Pelatihan one-size-fits-all jarang benar-benar pas untuk siapa pun. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat berjam-jam untuk pengembangan yang dipersonalisasi dengan memulai dari template rencana pelatihan karyawan individu gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek, lalu mengubah setiap rencana menjadi ringkasan video yang dapat ditinjau kembali oleh karyawan dan manajer selama sesi 1:1.

Kebanyakan rencana pelatihan individu berupa daftar kursus yang pernah diikuti seseorang. Biasanya tidak salah, persis, tetapi juga jarang berasal dari sesuatu yang jelas.

Rencana individu layak ditulis ketika berangkat dari kesenjangan yang spesifik: orang ini perlu berada di level tiga untuk kompetensi ini, saat ini masih di level satu, dan begitulah cara ia mencapainya pada waktunya. Selebihnya hanyalah pemesanan pelatihan dengan nama di atasnya.

Unduh template rencana pelatihan individu

Gratis, dapat diedit, tanpa watermark. Mulai dari Excel, karena penilaian kesenjangan berupa kisi dan rencana pun mengikutinya.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Masuk ke bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda dapat:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo serta menyesuaikan posisinya dan pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template rencana pelatihan karyawan individu, Anda dapat:

• Menghemat waktu untuk perencanaan: Lewati halaman kosong dengan struktur yang dibangun untuk pengembangan yang dipersonalisasi.

• Menyesuaikan pembelajaran dengan orangnya: Kolom bawaan mencakup peran individu, tujuan, dan kesenjangan.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Mendorong keterlibatan: Rencana yang dipersonalisasi menandakan investasi pada pertumbuhan karyawan.

• Standarisasi di seluruh karyawan: Gunakan template yang sama untuk setiap anggota tim.

• Menjangkau tim global: Terjemahkan rencana pelatihan ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Dokumen pelatihan yang Anda butuhkan yang mana?

Rencana pelatihan atau rencana pengembangan?

Dua dokumen untuk orang yang sama yang menjawab pertanyaan berbeda, dan mencampurnya adalah alasan mengapa keduanya akhirnya terasa samar.

Seseorang yang baru mulai, seseorang dalam peran yang berubah, atau seseorang yang berkinerja di bawah standar pada kompetensi tertentu membutuhkan rencana pelatihan. Seseorang yang sudah kompeten dan ingin berkembang membutuhkan rencana pengembangan. Banyak orang membutuhkan keduanya, dan keduanya sebaiknya menjadi dokumen terpisah karena mencampurnya membuat target pelatihan menjadi kurang tegas.

Skala kemahiran

Semua bergantung pada kemampuan untuk menyatakan level seseorang saat ini dan level yang dibutuhkan oleh peran. Tanpa skala, kesenjangan hanyalah opini.

Lima level sudah cukup. Detail yang lebih banyak hanya menghasilkan perdebatan apakah seseorang berada di level 6 atau 7 tanpa mengubah keputusan apa pun.

Perbedaan penting adalah antara level 2 dan 3, karena itulah batas antara perlu pengawasan dan tidak. Sebagian besar rencana pelatihan ada untuk memindahkan seseorang melewati batas itu.

Level 5 jarang menjadi target pelatihan. Level ini berasal dari bertahun-tahun melakukan pekerjaan, bukan dari sebuah kursus.

Matriks keterampilan individu

Satu orang, kompetensinya, level yang dibutuhkan, dan posisinya saat ini.

Kolom yang dibutuhkan berasal dari peran, bukan dari orangnya. Tentukan sekali untuk setiap peran dan gunakan kembali untuk semua orang dalam peran tersebut, yang juga membuat penilaian lebih dapat dipertanggungjawabkan, bukan sekadar personal.

Perhatikan baris dengan kesenjangan tiga yang berprioritas rendah. Ukuran kesenjangan dan urgensinya adalah hal yang berbeda, dan memperlakukan kesenjangan terbesar sebagai yang paling penting adalah kesalahan umum.

Mengidentifikasi kesenjangan secara jujur

Penilaian mandiri saja cenderung melebih-lebihkan pada sebagian orang dan meremehkan pada yang lain, cukup dapat diprediksi. Penilaian manajer saja juga melewatkan hal yang tidak mereka amati.

Metode praktisnya: keduanya menilai secara independen terhadap skala yang sama, lalu diskusikan di mana perbedaannya. Ketidaksepakatan adalah bagian yang berguna, dan biasanya menunjukkan bahwa kompetensinya didefinisikan dengan buruk atau pekerjaan orang tersebut tidak terlihat oleh manajernya.

Jika tingkat kepentingannya membenarkan, tambahkan bukti. Amati saat mereka mengerjakan tugas, tinjau output terbaru, atau tanyakan pada seseorang yang bekerja bersama mereka. Penilaian yang hanya berdasarkan percakapan cenderung mengukur rasa percaya diri, bukan kompetensi.

Jadilah spesifik tentang kompetensi itu sendiri. "Mahir spreadsheet" tidak bisa dinilai. "Bisa membuat tabel pivot dari data ekspor mentah dan memeriksa apakah hasilnya sesuai" bisa.

Memprioritaskan kesenjangan

Tidak semua kesenjangan ditutup sekaligus. Tiga faktor menentukan urutannya.

Konsekuensi dari kesenjangan. Apa yang salah hari ini karena mereka tidak bisa melakukan ini? Kesenjangan pada sesuatu yang perlu dikerjakan setiap minggu lebih tinggi prioritasnya daripada kesenjangan pada sesuatu yang hanya dibutuhkan setiap kuartal.

Urgensi. Kapan mereka perlu melakukannya? Kesenjangan pada tugas yang jatuh tempo pada bulan November bukan prioritas bulan ini, meskipun kesenjangannya besar.

Ketergantungan. Beberapa kompetensi adalah prasyarat bagi yang lain. Urutkan.

Dua atau tiga kesenjangan aktif sekaligus. Rencana yang menargetkan enam kompetensi secara bersamaan menghasilkan kemajuan yang lambat pada semuanya, dan pada akhirnya orang tersebut dinilai masih di level 2 untuk semuanya.

Template rencana pelatihan individu

Kolom "bagaimana kompetensi akan dinilai" adalah yang mengubahnya dari jadwal menjadi rencana. Tentukan sebelum pelatihan berlangsung, atau penilaian akan berubah menjadi percakapan tentang apakah mereka merasa siap.

Contoh rencana pelatihan individu yang sudah dikerjakan

Karyawan: Analis operasional, sudah 6 minggu dalam peran. Alasan: Karyawan baru. Periode: 3 bulan.

Kompetensi 1: Jalankan rekonsiliasi bulanan

Kompetensi 2: Tangani pertanyaan pemasok

Kompetensi 3: Proses pengecualian

Tidak termasuk dalam rencana ini. Paket triwulanan, kesenjangan 3, ditunda ke rencana berikutnya karena tidak diperlukan hingga November. Walkthrough rekaman tersedia sementara waktu.

Peninjauan: bulanan, 20 menit.

Perhatikan target kompetensi 3 adalah level 2, bukan 3. Menetapkan target antara yang realistis lebih baik daripada target menutup kesenjangan penuh yang diam-diam gagal, dan rencana ini menjelaskan secara eksplisit apa arti level 2 dan apa yang tidak.

Memilih metode untuk setiap kesenjangan

Metode harus sesuai dengan jenis kesenjangan, dan sebagian besar rencana secara default menggunakan kursus apa pun jenisnya.

Baris terakhir patut diperhatikan. Seseorang yang memahami tugas dan tetap salah tidak perlu penjelasan tambahan. Mereka perlu melakukannya lebih sering, dengan seseorang yang memeriksa—intervensinya berbeda sama sekali.

Penjadwalan

• Lindungi waktu dalam jam, di kalender. Pelatihan yang bersaing dengan pelaksanaan akan kehilangan setiap minggu.

• Urutkan prasyarat terlebih dahulu. Beberapa kompetensi bergantung pada yang lain.

• Sesuaikan waktu dengan siklus tugas. Mempelajari proses bulanan membutuhkan minimal tiga bulan, karena Anda hanya mendapat tiga kali percobaan.

• Jangan menumpuk di awal. Satu minggu pelatihan sebelum siapa pun bisa menerapkan apa pun sebagian besar terbuang.

• Sisakan waktu longgar. Rencana dengan setiap minggu dialokasikan akan gagal pada dua minggu pertama yang sibuk.

Titik siklus tugas adalah hal yang paling sering diremehkan orang. Untuk apa pun yang bersifat triwulanan atau tahunan, jawaban jujurnya adalah bahwa orang tersebut tidak dapat mencapai level mandiri dalam periode rencana, dan rencana seharusnya menyatakannya, dengan rekaman sebagai langkah sementara.

Menilai kompetensi

Tentukan penilaian sebelum pelatihan, dan buat agar dapat diamati.

Amati saat mereka melakukannya. Jangan menanyakan apakah mereka merasa percaya diri, karena rasa percaya diri dan kompetensi berkorelasi lemah, dan arah kesalahan berbeda-beda tergantung orangnya.

Untuk apa pun yang memiliki implikasi kepatuhan, catat hasil penilaian dan tanggalnya pada matriks pelatihan, bukan hanya di dalam rencana.

Peran manajer

Rencana pelatihan individu membutuhkan lebih banyak dari manajer dibandingkan program kelompok.

• Tentukan level yang dibutuhkan untuk peran, sebelum menilai siapa pun terhadap level tersebut.

• Nilai secara jujur, termasuk kompetensi yang sebenarnya sudah dimiliki orang tersebut.

• Ciptakan kesempatan. Sebagian besar metode di atas memerlukan akses ke pekerjaan nyata yang dikendalikan manajer.

• Lindungi waktu dan jangan ambil kembali pada minggu yang sibuk.

• Berhenti melakukan hal itu. Untuk beberapa kompetensi, tindakan kunci manajer adalah berhenti ikut campur, yang lebih sulit daripada yang terdengar.

• Nilai di akhir, melalui observasi, bukan percakapan.

• Pertahankan tanggal peninjauan.

Setiap kompetensi dalam rencana harus memiliki setidaknya satu tindakan manajer. Jika tidak ada, rencana tidak akan terjadi.

Meninjau rencana

Bulanan untuk rencana aktif, dan dua puluh menit sudah cukup.

Bahas apa yang sudah dicoba, bukan apa yang dijadwalkan. Tanyakan apa yang mereka anggap lebih sulit dari yang diharapkan, yang biasanya mengungkap kesenjangan yang tidak pernah diidentifikasi siapa pun. Nilai ulang level saat ini secara jujur, termasuk jika tidak ada perubahan. Sesuaikan timeline, bukan berpura-pura semuanya berjalan sesuai rencana.

Tutup rencana secara formal saat kesenjangan sudah tertutup, dan nyatakan demikian. Rencana pelatihan yang memudar membuat orang tidak yakin apakah mereka dianggap kompeten.

Cara menyusun rencana pelatihan individu

1. Tentukan tingkat kemahiran yang dibutuhkan per kompetensi untuk peran, sekali, lalu gunakan kembali.

2. Nilai secara independen, baik karyawan maupun manajer, terhadap skala yang sama.

3. Diskusikan perbedaannya, karena itulah bagian yang informatif.

4. Prioritaskan berdasarkan konsekuensi, urgensi, dan ketergantungan, bukan ukuran kesenjangan.

5. Pilih dua atau tiga kompetensi, tidak lebih.

6. Tetapkan target level yang realistis untuk masing-masing, yang mungkin merupakan langkah antara.

7. Pilih metode yang sesuai dengan jenis kesenjangan.

8. Tentukan penilaian sebelum pelatihan.

9. Tuliskan tindakan manajer dan lindungi waktunya.

10. Tinjau bulanan dan tutup rencana secara eksplisit.

Praktik terbaik

• Level yang dibutuhkan ditentukan oleh peran, bukan per orang.

• Kedua pihak menilai secara independen terlebih dahulu.

• Dua atau tiga kompetensi sekaligus.

• Target antara ketika kesenjangan besar.

• Metode disesuaikan dengan jenis kesenjangan.

• Penilaian ditentukan sebelum pelatihan dan dilakukan melalui observasi.

• Waktu dilindungi dalam jam.

• Satu tindakan manajer per kompetensi.

• Peninjauan bulanan selama dua puluh menit.

• Rencana ditutup secara eksplisit saat kesenjangan sudah tertutup.

Kesalahan yang umum

• Daftar kursus tanpa penilaian kesenjangan di belakangnya.

• Kompetensi terlalu samar untuk dinilai, seperti "komunikasi yang baik".

• Level yang dibutuhkan dibuat-buat per orang, bukan ditentukan oleh peran.

• Manajer menilai sendirian, melewatkan hal yang tidak mereka amati.

• Enam kompetensi sekaligus, sehingga tidak ada yang bergerak.

• Target menutup kesenjangan penuh yang tidak pernah dapat dicapai dalam periode tersebut.

• Kursus dipilih untuk setiap kesenjangan tanpa memandang jenisnya.

• Penilaian berdasarkan percakapan, mengukur rasa percaya diri.

• Waktu tidak dilindungi, sehingga pelatihan kalah oleh pelaksanaan setiap minggu.

• Tidak ada tindakan manajer, sehingga rencana sepenuhnya bergantung pada karyawan.

• Rencana untuk tugas bulanan atau triwulanan dengan timeline lebih pendek daripada siklus tugas.

• Tidak pernah ditutup secara formal, sehingga tidak ada yang tahu apakah berhasil.

20 persen yang tidak akan bisa diskalakan

Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar dokumen pelatihan sesuai dengan materi HR lainnya, lalu edit bagian mana pun secara langsung. Penyiapannya ada di panduan template.

Lihat kolom metode pada contoh yang sudah dikerjakan. Sebagian besar kesenjangan tertutup melalui menonton seseorang yang kompeten, lalu melakukannya bersama mereka yang tersedia. Ini bergantung pada analis senior yang punya waktu, hadir, dan tugas terjadi saat pembelajar sedang luang.

Untuk apa pun yang bulanan atau triwulanan, ini adalah kendala nyata. Tiga kali percobaan dalam tiga bulan adalah batas maksimum mutlak, dan jika satu kali terlewat, rencana bergeser mundur satu bulan.

Catat tugas sekali, dan Trupeer AI akan menghasilkan prosedur tertulis serta video walkthrough yang dinarasikan dari proses yang sama, sehingga langkah observasi tersedia kapan pun orang tersebut siap, bukan saat siklusnya datang. Ini tidak menggantikan melakukan tugas, karena dari situlah kompetensi benar-benar berasal, tetapi menghilangkan ketergantungan penjadwalan dari bagian pembelajaran.

Terjemahkan ke 65+ bahasa, dan simpan set tersebut di knowledge base Anda agar rencana orang berikutnya dapat menggunakan materi yang sama.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template rencana pelatihan karyawan individu gratis dalam Word?

Ya. Versi Word adalah dokumen rencana yang menjadi acuan karyawan dan manajer, dengan ruang untuk menuliskan kata-kata orang tersebut. Unduhan gratis, tanpa pendaftaran, tanpa watermark.

Apakah ada template rencana pelatihan karyawan individu dalam format Word doc?

Ya, versi .doc disertakan bersama .docx untuk sistem HR lama.

Bisakah saya mengunduh template rencana pelatihan karyawan individu gratis dalam Word?

Ya, setiap format adalah unduhan gratis tanpa akun yang diperlukan dan tanpa atribusi.

Apakah ada template rencana pelatihan karyawan individu gratis dalam Excel?

Ya, dan Excel adalah tempat pekerjaan terjadi. Di dalamnya terdapat matriks keterampilan dengan kemahiran yang dibutuhkan dan saat ini untuk setiap kompetensi, kesenjangan yang dihitung, prioritas, serta rencana itu sendiri. Penilaian kesenjangan berupa kisi, jadi spreadsheet lebih cocok daripada dokumen.

Apakah ada template rencana pelatihan karyawan individu gratis dalam PDF?

Ya, sebagai versi yang disepakati untuk tanda tangan dan sebagai contoh rencana yang sudah dikerjakan agar Anda bisa melihat tingkat spesifik yang membuat rencana dapat digunakan.

Apakah ada template jadwal pelatihan dalam Excel, gratis untuk diunduh?

Ya, meskipun itu dokumen yang berbeda. Jadwal pelatihan adalah kalender ke depan sesi di seluruh organisasi, dan tersedia di halaman template pelatihan karyawan bersama matriks pelatihan dan catatannya.

Apakah ada template rencana pelatihan dalam Word?

Ya. Untuk program tim atau seluruh organisasi, gunakan template rencana pelatihan. Halaman ini mencakup rencana untuk satu individu bernama, yang disusun berdasarkan kesenjangan spesifik mereka.

Apa itu rencana pelatihan karyawan individu?

Rencana untuk satu orang bernama yang menjelaskan kompetensi apa saja yang perlu mereka capai pada level yang dibutuhkan, di mana posisi mereka saat ini, bagaimana mereka akan menutup kesenjangan, sampai kapan, dan bagaimana kompetensi akan dinilai. Rencana ini berbeda dari rencana pelatihan karena dimulai dari kesenjangan individu, bukan dari sebuah program.

Apa saja yang harus disertakan dalam rencana pelatihan individu?

Nama karyawan dan peran, alasan rencana dibuat, dua atau tiga kompetensi dalam cakupan, kemahiran yang dibutuhkan dan saat ini untuk masing-masing, target untuk rencana ini, metode, pihak yang menyediakan, timeline, cara kompetensi akan dinilai, tindakan manajer, waktu yang dilindungi, serta tanggal peninjauan.

Bagaimana cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan?

Tentukan terlebih dahulu kemahiran yang dibutuhkan per kompetensi untuk peran, lalu minta karyawan dan manajer menilai secara independen terhadap skala yang sama dan membandingkan. Ketidaksepakatan adalah bagian yang berguna, karena biasanya berarti baik kompetensinya didefinisikan dengan buruk atau pekerjaan orang tersebut tidak terlihat oleh manajernya. Jika tingkat kepentingannya membenarkan, tambahkan bukti dengan mengamati tugas.

Apa itu skala kemahiran dan mengapa menggunakannya?

Skala yang didefinisikan dengan kumpulan level, biasanya tidak ada, menyadari, dengan bantuan, mandiri, mahir, dan ahli, digunakan untuk menjelaskan posisi seseorang pada suatu kompetensi. Tanpa skala, kesenjangan hanyalah opini dan kemajuan tidak dapat dinilai. Garis penting adalah antara dengan bantuan dan mandiri, karena itulah yang menjadi tujuan sebagian besar rencana pelatihan.

Berapa banyak kompetensi yang harus dicakup oleh rencana pelatihan individu?

Dua atau tiga sekaligus. Lebih dari itu menghasilkan kemajuan yang lambat di semuanya, dan pada saat peninjauan orang tersebut masih dinilai dengan bantuan untuk semuanya. Tutup dua kesenjangan dan mulai rencana baru, bukan membuka enam.

Apa perbedaan antara rencana pelatihan dan rencana pengembangan?

Rencana pelatihan menutup kesenjangan pada peran saat ini dan biasanya berjalan selama beberapa minggu hingga bulan. Rencana pengembangan mendorong seseorang menuju peran masa depan selama enam hingga dua puluh empat bulan. Simpan keduanya sebagai dokumen terpisah, karena jika digabungkan, target pelatihan menjadi kurang tegas dan tujuan pengembangan menjadi terlalu jangka pendek.

Berapa lama rencana pelatihan individu harus berlangsung?

Tiga hingga enam bulan untuk sebagian besar kesenjangan. Kendala yang paling mengikat sering kali adalah siklus tugas, bukan pembelajarannya: untuk proses bulanan, tiga bulan memberi tiga kali percobaan, dan untuk apa pun yang triwulanan, rencana seharusnya menyatakan secara jujur bahwa kemandirian tidak dapat dicapai dalam periode tersebut.

Bagaimana cara menilai apakah pelatihan berhasil?

Dengan observasi terhadap target level, yang ditetapkan sebelum pelatihan dimulai. Pada level mandiri, itu berarti menyelesaikan tugas tanpa bantuan, dengan output diperiksa dan benar. Menanyakan apakah seseorang merasa siap mengukur rasa percaya diri, yang berkorelasi lemah dengan kompetensi.

Bisakah saya menyesuaikan template rencana pelatihan individu ini?

Ya, setiap versi sepenuhnya dapat diedit. Skala kemahiran sebaiknya tetap konsisten di seluruh organisasi Anda meskipun Anda mengubah label, karena rencana hanya dapat dibandingkan jika semua orang menggunakan definisi yang sama.

Template terkait

• Template rencana pelatihan

• Template pelatihan karyawan

• Penilaian kebutuhan pelatihan

• Rencana pengembangan karyawan

• Template buku panduan pelatihan

• Pelatihan karyawan baru

• 30-60-90 day plan template

• Leadership development plan template

• Job aid template