Buku panduan kerja yang bagus adalah salah satu alat dukungan performa dengan dampak paling tinggi. Dengan Trupeer, Anda bisa menghemat berjam-jam dalam membuat buku panduan kerja dengan memulai dari template buku panduan kerja gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu menggunakan generator buku panduan kerja berbasis AI kami untuk mengubah alur kerja menjadi referensi yang jelas dan mudah dipindai.

Apa itu template buku panduan kerja, dan apa bedanya dengan pelatihan?

Buku panduan kerja adalah referensi singkat yang digunakan saat pekerjaan sedang berlangsung, oleh seseorang yang sudah dilatih, untuk mencakup bagian tugas yang tidak layak dihafalkan. Template buku panduan kerja adalah “cangkang” yang dapat digunakan ulang untuk menyusunnya: kolom, struktur, dan aturan tentang panjangnya.

Pelatihan mengubah apa yang bisa dilakukan seseorang. Buku panduan kerja mengubah apa yang harus mereka ingat saat melakukannya. Uji yang diperlukan itu sederhana. Jika orang tersebut tidak bisa melakukan tugas sama sekali, itu adalah celah pelatihan. Jika mereka bisa melakukannya tetapi salah pada satu bagian spesifik, itu adalah buku panduan kerja.

Konsekuensi yang berguna adalah buku panduan kerja itu murah. Yang bagus hanya memakan waktu satu jam, bukan tiga minggu, dan dimaksudkan untuk diganti saat proses berubah, bukan dipelihara selamanya.

Apa yang bukan buku panduan kerja, dan kapan menulis yang lain

Bukan prosedur. SOP bersifat otoritatif, memiliki versi, dan mencakup seluruh tugas termasuk bagian yang tidak membuat orang kesulitan. Buku panduan kerja hanya mencakup bagian yang sulit dan mengarahkan ke SOP untuk sisanya.

Bukan modul pelatihan. Jika pembaca membutuhkan konteks, latar belakang, atau memahami alasannya, mereka perlu materi pelatihan dan buku panduan kerja akan diabaikan.

Bukan artikel panduan. Artikel dibaca sekali, sebelum atau sesudah pekerjaan, dan ditulis agar mudah dipahami. Buku panduan kerja dipindai di tengah tugas dan ditulis untuk digunakan.

Dan bukan halaman wiki. Referensi yang memerlukan dua kali pencarian untuk menemukannya sudah kalah, karena saat dibutuhkan, waktunya hanya sekitar lima belas detik.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detailnya dengan jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda bisa terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template buku panduan kerja, Anda bisa:

• Menghemat waktu pembuatan: Lewati halaman kosong dengan struktur yang sudah terbukti dan mudah dipindai.

• Meningkatkan performa: Buku panduan kerja mengurangi kesalahan dengan memberi pekerja informasi tepat saat mereka membutuhkannya.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Mengurangi waktu pelatihan: Pekerja mencapai kemahiran lebih cepat saat buku panduan kerja mudah diakses.

• Menstandarkan pelaksanaan: Gunakan format yang sama untuk setiap buku panduan kerja di seluruh tim.

• Mencapai tim global: Terjemahkan buku panduan kerja ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Mengapa sebagian besar template buku panduan kerja gagal sebelum satu kata pun ditulis

Cari istilah ini, Anda akan mendapatkan daftar: lima contoh yang bisa dicuri, delapan belas contoh dan template, enam unduhan gratis. Flowchart, checklist, cheat sheet, decision tree, infografik. Pilih satu, isi.

Format adalah keputusan terakhir, bukan yang pertama. Flowchart dan tabel pencarian menyelesaikan masalah yang berbeda, dan memilih di antara keduanya berdasarkan tampilan menghasilkan dokumen yang rapi, sesuai merek, dan tidak mengubah apa pun yang bisa diukur.

Langkah yang hilang adalah diagnosis. Sebelum memilih format, cari tahu dengan tepat bagaimana orang gagal pada tugas ini saat ini. Bukan karena mereka menganggapnya sulit, melainkan bagian mana yang mereka salah dan dengan cara apa. Biasanya itu tersedia dalam dua puluh menit dari audit kualitas, antrean tiket, log kesalahan, atau dua percakapan dengan orang-orang yang mengerjakan tugas tersebut. Hanya ada beberapa cara orang yang sudah dilatih gagal pada tugas yang sudah familiar, masing-masing dengan bantuan yang sesuai, dan diagnosis yang tepat akan menentukan format untuk Anda.

Cara mendiagnosis kegagalan sebelum Anda memilih format

Duduklah dengan dua puluh kesalahan terakhir, atau dua puluh kali terakhir seseorang meminta bantuan rekan, lalu kelompokkan berdasarkan apa yang tidak dimiliki orang tersebut pada saat mereka mulai salah.

Apakah itu urutan, artinya mereka melewatkan langkah atau melakukan sesuatu di luar urutan. Apakah itu pilihan, artinya mereka memilih opsi yang salah dari beberapa opsi yang tampak masuk akal. Apakah itu ingatan, artinya mereka tahu semuanya tetapi menghilangkan satu item saat sedang terbebani. Apakah itu pengenalan, artinya mereka tidak bisa membedakan apakah yang mereka lihat itu benar. Atau apakah itu nilai, artinya mereka tahu persis apa yang harus dilakukan, tetapi tidak memiliki kode, ambang batas, atau pengaturan yang diperlukan.

Dua puluh kesalahan biasanya cukup untuk satu kategori menampung lebih dari setengahnya. Kategori itulah buku panduan kerja Anda.

Jenis format buku panduan kerja: step card, decision table, dan reference card

Dua catatan format yang patut dimiliki. Flowchart adalah decision table yang digambar dengan buruk dalam kebanyakan kasus, hanya berguna saat ada loop atau rejoin yang benar-benar nyata yang tidak bisa diekspresikan oleh tabel. Dan infografik adalah keputusan tentang presentasi, bukan kategori buku panduan kerja, jadi tentukan jenisnya terlebih dahulu dan buatnya menarik kemudian.

Struktur template buku panduan kerja gratis untuk dicopy dan diisi

Copy dari sini. Ini muat di satu sisi halaman dan sebaiknya tetap seperti itu.

Judul, ditulis sebagai tugas. "Pilih kode ledger pengembalian dana yang tepat", bukan "Panduan pengembalian dana". Pengguna sedang mencari sebuah tugas, jadi sebutkan sebagai satu.

Gunakan ini saat. Pemicu, dalam satu baris. Inilah yang menghentikan buku panduan kerja dibaca pada momen yang salah.

Pemilik dan tanggal terakhir diperiksa. Nama dan tanggal. Bukan nomor versi, yang tidak dibaca siapa pun, dan bukan "terakhir diperbarui", karena mengedit redaksi tidak sama dengan memastikan masih berfungsi.

Isi bantuannya sendiri. Step card, tabel, checklist, contoh, atau reference card dari bagian di atas. Tidak ada yang lain yang bersaing memperebutkan ruang dengan ini.

Jika ini tidak mencakupnya. Siapa yang harus ditanya, melalui jalur apa. Setiap buku panduan kerja perlu “jalan keluar” untuk kasus yang sengaja dikecualikan, karena buku panduan kerja yang mengaku mencakup semuanya akan ditinggalkan saat pertama kali tidak.

Tautan ke prosedur lengkap. Satu tautan ke SOP atau instruksi kerja yang mencakup seluruh tugas.

Copy ke sini. Jika versi yang Anda isi memanjang hingga halaman kedua, berarti Anda telah menulis prosedur dan itu seharusnya ada di tempat lain.

Contoh buku panduan kerja: flowchart yang tidak mengubah apa pun

Kestrel Home Insurance menjalankan contact centre dengan sembilan puluh agen. Audit kualitas menemukan bahwa empat belas persen pengembalian dana pelanggan diposting ke kode ledger yang salah, yang menghasilkan sekitar seratus sepuluh tiket koreksi per bulan untuk bagian keuangan, dengan waktu kira-kira dua belas menit untuk setiap tiket, sehingga sekitar dua puluh dua jam pekerjaan ulang setiap bulan.

Learning and development membuat buku panduan kerja: flowchart proses perjalanan pengembalian dana satu halaman penuh, sebelas kotak, dengan branding yang tepat, dilaminasi untuk area lantai, dan dipasang di kanal tim. Dibutuhkan tiga minggu termasuk peninjauan desain.

Enam minggu setelah peluncuran, tingkat kesalahan menjadi tiga belas persen.

Alasannya terlihat langsung di flowchart itu sendiri. Agen tidak salah dalam urutan. Mereka masing-masing memproses ratusan pengembalian dana. Setiap kesalahan terjadi di dalam satu kotak, yaitu kotak yang berbunyi "pilih kode ledger yang benar", karena ada dua puluh tiga kode dan beberapa di antaranya hampir identik. Pengembalian dana untuk polis yang dibatalkan sebelum perpanjangan, pengembalian dana untuk polis yang dibatalkan setelah perpanjangan, dan pengembalian dana untuk premi yang dibayar berlebih semuanya terbaca hampir sama di dropdown pada pukul sebelas pagi saat ada pelanggan yang menunggu.

Itu adalah kegagalan nilai, bukan kegagalan urutan. Tim telah membuat step card untuk masalah yang seharusnya membutuhkan reference card.

Penggantinya adalah decision table di satu sisi A5, ditempel di bagian tepi bawah setiap monitor. Kolom kiri, apa yang dikatakan pelanggan. Kolom kanan, string kode yang tepat untuk dipilih. Dua puluh tiga kode menyusut menjadi sembilan baris yang mencakup sekitar sembilan puluh empat persen kasus, dengan baris terakhir yang menyatakan bahwa apa pun yang lain akan diarahkan ke pemimpin tim. Dibutuhkan sembilan puluh menit untuk membuatnya, sebagian besar waktunya adalah mengambil angka sembilan puluh empat persen dari pengembalian dana kuartal terakhir.

Tingkat kesalahan turun menjadi tiga persen pada kuartal berikutnya dan tiket koreksi turun dari sekitar seratus sepuluh per bulan menjadi sekitar dua puluh empat.

Flowchart tiga minggu itu bukan dokumen yang buruk. Itu jawaban yang bagus untuk pertanyaan yang tidak pernah ditanyakan siapa pun, dan tabel berdurasi sembilan puluh menit berhasil karena seseorang terlebih dahulu menghabiskan satu sore untuk mencari tahu mengapa orang-orang mendapatkannya salah.

Cara membuat template buku panduan kerja langkah demi langkah dalam waktu kurang dari satu jam

Tonton tugas yang dikerjakan sekali, oleh seseorang yang fasih, pada sistem yang sebenarnya. Jangan menginterupsi.

Ambil dua puluh kesalahan atau pertanyaan terakhir, lalu urutkan ke dalam lima kategori. Pilih kategori terbesar dan ambil format yang sesuai.

Susun bantuannya bersama orang yang fasih, lalu potong hingga setengahnya. Draf pertama selalu berisi penjelasan yang seharusnya ada di pelatihan dan langkah yang tidak pernah salah oleh siapa pun.

Uji pada seseorang yang sudah dilatih tetapi tidak fasih, di tengah tugas, tanpa membantu mereka. Perhatikan di mana mata mereka berhenti.

Beri nama dan tanggal, tempatkan, lalu lanjut. Sembilan puluh menit adalah total yang wajar, dan apa pun yang mendekati satu minggu berarti Anda sedang membangun aset pelatihan, bukan buku panduan kerja.

Contoh buku panduan kerja untuk lima tugas umum di tempat kerja

Memilih kode, kategori, atau akun. Decision table, kondisi di kiri dan string yang tepat di kanan. Buku panduan kerja yang paling umum dan paling jarang dibuat.

Serah terima shift atau insiden. Checklist dengan pemicu tetap, dikonfirmasi setelah serah terima, bukan dibaca saat itu.

Mengeskalasi masalah pelanggan. Decision table berdasarkan gejala, mengarahkan ke jalur dan antrean bernama, bukan ke orang. Dipasangkan dengan template respons help desk.

Tugas sistem yang jarang dilakukan. Step card dengan hasil yang diharapkan, karena kegagalannya adalah urutan dan pengguna tidak punya ingatan terbaru untuk dijadikan sandaran.

Menilai kualitas pekerjaan. Contoh beranotasi yang menunjukkan pekerjaan yang diterima di samping pekerjaan yang ditolak, dengan perbedaan penentu ditandai.

Di mana menaruh buku panduan kerja agar benar-benar digunakan

Penempatan adalah setengah dari artefaknya. Buku panduan kerja yang disembunyikan di knowledge base hanyalah dokumen, dan dokumen hanya dicari sekali oleh orang-orang yang sudah tahu mereka membutuhkannya.

Buku panduan kerja harus bisa diakses tanpa meninggalkan tugas. Secara fisik, itu berarti di bezel monitor, di dinding dekat mesin, atau di bagian belakang kartu lanyard. Secara digital, itu berarti dipasang di kanal tempat pekerjaan dibahas, disematkan di dalam alat, atau dilampirkan pada tipe tiket yang memicunya.

Simpan salinan kanonik di knowledge base Anda agar hanya ada satu versi untuk diperbarui, lalu dorong salinan ke tempat pekerjaan terjadi. Dua lokasi sudah cukup. Dua versi tidak.

Bagaimana buku panduan kerja meningkatkan performa karyawan?

Mereka mengurangi kesalahan pada langkah spesifik yang menyebabkannya, dan memperpendek waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai kualitas yang dapat diterima. Kedua efek ini bisa diukur jika Anda mencatat tingkat kesalahan sebelum membuat buku panduan kerja, yang juga menjadi disiplin untuk mencegah Anda membuat yang salah.

Yang tidak mereka lakukan adalah meningkatkan kemampuan umum. Keuntungan dari buku panduan kerja bersifat sempit sesuai desain, itulah sebabnya lima buku panduan kerja yang ditujukan untuk lima titik kegagalan yang sudah diketahui biasanya mengungguli empat puluh buku yang mencakup semuanya.

Bisakah saya mendapatkan template buku panduan kerja dalam Word, PowerPoint, atau Excel?

Setiap format cocok untuk jenis buku panduan kerja yang berbeda, dan itu jawaban yang lebih berguna daripada tautan unduhan. Word cocok untuk step cards dan contoh beranotasi. Excel cocok untuk decision tables dan reference cards, karena tabel adalah hal yang paling dikuasainya dan Anda bisa mengurutkannya saat membuat. PowerPoint tidak terlalu cocok untuk buku panduan kerja yang benar-benar digunakan, tetapi merupakan alat yang tepat untuk versi poster di dinding yang sudah Anda uji sebelumnya.

Buat bukunya terlebih dahulu, lalu pilih format file yang sesuai dengan jenisnya. Memilih file terlebih dahulu adalah cara untuk berakhir dengan flowchart yang tidak pernah dibutuhkan siapa pun.

Cara meninjau dan menghentikan buku panduan kerja yang sudah tidak berfungsi

Periksa masing-masing berdasarkan tanggal, bukan perasaan. Apa pun yang lebih tua dari enam bulan tanpa pemeriksaan kemungkinan sudah bergeser dari sistem yang dideskripsikannya, dan buku panduan kerja yang salah lebih buruk daripada yang hilang karena orang mempercayainya.

Hentikan dengan tegas. Saat proses berubah sehingga kegagalan tidak lagi terjadi, atau saat antarmuka berubah sehingga pilihannya tidak lagi ambigu, hapus buku panduan kerja tersebut daripada memperbaruinya. Buku panduan kerja yang bertahan melewati mode kegagalannya hanya akan mengotori rak dan membuat yang berguna lebih sulit ditemukan.

Hitung apa yang Anda hapus pada kuartal ini bersama dengan apa yang Anda buat. Perpustakaan yang hanya bertambah tidak sedang ditinjau.

Apa yang harus dikeluarkan saat menulis buku panduan kerja

Penjelasan tentang alasannya. Penalaran yang benar-benar valid ada di pelatihan dan di SOP, dan setiap kalimat di dalamnya mendorong bagian yang berguna semakin jauh ke bawah halaman.

Tangkapan layar antarmuka yang diubah vendor Anda sesuai jadwal mereka sendiri. Sebutkan nama tombolnya, bukan menunjukkan letaknya.

Langkah yang tidak pernah salah oleh siapa pun. Memasukkan seluruh tugas terasa menyeluruh, tetapi mengencerkan bagian yang penting. Jika agen tidak pernah salah pada langkah satu sampai tujuh, buku panduan kerja mulai dari langkah delapan.

Apa pun yang diatur. Jika tugasnya bersifat klinis, kelistrikan, keamanan pangan, penerbangan, atau bekerja di ketinggian, dokumen yang dikendalikan adalah otoritas dan buku panduan kerja harus merujuknya, bukan mengulang. Pastikan orang yang berkualifikasi relevan menandatangani persetujuan untuk setiap buku panduan kerja yang digunakan di pengaturan tersebut sebelum dipasang di dinding.

Cara membuat buku panduan kerja dari rekaman layar

Bottleneck tidak pernah memutuskan apa yang harus dikatakan oleh buku panduan kerja. Yang memakan waktu adalah satu jam untuk mengambil screenshot, memotong, dan memformat di antara saat Anda tahu dan saat Anda memilikinya.

Trupeer AI mengubah rekaman layar menjadi panduan langkah demi langkah yang sudah diformat, sehingga orang yang fasih menjalankan tugas sekali dan draf sudah tersedia. Dari sana, Anda memotongnya hingga tinggal langkah yang gagal, yaitu bagian yang membutuhkan penilaian. Rekaman yang sama memberi Anda video untuk orang yang lebih suka menonton, dokumen untuk knowledge base Anda, serta branding yang konsisten di setiap buku panduan kerja yang dibuat tim Anda.

Rekam. Beri merek. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Untuk tim yang mendukung tenaga kerja berbasis shift atau multibahasa, guides dan training videos mencakup peluncuran yang lebih luas, dan terjemahan berarti reference card di dinding terbaca sama di setiap lokasi. Instruksi penyiapan ada di document template setup guide.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template buku panduan kerja gratis di Word?

Struktur di atas ditulis agar bisa ditempel langsung ke Word dan disimpan sebagai “cangkang” rumah Anda. Word paling cocok untuk step cards dan contoh beranotasi. Tidak ada unduhan yang dibatasi, yang juga berarti tidak ada formulir yang berdiri di antara Anda dan strukturnya. Simpan versi yang sudah Anda isi sebagai titik awal departemen.

Apakah ada template buku panduan kerja gratis di PowerPoint?

Gunakan PowerPoint untuk versi poster, bukan versi yang digunakan saat bekerja. Buat dan uji buku panduan kerja terlebih dahulu dengan cara apa pun yang paling cepat, lalu susun konten yang sudah diuji ke dalam satu slide saat Anda perlu mencetaknya di A3 untuk dipasang di dinding atau di dekat mesin. Mendesain di slide terlebih dahulu cenderung menghasilkan dekorasi, bukan referensi yang benar-benar digunakan.

Apakah ada template buku panduan kerja gratis di Excel?

Excel adalah yang terbaik dari keempat format untuk decision tables dan reference cards, yaitu dua jenis buku panduan kerja yang paling berguna. Dua kolom, kondisi di kiri dan nilai yang tepat di kanan, diurutkan berdasarkan seberapa sering setiap kasus terjadi. Cetak dengan ukuran yang benar-benar akan dibaca.

Apakah ada template buku panduan kerja gratis di PDF?

Ekspor versi Anda sendiri setelah buku panduan kerja diuji pada pengguna nyata. PDF tepat untuk versi final yang dipasang, karena Anda ingin yang ada di dinding sudah tetap, dan tidak tepat untuk draf, karena buku panduan kerja biasanya perlu dua putaran pemotongan sebelum benar-benar berfungsi.

Seperti apa template buku panduan kerja langkah demi langkah?

Tindakan bernomor, satu tindakan per baris, dengan hasil yang diharapkan di samping masing-masing. Tidak lebih dari sekitar sembilan langkah. Jika lebih panjang, tugas tersebut sebaiknya dibagi menjadi dua buku panduan kerja atau langkah-langkahnya mencakup navigasi yang bisa dipotong. Gunakan hanya jika kegagalan yang didiagnosis adalah urutan, bukan pilihan atau ingatan.

Bisakah saya mengunduh template buku panduan kerja secara gratis?

Struktur, tabel format, dan contoh yang sudah dikerjakan gratis dan tidak dibatasi. Gunakan, sesuaikan, lalu masukkan ke perpustakaan template Anda sendiri dengan nama Anda sendiri tanpa perlu atribusi.

Berapa lama seharusnya buku panduan kerja?

Satu sisi satu halaman, dan biasanya lebih pendek lebih baik. Batasannya bukan estetika. Buku panduan kerja dipindai dalam sekitar lima belas detik saat sesuatu yang lain sedang terjadi, jadi apa pun yang tidak bisa ditemukan dalam jendela itu tidak menjalankan tugas yang format ini dibuat untuk melakukannya.

Siapa yang seharusnya menulis buku panduan kerja?

Siapa pun yang bisa melihat kesalahannya, bekerja bersama siapa pun yang fasih pada tugas tersebut. Biasanya itu adalah pemimpin tim dan pelaksana yang kuat, bukan perancang pembelajaran, dan itulah alasan buku panduan kerja harus tetap murah. Buku panduan kerja berdurasi sembilan puluh menit yang dibuat oleh tim mengalahkan buku panduan kerja berdurasi tiga minggu yang dibuat untuk mereka, seperti yang ditunjukkan contoh di atas.