Un flujo de proceso claro convierte un flujo de trabajo complejo en algo que cualquiera puede entender de un vistazo. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el mapeo de flujos de trabajo empezando con una plantilla de flujo de proceso gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo los flujos de proceso en recorridos en vídeo que dan vida a cada paso.

¿Qué es una plantilla de flujo de proceso y para qué sirve?

Un flujo de proceso, o diagrama de flujo, es un diagrama que muestra la secuencia de pasos de un proceso, con puntos de decisión donde la ruta se divide y flechas que indican a dónde va cada ruta.

Una plantilla de flujo de proceso es una versión ya preparada: las formas, las convenciones de diseño y, a menudo, un ejemplo desarrollado, para que ajustes algo en lugar de empezar con un lienzo vacío.

Son realmente útiles para dos tareas. Tomar una decisión, donde dibujar el estado actual permite que un grupo vea las transferencias, los bucles y las aprobaciones que nadie había tenido en cuenta. Y mostrar ramificaciones, donde la siguiente acción del lector depende de lo que encuentre, y el texto no puede expresarlo sin volverse ilegible.

Para todo lo demás, y en la mayoría de los casos, un diagrama de flujo es una lista numerada que alguien ha hecho más difícil de actualizar. Esa afirmación es la esencia de esta página, y es lo contrario de lo que te dirá una página de resultados llena de galerías de plantillas.

Cuándo merece la pena dibujar un diagrama de flujo

Hay tres situaciones que lo justifican.

Estás intentando ver algo. Dibujar el estado actual de un proceso, con todas las personas que lo tocan en la sala, saca a la luz de forma fiable cosas que nadie sabía: la aprobación que ocurre dos veces, la transferencia que cruza cuatro departamentos, el bucle que devuelve un tercio de los casos al inicio. Este es el uso de mayor valor de un diagrama de flujo y no tiene nada que ver con que el diagrama se conserve después.

El lector tiene que elegir. Solución de problemas, triaje, comprobaciones de elegibilidad, enrutamiento de escalaciones. Cuando la siguiente acción depende de lo que la persona encuentre, un diagrama o una tabla de decisión superan a una lista numerada, porque una lista numerada implica una secuencia que no existe.

El proceso cruza varios roles y las transferencias son el punto. Para eso están las swimlanes, y es un caso más específico que lo que sugiere la popularidad de las plantillas de swimlane.

Si no se aplica ninguna de las tres, estás dibujando una imagen de una lista. La lista será más rápida de escribir, más fácil de leer en el teléfono, se podrá buscar y cualquiera podrá actualizarla. Nuestra plantilla de documentación de procesos cubre esa estructura.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir nuevas secciones

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de flujo de proceso puedes:

• Ahorra horas en el mapeo: Omite la página en blanco con una estructura para cualquier flujo de trabajo.

• Visualiza trabajo complejo: Los flujos de proceso hacen visibles los puntos de decisión, las transferencias y los cuellos de botella.

• Mantén la coherencia con tu marca: Aplica tu logotipo, colores y fuentes usando el kit de marca de Trupeer.

• Mejora los procesos: Mapear un proceso es el primer paso para mejorarlo: la plantilla hace evidentes las ineficiencias.

• Forma equipos más rápido: Combina flujos de proceso con recorridos en vídeo para incorporar rápidamente a nuevas incorporaciones.

• Llega a equipos globales: Traduce flujos de proceso a 65+ idiomas con un solo clic.

Cuenta los puntos de decisión antes de dibujar

La versión más rápida de la prueba tarda dos minutos.

Escribe el proceso como una lista numerada. Luego cuenta los puntos en los que alguien tiene que decidir algo que cambia lo que ocurre a continuación. No los pasos que podrían fallar, y no las aprobaciones que siempre se conceden. Ramificaciones reales.

Si son menos de tres, la lista es tu documento. Dibuja un diagrama solo si lo vas a usar para una conversación y acepta que su vida termina cuando termina la conversación.

Si son tres o más, un diagrama gana su lugar, porque ahora la versión en texto necesitará referencias cruzadas que los lectores no pueden tener en la cabeza.

La razón por la que esto importa es el mantenimiento, en lo que nadie piensa mientras dibuja. El texto se edita por cualquiera en segundos. Un diagrama necesita la herramienta en la que se dibujó, una licencia para esa herramienta, el archivo fuente en lugar de una imagen exportada y, a menudo, un reacomodo porque insertar una caja desplaza todo lo demás fuera de alineación. Esa asimetría es la razón por la que los diagramas de flujo se quedan obsoletos más rápido que cualquier otro tipo de documentación.

Por qué la mayoría de los flujos de proceso deberían desecharse

La reformulación más útil disponible aquí es que, por lo general, un diagrama de flujo es una herramienta de pensamiento, no un documento.

Dibujado en una pared o en una pizarra con las personas que hacen el trabajo, hace algo que el texto no puede: hace visible de inmediato la forma del proceso, y esa forma es donde está el desperdicio. Ese trabajo se completa en unas pocas horas.

El error ocurre después. El diagrama se ordena como herramienta de dibujo, se exporta, se archiva y se trata como documentación. A partir de ese momento es una responsabilidad, porque se desviará de la realidad y nadie lo notará, y además parece autoritativo de una manera que un boceto apresurado no.

Un hábito mejor: fotografía la pared, registra las decisiones que produjo en texto y deja que el diagrama se vaya. Vuelve a dibujarlo la próxima vez que necesites ver el proceso, lo que te llevará una hora y te mostrará la versión actual en lugar de la de hace dos años.

Mantén como diagrama solo los flujos que superan la prueba de ramificación y que tienen un responsable con nombre que tenga la herramienta y el tiempo. En la mayoría de las organizaciones, eso es un número pequeño.

Plantilla gratuita de flujo de proceso: la estructura para copiar

Copia desde aquí. Un flujo de proceso utilizable es un diagrama más una pequeña cantidad de texto, y el texto es la parte que las plantillas omiten.

Título. El proceso, nombrado como un resultado.

Responsable y fecha de última verificación. Un rol y una fecha, es decir, cuándo alguien confirmó por última vez que el flujo coincide con la realidad. Los diagramas necesitan esto más que el texto, precisamente porque son más difíciles de actualizar.

Inicio y fin. Qué activa el proceso y qué condición significa que ha terminado. Se escribe encima del diagrama, no solo se dibuja como un óvalo.

Fuera de alcance. Qué hay inmediatamente a ambos lados que este flujo no cubre. De aquí salen los diagramas duplicados.

El diagrama. Usando formas estándar, dispuestas de izquierda a derecha o de arriba abajo, con un punto de entrada y salidas claramente etiquetadas.

Etiquetas de decisión. Cada rama debe estar etiquetada con la condición, no solo con sí y no. "Se superó el límite de crédito" supera a "no".

Lo que no aparece en el diagrama. Las excepciones y casos límite que lo harían ilegible, listados debajo en texto con una referencia desde el paso correspondiente.

Ubicación del archivo fuente. Dónde vive la versión editable y qué herramienta lo abre. Los diagramas sin esto se convierten en artefactos de solo lectura en un año.

Copia hasta aquí.

Formas clave de diagramas de flujo y qué significa cada una

Dos convenciones importan más que las formas en sí. Cada diamante necesita que sus salidas estén etiquetadas con condiciones en lugar de sí y no, porque el lector llega al diamante y necesita saber qué están comprobando. Y cada flecha debe llevar a algún sitio; una ruta que sale del diagrama es o bien una excepción que pertenece al texto de abajo, o un paso que falta.

La coherencia gana aquí a la corrección. Un equipo que usa rectángulos para todo pero etiqueta con claridad producirá diagramas más utilizables que uno que discute sobre paralelogramos.

Cuándo las swimlanes se ganan su lugar y cuándo no

Un diagrama de swimlane divide el flujo en filas o columnas, una por rol, de modo que cada paso se coloca en la lane de quien lo realiza.

Se ganan su lugar cuando las transferencias son el tema. Si la pregunta que intentas responder es quién hace qué, o dónde se atasca esto, o cuántas veces se cruza entre equipos, una swimlane lo responde de inmediato y nada más lo hace.

No se ganan su lugar cuando un rol hace casi todo, lo que produce un diagrama con una lane muy ocupada y varias vacías, o cuando el proceso es lineal, donde las lanes añaden anchura sin añadir información.

El coste práctico es el diseño. Las swimlanes son el tipo de diagrama más difícil de editar, porque al insertar un paso se desplaza todo en cada lane. Esa carga de mantenimiento es la razón principal por la que los programas de mapeo de procesos producen cientos de swimlanes que nadie actualiza nunca.

Si estás mapeando para encontrar problemas de transferencias, dibuja swimlanes, corrige las transferencias y conserva las correcciones en lugar de los diagramas.

El programa de transformación con 340 diagramas sin mantener

Storrington Group, una empresa de servicios de unas mil cien personas, puso en marcha un programa de transformación que incluía el mapeo de cómo funcionaba la organización.

Durante más de cinco meses, una consultora mapeó ciento doce procesos como diagramas de swimlane, produciendo alrededor de trescientas cuarenta representaciones una vez que se contaron varios niveles. Las tarifas más el tiempo interno sumaron algo en el rango de doscientas ochenta mil libras.

Dieciocho meses después, alguien preguntó cuántos seguían siendo precisos.

Se revisó una muestra de treinta. Cuatro seguían coincidiendo con la realidad. Diecinueve contenían al menos un paso que ya no existía. Siete describían sistemas que desde entonces habían sido reemplazados.

Ninguno se había actualizado. Las razones eran totalmente prácticas. Solo tres personas en la oficina del programa tenían licencias para la herramienta con la que se dibujaron los diagramas. Los archivos fuente estaban en una carpeta que nadie fuera de ese equipo podía encontrar. Y actualizar una swimlane significaba volver a maquetar todo el diagrama, lo que llevó una tarde para un cambio que tardaba un minuto en describirse con palabras.

El hallazgo más incómodo llegó al contar los puntos de decisión. De los ciento doce procesos mapeados, setenta y uno tenían menos de tres ramificaciones genuinas. Eran lineales. Se habían dibujado como swimlanes porque la plantilla del programa decía que los procesos se mapean como swimlanes.

De los cuarenta y uno que realmente ramificaban, seis se habían usado durante el programa para tomar decisiones reales, eliminando aprobaciones duplicadas y consolidando dos transferencias. Esos seis ya habían recuperado su coste. Quizá otros quince se estaban usando para formación.

El reinicio fue sencillo. Los cuarenta y uno procesos con ramificación se conservaron como diagramas mantenidos, se movieron a una herramienta a la que todos ya tenían acceso, con un responsable con nombre. Los setenta y uno lineales se reescribieron como texto numerado en la base de conocimiento que la gente ya usaba.

La regla adoptada después fue la de esta página: dibújalo si hay tres o más puntos de decisión genuinos, o si lo estás dibujando para tener una conversación, en cuyo caso no necesita mantenimiento.

Doce meses después, treinta y cuatro de los cuarenta y uno diagramas mantenidos se habían actualizado al menos una vez. Una auditoría nueva de treinta documentos encontró veintiséis precisos en lugar de cuatro.

Cómo crear un flujo de proceso, paso a paso

Primero escribe el proceso como una lista numerada, incluso si estás seguro de que quieres un diagrama. Tarda diez minutos y te da el recuento de decisiones.

Si el recuento justifica un diagrama, acuerda el inicio y el fin antes de dibujar nada, porque el desacuerdo sobre el alcance es lo que hace que las sesiones de mapeo se alarguen.

Dibuja el estado actual con las personas que hacen el trabajo, en una pared o en un lienzo compartido, de forma aproximada. No lo ordenes mientras dibujas.

Etiqueta cada salida de decisión con una condición.

Anota las excepciones en texto al lado del diagrama en lugar de añadir cajas para ellas, porque las excepciones son lo que convierte un flujo legible en uno ilegible.

Repásalo con alguien que realiza el proceso y fíjate en la frase "bueno, a veces". Cada una de esas frases es o bien una ramificación que falta o una excepción para el texto.

Luego decide, de forma explícita, si este diagrama se va a conservar o se va a desechar. Ambas opciones son válidas. No decidir es lo que crea una carpeta de dibujos obsoletos.

Tipos de flujos de proceso y plantillas de diagramas de flujo

Diagrama de flujo básico. Pasos secuenciales con algunas decisiones. La opción predeterminada y, por lo general, correcta.

Swimlane o cross-functional. Pasos asignados por rol. Para problemas de transferencias, como se indicó antes.

Árbol de decisiones. Mucha ramificación, poca secuencia. A menudo es mejor expresarlo como una tabla de decisión, que es más fácil de mantener y igual de legible. Nuestro job aid template explica cuándo una tabla supera a un diagrama.

Diagrama de flujo de datos. Muestra información que se mueve entre almacenes y procesos en lugar de tareas en secuencia. Una notación diferente para una pregunta diferente.

Mapa de flujo de valor. Añade tiempo, inventario y datos de valor agregado al flujo. Una herramienta lean para encontrar desperdicio, no un formato de documentación.

Flujo de sistema o de arquitectura. Componentes e interfaces en lugar de pasos humanos, y se integra con tu documentación de TI.

Estado actual frente a estado futuro. Dos diagramas uno al lado del otro. Realmente útil para decisiones de cambio y rara vez merece la pena mantenerlo después, ya que el estado futuro se convierte en el estado actual o se abandona.

¿Puedo conseguir una plantilla de diagrama de flujo en Word, PowerPoint o Excel?

PowerPoint es la opción más práctica de las tres para un diagrama que la mayoría de la gente necesitará editar. Casi todo el mundo lo tiene; las formas y los conectores se comportan de forma razonable y los conectores permanecen unidos cuando se mueven las cajas.

Word puede generar un diagrama de flujo y es incómodo a partir de unas doce cajas, porque el lienzo de dibujo lucha contra el flujo de texto. Es una buena elección cuando el diagrama es pequeño y debe estar dentro de un documento más grande.

Excel es la herramienta equivocada para el diagrama y la herramienta adecuada para dos cosas alrededor de él: el registro del proceso, que lista cada flujo con su responsable, fecha de última verificación y recuento de puntos de decisión, y cualquier tabla de decisión que extraigas de un diagrama con muchas ramificaciones.

PDF para la versión publicada. Lo importante es que el archivo fuente siga siendo accesible y esté nombrado en el documento, porque un diagrama de flujo en PDF sin un original editable es un diagrama que nunca se actualizará.

Sea cual sea tu elección, elige una herramienta que todos los que podrían actualizar el diagrama ya tengan. El ejemplo de Storrington de arriba falló en licencias más que en esfuerzo.

¿Pueden ChatGPT o herramientas de IA crear un diagrama de flujo?

Pueden generar un primer borrador y es un punto de partida realmente útil. Describe un proceso en lenguaje sencillo y la mayoría de los modelos actuales devolverán un diagrama en una notación de texto como Mermaid o una descripción estructurada que puedes pegar en una herramienta de diagramación.

Hay dos límites que conviene conocer. El modelo está dibujando el proceso que tú describiste, no el proceso que tienes, así que reproducirá tu ruta feliz y cualquier hueco en tu propia comprensión. Y no tiene forma de saber qué ramificaciones son reales, por lo que tiende a producir decisiones limpias y simétricas cuando la realidad tiene tres resultados desiguales.

El uso práctico es llegar a un diagrama aproximado en dos minutos para que una conversación con las personas que hacen el trabajo pueda empezar a partir de algo concreto. Trata la salida como un punto de partida para esa conversación, no como un mapa.

Qué mantener como texto en lugar de un diagrama

Las partes de un proceso que de forma constante pertenecen a las palabras en lugar de a las cajas.

Las excepciones y los casos límite, que son la forma más rápida de hacer que un diagrama sea ilegible.

Las reglas de decisión con cualquier complejidad, es decir, cualquier cosa con umbrales, valores o múltiples condiciones. Un diamante que diga "comprobación de crédito" oculta una regla que necesita tres líneas de texto.

Cualquier cosa que requiera criterio en lugar de una prueba, ya que un diagrama implica una respuesta determinista.

El nivel de detalle de campo, los nombres de los sistemas y los detalles de qué se introduce dónde. Eso pertenece al procedimiento sobre el que se apoya el diagrama.

Y la razón por la que existe el proceso, que pertenece a una política y no a ninguna de las dos.

Una buena combinación es un diagrama de una página que muestre la estructura y las ramificaciones, con el procedimiento debajo que incluya el detalle. Nuestro SOP template cubre esa capa inferior.

Cómo documentar el proceso que el diagrama no puede

Vale la pena decirlo con claridad: Trupeer AI no dibuja diagramas de flujo. Registra lo que alguien hace en pantalla y lo convierte en una guía escrita y en un vídeo. Para el diagrama en sí, necesitas una herramienta de diagramación, y existen varias buenas opciones gratuitas.

Donde sí ayuda es en la mitad del trabajo que un diagrama no puede llevar a cabo. Una vez que tu diagrama muestra la estructura y las ramificaciones, alguien todavía tiene que describir qué ocurre realmente dentro de cada caja, y esa descripción es lo que la gente necesita en el momento en que está haciendo el trabajo, en lugar de cuando está revisando el proceso.

Al registrar la tarea una vez, se obtiene ese detalle escrito con los pasos y las pantallas ya capturadas, lo cual es considerablemente más rápido que escribirlo y mucho más probable que sea preciso. Además, gestiona bien las excepciones, ya que el enfoque práctico es registrarlas tal como ocurren en lugar de intentar recordarlas más tarde.

Regístralo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.

La salida vive en tu base de conocimiento con una marca coherente junto al diagrama, y el creador de SOP cubre los procedimientos que necesitan control. Las instrucciones de configuración están en la guía de configuración de la plantilla de documento.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla gratuita de flujo de proceso en PowerPoint?

PowerPoint es una opción razonable y la mayoría de la gente ya lo tiene. Crea una diapositiva con tus formas estándar y estilos de conectores y guárdala como tu plantilla de casa. La ventaja frente a una herramienta dedicada es puramente práctica: cualquiera que necesite actualizar el diagrama puede abrirlo sin tener que solicitar una licencia.

¿Hay una plantilla de diagrama de flujo para Word?

Word gestiona diagramas de flujo pequeños dentro de un documento más grande, usando el lienzo de dibujo para que las formas se mantengan agrupadas. Pasadas unas doce cajas, se vuelve frustrante y el diagrama es mejor crearlo en otro sitio e insertarlo como imagen, indicando en el documento la ubicación del archivo fuente para que alguien pueda actualizarlo más tarde.

¿Hay una plantilla de gráfico de flujo de proceso en Excel?

Excel puede dibujarlo y rara vez debería hacerlo. Su función útil aquí es el registro: cada flujo de proceso con responsable, fecha de última verificación, recuento de puntos de decisión y dónde vive el archivo fuente. Ese registro es lo que evita que una biblioteca de diagramas se quede obsoleta en silencio, que es el fallo descrito en el ejemplo desarrollado de arriba.

¿Hay una plantilla gratuita de flujo de proceso en PDF?

Exporta a PDF para circular y para cualquier cosa que vaya a una auditoría o a un paquete. Nombra siempre el archivo fuente y su ubicación en el propio diagrama, porque un diagrama de flujo en PDF sin un original accesible es un documento que nadie puede mantener.

¿Cuántas cajas debería tener un diagrama de flujo?

Quince a veinte en una página es el límite aproximado de legibilidad. Más allá de eso, o bien divídelo en un flujo de alto nivel con sub-flujos enlazados, o acepta que el proceso se expresa mejor como texto con un diagrama pequeño que muestre solo las ramificaciones. Los diagramas con sesenta cajas suelen crearse para demostrar exhaustividad en lugar de para leerse.

¿Cuál es la diferencia entre un flujo de proceso y un mapa de proceso?

En la práctica, los términos se usan indistintamente. Cuando las organizaciones los distinguen, un flujo de proceso es la secuencia de pasos, y un mapa de proceso es más amplio: añade roles, sistemas, entradas, salidas y, a veces, datos de tiempos y volumen. Un mapa de flujo de valor va aún más allá al añadir tiempo de espera y análisis de valor agregado.

¿Quién debería ser el responsable de un diagrama de flujo de proceso?

Un rol con nombre, con la herramienta, el acceso y el tiempo para actualizarlo. Ese listón es más alto de lo que suena y es la razón por la que la mayoría de los diagramas se quedan obsoletos. Si no puedes nombrar a alguien que cumpla los tres requisitos, no crees el diagrama como un documento mantenido.

¿Con qué frecuencia se debe actualizar un flujo de proceso?

Según los desencadenantes, no según un calendario: cuando cambia un sistema, cuando una transferencia pasa entre equipos, cuando aparece una nueva ramificación o cuando cambia el responsable del proceso. Añade una fecha de última verificación y vuelve a revisarlo anualmente; para un diagrama, normalmente significa repasarlo con alguien que realiza el proceso en lugar de leerlo.