Dua tahun setelah sistem mulai berjalan (go-live), seorang manajer operasi penjualan bertanya mengapa peluang di satu wilayah tidak dapat ditutup tanpa persetujuan kedua. Tidak ada seorang pun di tim admin saat ini yang tahu. Konsultan yang membuat alur tersebut telah pindah, dokumen desain menjelaskan versi sebelumnya, dan satu-satunya jawaban adalah merekayasa balik org tersebut pengaturan demi pengaturan. Itulah konsekuensi dari dokumentasi implementasi Salesforce yang minim, dan hampir setiap tim Salesforce pada akhirnya harus membayarnya.

Dokumentasi implementasi Salesforce yang baik mencatat apa yang dibangun, mengapa dibangun seperti itu, dan bagaimana orang-orang seharusnya menggunakannya. Dokumentasi ini melindungi investasi Anda saat terjadi pergantian admin, mempercepat setiap perubahan di masa mendatang, mempermudah audit, dan membantu pengguna benar-benar mengadopsi sistem. Panduan ini menjelaskan apa saja yang harus disertakan dalam dokumentasi implementasi Salesforce, apa yang harus didokumentasikan di setiap fase proyek, cara membuatnya secara efisien dengan rekaman layar, dan cara menjaganya tetap mutakhir setelah go-live.

Apa itu dokumentasi implementasi Salesforce?

Dokumentasi implementasi Salesforce adalah kumpulan catatan yang dibuat selama dan setelah proyek Salesforce yang menjelaskan persyaratan, desain solusi, konfigurasi, integrasi, migrasi data, pengujian, dan cara pengguna bekerja di dalam sistem. Dokumentasi ini ditulis untuk tiga audiens: admin dan developer yang memelihara org, pemilik bisnis yang menyetujui perubahan, dan pengguna akhir yang bekerja di Salesforce setiap hari.

Ini berlaku baik saat Anda menerapkan Sales Cloud, Service Cloud, atau produk Salesforce lainnya, dan apakah pembuatan sistem dilakukan secara internal atau oleh mitra. Untuk melihat lebih luas tentang cara mendokumentasikan platform besar, lihat cara mendokumentasikan proses perangkat lunak perusahaan yang kompleks.

Mengapa dokumentasi implementasi Salesforce itu penting?

• Admin dan mitra silih berganti. Tanpa dokumentasi, alasan di balik setiap pengaturan akan ikut pergi bersama orang-orang yang membuatnya.

• Setiap perubahan menjadi lebih lambat tanpanya. Tim menghabiskan waktu berjam-jam untuk melacak alur (flow), aturan validasi, dan izin sebelum mereka dapat mengubah apa pun dengan aman.

• Utang teknis menumpuk. Kolom (field), alur, dan otomatisasi yang tidak didokumentasikan menumpuk karena tidak ada yang yakin apa yang aman untuk dihapus.

• Audit dan tinjauan keamanan memerlukan bukti tentang siapa yang dapat melihat dan melakukan apa, serta mengapa.

• Adopsi bergantung padanya. Pengguna yang tidak tahu bagaimana org seharusnya digunakan akan membuat jalan pintas mereka sendiri; lihat strategi video adopsi CRM.

Apa saja yang harus disertakan dalam dokumentasi implementasi Salesforce?

Anda tidak memerlukan dokumen yang panjang untuk masing-masing poin tersebut. Catatan yang singkat dan konsisten yang dapat ditemukan serta dipercaya oleh orang-orang jauh lebih berharga daripada dokumen desain setebal 200 halaman yang tidak pernah dibuka siapa pun.

Apa yang harus Anda dokumentasikan di setiap fase implementasi Salesforce?

Penemuan (Discovery)

Tangkap proses saat ini, kendala, persyaratan, dan user story. Rekam demonstrasi tentang bagaimana tim bekerja hari ini, termasuk lembar kerja (spreadsheet) dan jalan pintas yang harus digantikan oleh sistem baru. Sebuah templat dokumen persyaratan bisnis memberi Anda struktur awal.

Desain

Dokumentasikan model data, tipe rekaman, pendekatan otomatisasi, model keamanan, dan desain integrasi, beserta alasan di balik setiap keputusan. Alasan "mengapa" adalah hal yang paling dibutuhkan oleh admin di masa mendatang.

Pembangunan (Build)

Simpan log konfigurasi saat Anda membangun, sehingga setiap kolom kustom, alur, aturan validasi, dan kumpulan izin memiliki tujuan, pemilik, dan tanggal. Rekam demonstrasi singkat untuk otomatisasi yang kompleks.

Pengujian dan UAT

Tulis skrip pengujian, tangkap hasil, dan rekam bukti dari setiap pengujian. Merekam penguji saat mereka menjalankan skenario memberi Anda bukti UAT sekaligus draf pertama dari panduan pengguna akhir. Lihat cara membuat dokumentasi implementasi proyek IT dan panduan UAT dengan video.

Penerapan dan Go-Live

Dokumentasikan konten rilis, langkah-langkah penerapan, hasil migrasi data, rencana cutover, dan langkah-langkah rollback, serta publikasikan panduan pengguna akhir sebelum go-live.

Hypercare dan Seterusnya

Catat masalah, perbaikan, dan pertanyaan yang sering diajukan, perbarui panduan seiring perubahan org, dan serahkan kepemilikan setiap dokumen kepada tim operasional. Sebuah paket pelatihan pasca-implementasi menggabungkan panduan dan video yang dibutuhkan pengguna baru.

Bagaimana cara membuat dokumentasi implementasi Salesforce langkah demi langkah?

Langkah 1: Sepakati standar dokumentasi

Tentukan dokumen apa saja yang Anda butuhkan, templat untuk masing-masing dokumen, tempat penyimpanannya, dan siapa pemiliknya, sebelum proses pembuatan dimulai.

Langkah 2: Dokumentasikan keputusan saat itu juga

Rekam keputusan desain pada saat keputusan itu dibuat, beserta opsi yang dipertimbangkan dan mengapa opsi tersebut dipilih. Membuat dokumentasi susulan setelah go-live selalu melewatkan bagian penalaran di baliknya.

Langkah 3: Rekam konfigurasi dan demonstrasi proses

Minta admin atau konsultan merekam demonstrasi singkat dari setiap alur penting, proses persetujuan, atau pengaturan izin menggunakan perekam layar AI Trupeer, untuk menjelaskan apa yang dilakukannya dan mengapa. Rekaman menangkap detail yang terlewatkan oleh log tertulis.

Langkah 4: Ubah rekaman menjadi panduan

Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi panduan langkah demi langkah lengkap dengan tangkapan layar dan narasi video, sehingga demonstrasi admin menjadi dokumentasi admin dan demonstrasi pengguna menjadi panduan pengguna akhir. Gunakan templat panduan pengguna perangkat lunak yang konsisten untuk versi pengguna akhir.

Langkah 5: Publikasikan di satu tempat

Simpan persyaratan, desain, log konfigurasi, runbook, dan panduan pengguna dalam satu pustaka yang dapat dicari dengan pemilik yang jelas, daripada tersebar di berbagai drive bersama dan alat proyek.

Langkah 6: Serah terima dan jaga agar tetap mutakhir

Pada akhir proyek, tetapkan pemilik untuk setiap dokumen dan sepakati bagaimana dokumentasi akan diperbarui pada setiap rilis.

Bagaimana cara mendokumentasikan Salesforce untuk pengguna akhir?

Pengguna akhir tidak membutuhkan dokumen desain. Mereka membutuhkan panduan berbasis peran yang menunjukkan dengan tepat bagaimana melakukan pekerjaan mereka di org Anda:

• Panduan tugas berbasis peran, seperti "Mencatat panggilan", "Mengonversi prospek (lead)", atau "Menutup kasus (case)", dengan tangkapan layar dari tata letak Anda sendiri.

• Video singkat tentang tugas-tugas paling umum, untuk orang yang lebih mudah belajar dengan menonton.

• Kartu referensi cepat untuk tugas sehari-hari dan kolom penting.

• Panduan proses yang menjelaskan aturan bisnis di balik kolom wajib dan persetujuan.

• Tanya Jawab (FAQ) yang dikumpulkan selama masa UAT dan hypercare.

Dokumentasi pengguna akhir yang baik juga merupakan fondasi dari adopsi sistem. Lihat pelatihan Salesforce di luar Trailhead untuk membangun pelatihan spesifik peran di atasnya.

Bagaimana cara menjaga dokumentasi Salesforce tetap mutakhir setelah go-live?

Salesforce terus berubah: Salesforce menghadirkan tiga rilis utama dalam setahun, dan tim Anda sendiri terus mengubah org tersebut. Untuk menjaga dokumentasi implementasi Salesforce tetap mutakhir:

• Hubungkan pembaruan dokumentasi dengan proses perubahan Anda, sehingga tidak ada perubahan yang diterapkan tanpa memperbarui dokumen yang relevan.

• Tinjau panduan pengguna akhir setelah setiap rilis Salesforce dan setiap rilis internal.

• Perbarui video dengan mengedit skrip, alih-alih merekam ulang, ketika label atau langkah-langkah berubah; lihat cara memperbarui video pelatihan tanpa merekam ulang.

• Gunakan penomoran versi pada dokumen Anda, sehingga Anda dapat melihat bagaimana rupa org tersebut pada waktu tertentu.

• Lakukan pembersihan secara berkala, dengan mengarsipkan dokumentasi untuk kolom dan otomatisasi yang telah dihapus.

Daftar periksa dokumentasi implementasi Salesforce

• Persyaratan dan user story telah didokumentasikan, lengkap dengan kriteria penerimaan.

• Setiap keputusan desain utama dicatat beserta alasan di baliknya.

• Log konfigurasi mencantumkan setiap kolom kustom, alur, aturan validasi, dan kumpulan izin, lengkap dengan tujuan dan pemiliknya.

• Model keamanan dan pembagian telah didokumentasikan dan disetujui.

• Setiap integrasi memiliki aliran data, langkah-langkah penanganan kesalahan, dan pemilik.

• Pemetaan migrasi data dan hasil rekonsiliasi telah disimpan.

• Skrip UAT, hasil, dan persetujuan akhir disimpan bersama catatan proyek, menggunakan templat rencana pengujian yang konsisten.

• Catatan rilis dan langkah rollback tersedia untuk setiap penerapan.

• Panduan pengguna akhir dan video berbasis peran dipublikasikan sebelum go-live.

• Runbook admin mencakup tugas-tugas rutin seperti pengaturan pengguna dan pemuatan data.

• Setiap dokumen memiliki pemilik dan tanggal peninjauan setelah serah terima.

Untuk tahap pengujian secara detail, gunakan daftar periksa dokumentasi UAT.

Kesalahan umum dalam dokumentasi implementasi Salesforce

• Mendokumentasikan apa, bukan mengapa, sehingga admin di masa mendatang tidak dapat mengetahui apakah suatu pengaturan masih penting atau tidak.

• Menunda dokumentasi hingga akhir proyek, saat anggaran dan perhatian sudah habis.

• Hanya mengandalkan paket serah terima dari mitra tanpa menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda sendiri.

• Melewatkan panduan pengguna akhir, sehingga pengguna belajar dari rekan kerja dan meniru kebiasaan yang salah.

• Menyimpan dokumen di alat proyek, tempat di mana tidak ada yang melihatnya setelah go-live.

• Tidak pernah memperbarui dokumentasi setelah rilis pertama.

Buat dokumentasi implementasi Salesforce dengan Trupeer

Trupeer mengubah rekaman admin dan pengguna Anda saat bekerja di Salesforce menjadi panduan langkah demi langkah dan video pelatihan, sehingga dokumentasi tetap sejalan dengan pembangunan sistem dan tetap mutakhir setelah go-live. Mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu dokumentasi implementasi Salesforce?

Ini adalah kumpulan catatan yang menjelaskan implementasi Salesforce: persyaratan, desain solusi, konfigurasi, keamanan, integrasi, migrasi data, pengujian, catatan rilis, panduan pengguna akhir, dan runbook admin.

Apa saja yang harus disertakan dalam dokumentasi implementasi Salesforce?

Persyaratan dan user story, desain solusi, log konfigurasi, model keamanan dan pembagian, detail integrasi dan migrasi data, dokumentasi pengujian dan UAT, catatan rilis, panduan pengguna akhir, dan runbook admin.

Siapa yang harus memiliki dokumentasi Salesforce?

Admin Salesforce atau pemilik platform harus memiliki pustaka keseluruhan, dengan pemilik yang ditunjuk untuk desain, integrasi, dan panduan pengguna akhir. Setelah go-live, kepemilikan harus berada di tangan tim operasional internal, bukan mitra implementasi.

Kapan Anda harus mulai mendokumentasikan implementasi Salesforce?

Pada tahap penemuan (discovery). Mendokumentasikan keputusan dan konfigurasi seiring berjalannya proses jauh lebih akurat daripada menulis semuanya di akhir proyek.

Bagaimana cara mendokumentasikan konfigurasi Salesforce?

Simpan log konfigurasi dari kolom kustom, alur, aturan validasi, proses persetujuan, dan izin, masing-masing dengan tujuan, pemilik, dan tanggal, serta rekam demonstrasi singkat untuk otomatisasi yang kompleks.

Bagaimana cara membuat panduan pengguna Salesforce dengan cepat?

Rekam pengguna atau pengguna utama yang melakukan setiap tugas di Salesforce dan gunakan alat seperti Trupeer untuk mengubah setiap rekaman menjadi panduan langkah demi langkah dan video.

Bagaimana cara menjaga dokumentasi Salesforce tetap mutakhir?

Hubungkan pembaruan dokumentasi ke proses perubahan Anda, tinjau panduan setelah setiap rilis Salesforce dan rilis internal, perbarui video dengan mengedit skrip, dan gunakan penomoran versi pada dokumen Anda.

Apa perbedaan antara dokumentasi admin dan dokumentasi pengguna akhir?

Dokumentasi admin menjelaskan bagaimana org dibangun dan dipelihara. Dokumentasi pengguna akhir menjelaskan cara melakukan tugas sehari-hari di dalamnya. Keduanya merupakan bagian dari dokumentasi implementasi Salesforce, tetapi ditulis untuk pembaca yang berbeda.