Pelatihan karyawan yang efektif adalah salah satu investasi dengan ROI tertinggi yang dapat dilakukan perusahaan mana pun - pelatihan ini mendorong kinerja, retensi, dan budaya. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat jam untuk desain pelatihan dengan memulai dari template pelatihan karyawan gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu menyampaikannya sebagai pelatihan berbasis video yang benar-benar diselesaikan karyawan.

Kebanyakan organisasi tahu pelatihan apa yang telah mereka berikan. Namun sangat sedikit yang bisa menjawab pertanyaan yang lebih berguna: siapa yang saat ini memenuhi syarat untuk melakukan apa, dan apa yang akan kedaluwarsa bulan depan.

Itu masalah pelacakan, bukan masalah perencanaan, dan memerlukan matriks, bukan rencana.

Unduh template pelatihan karyawan

Gratis, dapat diedit, tanpa watermark. Excel adalah pusat gravitasi di sini, karena semua yang ada di halaman ini pada dasarnya adalah tabel.

Dokumen pelatihan mana yang Anda butuhkan?

Ada empat hal berbeda yang disebut sebagai template pelatihan. Pilih yang tepat terlebih dahulu.

Kebanyakan tim membutuhkan penilaian, rencana, dan matriks. Matriks adalah yang biasanya diminta saat audit.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah melakukan semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template pelatihan karyawan, Anda bisa:

• Menghemat waktu untuk desain: Lewati halaman kosong dengan struktur pelatihan yang sudah terbukti.

• Standarisasi pembelajaran: Gunakan template yang sama untuk setiap program - agar kualitas tetap konsisten.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit dari Trupeer.

• Libatkan peserta: Ubah konten yang padat teks menjadi pelatihan berbasis video yang lebih mudah dipahami dan diingat.

• Skalakan secara global: Terjemahkan materi pelatihan ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

• Ukur dampaknya: Kolom metrik bawaan membantu Anda melacak keterlibatan dan hasil.

Matriks pelatihan

Artefak utama. Peran di satu sumbu, pelatihan yang diperlukan di sumbu lainnya, status di dalam sel.

Empat status per sel: selesai dengan tanggal, dijadwalkan dengan tanggal, belum dimulai, atau tidak berlaku. Tambahkan status kelima, kedaluwarsa atau terlambat, dengan warna merah.

Yang membuatnya berguna, bukan sekadar dekorasi:

• Pelatihan yang diwajibkan ditentukan oleh peran, bukan oleh individu. Ubah definisi peran sekali, dan semua kebutuhan pemegangnya akan ikut diperbarui.

• Tanggal, bukan tanda centang. Tanda centang memberi tahu bahwa itu sudah terjadi. Tanggal memberi tahu apakah masih berlaku.

• Kedaluwarsa dihitung, bukan diketik. Versi Excel menurunkan kedaluwarsa dari tanggal penyelesaian ditambah periode masa berlaku.

• Kekosongan terlihat sekilas. Inti dari matriks adalah sel kosong terlihat jelas.

Menyusun matriks

1. Daftarkan peran, bukan orangnya. Sepuluh peran lebih mudah dipelihara daripada delapan puluh individu.

2. Untuk setiap peran, daftarkan pelatihan yang diperlukan. Pisahkan menjadi wajib, artinya diperlukan oleh hukum atau kebijakan, dan khusus peran, artinya dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan.

3. Tetapkan periode masa berlaku untuk masing-masing. Beberapa pelatihan kedaluwarsa karena regulasi, beberapa karena kebijakan yang masuk akal, dan beberapa tidak pernah.

4. Isi status saat ini dengan jujur. Versi pertama akan terlihat buruk. Itu temuan, bukan alasan untuk menunda.

5. Tetapkan pemicu pembaruan. Siapa yang memperbarui, kapan, dan berdasarkan peristiwa apa.

6. Buat terlihat. Matriks yang hanya bisa dilihat HR tidak mengubah perilaku. Manajer harus bisa melihat matriks tim mereka sendiri.

Batasi pada pelatihan yang benar-benar penting. Matriks dengan empat puluh kolom tidak akan dipelihara, dan matriks yang tidak dipelihara lebih buruk daripada tidak ada, karena akan dibuat saat audit dan ditemukan salah.

Kedaluwarsa dan sertifikasi ulang

Separuh dari pelacakan pelatihan yang semua orang lupakan sampai auditor bertanya.

Buat peringatan pada 90, 30, dan 7 hari sebelum kedaluwarsa, kepada orang yang bersangkutan dan manajernya. Kedaluwarsa yang hanya muncul di laporan bulanan akan diketahui setelah kejadian.

Untuk apa pun yang memiliki implikasi hukum atau asuransi, anggap yang sudah lewat masa berlaku sebagai tidak terlatih. Seseorang yang sertifikat pertolongan pertamanya kedaluwarsa bulan lalu bukanlah petugas pertolongan pertama, apa pun yang tertulis di bagan dinding.

Catatan pelatihan

Detail tingkat individu di balik setiap sel dalam matriks.

Kolom terakhir ini lebih penting daripada yang terlihat. Saat prosedur berubah, Anda perlu tahu siapa yang dilatih pada versi lama, dan catatan yang hanya bertuliskan "Pelatihan perlindungan data, Maret" tidak bisa memberi tahu Anda.

Retensi: simpan catatan setidaknya selama periode yang diwajibkan oleh industri atau penanggung Anda, dan lebih lama untuk hal-hal yang terkait keselamatan. Catatan pelatihan pada proses yang kemudian menyebabkan insiden adalah persis yang akan diminta.

Jadwal pelatihan

Kalender ke depan. Berbeda dari rencana yang menyatakan apa yang seharusnya terjadi, dan berbeda dari matriks yang menyatakan apa yang sudah terjadi.

Poin praktis. Publikasikan satu kuartal sebelumnya agar manajer bisa merencanakan. Batasi kapasitas dan lacak pemesanan, karena sesi yang kelebihan kuota namun disampaikan dengan buruk lebih buruk daripada tanggal kedua. Jadwalkan penyegaran wajib berdasarkan tanggal kedaluwarsa di matriks, bukan dari ingatan. Dan cantumkan alternatif yang direkam untuk setiap sesi, karena selalu ada seseorang yang tidak bisa hadir.

Materi sesi

Yang Anda butuhkan per sesi, disimpan di folder yang sama dengan catatannya.

• Rencana sesi. Tujuan, waktu, konten, aktivitas, materi yang diperlukan.

• Lembar kehadiran. Dicetak dan ditandatangani untuk apa pun yang terkait kepatuhan. Persetujuan kalender bukanlah kehadiran.

• Handout atau job aid. Hal yang dibawa pulang dan benar-benar digunakan setelahnya.

• Penilaian, di mana kompetensi perlu dibuktikan, bukan diasumsikan.

• Formulir evaluasi. Singkat, dan lihat di bawah untuk apa yang perlu ditanyakan.

• Perekaman, jika sesi perlu diulang.

Mengevaluasi pelatihan

Kebanyakan evaluasi menanyakan apakah orang menikmati sesi, yang hampir tidak memberi informasi apa pun. Model Kirkpatrick memberi empat level, dan yang berguna adalah yang lebih sulit.

Level 1, reaksi. Apakah mereka menganggapnya bermanfaat dan disampaikan dengan baik. Mudah dikumpulkan, korelasinya lemah dengan apa pun. Layak ditanyakan, tetapi jangan terlalu dibebani.

Level 2, pembelajaran. Apakah mereka sekarang bisa melakukan atau menjelaskan hal tersebut. Ini memerlukan penilaian, bukan formulir umpan balik.

Level 3, perilaku. Apakah mereka melakukannya dengan cara yang berbeda di tempat kerja, empat hingga dua belas minggu kemudian. Di sinilah nilai muncul dan hampir tidak ada yang mengukurnya.

Level 4, hasil. Apakah metrik bisnis bergerak. Kesalahan turun, tiket turun, waktu menuju kompetensi menjadi lebih singkat.

Versi praktis untuk kebanyakan tim: selalu lakukan level 1 secara singkat, lakukan level 2 untuk apa pun yang memiliki persyaratan kompetensi, dan lakukan level 3 hanya untuk dua atau tiga program paling penting Anda. Level 4 layak dicoba ketika pelatihan diminta untuk memperbaiki masalah terukur yang spesifik.

Cek level 3 lebih sederhana daripada yang terdengar. Enam minggu setelah sesi, tanyakan satu pertanyaan kepada manajer: apakah orang ini melakukan sesuatu dengan cara yang berbeda. Jika semua manajer menjawab tidak, pelatihan itu hanya pertunjukan, terlepas dari skor umpan balik.

Jenis pelatihan karyawan yang perlu dilacak

Pelatihan wajib dan keselamatan adalah kolom yang pertama kali akan dilihat auditor. Pelatihan silang adalah yang memiliki nilai operasional tertinggi dan pelacakan paling minim.

Contoh yang sudah dikerjakan

Tim: tim operasional beranggotakan 12 orang. Peran: analis, analis senior, kepala tim.

Pelatihan yang diperlukan berdasarkan peran

Status saat ini, dirangkum dari matriks

Dua temuan yang penting bukanlah pelatihan wajib yang terlambat, yang terlihat dan akan diperbaiki. Yang penting adalah bahwa lima orang menjalankan proses dengan versi yang sudah ketinggalan, dan shift malam tidak memiliki petugas pemadam kebakaran. Keduanya tidak akan muncul dalam rencana pelatihan. Keduanya terlihat jelas dalam matriks.

Pelatihan kepatuhan

Aturan yang berbeda berlaku jika pelatihan merupakan persyaratan hukum.

Standar bukti lebih tinggi. Anda perlu catatan, tanda tangan kehadiran, hasil penilaian, dan sering kali versi materi. Tanda centang penyelesaian di LMS mungkin tidak cukup tergantung pada persyaratannya.

Terlambat berarti tidak patuh, segera, bukan pada audit berikutnya. Bangun sistem peringatan untuk mencegah kelalaian, bukan untuk melaporkannya.

Perubahan konten mengikuti hukum, yang berarti orang yang dilatih tahun lalu mungkin perlu dilatih ulang, bukan hanya disegarkan. Lacak versi materi bersama dengan tanggalnya.

Dan periksa apakah yurisdiksi Anda mewajibkan frekuensi atau konten tertentu, karena penyegaran tahunan yang umum mungkin tidak memenuhi persyaratan hukum tertentu.

Pelatihan silang

Jenis dengan pengembalian terbaik dan pelacakan terburuk.

Lacak sebagai pertanyaan cakupan, bukan sebagai pertanyaan individu. Untuk setiap tugas kritis, berapa banyak orang yang bisa melakukannya tanpa pengawasan. Apa pun yang jumlahnya satu adalah risiko, dan matriks membuat hal itu terlihat dengan cara yang tidak dilakukan rencana.

Tetapkan target cakupan minimum per tugas kritis, biasanya dua atau tiga, dan perlakukan jika di bawah target sebagai insiden untuk dijadwalkan, bukan sebagai harapan.

Lalu segarkan. Pelatihan silang yang digunakan sekali dan tidak pernah lagi akan menurun dalam beberapa bulan, dan seseorang yang dilatih delapan belas bulan lalu dan sejak itu tidak pernah melakukan tugas tersebut bukanlah penutup yang benar-benar siap.

Cara menjalankan pelatihan karyawan

1. Mulai dari matriks, bukan kalender. Apa yang kurang atau kedaluwarsa menentukan apa yang perlu dijadwalkan.

2. Tentukan kebutuhan berdasarkan peran dan simpan daftar peran tetap singkat.

3. Isi status saat ini, dengan menerima bahwa versi pertama akan terasa tidak nyaman.

4. Tetapkan periode masa berlaku dan buat peringatan.

5. Jadwalkan berdasarkan tanggal kedaluwarsa, satu kuartal sebelumnya.

6. Catat dengan benar saat penyampaian, termasuk versi materi.

7. Lakukan penilaian di mana kompetensi penting, bukan hanya mencatat kehadiran sebagai pencapaian.

8. Cek perilaku setelah enam minggu untuk program Anda yang paling penting.

9. Tinjau cakupan pada tugas kritis setiap kuartal.

10. Berikan manajer visibilitas matriks tim mereka sendiri.

Praktik terbaik

• Kebutuhan ditentukan oleh peran, bukan oleh individu.

• Tanggal di dalam sel, tidak pernah tanda centang.

• Kedaluwarsa dihitung otomatis, dengan peringatan pada 90, 30, dan 7 hari.

• Versi materi dicatat bersama dengan tanggal penyelesaian.

• Kehadiran ditandatangani untuk apa pun yang terkait kepatuhan.

• Penilaian di mana kompetensi penting, bukan hanya kehadiran.

• Satu kali cek perilaku setelah enam minggu untuk program kunci.

• Cakupan dilacak per tugas kritis, dengan minimal dua.

• Manajer dapat melihat matriks tim mereka sendiri.

• Matriks dipertahankan cukup singkat agar bisa dipelihara.

Kesalahan umum

• Tanda centang alih-alih tanggal, sehingga tidak ada yang bisa dicek untuk ketepatan.

• Tidak ada pelacakan kedaluwarsa, ditemukan saat audit.

• Kebutuhan dicantumkan per orang, menjadi tidak dapat dipelihara saat diskalakan.

• Kehadiran dicatat sebagai kompetensi.

• Evaluasi yang hanya menanyakan apakah orang menyukainya.

• Tidak ada catatan versi materi yang disampaikan.

• Pelatihan silang dilacak sebagai selesai, bukan sebagai cakupan saat ini.

• Matriks 40 kolom yang tidak pernah diperbarui siapa pun.

• Matriks hanya terlihat oleh HR, sehingga manajer tidak pernah bertindak.

• Sertifikasi yang sudah lewat masa berlaku dianggap hampir valid.

• Pelatihan dijadwalkan berdasarkan kebiasaan kalender, bukan berdasarkan apa yang kedaluwarsa atau yang kurang.

Sampaikan pelatihan yang sama setiap kali tanpa menyampaikannya setiap kali

Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar materi pelatihan sesuai dengan dokumentasi lainnya, dan edit bagian apa pun secara langsung. Penyiapannya ada di panduan template.

Matriks biasanya mengungkap dua masalah yang sama. Orang terlambat karena sesi sulit dijadwalkan, dan orang dilatih pada versi yang sudah ketinggalan karena melatih ulang dua belas orang setelah perubahan proses berarti menjalankan sesi lagi.

Pencatatan menyelesaikan keduanya. Rekam sesi atau proses sekali, lalu Trupeer AI menghasilkan panduan tertulis dan video walkthrough yang dinarasikan dari proses yang sama, sehingga penyelesaian tidak lagi bergantung pada semua orang yang sedang luang pada jam yang sama, dan perubahan proses berarti merekam ulang, bukan menjadwalkan ulang. Penyelesaian dapat dilacak, dan itulah yang dibutuhkan matriks.

Terjemahkan ke 65+ bahasa, yang penting untuk pelatihan kepatuhan di mana pemahaman berdampak. Simpan set tersebut di knowledge base Anda agar menjadi referensi setelah sesi, dan gunakan di seluruh onboarding dan pelatihan berkelanjutan.

Rekam. Beri merek. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template pelatihan karyawan gratis di Excel?

Ya, dan Excel adalah format utama di sini. Template ini mencakup matriks pelatihan dengan perhitungan kedaluwarsa otomatis, catatan pelatihan individual, serta jadwal ke depan. Semua yang ada di halaman ini pada dasarnya adalah tabel, itulah sebabnya spreadsheet melakukan pekerjaan paling banyak.

Apakah ada template pelatihan karyawan gratis di Word?

Ya. Word mencakup rencana sesi, lembar kehadiran, dan formulir evaluasi, artinya dokumen yang ditulis orang, bukan dokumen yang Anda saring dan urutkan.

Apakah ada template pelatihan karyawan dalam format Word doc?

Ya, versi .doc disertakan bersama .docx untuk sistem HR dan perpustakaan dokumen yang lebih lama.

Bisakah saya mengunduh template pelatihan karyawan gratis di Word?

Ya, setiap format adalah unduhan gratis tanpa perlu akun dan tanpa watermark.

Apakah ada template pelatihan karyawan gratis di PDF?

Ya, sebagai lembar kehadiran yang dapat dicetak, formulir evaluasi, dan sertifikat penyelesaian yang bisa Anda terbitkan setelah sesi.

Apakah ada template jadwal pelatihan di Excel, gratis untuk diunduh?

Ya. Tab jadwal mencakup tanggal, sesi, audiens, metode penyampaian, pelatih, kapasitas, pemesanan, dan lokasi. Jadwalkan berdasarkan tanggal kedaluwarsa di matriks, bukan dari kalender, karena itulah yang benar-benar menentukan apa yang perlu dijalankan.

Apakah ada template rencana pelatihan di Word?

Ya, meskipun itu dokumen yang berbeda dari yang ada di halaman ini. Rencana pelatihan menjelaskan pelatihan apa yang akan terjadi dan untuk siapa. Gunakan template rencana pelatihan untuk perencanaan, dan matriks di sini untuk melacak apa yang benar-benar telah diselesaikan.

Apakah ada template rencana pelatihan gratis di Word untuk diunduh?

Ya, di halaman template rencana pelatihan, gratis tanpa pendaftaran. Untuk rencana satu orang secara spesifik, rencana pelatihan karyawan individual adalah pilihan yang lebih tepat.

Apa itu matriks pelatihan?

Sebuah grid yang menunjukkan pelatihan apa yang dibutuhkan setiap peran dan individu mana yang telah menyelesaikannya, dengan tanggal bukan tanda centang agar ketepatan terlihat. Ini menjawab siapa yang saat ini memenuhi syarat untuk melakukan apa, yang tidak bisa dijawab oleh rencana pelatihan.

Apa yang harus disertakan dalam catatan pelatihan karyawan?

Karyawan, judul pelatihan, jenis, metode penyampaian, penyedia, tanggal penyelesaian, durasi, pelatih, hasil penilaian, referensi sertifikat, tanggal kedaluwarsa, biaya, dan versi materi yang disampaikan. Kolom terakhir inilah yang memungkinkan Anda mengidentifikasi siapa yang dilatih pada proses yang sudah digantikan.

Bagaimana cara melacak pelatihan karyawan?

Dengan matriks di tingkat peran yang menampilkan tanggal penyelesaian dan kedaluwarsa yang dihitung, catatan individual di balik setiap entri, serta peringatan pada 90, 30, dan 7 hari sebelum apa pun yang kedaluwarsa. Beri manajer visibilitas untuk tim mereka sendiri, karena matriks yang hanya bisa dilihat HR tidak mengubah perilaku.

Berapa lama catatan pelatihan harus disimpan?

Minimal selama industri, regulator, atau penanggung Anda memintanya, dan lebih lama untuk hal-hal yang terkait keselamatan. Catatan pelatihan pada proses yang kemudian menyebabkan insiden adalah persis yang akan diminta, jadi sebaiknya simpan lebih lama.

Seberapa sering pelatihan wajib perlu diperbarui?

Tergantung pada pelatihan dan yurisdiksinya. Pertolongan pertama umumnya sekitar tiga tahun, petugas pemadam kebakaran satu hingga dua tahun, perlindungan data dan keamanan informasi biasanya tahunan, penanganan manual dua hingga tiga tahun. Periksa persyaratan spesifik daripada menerapkan penyegaran tahunan secara umum, karena beberapa persyaratan hukum juga menentukan konten selain frekuensi.

Bagaimana cara mengukur apakah pelatihan berhasil?

Empat level: apakah orang menganggapnya bermanfaat, apakah mereka sekarang bisa melakukannya, apakah mereka melakukannya dengan cara yang berbeda di tempat kerja enam minggu kemudian, dan apakah metrik bisnis bergerak. Kebanyakan organisasi hanya mengukur yang pertama, yang korelasinya lemah dengan apa pun. Satu kali cek perilaku setelah enam minggu pada program paling penting Anda bernilai lebih daripada jumlah formulir umpan balik apa pun.

Apa perbedaan antara rencana pelatihan dan matriks pelatihan?

Rencana bersifat melihat ke depan dan menjelaskan pelatihan apa yang akan terjadi, untuk siapa, dan kapan. Matriks adalah catatan kondisi saat ini yang menunjukkan siapa terlatih untuk apa dan apakah masih berlaku. Anda memerlukan keduanya, dan matriks seharusnya menjadi dasar rencana, bukan sebaliknya.

Bagaimana cara melacak pelatihan silang?

Sebagai cakupan per tugas kritis, bukan sebagai penyelesaian per orang. Untuk setiap tugas kritis, hitung berapa banyak orang yang bisa melakukannya tanpa pengawasan. Apa pun yang jumlahnya satu adalah single point of failure, dan itulah angka yang layak dilaporkan.

Bisakah saya menyesuaikan template pelatihan karyawan ini?

Ya, semua versi sepenuhnya dapat diedit. Definisi peran dan periode masa berlaku adalah bagian yang harus menjadi milik Anda. Di Trupeer AI, Anda juga bisa menerapkan brand kit agar materi pelatihan sesuai dengan dokumentasi lainnya.

Template terkait

• Template rencana pelatihan

• Rencana pelatihan karyawan individual

• Penilaian kebutuhan pelatihan

• Template buku panduan pelatihan

• Rencana pengembangan karyawan

• Pelatihan karyawan baru

• Template checklist onboarding dan rencana

• Template job aid

• Template buku panduan pelatihan layanan pelanggan