Setiap bisnis membeli berbagai hal: perangkat lunak, bahan baku, perlengkapan kantor, konsultan. Alur proses procure to pay adalah jalur yang dilalui setiap pembelian, mulai dari saat seseorang membutuhkan sesuatu hingga saat pemasok dibayar dan pembukuan diperbarui. Ketika alur proses procure to pay berjalan lancar, pembelian disetujui, barang tiba, faktur cocok, dan pemasok dibayar tepat waktu. Ketika tidak berjalan lancar, Anda akan mengalami pengeluaran liar, pembayaran ganda, pemasok yang tidak puas, dan kejutan di akhir bulan.

Panduan ini menjelaskan alur proses procure to pay langkah demi langkah, siapa yang terlibat di setiap tahap, dokumen yang mengalir melaluinya, perbandingannya dengan source to pay dan order to cash, KPI yang harus dilacak, serta cara memetakan dan mendokumentasikan proses P2P Anda sendiri. Anda juga dapat mengunduh templat alur proses gratis untuk memetakaannya bagi organisasi Anda.

Apa yang dimaksud dengan alur proses procure to pay?

Alur proses procure to pay, sering disingkat P2P atau purchase to pay, adalah rangkaian langkah menyeluruh yang diikuti organisasi untuk meminta, menyetujui, memesan, menerima, mencatat, dan membayar barang dan jasa. Proses ini menghubungkan pengadaan (procurement) yang bertugas membeli, dengan utang usaha (accounts payable) yang bertugas membayar, dan biasanya berjalan di dalam sistem ERP atau sistem pengadaan.

P2P adalah salah satu proses standar ujung-ke-ujung dalam keuangan dan layanan bersama, bersama dengan order to cash (O2C) dan hire to retire (H2R). Proses P2P yang didokumentasikan dengan baik memberi Anda kendali atas pengeluaran, catatan keuangan yang akurat, dan hubungan pemasok yang baik.

Alur proses procure to pay dalam 9 langkah

Sebagian besar proses P2P mengikuti sembilan langkah berikut:

1. Mengidentifikasi kebutuhan dan membuat permintaan pembelian (purchase requisition).

2. Menyetujui permintaan pembelian.

3. Memilih pemasok.

4. Membuat dan mengirim pesanan pembelian (purchase order).

5. Menerima barang atau jasa.

6. Menerima dan mencatat faktur pemasok.

7. Mencocokkan faktur: pencocokan tiga arah (three-way match).

8. Menyetujui dan menjadwalkan pembayaran.

9. Membayar pemasok dan melakukan rekonsiliasi.

Langkah 1: Mengidentifikasi kebutuhan dan membuat permintaan pembelian

Seorang karyawan atau departemen mengidentifikasi sesuatu yang mereka butuhkan dan mengajukan permintaan pembelian dalam sistem pengadaan atau ERP, lengkap dengan item, jumlah, perkiraan biaya, kode anggaran, dan alasannya.

Langkah 2: Menyetujui permintaan pembelian

Permintaan pembelian diarahkan untuk persetujuan berdasarkan nilai, kategori, dan anggaran. Batas persetujuan memastikan orang yang tepat memberikan tanda tangan sebelum uang dikeluarkan.

Langkah 3: Memilih pemasok

Bagian pengadaan memilih pemasok, baik dari daftar pemasok pilihan, kontrak yang sudah ada, atau proses penawaran harga atau tender. Untuk pengeluaran rutin, langkah ini sering kali berada dalam proses pencarian sumber (sourcing) yang terpisah.

Langkah 4: Membuat dan mengirim pesanan pembelian

Pengadaan membuat pesanan pembelian (PO) berisi item, harga, jumlah, ketentuan pengiriman, dan ketentuan pembayaran yang disepakati, lalu mengirimkannya kepada pemasok. PO adalah komitmen hukum untuk membeli.

Langkah 5: Menerima barang atau jasa

Saat barang tiba atau jasa diberikan, tim penerima memeriksa kesesuaiannya dengan PO dan mencatat tanda terima barang (atau entri layanan) di dalam sistem.

Langkah 6: Menerima dan mencatat faktur pemasok

Pemasok mengirimkan faktur. Bagian utang usaha (accounts payable) mengambil data faktur tersebut, baik secara manual, melalui pemindaian, atau melalui e-invoicing, dan mencatatnya ke dalam sistem. Lihat panduan SOP pemrosesan faktur untuk cara standar dalam menangani langkah ini.

Langkah 7: Mencocokkan faktur: pencocokan tiga arah

Sistem membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima barang. Jika jumlah dan harga cocok dalam batas toleransi, faktur disetujui untuk pembayaran. Jika tidak cocok, faktur ditangguhkan sebagai pengecualian untuk diselidiki.

Langkah 8: Menyetujui dan menjadwalkan pembayaran

Faktur yang telah disetujui dijadwalkan untuk pembayaran sesuai dengan ketentuan pembayaran, dengan mempertimbangkan diskon pembayaran awal dan arus kas. Faktur tanpa PO melalui rute persetujuan terpisah.

Langkah 9: Membayar pemasok dan melakukan rekonsiliasi

Pembayaran dilepaskan dalam siklus pembayaran, pemberitahuan pembayaran dikirim ke pemasok, dan pembayaran tersebut dibukukan serta direkonsiliasi dalam buku besar. Di akhir bulan, AP mencatat akrual untuk barang yang telah diterima tetapi belum difakturkan.

Siapa yang terlibat dalam alur proses procure to pay?

Peran yang jelas dan pemisahan tugas, sehingga orang yang sama tidak dapat membuat data pemasok baru, membuat PO, sekaligus merilis pembayaran, adalah hal yang sangat penting untuk proses P2P yang terkontrol. Sebuah RACI memperjelas hal tersebut; lihat templat matriks RACI.

Dokumen utama dalam alur proses procure to pay

Dokumen-dokumen ini membentuk jejak audit yang membuktikan bahwa setiap pembelian telah disetujui, diterima, dan dibayar dengan benar.

Procure to pay vs source to pay vs order to cash

Singkatnya, P2P adalah cara Anda membeli dan membayar, S2P menambahkan cara Anda memilih pemasok, dan O2C adalah kebalikannya dari sisi penjualan.

Masalah umum dalam alur proses procure to pay

• Pengeluaran liar (Maverick spending): pembelian yang dilakukan di luar proses, tanpa PO atau persetujuan.

• Pengecualian faktur: ketidakcocokan harga atau jumlah yang menghambat pembayaran.

• Pembayaran ganda: faktur yang sama dibayar dua kali, sering kali melalui saluran yang berbeda.

• Keterlambatan pembayaran: terlewatnya tanggal jatuh tempo, hilangnya diskon, dan renggangnya hubungan dengan pemasok.

• Penipuan detail bank: permintaan palsu untuk mengubah detail bank pemasok.

• Serah terima manual: email dan lembar kerja yang dikirim bolak-balik antara pengadaan dan AP yang memperlambat segalanya.

• Pengecualian yang tidak terdokumentasi: solusi sementara yang hanya diketahui oleh staf berpengalaman, yang tidak dapat dilihat oleh karyawan baru maupun auditor.

Masalah terakhir adalah akar dari banyak masalah lainnya. Jika proses P2P hanya ada di kepala staf Anda, proses tersebut tidak dapat dilatih, diaudit, atau ditingkatkan.

KPI Procure to pay yang perlu dilacak

• Kepatuhan PO: bagian pengeluaran yang dilakukan melalui pesanan pembelian.

• Tingkat kecocokan pertama (First-pass match rate): persentase faktur yang cocok tanpa pengecualian pada percobaan pertama.

• Waktu siklus faktur: jumlah hari sejak faktur diterima hingga disetujui untuk pembayaran.

• Biaya per faktur: total biaya untuk memproses satu faktur.

• Tingkat pembayaran tepat waktu: persentase faktur yang dibayar sebelum atau pada tanggal jatuh tempo.

• Diskon pembayaran awal yang berhasil diperoleh.

• Tingkat pembayaran ganda.

• Waktu penyelesaian pengecualian.

Lacak KPI ini setiap bulan, dan tinjau kembali setiap kali ada perubahan proses atau sistem.

Bagaimana cara memetakan dan mendokumentasikan alur proses procure to pay Anda?

Langkah 1: Petakan proses yang berjalan saat ini (as-is)

Mulailah dengan bagaimana proses P2P Anda benar-benar berjalan saat ini, bukan bagaimana proses tersebut seharusnya berjalan. Wawancarai orang-orang yang terlibat dan telusuri transaksi pembelian nyata, serta catat pengecualian yang terjadi beserta jalur standarnya; templat dokumentasi proses menyediakan strukturnya.

Langkah 2: Gambar alur prosesnya

Gambarkan alur ujung-ke-ujung sebagai diagram swimlane, dengan jalur untuk setiap peran serta menandai setiap serah terima, keputusan, dan pengecualian. templat alur proses gratis memberi Anda struktur awal.

Langkah 3: Rencanakan sisi pengadaan

Dokumentasikan bagaimana keputusan pembelian, persetujuan, dan manajemen pemasok bekerja dalam templat rencana manajemen pengadaan, dan tetapkan aturan pembelian untuk pengeluaran teknologi dengan templat kebijakan pengadaan TI.

Langkah 4: Catat setiap langkah sebagai SOP

Untuk setiap tugas dalam alur tersebut, seperti mengajukan permintaan, membukukan penerimaan barang, atau menyelesaikan pengecualian pencocokan, rekam pengguna berpengalaman yang melakukannya di dalam sistem dengan perekam layar AI Trupeer. Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi SOP langkah demi langkah dengan tangkapan layar dan video bersama pembuat SOP.

Langkah 5: Publikasikan dan jaga agar tetap mutakhir

Publikasikan alur dan SOP tersebut dalam satu basis pengetahuan yang dapat dicari, pecah SOP yang panjang menjadi artikel tingkat tugas, dan perbarui melalui kontrol versi SOP kapan pun proses berubah.

Praktik terbaik untuk meningkatkan alur proses procure to pay

• Terapkan kebijakan "no PO, no pay" untuk semua pengeluaran kecuali pengecualian yang telah ditentukan.

• Tetapkan batas persetujuan yang jelas dan arahkan persetujuan secara otomatis.

• Gunakan pencocokan tiga arah dengan batas toleransi yang wajar.

• Verifikasi setiap perubahan detail bank pemasok melalui saluran independen.

• Standardisasi penanganan pengecualian dengan langkah-langkah yang terdokumentasi untuk setiap jenis pengecualian.

• Latih setiap peran pada alur yang didokumentasikan; lihat pelatihan utang usaha untuk karyawan baru, dan berikan manual meja kerja untuk setiap peran AP.

• Gunakan alat bantu yang tepat: perangkat lunak dokumentasi proses dan generator manual akuntansi mengubah alur kerja Anda menjadi panduan yang dapat langsung digunakan.

• Tinjau KPI setiap bulan dan selesaikan hambatan terbesar terlebih dahulu.

• Dokumentasikan sebelum Anda melakukan otomatisasi atau alih daya (outsource). P2P adalah salah satu proses yang paling sering dialihdayakan, jadi dokumentasikan terlebih dahulu sebelum dipindahkan ke penyedia jasa atau pusat layanan bersama.

Dapatkan templat alur proses procure to pay gratis

Petakan alur proses procure to pay Anda sendiri dengan templat alur proses gratis, rencanakan sisi pembelian dengan templat rencana manajemen pengadaan, dan catat setiap langkah sebagai SOP. Untuk mengubah setiap langkah menjadi SOP terekam dan video pelatihan yang dapat diikuti oleh tim Anda, coba Trupeer AI.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang dimaksud dengan alur proses procure to pay?

Ini adalah rangkaian langkah ujung-ke-ujung yang diikuti oleh organisasi untuk meminta, menyetujui, memesan, menerima, mencatat, dan membayar barang dan jasa, yang menghubungkan bagian pengadaan dan utang usaha (accounts payable).

Apa saja langkah-langkah dalam proses procure to pay?

Membuat permintaan pembelian, menyetujuinya, memilih pemasok, membuat dan mengirim pesanan pembelian, menerima barang atau jasa, menerima dan mencatat faktur, mencocokkan faktur dengan PO dan tanda terima barang, menyetujui dan menjadwalkan pembayaran, serta membayar pemasok dan melakukan rekonsiliasi.

Apa itu pencocokan tiga arah (three-way matching) dalam P2P?

Pencocokan tiga arah membandingkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian (PO) dan tanda terima barang. Jika cocok dalam batas toleransi, faktur disetujui untuk dibayar; jika tidak, faktur akan ditangguhkan sebagai pengecualian.

Apa perbedaan antara procure to pay dan source to pay?

Procure to pay berjalan dari tahap permintaan hingga pembayaran. Source to pay menambahkan langkah-langkah hulu seperti pencarian strategis (strategic sourcing), pemilihan pemasok, dan manajemen kontrak.

Apa perbedaan antara procure to pay dan order to cash?

Procure to pay adalah sisi pembelian: bagaimana Anda membeli dan membayar pemasok. Order to cash adalah sisi penjualan: bagaimana Anda menerima pesanan pelanggan, menagih, dan mengumpulkan pembayaran.

Siapa pemilik proses procure to pay?

Kepemilikan biasanya dibagi antara bagian pengadaan dan keuangan, dengan pemilik proses yang ditunjuk bertanggung jawab atas alur ujung-ke-ujung, kontrol, dan KPI.

KPI apa yang mengukur kinerja procure to pay?

KPI umum meliputi kepatuhan PO, tingkat kecocokan pertama (first-pass match rate), waktu siklus faktur, biaya per faktur, tingkat pembayaran tepat waktu, diskon yang diperoleh, dan tingkat pembayaran ganda.

Bagaimana cara mendokumentasikan alur proses procure to pay?

Petakan proses yang berjalan saat ini, gambarkan sebagai alur swimlane dengan templat alur proses, catat setiap langkah sebagai SOP, dan publikasikan semuanya dalam satu basis pengetahuan yang mudah dicari dan selalu diperbarui.