Cuando el mismo proceso se ejecuta de forma distinta en cada equipo, sitio o negocio adquirido, todo se vuelve más difícil. No se pueden comparar los resultados, hay que repetir la formación para cada variante, la automatización solo funciona en un lugar y cada nueva implementación de un sistema se convierte en una negociación. La estandarización del proceso lo soluciona acordando una única mejor forma de trabajar y desplegándola en todas las áreas donde aplique. Una plantilla de estandarización del proceso aporta a ese trabajo una estructura clara y repetible.

Esta plantilla gratuita de estandarización del proceso cubre el alcance, un análisis de variaciones entre sitios, el proceso estándar acordado, las variaciones locales permitidas, el plan de despliegue, la formación y los controles que mantienen el estándar en su sitio. Incluye un ejemplo ya cumplimentado y orientación para la estandarización en entornos multi-sitio, servicios compartidos y tras una fusión. Copia la estructura de abajo o ábrela en Trupeer y personalízala.

¿Qué es una plantilla de estandarización del proceso?

Una plantilla de estandarización del proceso es un documento estructurado para diseñar y desplegar una única forma estándar de ejecutar un proceso en distintos equipos, sitios, regiones o unidades de negocio. Registra cómo realiza cada ubicación el proceso hoy, las diferencias entre ellas, el estándar acordado, cualquier variación local aprobada y sus motivos, el plan de despliegue y de formación, y cómo se medirá y mantendrá el cumplimiento del estándar.

La estandarización se sitúa entre documentar el proceso actual y ejecutar el nuevo. Para documentar el propio estándar acordado, utiliza la plantilla de standard work.

¿Por qué estandarizar los procesos?

• Calidad y experiencia del cliente consistentes, allá donde se realice el trabajo.

• Rendimiento comparable, para que puedas ver qué equipos necesitan apoyo.

• Formación más rápida, con un proceso y un conjunto de materiales.

• Automatización e implementación de sistemas más fáciles, porque hay un proceso que automatizar o configurar.

• Menor riesgo, con controles aplicados de la misma forma en todas partes.

• Transiciones y servicios compartidos más sencillos, porque el trabajo puede moverse entre equipos.

¿Quién utiliza una plantilla de estandarización del proceso?

• Equipos de excelencia en procesos y excelencia operativa que lideran la estandarización.

• Responsables globales de procesos que gestionan un proceso en toda la organización.

• Líderes de servicios compartidos y GBS que consolidan el trabajo de muchos sitios.

• Equipos de integración que armonizan procesos tras fusiones y adquisiciones.

• Equipos de programas ERP que diseñan una plantilla global.

• Operaciones y responsables de sitio que adoptan el estándar localmente.

Previsualiza la plantilla de estandarización del proceso

La plantilla se abre con un resumen: proceso, responsable, alcance, sitios y objetivos. Un análisis de variaciones compara cómo realiza cada sitio cada paso hoy. La sección del proceso estándar establece los pasos acordados, los roles, los sistemas y los controles, con una tabla de variaciones locales permitidas y su justificación. A continuación, se incluyen los planes de despliegue, formación y comunicación; después, las medidas de adherencia y una sección de gobernanza para mantener el estándar actualizado. Cada sección es editable, así que puedes añadir sitios, pasos o medidas.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir secciones nuevas

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de estandarización del proceso puedes:

• Ver cómo funciona realmente cada sitio antes de elegir el estándar.

• Elegir la mejor forma, no la voz más ruidosa, usando evidencia y medidas.

• Permitir solo las variaciones que necesitas, con motivos registrados.

• Desplegar el estándar con formación y soporte.

• Mantener el estándar en su sitio con medidas de adherencia y gobernanza.

Qué debe contener una plantilla de estandarización del proceso

Plantilla gratuita de estandarización del proceso: la estructura para copiar

Copia la estructura de abajo en tu propio documento o ábrela en Trupeer y personalízala.

1. Resumen. Proceso: [nombre]. Responsable global del proceso: [nombre]. Alcance: [empieza cuando … termina cuando …]. Sitios: [lista]. Objetivos: [como consistencia, tiempo de ciclo, calidad]. Cronograma: [fechas].

2. Estado actual por sitio. Para cada sitio, enlaza con la documentación o grabación tal cual y anota volúmenes y medidas clave.

3. Análisis de variaciones.

4. Proceso estándar.

5. Variaciones locales permitidas.

6. Medidas. Rendimiento: [tiempo de ciclo, tasa de error, coste]. Adherencia: [porcentaje del trabajo que sigue el estándar, número de variaciones no aprobadas].

7. Plan de despliegue. Sitio, fecha de puesta en marcha, responsable del sitio, criterios de preparación y soporte.

8. Formación y comunicación. Materiales: [SOP, vídeo, ayudas para el puesto]. Sesiones: [por sitio]. Mensajes: [por qué, qué cambia, cuándo, dónde pedir ayuda].

9. Gobernanza. Responsable: [responsable global del proceso]. Solicitudes de cambio: [cómo se envían y aprueban]. Revisión: [frecuencia].

10. Aprobación. Responsable global del proceso y responsables de sitio, con fechas.

Ejemplo de estandarización del proceso: tramitación de facturas en tres sitios

Así podría verse una parte del análisis de variaciones y del estándar para la tramitación de facturas en una consolidación de servicios compartidos. Los detalles son ilustrativos.

Variación local permitida. El Sitio B mantiene una comprobación local de impuestos requerida por la normativa de su país, documentada en el estándar como un paso del país.

Despliegue. Primero el Sitio C, porque ya está más cerca del estándar; después el Sitio A; y luego el Sitio B tras sustituir su digitalización.

Cómo estandarizar un paso de proceso paso a paso

1. Elige el proceso con más variación, volumen o riesgo.

2. Designa un responsable global del proceso con autoridad para decidir el estándar.

3. Captura cómo funciona cada sitio hoy, idealmente grabando el trabajo real; consulta la plantilla de documentación de procesos.

4. Analiza las variaciones y los motivos que hay detrás: legales, del sistema, del cliente o hábitos.

5. Diseña el estándar a partir de la práctica con mejor rendimiento, con aportaciones de cada sitio.

6. Acordar variaciones permitidas solo cuando haya un motivo real y regístralo.

7. Documenta el estándar como SOP y vídeos cortos para cada rol.

8. Despliega sitio por sitio, con formación, soporte y comprobaciones de preparación.

9. Mide la adherencia y el rendimiento, y corrige las causas de la desviación.

10. Gobierna el estándar, con un único responsable y un proceso de cambios.

Cómo distinguir una variación necesaria de un hábito

Mantén la lista de variaciones permitidas corta. Cada variación añade esfuerzo de formación, documentación y control.

Estandarización del proceso tras fusiones y adquisiciones

Tras una adquisición, a menudo los mismos procesos se ejecutan de dos o más formas, en sistemas distintos, con controles y culturas diferentes. La estandarización forma parte de la integración, pero también pide a las personas que abandonen formas de trabajo conocidas. Empieza por los procesos donde las diferencias generan riesgo o bloquean la elaboración de informes, como el cierre financiero, procure to pay y nóminas. Captura los procesos actuales de ambas empresas grabándolos, para que el debate se base en la evidencia, no en la lealtad a la forma antigua. Para ver cómo el vídeo ayuda a que la gente acepte el cambio, consulta armonización de procesos tras M&A.

Estandarización del proceso para servicios compartidos y ERP

Los centros de servicios compartidos y las plantillas globales de ERP dependen de procesos estandarizados. En una consolidación de servicios compartidos, estandariza antes o durante la transición, para que el centro ejecute un único proceso en lugar de heredar las variantes de cada sitio. En un programa ERP, la plantilla global es un ejercicio de estandarización: el análisis de variaciones alimenta el análisis fit-gap y las variaciones locales permitidas se convierten en localizaciones por país. Para las decisiones del gap, utiliza la plantilla de análisis fit-gap.

¿Quién es el responsable de la estandarización del proceso?

Sin un responsable global con autoridad real, la estandarización suele quedarse atascada en la fase de diseño, porque cada sitio puede defender su propia forma.

KPIs de estandarización del proceso

• Adherencia: porcentaje de transacciones que siguen el proceso estándar.

• Variaciones aprobadas: número en vigor y cualquier otra que haya caducado sin revisión.

• Tiempo de ciclo y coste por transacción, comparados entre sitios.

• Tasas de error y retrabajo, comparadas entre sitios.

• Tiempo hasta alcanzar competencia para las personas que se incorporan a cualquier sitio.

• Reutilización de formación: porcentaje de materiales usados en todos los sitios en lugar de por sitio.

Mide antes y después del despliegue y compara los sitios entre sí, en lugar de hacerlo solo frente al proceso antiguo.

Cómo mantener un estándar en su sitio

• Mide la adherencia, no solo el rendimiento, por ejemplo el porcentaje de transacciones que siguen el flujo de trabajo estándar.

• Haz que el estándar sea fácil de seguir, con vídeos cortos y ayudas para el puesto en el punto de trabajo.

• Asigna a un único responsable la autoridad para aprobar cambios.

• Revisa el estándar con regularidad, y cuando cambien los sistemas, la normativa o los resultados.

• Investiga la desviación, porque las soluciones locales a menudo señalan un problema real con el estándar.

Para el documento que mantiene a todos en la misma versión, consulta control de versiones de SOP.

Errores comunes que debes evitar

• Elegir el estándar a partir del proceso de la oficina central sin mirar qué funciona mejor.

• Permitir que cada sitio tenga sus propias excepciones, para que nada sea realmente estándar.

• Estandarizar el documento, no la práctica, sin formación ni soporte.

• Sin un responsable global, por lo que el estándar se desvía.

• Ignorar el factor humano, especialmente después de fusiones.

Checklist de estandarización del proceso

• Se nombra un responsable global del proceso.

• Se captura el proceso actual de cada sitio con evidencia.

• Las variaciones se analizan con sus motivos.

• El estándar se diseña a partir de la mejor práctica, con aportaciones del sitio.

• Las variaciones permitidas son breves, están justificadas y se aprueban.

• El estándar se documenta como SOP y con vídeos para cada rol.

• El despliegue, la formación y la comunicación se planifican por sitio.

• Se mide la adherencia y el rendimiento.

• La gobernanza y la revisión están en marcha.

Cómo Trupeer te ayuda a estandarizar procesos

Genpact utilizó este enfoque basado en grabaciones para un despliegue de Workday a nivel de empresa, convirtiendo sesiones de proceso grabadas y recorridos con expertos en más de 500 materiales de formación en 20 flujos de trabajo, en cinco idiomas, para 140.000 empleados en 40 países, en 3 meses en lugar de 12. Lee la historia de cliente de Genpact.

Descarga la plantilla gratuita de estandarización del proceso

Abre la plantilla en Trupeer, añade tus sitios, graba el proceso actual de cada uno y diseña el estándar juntos. Obtén la plantilla gratuita de estandarización del proceso.

Plantillas relacionadas

• Plantilla de documentación de proceso tal cual

• Plantilla de flujo de proceso

• Plantilla de SOP con excepciones

• Plantilla de plan de control del proceso

• Plantilla de SOP de transición

Preguntas frecuentes

¿Qué es una plantilla de estandarización del proceso?

Es un documento estructurado para diseñar y desplegar una única forma estándar de ejecutar un proceso en equipos, sitios o unidades de negocio, que cubre la comparación del estado actual, el análisis de variaciones, el estándar, las variaciones permitidas, el despliegue, la formación, las medidas y la gobernanza.

¿Cuáles son los pasos en la estandarización del proceso?

Elige el proceso, nombra un responsable global, captura el proceso actual de cada sitio, analiza las variaciones, diseña el estándar, acuerda las variaciones permitidas, documenta el estándar, despliega con formación, mide la adherencia y gobierna los cambios.

¿Cómo decides qué proceso se convierte en el estándar?

Compara el proceso de cada sitio usando evidencia como grabaciones, volúmenes y medidas de rendimiento, y construye el estándar a partir de la mejor práctica con aportaciones de cada sitio.

¿Cuál es la diferencia entre estandarización y armonización de procesos?

Los términos a menudo se usan juntos. La estandarización suele significar un proceso idéntico en todas partes; la armonización a menudo permite más variación local mientras se alinean los pasos, controles y datos fundamentales.

¿Qué variaciones locales deben permitirse?

Solo las que tengan un motivo real, como requisitos legales o regulatorios o contratos con clientes. Registra cada una con su motivo, aprobador y fecha de revisión.

¿Cómo mantienes un estándar en su sitio?

Mide la adherencia, haz que el estándar sea fácil de seguir con vídeos y ayudas para el puesto, asigna a un único responsable autoridad sobre los cambios, revísalo con regularidad e investiga cualquier desviación.

¿Cómo ayuda la estandarización del proceso a los proyectos de ERP?

Reduce el número de variantes de proceso que hay que configurar y probar, alimenta el análisis fit-gap y el diseño de la plantilla global, y hace que la formación y el soporte sean más sencillos.

¿Hay una plantilla de estandarización del proceso en Word?

Sí. Word se adapta a las secciones de resumen, proceso estándar y gobernanza. Abre la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala en el formato que necesites.

¿Hay una plantilla de estandarización del proceso en Excel?

Sí. Excel se adapta al análisis de variaciones y a las medidas de adherencia en muchos sitios. Personaliza la plantilla en Trupeer y expórtala, o copia la estructura en Excel.

¿Hay una plantilla de estandarización del proceso en PDF?

Sí. Exporta el estándar aprobado como PDF para la aprobación y el intercambio, y mantén la versión editable como versión maestra.

¿La plantilla de estandarización del proceso es gratuita?

Sí. Regístrate gratis para abrir la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala.

¿Puedo comparar procesos de sitio usando grabaciones de pantalla?

Sí. Graba el proceso en cada sitio y Trupeer convierte cada grabación en un documento paso a paso, para que puedas comparar los pasos lado a lado y diseñar el estándar a partir de la evidencia.