Un processus clair transforme un workflow complexe en quelque chose que tout le monde peut comprendre en un coup d’œil. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la cartographie des workflows en commençant par un modèle de processus flow gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant les processus flow en vidéos pas-à-pas qui donnent vie à chaque étape.

Qu’est-ce qu’un modèle de process flow, et à quoi sert-il ?

Un process flow, ou organigramme, est un schéma qui montre la séquence des étapes d’un processus, avec des points de décision où le chemin se divise, et des flèches indiquant où mène chaque branche.

Un modèle de process flow est une version préconstruite : les formes, les conventions de mise en page et souvent un exemple déjà travaillé, de sorte que vous ajustez quelque chose plutôt que de partir d’une page blanche.

Ils sont vraiment utiles pour deux tâches. Prendre une décision : dessiner l’état actuel permet à un groupe de voir les passations, les boucles et les validations que personne n’avait anticipées. Et montrer les embranchements : l’action suivante du lecteur dépend de ce qu’il trouve, et le texte ne peut pas l’exprimer sans devenir illisible.

Pour le reste, et c’est la plupart des cas, un organigramme est une liste numérotée que quelqu’un a rendue plus difficile à mettre à jour. Cette affirmation est le cœur de cette page, et elle est l’opposé de ce que vous dira une page de résultats remplie de galeries de modèles.

Quand un organigramme vaut vraiment la peine d’être dessiné

Trois situations le justifient.

Vous essayez de voir quelque chose. Dessiner l’état actuel d’un processus, avec toutes les personnes qui y touchent dans la salle, fait remonter de façon fiable des éléments que personne ne connaissait : l’approbation qui se produit deux fois, la passation qui traverse quatre départements, la boucle qui renvoie un tiers des cas au point de départ. C’est l’usage le plus précieux d’un organigramme, et il n’a rien à voir avec le fait de conserver le schéma ensuite.

Le lecteur doit choisir. Dépannage, triage, vérifications d’éligibilité, routage d’escalade. Lorsque la prochaine action dépend réellement de ce que la personne trouve, un schéma ou une table de décision vaut mieux qu’une liste numérotée, car une liste numérotée implique une séquence qui n’existe pas.

Le processus implique plusieurs rôles et les passations sont le point clé. C’est à cela que servent les swimlanes, et c’est un cas plus restreint que ce que laisse penser la popularité des modèles de swimlanes.

Si aucune des trois conditions ne s’applique, vous dessinez une image d’une liste. La liste sera plus rapide à écrire, plus facile à lire sur un téléphone, consultable, et modifiable par n’importe qui. Notre modèle de documentation de processus couvre cette forme.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme votre propre modèle.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

À partir de l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de process flow, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la cartographie : évitez la page blanche grâce à une structure pour n’importe quel workflow.

• Visualiser un travail complexe : les process flow rendent visibles les points de décision, les passations et les goulots d’étranglement.

• Rester conforme à votre marque : appliquez votre logo, vos couleurs et vos polices à l’aide du brand kit de Trupeer.

• Améliorer les processus : cartographier un processus est la première étape pour l’améliorer : le modèle met en évidence les inefficacités.

• Former plus vite les équipes : associez les process flow à des vidéos pas-à-pas pour intégrer rapidement les nouveaux collaborateurs.

• Toucher des équipes internationales : traduisez les process flow en 65+ langues en un clic.

Comptez les points de décision avant de dessiner

La version la plus rapide du test prend deux minutes.

Écrivez le processus sous forme de liste numérotée. Puis comptez les points où quelqu’un doit décider quelque chose qui change ce qui se passe ensuite. Pas les étapes qui pourraient échouer, et pas les validations qui sont toujours accordées. De vraies bifurcations.

Moins de trois, et la liste est votre document. Dessinez un schéma uniquement si vous l’utilisez pour une discussion, et acceptez que sa vie s’arrête quand la discussion se termine.

Trois ou plus, et un schéma mérite sa place, car la version textuelle nécessitera désormais des renvois croisés que les lecteurs ne peuvent pas garder en tête.

La raison pour laquelle cela compte, c’est la maintenance, à laquelle personne ne pense pendant qu’il dessine. Le texte est modifié par n’importe qui en quelques secondes. Un schéma nécessite l’outil dans lequel il a été dessiné, une licence pour cet outil, le fichier source plutôt qu’une image exportée, et souvent une nouvelle mise en page, car l’insertion d’une seule case décale tout le reste. Cette asymétrie explique pourquoi les organigrammes deviennent rapidement obsolètes plus vite que tout autre type de documentation.

Pourquoi la plupart des process flow devraient être jetés

La reformulation la plus utile ici est que, le plus souvent, un organigramme est un outil de réflexion, pas un document.

Dessiné sur un mur ou un tableau blanc avec les personnes qui font le travail, il fait quelque chose que le texte ne peut pas : il rend la forme du processus visible immédiatement, et c’est dans cette forme que se trouve le gaspillage. Ce travail est terminé en quelques heures.

L’erreur survient ensuite. Le schéma est rangé dans un outil de dessin, exporté, archivé, puis traité comme de la documentation. À partir de ce moment, c’est un risque, car il divergera de la réalité et personne ne s’en rendra compte, et il a l’air faisant autorité d’une manière qu’un croquis approximatif n’a pas.

Une meilleure habitude : photographier le mur, consigner dans le texte les décisions qu’il a produites, puis laisser tomber le schéma. Le redessiner la prochaine fois que vous devez voir le processus : cela prendra une heure et vous montrera la version actuelle plutôt que celle d’il y a deux ans.

Ne conservez comme schéma maintenu que les flux qui passent le test des embranchements et qui ont un responsable nommé disposant de l’outil et du temps. Dans la plupart des organisations, ce nombre est faible.

Modèle de process flow gratuit : la structure à copier

Copiez à partir d’ici. Un process flow exploitable est un schéma plus une petite quantité de texte, et le texte est la partie que les modèles omettent.

Titre. Le processus, nommé comme un résultat.

Responsable et date de dernière vérification. Un rôle et une date, c’est-à-dire le moment où quelqu’un a confirmé pour la dernière fois que le flow correspond à la réalité. Les schémas ont besoin de cela plus que le texte, précisément parce qu’ils sont plus difficiles à mettre à jour.

Début et fin. Ce qui déclenche le processus et la condition qui signifie qu’il est terminé. Écrit au-dessus du schéma, pas seulement dessiné sous forme d’ovale.

Hors périmètre. Ce qui se trouve immédiatement de chaque côté mais que ce flow ne couvre pas. C’est à cet endroit que naissent les schémas dupliqués.

Le schéma. Utiliser des formes standard, disposées de gauche à droite ou de haut en bas, avec un point d’entrée unique et des sorties clairement libellées.

Libellés des décisions. Chaque branche doit être libellée avec la condition, pas seulement « oui » et « non ». « Limite de crédit dépassée » vaut mieux que « non ».

Ce qui n’est pas sur le schéma. Les exceptions et cas limites qui le rendraient illisible, listés en dessous dans le texte avec un renvoi depuis l’étape concernée.

Emplacement du fichier source. L’endroit où se trouve la version modifiable et l’outil qui l’ouvre. Sans cela, les schémas deviennent des artefacts en lecture seule au bout d’un an.

Copiez jusqu’ici.

Formes clés d’organigrammes et ce que chacune signifie

Deux conventions comptent plus que les formes elles-mêmes. Chaque losange doit avoir ses sorties libellées avec des conditions plutôt qu’avec « oui » et « non », car le lecteur arrive au losange en ayant besoin de savoir ce qu’il teste. Et chaque flèche doit mener quelque part : un chemin qui quitte le schéma est soit une exception qui appartient au texte situé juste en dessous, soit une étape manquante.

La cohérence vaut mieux que la correction ici. Une équipe qui utilise des rectangles pour tout, mais qui libelle clairement, produira des schémas plus exploitables qu’une équipe qui discute des parallélogrammes.

Quand les swimlanes trouvent leur place, et quand elles ne la trouvent pas

Un diagramme en swimlanes divise le flux en lignes ou en colonnes, une par rôle, de sorte que chaque étape se trouve dans la voie de la personne qui l’exécute.

Elles trouvent leur place lorsque les passations sont le sujet. Si la question à laquelle vous essayez de répondre est « qui fait quoi », « où est-ce que ça se bloque », ou « combien de fois cela passe-t-il entre équipes », une swimlane y répond immédiatement, et rien d’autre ne le fait.

Elles ne trouvent pas leur place lorsque un seul rôle fait presque tout, ce qui produit un diagramme avec une seule voie très chargée et plusieurs voies vides, ou lorsque le processus est linéaire : les voies ajoutent de la largeur sans ajouter d’information.

Le coût pratique, c’est la mise en page. Les swimlanes sont le type de diagramme le plus difficile à modifier, car l’insertion d’une étape décale tout dans chaque voie. Cette charge de maintenance est la principale raison pour laquelle les programmes de cartographie des processus produisent des centaines de swimlanes que personne ne met jamais à jour.

Si vous cartographiez pour repérer des problèmes de passation, dessinez des swimlanes, corrigez les passations et conservez les corrections plutôt que les diagrammes.

Le programme de transformation avec 340 diagrammes non maintenus

Storrington Group, une entreprise de services d’environ onze cents personnes, a mené un programme de transformation qui incluait la cartographie de la façon dont l’organisation fonctionnait.

Sur plus de cinq mois, un cabinet de conseil a cartographié cent douze processus sous forme de diagrammes en swimlanes, produisant environ trois cent quarante dessins une fois que plusieurs niveaux ont été comptés. Les honoraires, plus le temps interne, représentaient quelque chose dans la région de deux cent quatre-vingts mille livres.

Dix-huit mois plus tard, quelqu’un a demandé combien étaient encore exacts.

Un échantillon de trente a été vérifié. Quatre correspondaient encore à la réalité. Dix-neuf contenaient au moins une étape qui n’existait plus. Sept décrivaient des systèmes qui avaient depuis été remplacés.

Aucun n’avait été mis à jour. Les raisons étaient entièrement pratiques. Seules trois personnes du bureau du programme avaient des licences pour l’outil dans lequel les diagrammes avaient été dessinés. Les fichiers sources étaient dans un dossier que personne en dehors de cette équipe ne pouvait trouver. Et mettre à jour une swimlane signifiait de refaire la mise en page complète du diagramme, ce qui prenait un après-midi pour un changement qui ne prenait qu’une minute à décrire en mots.

La découverte la plus inconfortable venait du comptage des points de décision. Sur les cent douze processus cartographiés, soixante-dix et un avaient moins de trois vraies branches. Ils étaient linéaires. Ils avaient été dessinés en swimlanes parce que le modèle du programme indiquait que les processus sont cartographiés en swimlanes.

Sur les quarante et un qui bifurquaient réellement, six avaient été utilisés pendant le programme pour prendre de vraies décisions, en supprimant des validations en double et en consolidant deux passations. Ces six-là avaient déjà remboursé leur coût. Peut-être qu’une quinzaine d’autres servaient à la formation.

La remise à zéro était simple. Les quarante et un processus à embranchements ont été conservés comme schémas maintenus, déplacés dans un outil auquel tout le monde avait déjà accès, avec un responsable nommé pour chacun. Les soixante-dix et un processus linéaires ont été réécrits sous forme de texte numéroté dans la base de connaissances que les équipes utilisaient déjà.

La règle adoptée ensuite était celle de cette page : dessinez-le s’il y a trois ou plus de vrais points de décision, ou si vous le dessinez pour avoir une conversation, auquel cas il n’a pas besoin d’être maintenu.

Douze mois plus tard, trente-quatre des quarante et un schémas maintenus avaient été mis à jour au moins une fois. Un nouvel audit de trente documents a trouvé vingt-six documents exacts au lieu de quatre.

Comment créer un process flow, étape par étape

Écrivez d’abord le processus sous forme de liste numérotée, même si vous êtes certain que vous voulez un schéma. Cela prend dix minutes et cela produit le nombre de décisions.

Si le comptage justifie un schéma, validez le début et la fin avant de dessiner quoi que ce soit, car le désaccord sur le périmètre est ce qui fait durer les sessions de cartographie.

Dessinez l’état actuel avec les personnes qui font le travail, sur un mur ou une toile partagée, de façon approximative. Ne le mettez pas au propre pendant que vous dessinez.

Libellez chaque sortie de décision avec une condition.

Notez les exceptions dans le texte à côté du schéma plutôt que d’ajouter des cases, car ce sont les exceptions qui transforment un flux lisible en un flux illisible.

Faites-le parcourir avec quelqu’un qui exécute le processus et surveillez l’expression « eh bien, parfois ». Chacune de ces occurrences correspond soit à une branche manquante, soit à une exception pour le texte.

Ensuite, décidez explicitement si ce schéma est conservé ou jeté. Les deux options sont valables. Ne pas décider, c’est ce qui crée un dossier de dessins obsolètes.

Types de process flow et modèles d’organigrammes

Organigramme de base. Étapes séquentielles avec quelques décisions. Le choix par défaut et généralement correct.

Swimlane ou interfonctionnel. Étapes attribuées par rôle. Pour les problèmes de passation, comme ci-dessus.

Arbre de décision. Beaucoup d’embranchements, peu de séquence. Souvent mieux exprimé sous forme de table de décision, plus facile à maintenir et tout aussi lisible. Notre modèle d’aide-mémoire explique quand une table vaut mieux qu’un schéma.

Diagramme de flux de données. Montre les informations qui circulent entre des stocks et des processus plutôt que des tâches dans une séquence. Une notation différente pour une question différente.

Value stream map. Ajoute au flux le temps, les stocks et les données de valeur ajoutée. Un outil lean pour repérer le gaspillage plutôt qu’un format de documentation.

Flux système ou architecture. Des composants et des interfaces plutôt que des étapes humaines, à associer à votre documentation IT.

État actuel versus état futur. Deux schémas côte à côte. Vraiment utile pour les décisions de changement et rarement intéressant à maintenir ensuite, car l’état futur devient l’état actuel ou est abandonné.

Puis-je obtenir un modèle d’organigramme dans Word, PowerPoint ou Excel ?

PowerPoint est le plus pratique des trois pour un schéma que la plupart des gens auront besoin de modifier. Presque tout le monde l’a, les formes et connecteurs se comportent correctement, et les connecteurs restent attachés quand les cases se déplacent.

Word peut produire un organigramme, mais c’est compliqué au-delà d’une douzaine de cases, car la toile de dessin lutte contre le flux de texte. C’est un bon choix lorsque le schéma est petit et doit être intégré dans un document plus large.

Excel est le mauvais outil pour le schéma et le bon outil pour deux choses autour : le registre des processus qui liste chaque flow avec son responsable, la date de dernière vérification et le nombre de points de décision, ainsi que toute table de décision que vous extrayez d’un schéma riche en embranchements.

PDF pour la version diffusée. L’important est que le fichier source reste accessible et soit nommé dans le document, car un organigramme PDF sans original modifiable est un schéma qui ne sera jamais mis à jour.

Quel que soit votre choix, prenez un outil que tout le monde susceptible de mettre à jour le schéma a déjà. L’exemple de Storrington ci-dessus a échoué sur les licences, pas sur l’effort.

ChatGPT ou des outils d’IA peuvent-ils créer un organigramme ?

Ils peuvent produire une première ébauche, et c’est un point de départ réellement utile. Décrivez un processus en langage simple et la plupart des modèles actuels renverront un schéma dans une notation textuelle comme Mermaid, ou une description structurée que vous pouvez coller dans un outil de schématisation.

Deux limites valent la peine d’être connues. Le modèle dessine le processus que vous avez décrit, pas celui que vous avez réellement, donc il reproduira votre chemin « heureux » et les lacunes de votre propre compréhension. Et il n’a aucun moyen de savoir quelles branches sont réelles, donc il a tendance à produire des décisions propres et symétriques alors que la réalité a trois issues inégales.

L’usage pratique consiste à obtenir un schéma approximatif en deux minutes, afin que la discussion avec les personnes qui font le travail puisse démarrer à partir de quelque chose de concret. Traitez le résultat comme un point de départ pour cette discussion, plutôt que comme une carte.

Que conserver sous forme de texte plutôt qu’en schéma

Les parties d’un processus qui appartiennent systématiquement aux mots plutôt qu’aux cases.

Les exceptions et cas limites, qui sont le moyen le plus rapide de rendre un schéma illisible.

Les règles de décision avec n’importe quelle complexité, c’est-à-dire tout ce qui implique des seuils, des valeurs ou plusieurs conditions. Un losange qui dit « vérification de crédit » cache une règle qui nécessite trois lignes de texte.

Tout ce qui exige un jugement plutôt qu’un test, car un schéma implique une réponse déterminée.

Les détails au niveau des champs, les noms des systèmes, et les spécificités de ce qui est saisi où. Tout cela doit figurer dans la procédure sous le schéma.

Et la raison pour laquelle le processus existe, qui doit figurer dans une politique plutôt que dans l’un ou l’autre.

Un bon duo : un schéma d’une page montrant la forme et les embranchements, avec la procédure en dessous qui porte les détails. Notre modèle SOP couvre cette couche inférieure.

Comment documenter le processus que le flowchart ne peut pas

À dire clairement : Trupeer AI ne dessine pas d’organigrammes. Il enregistre ce que quelqu’un fait à l’écran et le transforme en guide écrit et en vidéo. Pour le schéma lui-même, vous avez besoin d’un outil de schématisation, et plusieurs bons outils gratuits existent.

Là où cela aide, c’est sur la moitié du travail qu’un organigramme ne peut pas porter. Une fois que votre schéma montre la forme et les embranchements, quelqu’un doit encore décrire ce qui se passe réellement à l’intérieur de chaque case, et c’est cette description dont les gens ont besoin au moment où ils font le travail, plutôt que lorsqu’ils relisent le processus.

En enregistrant la tâche une fois, vous obtenez ces détails écrits avec les étapes et les écrans déjà capturés, ce qui est considérablement plus rapide que de les écrire, et beaucoup plus susceptible d’être exact. Cela gère aussi bien les exceptions, car l’approche pratique consiste à les enregistrer au moment où elles surviennent plutôt que d’essayer de s’en souvenir plus tard.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeer it.

Le résultat est disponible dans votre base de connaissances avec une identité de marque cohérente, aux côtés du schéma, et le créateur de SOP couvre les procédures qui doivent être contrôlées. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de process flow gratuit dans PowerPoint ?

PowerPoint est un choix raisonnable et la plupart des gens l’ont déjà. Construisez une diapositive avec vos formes standard et vos styles de connecteurs, puis enregistrez-la comme modèle maison. L’avantage par rapport à un outil dédié est purement pratique : toute personne qui doit mettre à jour le schéma peut l’ouvrir sans demander de licence.

Existe-t-il un modèle d’organigramme pour Word ?

Word gère les petits organigrammes à l’intérieur d’un document plus large, en utilisant la toile de dessin pour que les formes restent groupées. Au-delà d’une douzaine de cases, cela devient frustrant et le schéma est mieux construit ailleurs puis inséré comme une image, avec l’emplacement du fichier source indiqué dans le document afin que quelqu’un puisse le mettre à jour plus tard.

Existe-t-il un modèle de process flow dans Excel ?

Excel peut en dessiner un, mais rarement il le faut. Son rôle utile ici est le registre : chaque process flow avec son responsable, la date de dernière vérification, le nombre de points de décision et l’emplacement du fichier source. Ce registre empêche une bibliothèque de schémas de devenir silencieusement obsolète, ce qui est l’échec décrit dans l’exemple détaillé ci-dessus.

Existe-t-il un modèle de process flow gratuit en PDF ?

Exportez en PDF pour la diffusion et pour tout ce qui doit entrer dans un audit ou un pack. Nommez toujours le fichier source et son emplacement directement sur le schéma, car un organigramme PDF sans original accessible est un document que personne ne peut maintenir.

Combien de cases un organigramme doit-il avoir ?

Quinze à vingt cases par page, c’est à peu près la limite lisible. Au-delà, soit divisez en un flux de haut niveau avec des sous-flux liés, soit acceptez que le processus soit mieux exprimé sous forme de texte avec un petit schéma ne montrant que les embranchements. Les diagrammes comportant soixante cases sont généralement produits pour démontrer l’exhaustivité plutôt que pour être lus.

Quelle est la différence entre un process flow et une process map ?

En pratique, les termes sont utilisés de façon interchangeable. Là où les organisations les distinguent, un process flow correspond à la séquence des étapes, et une process map est plus large : elle ajoute les rôles, les systèmes, les entrées, les sorties et parfois des données de timing et de volume. Une value stream map va encore plus loin en ajoutant le temps d’attente et une analyse de la valeur ajoutée.

Qui doit être responsable d’un organigramme de processus ?

Un rôle nommé avec l’outil, l’accès et le temps pour le mettre à jour. C’est une exigence plus élevée que ce que cela semble, et c’est la raison pour laquelle la plupart des schémas deviennent obsolètes. Si vous ne pouvez pas nommer quelqu’un qui satisfait aux trois critères, ne créez pas le schéma comme un document maintenu.

À quelle fréquence un process flow doit-il être mis à jour ?

En fonction des déclencheurs plutôt que d’un calendrier : lorsque un système change, lorsque une passation passe entre équipes, lorsqu’une nouvelle branche apparaît, ou lorsque le responsable du processus change. Ajoutez une date de dernière vérification et recontrôlez-la chaque année : pour un schéma, cela signifie généralement le parcourir avec quelqu’un qui exécute le processus plutôt que de le relire.