guide di riferimento rapido e schede di supporto: una pagina per ciascuna delle attività più comuni. Inizia da un modello di job aid.

• Link all'interno del sistema HR: inserisci link di aiuto direttamente accanto alle attività in cui gli utenti incontrano più difficoltà.

• Una libreria di supporto ricercabile: un unico punto per raccogliere ogni guida, video e policy.

• Brevi sessioni dal vivo per i supervisori: per illustrare le approvazioni e i processi di team, supportate da registrazioni.

La sola formazione in aula raramente funziona per la formazione sul self-service HR per dipendenti e supervisori, perché le persone hanno bisogno di aiuto nel momento esatto in cui svolgono l'attività, spesso a distanza di mesi.

Come si crea la formazione sul self-service HR passo dopo passo?

Passaggio 1: elenca le attività per ciascun pubblico

Usa gli elenchi per dipendenti e supervisori riportati sopra, aggiungi tutto ciò che è specifico per la tua organizzazione e definisci le priorità in base al volume e ai dati dei ticket HR.

Passaggio 2: registra ogni attività nel tuo sistema HR

Fai registrare a uno specialista HR ciascuna attività in un tenant di test o di formazione con il registratore dello schermo basato su IA di Trupeer, commentando a voce ogni passaggio e la relativa policy. Mantieni una sola attività per ogni registrazione.

Passaggio 3: trasforma le registrazioni in guide e video

Trupeer trasforma ogni registrazione in una guida passo-passo con screenshot e in un video narrato, in modo che ogni attività abbia entrambi i formati a partire da un'unica registrazione. Scopri come i team producono documentazione e video HR su larga scala.

Passaggio 4: aggiungi policy e identità visiva aziendale

Aggiungi le regole delle policy pertinenti, come i periodi di preavviso o i limiti di approvazione, e applica il tuo brand affinché la formazione abbia un aspetto coerente. Un modello SOP per le risorse umane mantiene la stessa struttura per tutte le attività.

Passaggio 5: traduci e pubblica

Traduci guide e video per ogni Paese e pubblicali in un'unica libreria di supporto ricercabile, collegata dal sistema HR e dall'intranet aziendale.

Passaggio 6: mantieni i contenuti aggiornati

Quando il sistema HR o una policy cambiano, aggiorna la guida interessata modificando il testo dello script invece di registrare nuovamente da capo; scopri come aggiornare un video di formazione senza registrare di nuovo.

Formazione sul self-service HR per Workday e Oracle HCM

L'approccio alla formazione è lo stesso indipendentemente dal sistema utilizzato, ma le schermate e la terminologia differiscono, quindi i materiali devono essere creati sul proprio tenant:

• Workday: i dipendenti e i manager lavorano principalmente dalla casella di posta e dal proprio profilo lavoratore, e la maggior parte delle modifiche viene gestita tramite processi aziendali con approvazioni. Per una guida modulo per modulo, consulta i video di formazione su Workday per i responsabili HR.

• Oracle HCM: le attività di dipendenti e manager si trovano in genere in aree separate per dipendenti e team, con le approvazioni instradate tramite notifiche.

Indipendentemente dalla piattaforma utilizzata, registra nel tuo sistema configurato, in modo che gli utenti vedano i propri menu, campi e passaggi di approvazione.

Formazione sul self-service HR per i neoassunti

I nuovi dipendenti hanno il loro primo contatto con il sistema HR durante la prima settimana, spesso prima che qualcuno abbia mostrato loro come funziona. Integra il self-service nel processo di onboarding: un breve video di benvenuto, le cinque attività che ogni neoassunto deve svolgere nel primo mese (come l'inserimento delle coordinate bancarie, l'iscrizione ai benefit e il completamento della formazione obbligatoria) e un link alla libreria di supporto. I supervisori dei neoassunti dovrebbero ricevere una checklist corrispondente per le loro prime approvazioni. Consulta la checklist video per l'onboarding dei neoassunti per sapere cosa preparare prima del primo giorno.

Come implementare la formazione sul self-service?

1. Lancia le nozioni di base per i dipendenti prima del go-live, con un breve video di benvenuto e le cinque attività principali.

2. Forma prima i supervisori sulle approvazioni, perché i ritardi nella loro casella di posta bloccano tutti gli altri.

3. Pianifica la formazione stagionale, come l'iscrizione ai benefit e le valutazioni delle prestazioni, subito prima di ciascun ciclo.

4. Indirizza le persone verso le risorse di supporto, non verso l'HR, inserendo link di aiuto nel sistema e nelle risposte via e-mail dell'HR.

5. Utilizza i ticket di supporto per migliorare la formazione, creando nuove guide per le domande che continuano ad arrivare.

Per gestire l'impatto del rollout sulle persone, consulta il processo di gestione del cambiamento.

Come misurare l'efficacia della formazione sul self-service HR?

• Tasso di adozione del self-service: la percentuale di transazioni HR completate tramite self-service.

• Volume dei ticket HR per le attività coperte dalla formazione.

• Tempo di evasione delle approvazioni per le attività di competenza dei supervisori.

• Tasso di errore e di rilavorazione sulle richieste self-service.

• Visualizzazioni della formazione e termini di ricerca, per capire cosa cercano gli utenti e cosa non riescono a trovare.

• Soddisfazione di dipendenti e manager rispetto ai servizi HR.

Errori comuni da evitare

• Spiegare il funzionamento del sistema e non l'attività pratica: una panoramica dei menu non insegna alle persone come richiedere un permesso.

• Un unico corso per tutti: i supervisori hanno bisogno di una formazione diversa rispetto ai dipendenti.

• Formare una sola volta al go-live e mai più, quando la maggior parte delle attività viene svolta mesi dopo.

• Contenuti generici forniti dal vendor che non corrispondono alla configurazione o alle policy aziendali.

• Nascondere i supporti in un'intranet che nessuno visita invece di collegarli direttamente dal sistema HR.

• Lasciare che i materiali diventino obsoleti dopo gli aggiornamenti del sistema e i cambi di policy.

Crea la formazione sul self-service HR con Trupeer

Trupeer rende rapida la creazione di corsi di formazione sul self-service HR per dipendenti e supervisori. Trasforma le registrazioni del tuo sistema HR in guide passo-passo e brevi video formativi per entrambi i gruppi, pronti per essere tradotti, pubblicati e aggiornati. Scopri di più su Trupeer per i team HR o inizia gratis con Trupeer.

Domande frequenti

Cos'è la formazione sul self-service HR?

È la formazione che insegna a dipendenti e supervisori come completare autonomamente le attività HR all'interno del sistema gestionale, come aggiornare i dati personali, richiedere permessi, approvare richieste e avviare cambi di mansione.

Qual è la differenza tra ESS e MSS?

L'Employee Self-Service (ESS) copre le attività che i dipendenti svolgono per se stessi. Il Manager o Supervisor Self-Service (MSS) copre le attività che i supervisori svolgono per il loro team, come approvazioni, cambi di mansione e valutazioni.

Su cosa dovrebbero essere formati i supervisori?

Sull'approvazione di ferie, permessi e schede presenze, sulla gestione della propria casella di posta HR, sulla visualizzazione delle informazioni del team, sull'avvio di assunzioni, cambi di mansione e cessazioni, sullo svolgimento delle valutazioni delle prestazioni e sull'uso dei report del team.

Qual è il formato migliore per la formazione sul self-service HR?

Brevi video sulle attività e guide passo-passo con screenshot, disponibili in una libreria ricercabile e collegati direttamente dal sistema HR, in modo che le persone ricevano supporto nel momento esatto in cui stanno svolgendo l'attività.

Come si crea rapidamente una formazione sul self-service HR?

Registra uno specialista HR mentre esegue ciascuna attività in un tenant di prova e utilizza uno strumento come Trupeer per trasformare ogni registrazione in una guida e in un video, quindi procedi con la traduzione e la pubblicazione.

La formazione sul self-service HR funziona per Workday e Oracle HCM?

Sì. L'approccio è lo stesso, ma i materiali dovrebbero essere creati sul proprio sistema configurato, in modo che gli utenti vedano le proprie schermate, i propri campi e i corretti passaggi di approvazione.

Come si misura l'efficacia della formazione sul self-service HR?

Monitorando l'adozione del self-service, il volume dei ticket HR, i tempi di evasione delle approvazioni, i tassi di errore, le visualizzazioni della formazione e la soddisfazione degli utenti.

Con quale frequenza dovrebbe essere aggiornata la formazione sul self-service HR?

Ogni volta che cambiano il sistema HR, un processo o una policy, e prima di cicli periodici o stagionali come l'iscrizione ai benefit e le valutazioni delle prestazioni.