Seorang staf utang usaha (accounts payable - AP) baru mulai bekerja hari Senin. Pada hari Jumat, mereka telah mengikuti beberapa jam pendampingan (shadowing), membaca sekilas panduan AP setebal 40 halaman, dan diberi tahu untuk "bertanya jika mengalami kesulitan." Di minggu ketiga, mereka membayar faktur ganda karena tidak ada yang menunjukkan cara pemeriksaan faktur ganda kepada mereka. Di minggu keenam, mereka masih mengirim pesan kepada ketua tim setiap jam. Itulah cara paling umum pelatihan utang usaha untuk karyawan baru menjadi kacau: banyak informasi, tidak ada struktur, dan pengetahuan yang sebenarnya terkunci di kepala orang-orang berpengalaman.

Pelatihan utang usaha yang baik untuk karyawan baru terstruktur, praktis, dan dibangun berdasarkan pekerjaan nyata. Staf AP baru mempelajari sistem dan kontrol dalam urutan yang terencana, berlatih pada transaksi nyata dengan jaring pengaman, dan memiliki SOP terekam yang dapat mereka buka kembali kapan pun mereka merasa tidak yakin. Panduan ini mencakup apa saja yang perlu dipelajari oleh karyawan baru AP, rencana pelatihan utang usaha 30 hari, cara membangun pelatihan dari SOP yang direkam, dan cara mengukur kapan seorang karyawan baru telah benar-benar mahir.

Mengapa pelatihan utang usaha untuk karyawan baru itu penting?

Utang usaha adalah salah satu fungsi keuangan yang paling mudah dipelajari dengan buruk dan salah satu yang paling mahal jika terjadi kesalahan. Onboarding yang lemah akan terlihat dengan cepat melalui:

• Pembayaran ganda dan salah, yang sulit dipulihkan setelah uang keluar.

• Risiko penipuan, terutama seputar perubahan detail bank pemasok.

• Keterlambatan pembayaran dan hilangnya diskon, yang merusak hubungan dengan pemasok dan membuang-buang uang.

• Kegagalan kontrol, seperti persetujuan yang dilewati atau pemisahan tugas yang dilanggar, yang akan terlihat dalam audit.

• Masalah akhir bulan, dengan akrual yang terlewat dan buku besar pemasok yang tidak direkonsiliasi.

• Peningkatan kemampuan yang lambat, dengan staf berpengalaman menghabiskan waktu berjam-jam untuk menjawab pertanyaan yang sama.

Pelatihan utang usaha yang terstruktur untuk karyawan baru mengurangi semua masalah ini, dan mempersingkat waktu sebelum staf baru dapat bekerja secara mandiri. Waktu tersebut dapat diukur; lihat waktu untuk mencapai kemahiran (time to proficiency).

Apa saja yang harus dicakup dalam pelatihan utang usaha untuk karyawan baru?

Setiap program pelatihan AP harus mencakup empat area: proses, sistem, kontrol, dan orang.

Proses inti AP

• Penerimaan dan pencatatan faktur: tempat faktur tiba, bagaimana faktur dicatat dan dipindai.

• Pencocokan pesanan pembelian (purchase order - PO): pencocokan dua arah dan tiga arah, serta toleransi apa yang berlaku.

• Faktur non-PO: pengodean, rute persetujuan, dan batas persetujuan.

• Penanganan pengecualian: ketidakcocokan harga atau jumlah, tanda terima yang hilang, faktur yang ditahan.

• Nota kredit dan penyesuaian.

• Pelaksanaan pembayaran: menyiapkan, menyetujui, dan melepaskan pembayaran, serta mengirimkan bukti transfer.

• Data induk vendor: pemasok baru dan perubahan detail bank, dilengkapi dengan langkah-langkah verifikasi.

• Tugas akhir bulan: akrual, rekonsiliasi laporan pemasok, dan rekonsiliasi buku besar.

Untuk standar yang dapat digunakan sebagai acuan kerja, lihat panduan SOP pemrosesan faktur.

Sistem ERP atau AP

Karyawan baru membutuhkan latihan langsung di sistem yang sebenarnya, baik itu SAP, Oracle, NetSuite, Workday, atau alat otomatisasi AP khusus. Pelatihan keuangan umum tidak mengajarkan di mana letak kolom-kolomnya atau apa arti dari suatu pesan kesalahan. Lihat cara membuat video onboarding karyawan untuk ERP dan perangkat lunak perusahaan.

Kontrol

• Batas persetujuan dan siapa yang dapat menyetujui apa.

• Pemisahan tugas antara pengaturan vendor, entri faktur, dan pelepasan pembayaran.

• Pemeriksaan faktur ganda.

• Verifikasi perubahan detail bank, seperti prosedur telepon kembali (call-back).

• Bukti audit yang harus disimpan oleh peran tersebut.

Orang dan kebijakan

Siapa yang harus dihubungi di bagian pengadaan, perbendaharaan, dan bisnis, standar komunikasi pemasok, kebijakan jangka waktu pembayaran, dan jalur eskalasi untuk perselisihan.

Rencana pelatihan utang usaha untuk karyawan baru: 30 hari pertama

Berikut adalah rencana pelatihan utang usaha 30 hari yang praktis. Sesuaikan temponya dengan volume dan kompleksitas tim Anda.

Minggu ke-2 hingga ke-4 berfungsi seperti pendampingan terbalik (reverse shadowing): karyawan baru melakukan pekerjaan sementara staf yang berpengalaman memeriksanya. Setelah hari ke-30, terus tinjau sampel pekerjaan karyawan baru sampai mereka memenuhi standar kemahiran Anda secara berkelanjutan. Banyak tim mengikuti ini dengan rencana 30-60-90 hari untuk tanggung jawab yang lebih luas, dan panduan kami tentang rencana video onboarding 30-60-90 hari menunjukkan cara mendukungnya dengan video. Gunakan templat pelatihan karyawan baru gratis untuk menyiapkannya.

Bagaimana cara membangun pelatihan AP dari SOP yang direkam?

Masalah terbesar dengan pelatihan utang usaha untuk karyawan baru adalah bahwa pengetahuan terbaik berada pada segelintir staf yang berpengalaman. Merekam mereka saat melakukan pekerjaan nyata, dan mengubah rekaman tersebut menjadi SOP dan video, membuat pengetahuan itu tersedia bagi setiap karyawan baru.

Langkah 1: Buat daftar tugas AP yang harus dipelajari karyawan baru

Gunakan daftar proses di atas dan tambahkan apa pun yang spesifik untuk tim Anda, seperti pemasok, entitas, atau metode pembayaran tertentu. Daftar ini menjadi kurikulum pelatihan Anda.

Langkah 2: Rekam staf berpengalaman saat melakukan setiap tugas

Minta staf AP Anda yang paling berpengalaman untuk merekam setiap tugas di sistem langsung dengan perekam layar AI Trupeer, menjelaskan setiap langkah, pemeriksaan yang mereka lakukan, dan bagaimana mereka menangani pengecualian. Satu tugas per rekaman membuat fokus tetap terjaga.

Langkah 3: Ubah rekaman menjadi SOP dan video

Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi SOP langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video bernarasi menggunakan pembuat SOP. Staf tinggal meninjau draf tersebut daripada menulis dokumentasi dari awal.

Langkah 4: Atur ke dalam jalur pelatihan dan basis pengetahuan

Atur video sesuai urutan rencana 30 hari Anda, dan publikasikan dalam basis pengetahuan yang dapat dicari sehingga karyawan baru dapat menemukan tugas apa pun saat mereka membutuhkannya. Pecah SOP yang panjang menjadi artikel tugas yang singkat.

Langkah 5: Buat panduan meja kerja (desk manual) untuk peran tersebut

Kelompokkan SOP AP ke dalam satu panduan meja kerja tingkat peran, lengkap dengan kalender tugas, kontak, dan kontrol. Templat panduan meja kerja ini menyertakan contoh utang usaha.

Langkah 6: Jaga agar pelatihan tetap mutakhir

Ketika ERP, kebijakan, atau batas persetujuan berubah, perbarui video yang terpengaruh dengan mengedit skripnya daripada merekam ulang. Lihat cara memperbarui video pelatihan tanpa merekam ulang.

Genpact menggunakan pendekatan utamakan perekaman ini untuk peluncuran Workday di seluruh perusahaan yang mencakup HCM dan keuangan, mengubah sesi proses yang direkam menjadi lebih dari 500 SOP dan video pelatihan dalam lima bahasa dalam waktu 3 bulan, bukan 12 bulan. Baca kisah pelanggan Genpact.

Bagaimana Anda tahu kapan seorang karyawan baru AP sudah mahir?

Tentukan kemahiran sebelum karyawan baru mulai bekerja, sehingga semua orang tahu targetnya dan pelatihan utang usaha untuk karyawan baru memiliki garis finish yang jelas. Standar kemahiran AP yang umum meliputi:

• Akurasi: tingkat kesalahan pada faktur yang diproses berada pada atau di bawah standar tim.

• Volume: memproses jumlah faktur yang diharapkan per hari.

• Pengecualian: menyelesaikan pengecualian umum tanpa melakukan eskalasi.

• Kontrol: tidak ada pelanggaran kontrol, seperti persetujuan yang dilewati atau perubahan bank yang tidak diverifikasi.

• Kinerja berkelanjutan: memenuhi semua hal di atas selama setidaknya dua minggu berturut-turut.

Lacak berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap karyawan baru untuk mencapai standar tersebut. Itu adalah waktu untuk mencapai kemahiran AP Anda, dan itu adalah ukuran paling jelas tentang apakah pelatihan Anda berhasil. Untuk memperkirakan nilai dari mempersingkat waktu tersebut, gunakan kalkulator waktu untuk mencapai kemahiran, dan untuk metode lengkapnya, baca cara memangkas waktu untuk mencapai kemahiran.

Pelatihan utang usaha untuk karyawan baru di berbagai pengaturan

Pelatihan AP selama implementasi ERP

Ketika seluruh tim mempelajari sistem baru, pelatihan dan dokumentasi harus siap sebelum sistem mulai berjalan (go-live). Lihat strategi dokumentasi utang usaha untuk implementasi ERP.

Pelatihan AP di layanan bersama (shared services) dan outsourcing

Pusat layanan bersama dan penyedia BPO merekrut staf AP secara terus-menerus, sering kali di berbagai lokasi dan bahasa. SOP yang direkam, yang diterjemahkan dengan terjemahan, memberikan pelatihan yang sama ke setiap lokasi.

Pelatihan AP untuk pengganti sementara dan backfill

Ketika staf berpengalaman keluar atau mengambil cuti, penggantinya perlu belajar dengan cepat. Amankan pengetahuan mereka sebelum mereka pergi; lihat retensi pengetahuan sebelum atrisi UKM.

Kesalahan umum dalam pelatihan utang usaha untuk karyawan baru

• Pendampingan tanpa struktur: memperhatikan seseorang bekerja selama seminggu tidak mengajarkan alasan di balik setiap langkah.

• Panduan alih-alih latihan: membaca panduan AP tidak sama dengan memproses faktur di dalam sistem.

• Melewatkan kontrol: karyawan baru mempelajari alur yang lancar saja dan melewatkan pemeriksaan yang mencegah penipuan dan duplikasi.

• Tidak ada pelatihan pengecualian: sebagian besar kesalahan terjadi pada faktur yang tidak cocok.

• Tidak ada standar kemahiran: tanpa target, tidak ada yang tahu kapan karyawan baru siap bekerja sendiri.

• Materi yang usang: pelatihan yang tidak cocok dengan sistem saat ini mengajarkan langkah-langkah yang salah.

Daftar periksa pelatihan utang usaha untuk karyawan baru

• Akses sistem dan izin yang diminta sebelum hari pertama.

• Rencana pelatihan 30 hari dengan pemeriksaan kemahiran mingguan.

• SOP dan video yang direkam untuk setiap tugas inti AP.

• Pelatihan kontrol yang mencakup persetujuan, duplikasi, dan perubahan detail bank.

• Penanganan pengecualian yang dibahas dengan contoh nyata.

• Rekan pendamping (buddy) atau peninjau yang ditunjuk untuk bulan pertama.

• Panduan meja kerja untuk peran AP.

• Standar kemahiran yang ditentukan dan cara melacak waktu untuk mencapai kemahiran.

• Proses untuk memperbarui pelatihan ketika sistem atau kebijakan berubah.

Untuk apa saja yang perlu disiapkan sebelum hari pertama karyawan baru, lihat daftar periksa video onboarding karyawan baru.

Mulai pelatihan AP dengan Trupeer

Trupeer membuat pelatihan utang usaha untuk karyawan baru lebih cepat dibangun dan lebih mudah dijaga agar tetap mutakhir. Ini mengubah rekaman staf AP Anda yang berpengalaman menjadi SOP langkah-demi-langkah dan video pelatihan, sehingga setiap karyawan baru mempelajari proses yang sebenarnya sejak hari pertama. Buat panduan pelatihan AP, bangun konten pelatihan karyawan dalam hitungan menit, atau mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus disertakan dalam pelatihan utang usaha untuk karyawan baru?

Proses inti AP (pencatatan faktur, pencocokan PO, persetujuan non-PO, pengecualian, nota kredit, pelaksanaan pembayaran, data induk vendor, dan tugas akhir bulan), latihan ERP langsung, kontrol yang harus diikuti oleh peran tersebut, serta kontak dan kebijakan utama.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melatih staf utang usaha baru?

Sebagian besar staf AP baru dapat mengerjakan faktur standar dengan peninjauan ringan setelah sekitar empat minggu pelatihan terstruktur, tetapi untuk mencapai kemahiran penuh, termasuk pengecualian dan akhir bulan, biasanya membutuhkan waktu lebih lama. Lacak waktu untuk mencapai kemahiran terhadap standar yang ditentukan.

Bagaimana rencana pelatihan utang usaha yang baik untuk karyawan baru?

Rencana 30 hari yang bergerak dari dasar-dasar di minggu pertama, ke latihan terbimbing di minggu kedua, cakupan yang lebih luas di minggu ketiga, dan pekerjaan mandiri dengan peninjauan ringan di minggu keempat, dilengkapi dengan pemeriksaan kemahiran di setiap akhir minggu.

Bagaimana cara melatih staf AP pada sistem ERP?

Gunakan panduan terekam dari tugas nyata di ERP Anda yang sebenarnya, lalu minta karyawan baru berlatih pada transaksi nyata atau uji coba dengan peninjau yang memeriksa pekerjaan mereka.

Kontrol apa saja yang harus dipelajari oleh karyawan baru AP?

Batas persetujuan, pemisahan tugas, pemeriksaan faktur ganda, verifikasi perubahan detail bank pemasok, dan bukti audit yang harus disimpan oleh peran tersebut.

Bagaimana cara mengurangi waktu penyesuaian (ramp-up time) untuk karyawan AP baru?

Rekam staf berpengalaman saat melakukan setiap tugas, ubah rekaman tersebut menjadi SOP dan video, atur ke dalam rencana 30 hari dan basis pengetahuan yang dapat dicari, serta tentukan standar kemahiran yang jelas.

Bagaimana cara menjaga agar materi pelatihan AP tetap mutakhir?

Tetapkan penanggung jawab, tinjau pelatihan ketika ERP, kebijakan, atau batas persetujuan berubah, dan perbarui video dengan mengedit skripnya daripada merekam ulang.

Apakah pelatihan AP dapat berfungsi untuk layanan bersama dan tim outsourcing?

Ya. SOP dan video terekam yang diterjemahkan untuk setiap lokasi memberikan pelatihan yang sama ke setiap lokasi dan setiap karyawan baru, itulah sebabnya tim layanan bersama dan BPO menggunakannya untuk perekrutan bervolume tinggi.