Avant de pouvoir améliorer, automatiser, externaliser ou remplacer un processus, vous devez savoir comment il fonctionne réellement aujourd’hui. Pas comment la politique dit qu’il devrait fonctionner, ni comment les gens le décrivent en atelier, mais les étapes réelles, les systèmes, les tableurs à côté et les exceptions que seuls les profils expérimentés connaissent. Un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) vous offre une façon cohérente de tout consigner, afin que toutes les décisions ultérieures reposent sur la même image exacte.

Ce modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) gratuit couvre le périmètre du processus, les rôles, les systèmes, les activités étape par étape, les entrées et sorties, les contrôles, les exceptions, les volumes, les délais et les points de douleur, avec un exemple déjà rempli. Il est conçu pour être complété à partir d’un enregistrement du travail réel : enregistrez la personne qui exécute le processus, puis transformez l’enregistrement en document as-is. Copiez la structure ci-dessous, ou ouvrez-la dans Trupeer et personnalisez-la.

Qu’est-ce qu’un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) ?

Un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) est un document structuré pour consigner la façon dont un processus métier fonctionne actuellement. Il capture qui fait quoi, dans quel ordre, dans quels systèmes, avec quelles entrées, sorties et contrôles, ainsi que les exceptions, les contournements, les volumes et les points de douleur qui influencent la performance. Le résultat constitue une base de référence pour l’amélioration, l’automatisation, la mise en place de systèmes, l’externalisation ou la formation.

Le « as-is » décrit l’état actuel ; le « to-be » décrit la conception future. Pour la différence entre les deux, consultez processus as-is vs to-be.

Pourquoi documenter le processus « tel quel » (as-is) ?

• Il révèle ce qui se passe vraiment, y compris les contournements et les étapes manuelles que les politiques ne montrent pas.

• Il ancre l’amélioration dans des preuves, pour que les changements corrigent de vrais problèmes.

• C’est le point de départ des projets système, des exigences à l’analyse fit-gap.

• Il protège le savoir détenu par quelques profils expérimentés.

• Il facilite les transitions et l’externalisation, lorsque le travail passe entre des équipes.

• Il fournit une base de référence pour mesurer l’amélioration.

Qui utilise un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) ?

• Les analystes métier et les équipes d’excellence des processus pour cartographier les processus actuels.

• Les équipes d’implémentation ERP et de systèmes pour préparer les exigences et l’analyse fit-gap.

• Les équipes de services partagés, GBS et BPO pour documenter le travail avant une transition.

• Les responsables des opérations pour identifier les opportunités d’amélioration et d’automatisation.

• Les auditeurs et les équipes risques pour vérifier comment les contrôles fonctionnent en pratique.

• Les équipes de formation qui doivent expliquer ce qui change par rapport à aujourd’hui.

Aperçu du modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is)

Le modèle s’ouvre sur un résumé du processus : nom, responsable, périmètre, déclencheur, résultat et l’enregistrement à partir duquel il a été consigné. Viennent ensuite les rôles et les systèmes. Le cœur du document est un tableau d’activités étape par étape avec le rôle, le système, l’action, les entrées, les sorties et le temps pour chaque étape. Des sections distinctes couvrent les contrôles, les exceptions et les contournements, les volumes et les délais, les points de douleur et les idées d’amélioration. Chaque section est modifiable, afin que vous puissiez ajouter des colonnes pour votre propre analyse.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir la mise en page complète et les détails clairement.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

À partir de l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is), vous pouvez :

• Capturer le processus réel, et non celui qui est idéalisé.

• Documenter chaque processus de la même façon, pour pouvoir les comparer.

• Rendre visibles les exceptions et les contournements.

• Démarrer l’amélioration, l’automatisation et les projets système à partir de preuves.

• Conserver le savoir d’expert lorsque les personnes passent à autre chose.

Ce que doit contenir un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is)

Modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) gratuit : la structure à copier

Copiez la structure ci-dessous dans votre propre document, ou ouvrez-la dans Trupeer et personnalisez-la.

1. Résumé du processus. Nom du processus : [name]. ID du processus : [ID]. Responsable : [role]. Périmètre : [débute quand … se termine quand …]. Déclencheur : [event]. Résultat : [result].

2. Source. Capturé à partir de : [recording link, interview ou observation]. Exécutant : [role]. Date : [date].

3. Rôles.

4. Systèmes et outils. [ERP, tableurs, e-mail, lecteurs partagés, autres outils.]

5. Étapes d’activité.

6. Points de décision. [À l’étape X, si la condition A alors …, sinon …]

7. Contrôles. [Approbations, vérifications, rapprochements et qui les exécute.]

8. Exceptions et contournements.

9. Volumes et délais. Volume : [par jour, semaine ou mois]. Temps de cycle : [du début à la fin]. Pics : [fin de période, saisonnier].

10. Points de douleur. [Ce qui est lent, manuel, source d’erreurs ou frustrant.]

11. Idées d’amélioration. [Opportunités notées, par exemple supprimer des étapes, automatiser ou standardiser.]

12. Validation. Revu par : [process owner]. Date : [date].

Exemple de documentation de processus « tel quel » (as-is) : traitement des factures fournisseurs

Voici à quoi pourrait ressembler une partie d’un document as-is pour le traitement des factures fournisseurs. Les détails sont fournis à titre illustratif.

Résumé du processus. Traitement des factures fournisseurs. Responsable : responsable AP. Démarre lorsqu’une facture arrive ; se termine lorsqu’elle est saisie ou rejetée. Consigné à partir d’un enregistrement de la personne en charge des factures AP traitant les factures du jour.

Exceptions et contournements. Les factures sans bon de commande sont transmises par e-mail au demandeur. Les écarts de prix sont suivis dans une colonne de tableur distincte. Certains fournisseurs envoient les factures à des acheteurs individuels, qui les transmettent quelques jours plus tard.

Points de douleur. Saisie manuelle des données, relances par e-mail pour obtenir les approbations, absence de visibilité sur les factures en attente des acheteurs.

Idées d’amélioration. Capturer automatiquement les données de facture, faire circuler les écarts via le workflow ERP, publier une seule boîte e-mail de factures pour tous les fournisseurs.

Comment capturer le « tel quel » (as-is) en enregistrant

Les entretiens et les ateliers reposent sur la mémoire, et les gens oublient les exceptions, les tableurs « à côté » et les étapes qu’ils effectuent en pilote automatique. Enregistrer le travail réel est plus rapide et plus précis :

1. Choisissez la personne qui exécute le processus le plus souvent, pas le responsable qui le supervise.

2. Enregistrez-la en train d’effectuer la tâche réelle, dans les systèmes réels, en expliquant ce qu’elle fait et pourquoi.

3. Demandez-lui de montrer les exceptions et les tableurs ou e-mails qu’elle utilise en dehors du système.

4. Transformez l’enregistrement en document étape par étape avec le enregistreur d’écran IA de Trupeer, puis complétez les sections restantes du modèle.

5. Ajoutez les volumes, les délais et les points de douleur à partir des rapports système et d’une courte conversation.

6. Validez le document avec le responsable du processus et une deuxième personne qui exécute le travail.

Pour les questions à poser en parallèle de l’enregistrement, utilisez la checklist de process discovery.

Quel niveau de détail la documentation « tel quel » (as-is) doit-elle avoir ?

Allez au niveau tâche uniquement lorsque c’est nécessaire. Pour la plupart des processus, le niveau processus avec les exceptions notées suffit.

Comment la documentation « tel quel » (as-is) est utilisée

Pour l’automatisation en particulier, consultez comment identifier les opportunités d’automatisation dans des processus documentés.

Comment analyser un processus « tel quel » (as-is)

Une fois le « tel quel » (as-is) documenté, recherchez les schémas qui pointent vers des améliorations :

Consignez ce que vous observez dans les sections « points de douleur » et « idées d’amélioration », avec les preuves issues de l’enregistrement.

Documentation « tel quel » (as-is) pour les transitions et l’externalisation

Lorsque le travail passe entre des équipes, des sites ou des prestataires, le document as-is devient le cœur du transfert de connaissances. L’équipe qui reçoit a besoin de chaque étape, exception, contact et accès aux systèmes, pas d’un simple résumé. Enregistrez l’équipe actuelle en train d’exécuter chaque processus, y compris les tâches de fin de mois et les tâches rares, puis utilisez les documents comme référence pendant le shadowing et le reverse shadowing. Une analyse des écarts de transfert de connaissances aide à confirmer qu’il ne manque rien avant que l’équipe qui reçoit ne prenne le relais.

Documentation « tel quel » (as-is) pour les projets ERP

Lors d’une implémentation ERP, le « tel quel » (as-is) est capturé tôt, avant les ateliers de conception, et devient la preuve qui sous-tend chaque exigence. Il indique quelles étapes actuelles, quels rapports et quels contournements le nouveau système doit gérer, et dans quelle mesure le travail de chaque rôle va changer. Pour une méthode complète, consultez Transformation SAP S/4HANA : documenter d’abord les processus as-is.

Formats pour la documentation de processus « tel quel » (as-is)

Document avec des tableaux d’étapes convient à la plupart des processus et c’est ce que ce modèle utilise.

Carte de processus ou organigramme convient à la vue de bout en bout, en particulier avec plusieurs rôles et passations.

Tableur convient aux inventaires de processus volumineux, avec les volumes, les délais et les responsables.

Enregistrement et vidéo convient à la capture du travail réel et à sa présentation aux autres.

Bonnes pratiques pour la documentation de processus « tel quel » (as-is)

• Enregistrez le travail réel, pas une description de celui-ci.

• Capturez les exceptions et les contournements, là où la plupart des problèmes se cachent.

• Notez les outils en dehors du système principal, comme les tableurs et les e-mails.

• Mesurez, ne devinez pas, les volumes et les délais dès que possible.

• Validez avec les personnes qui exécutent le travail.

• Ne corrigez pas le processus pendant que vous le documentez. Consignez-le tel qu’il est, puis améliorez-le.

Erreurs courantes à éviter

• Documenter la politique au lieu de la pratique.

• Interroger des responsables plutôt que les personnes qui exécutent le travail.

• Omettre les exceptions et les contournements.

• Aller au niveau écran partout, de sorte que la documentation ne se termine jamais.

• Laisser le « tel quel » (as-is) inutilisé au lieu d’alimenter l’amélioration, la conception et la formation.

Checklist de documentation de processus « tel quel » (as-is)

• Le périmètre, le déclencheur, le résultat et le responsable sont définis.

• Le document est basé sur un enregistrement ou une observation, avec la source indiquée.

• Les rôles et les systèmes, y compris les outils « à côté », sont listés.

• Chaque étape a un rôle, un système, une action, des entrées, des sorties et un temps.

• Les points de décision et les contrôles sont documentés.

• Les exceptions et les contournements sont consignés avec leur fréquence.

• Les volumes, les délais et les points de douleur sont enregistrés.

• Le responsable du processus a validé le document.

Comment Trupeer vous aide à capturer le « tel quel » (as-is) en enregistrant

Genpact a utilisé cette approche « enregistrement d’abord » pour un déploiement Workday à l’échelle de l’entreprise, en transformant des sessions de processus enregistrées et des walkthroughs d’experts métier (SME) en plus de 500 supports de formation sur 20 workstreams, dans cinq langues, pour 140 000 employés dans 40 pays, en 3 mois au lieu de 12. Lisez l’histoire client Genpact.

Pour un format général de documentation de processus au-delà du « tel quel » (as-is), consultez le modèle de documentation de processus.

Télécharger le modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) gratuit

Ouvrez le modèle dans Trupeer, enregistrez votre premier processus et transformez-le en un document as-is que vous pouvez partager et valider. Obtenir le modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) gratuit.

Modèles associés

• Business process template

• Process flow template

• Requirements traceability matrix template

• Transition SOP template

• SOP template with exceptions

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) ?

C’est un document structuré pour consigner la façon dont un processus fonctionne aujourd’hui, couvrant le périmètre, les rôles, les systèmes, les étapes, les entrées et sorties, les points de décision, les contrôles, les exceptions, les volumes, les délais, les points de douleur et la validation.

Quelle est la différence entre la documentation « tel quel » (as-is) et « à faire » (to-be) ?

La documentation as-is décrit comment le processus fonctionne aujourd’hui. La documentation to-be décrit comment il fonctionnera après le changement. Le as-is est la base à partir de laquelle le to-be est conçu.

Comment documenter un processus « tel quel » (as-is) ?

Définissez le périmètre, enregistrez la personne qui exécute le processus en train de faire le travail réel, transformez l’enregistrement en documentation étape par étape, ajoutez les contrôles, les exceptions, les volumes et les points de douleur, puis validez le tout avec le responsable du processus.

Pourquoi enregistrer le « tel quel » (as-is) plutôt que d’interviewer ?

Les enregistrements montrent ce que les personnes font réellement, y compris les exceptions, les contournements et les outils « à côté » souvent oubliés lors des entretiens. Les entretiens restent utiles pour le contexte et les volumes.

Quel niveau de détail la documentation « tel quel » (as-is) doit-elle avoir ?

En général, au niveau processus avec les exceptions notées. Allez au niveau tâche et écran uniquement pour les tâches à fort volume, à haut risque ou riches en exceptions, ou si vous prévoyez d’automatiser ou de former.

Qui doit documenter le processus « tel quel » (as-is) ?

Des analystes métier ou des équipes d’excellence des processus, en collaboration avec les personnes qui exécutent le processus, et validé par le responsable du processus.

Existe-t-il un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) dans Word ?

Oui. Word convient aux tableaux d’étapes et aux sections de narration. Ouvrez le modèle dans Trupeer, personnalisez-le et exportez-le dans le format dont vous avez besoin.

Existe-t-il un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) dans Excel ?

Oui. Excel convient aux inventaires de processus et aux tableaux d’étapes avec les volumes et les délais. Personnalisez le modèle dans Trupeer et exportez-le, ou copiez la structure dans Excel.

Existe-t-il un modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) en PDF ?

Oui. Exportez le document validé en PDF pour la validation et le partage, et conservez la version modifiable comme document maître.

Le modèle de documentation de processus « tel quel » (as-is) est-il gratuit ?

Oui. Inscrivez-vous gratuitement pour ouvrir le modèle dans Trupeer, le personnaliser et l’exporter.

Que faut-il faire après avoir documenté le « tel quel » (as-is) ?

Analysez-le pour identifier les points de douleur et les opportunités, concevez le processus to-be, puis utilisez-le comme base de référence pour les exigences, l’automatisation, la formation et la mesure de l’amélioration.

Puis-je créer une documentation « tel quel » (as-is) à partir d’un enregistrement d’écran ?

Oui. Enregistrez la personne en train d’exécuter le processus, et Trupeer transforme l’enregistrement en un document as-is étape par étape avec des captures d’écran et une vidéo.