Usa esta plantilla
La formación de talla única rara vez encaja perfectamente con nadie. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el desarrollo personalizado iniciando con una plantilla gratuita de plan de formación individual para empleados, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo cada plan en un resumen en vídeo que el empleado y el manager pueden volver a consultar durante las 1:1.
La mayoría de los planes de formación individual son una lista de cursos para los que alguien se inscribió. Rara vez están mal, exactamente, pero rara vez se derivan de algo.
Un plan individual merece la pena cuando parte de una brecha concreta: esta persona necesita estar en el nivel tres en esta competencia, está en el nivel uno y así es como llega a ese punto para esa fecha. Todo lo demás es una reserva de formación con un nombre.
Descarga la plantilla de plan de formación individual
Formato | Ideal para |
|---|---|
Excel (.xlsx) | La matriz de habilidades, la evaluación de brechas y el plan en sí |
Word (.docx) | El documento del plan con el que trabajan el empleado y el manager |
La versión acordada y la impresión para conversaciones de revisión | |
Google Sheets | Un plan compartido que ambas partes actualizan |
.doc | Sistemas antiguos de RR. HH. |
Gratis, editable, sin marca de agua. Excel primero, porque la evaluación de brechas es una cuadrícula y el plan se ajusta a ella.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Expande la vista de la plantilla
Si es necesario, expande la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir secciones nuevas
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de plan de formación individual para empleados puedes:
Ahorra horas en la planificación: omite la página en blanco con una estructura pensada para el desarrollo personalizado.
Adapta el aprendizaje a la persona: los campos integrados cubren el rol individual, los objetivos y las brechas.
Mantén la coherencia con tu marca: aplica tu logotipo, fuentes y colores usando el kit de marca de Trupeer.
Impulsa el compromiso: los planes personalizados señalan la inversión en el crecimiento del empleado.
Estandariza entre empleados: usa la misma plantilla para cada miembro del equipo.
Llega a equipos globales: traduce planes de formación a 65+ idiomas con un solo clic.
¿Qué documento de formación necesitas?
Necesitas... | Usar |
|---|---|
Planificar la formación para una persona con nombre | Esta plantilla |
Planificar la formación para un equipo o la organización | |
Controlar quién se ha formado en qué y la caducidad | |
Determinar qué formación se necesita en todo | |
Hacer crecer a alguien más allá de su rol actual | |
Redactar el material sobre el que se forma la gente | |
Incorporar a alguien nuevo |
¿Plan de formación o plan de desarrollo?
Dos documentos para la misma persona que responden a preguntas diferentes, y mezclarlos es lo que hace que ambos acaben siendo vagos.
Plan de formación individual | Plan de desarrollo | |
|---|---|---|
Pregunta | ¿Puede hacer su trabajo actual? | ¿Hacia dónde va a continuación? |
Parte de | Una brecha de habilidades en el rol actual | La dirección profesional y la ambición |
Plazo | Semanas a meses | Seis a veinticuatro meses |
Contenido | Competencias específicas para alcanzar el nivel requerido | Trabajo de ampliación, exposición y algo de aprendizaje formal |
Impulsado por | Los requisitos del rol | Los objetivos de la persona |
Responsable | Manager, con el empleado | Empleado, con el manager |
Termina cuando | La brecha se cierra | Se va avanzando |
Un recién incorporado, alguien en un rol cambiado o alguien con bajo rendimiento en una competencia específica necesita un plan de formación. Alguien competente que quiere progresar necesita un plan de desarrollo. Muchas personas necesitan ambos, y deberían ser documentos separados porque mezclarlos hace que los objetivos de formación sean difusos.
La escala de competencia
Todo depende de poder decir en qué nivel está una persona y en qué nivel necesita estar el rol. Sin una escala, las brechas son opiniones.
Nivel | Significa | Prueba |
|---|---|---|
0. Ninguno | Sin exposición | No lo ha hecho |
1. Conoce | Entiende qué es, pero no puede hacerlo | Puede explicar el propósito |
2. Con ayuda | Puede hacerlo con ayuda o supervisión | Lo completa, hace preguntas |
3. Independiente | Puede hacerlo sin ayuda, con el estándar | Lo completa correctamente, sin supervisión |
4. Competente | Gestiona excepciones y casos límite | Resuelve el caso inusual sin escalar |
5. Experto | Puede enseñarlo y mejorarlo | Los demás acuden a esa persona y cambian la forma en que se hace |
Cinco niveles son suficientes. Más granularidad genera debates sobre si alguien es un 6 o un 7 sin cambiar ninguna decisión.
La distinción importante es entre 2 y 3, porque ahí está la línea entre necesitar supervisión y no necesitarla. La mayoría de los planes de formación existen para mover a alguien a través de esa línea.
El nivel 5 rara vez es un objetivo de formación. Se obtiene por años de hacer el trabajo, no por un curso.
La matriz de habilidades individual
Una persona, sus competencias, el nivel requerido y dónde está.
Competencia | Requerido | Actual | Brecha | Prioridad |
|---|---|---|---|---|
Realizar la conciliación mensual | 3 | 1 | 2 | Alta |
Gestionar consultas a proveedores | 3 | 2 | 1 | Alta |
Usar el sistema de reporting | 3 | 3 | 0 | Ninguna |
Procesar excepciones | 2 | 0 | 2 | Media |
Elaborar el paquete trimestral | 3 | 0 | 3 | Baja, no vence hasta noviembre |
Cumplimiento de protección de datos | 2 | 2 | 0 | Ninguna |
La columna requerida proviene del rol, no de la persona. Defínela una vez por rol y reutilízala para todos los que estén en ese rol, lo que también hace que la evaluación sea defendible en lugar de personal.
Observa la fila con una brecha de tres que tiene baja prioridad. El tamaño de la brecha y la urgencia son cosas distintas, y tratar la brecha más grande como la más importante es un error habitual.
Identificar la brecha con honestidad
La autoevaluación por sí sola sobreestima en algunas personas y subestima en otras, de forma bastante predecible. La evaluación del manager por sí sola no detecta lo que el manager no observa.
El método práctico: ambos evalúan de forma independiente con la misma escala y luego se habla de dónde difieren. Las discrepancias son la parte útil y, por lo general, revelan o bien que la competencia está mal definida o bien que el trabajo de la persona no es visible para su manager.
Cuando las circunstancias lo justifiquen, añade evidencia. Observa cómo realizan la tarea, revisa el trabajo reciente o pregunta a alguien que trabaje con ellos. La evaluación basada solo en una conversación tiende a medir la confianza más que la competencia.
Sé específico sobre la competencia en sí. "Se me da bien trabajar con hojas de cálculo" no se puede evaluar. "Puede crear una tabla dinámica a partir de datos exportados en bruto y comprobar que se concilia" sí.
Priorizar las brechas
No todas las brechas se cierran a la vez. Tres factores deciden el orden.
Consecuencia de la brecha. ¿Qué sale mal hoy porque no pueden hacer esto? Una brecha en algo que necesitan semanalmente tiene más prioridad que una brecha en algo que ocurre trimestralmente.
Urgencia. ¿Para cuándo lo necesitan? Una brecha en una tarea que vence en noviembre no es la prioridad de este mes, aunque sea grande.
Dependencia. Algunas competencias son requisitos previos para otras. Ordénalas.
Dos o tres brechas activas a la vez. Un plan que apunte a seis competencias simultáneamente produce un progreso lento en todas y la persona acaba evaluada como si siguiera en el nivel 2 en todo.
La plantilla de plan de formación individual
Campo | Introducir |
|---|---|
Empleado y rol | Nombre, rol, tiempo en el rol |
Manager | |
Periodo del plan | Normalmente 3 a 6 meses |
Motivo del plan | Nuevo incorporado, cambio de rol, brecha identificada, cumplimiento |
Competencias incluidas | De la matriz, dos o tres |
Por competencia | |
Nivel requerido | De la definición del rol |
Nivel actual | Acordado entre ambas partes |
Objetivo para este plan | A menudo no es el nivel requerido completo, si la brecha es grande |
Método | Cómo la aprenderán |
Quién lo proporciona | Persona o proveedor designado |
Cronograma | Fecha de inicio y fecha objetivo |
Cómo se evaluará la competencia | La prueba específica |
Acciones del manager | Qué hará el manager |
Tiempo asignado | Horas por semana o mes, protegido |
Fechas de revisión | Mensual para un plan activo |
Comentarios del empleado | Sus palabras |
El campo de "cómo se evaluará la competencia" es lo que convierte esto de un calendario en un plan. Decídelo antes de que ocurra la formación; si no, la evaluación se convierte en una conversación sobre si se sienten preparados.
Un plan de formación individual trabajado
Empleado: Analista de operaciones, 6 semanas en el rol. Motivo: Nuevo incorporado. Periodo: 3 meses.
Competencia 1: Realizar la conciliación mensual
Requerido | 3, independiente |
Actual | 1, conoce |
Objetivo para este plan | 3 para finales del mes 3 |
Método | Ver una vez, hacerlo con apoyo una vez y hacerlo sin ayuda con revisión |
Proveedor | Analista senior, además del recorrido grabado |
Cronograma | Mes 1 observar, mes 2 con apoyo, mes 3 sin ayuda |
Evaluado por | Realiza la conciliación del mes 3 en solitario, se revisa la salida y no hay errores materiales |
Acciones del manager | Asegurar que el analista senior esté disponible para la ejecución del mes 2. No intervenir en el mes 3 a menos que se solicite |
Tiempo | Medio día al mes, además de 2 horas de preparación |
Competencia 2: Gestionar consultas a proveedores
Requerido | 3 |
Actual | 2, con ayuda |
Objetivo para este plan | 3 para finales del mes 2 |
Método | Seguir cinco consultas, luego gestionarlas con revisión y después gestionarlas sin ayuda |
Proveedor | Responsable de equipo |
Cronograma | Semanas 1 a 3 |
Evaluado por | Gestiona diez consultas consecutivas sin escalar y sin quejas |
Acciones del manager | Dejar de copiarme en los hilos con proveedores a partir de la semana 4 |
Tiempo | Dentro del trabajo habitual |
Competencia 3: Procesar excepciones
Requerido | 2, con ayuda |
Actual | 0 |
Objetivo para este plan | 2 para finales del mes 3 |
Método | Procedimiento escrito más recorrido de las dos tipologías de excepción más comunes |
Proveedor | Analista senior |
Cronograma | Mes 3 |
Evaluado por | Puede identificar una excepción y sabe qué procedimiento se aplica. No se espera que resuelva sin ayuda en el nivel 2 |
Acciones del manager | Señalar las excepciones a esa persona a medida que ocurren, en lugar de gestionarlas en silencio |
Tiempo | 2 horas en total |
No está en este plan. Paquete trimestral, brecha de 3, aplazado al siguiente plan, ya que no se requiere hasta noviembre. Mientras tanto, hay disponible el recorrido grabado.
Revisión: mensual, 20 minutos.
Observa que la competencia 3 apunta al nivel 2 en lugar del 3. Establecer un objetivo intermedio alcanzable es mejor que un objetivo de brecha completa que falla en silencio, y el plan indica explícitamente qué significa y qué no significa el nivel 2.
Elegir el método para cada brecha
El método debe ajustarse al tipo de brecha y la mayoría de los planes recurren a un curso, independientemente.
Tipo de brecha | Mejor método | Mal método |
|---|---|---|
No conoce un hecho o una regla | Referencia escrita, lectura breve | Un curso de un día |
No puede operar un sistema | Recorrido grabado más práctica supervisada | Instrucciones escritas únicamente |
No puede realizar una tarea física o manual | Demostración y luego práctica supervisada | Cualquier documento |
No puede gestionar decisiones | Seguir a alguien, luego hacerlo con revisión y después hacer un debrief | Cualquier cosa sin un caso real |
Le falta teoría amplia | Curso formal o titulación | Aprender en el puesto de trabajo |
Sabe cómo, pero es lento o propenso a errores | Repetición con feedback | Más instrucciones |
Esa última fila merece la pena tenerla en cuenta. Una persona que entiende una tarea y aun así la hace mal no necesita más explicaciones. Necesita hacerla más, con alguien que compruebe, lo cual es una intervención totalmente distinta.
Programación
Protege el tiempo en horas, en el calendario. La formación que compite con la entrega hace que se pierda cada semana.
Secuencia primero los requisitos previos. Algunas competencias dependen de otras.
Ajusta el momento al ciclo de la tarea. Aprender un proceso mensual requiere un mínimo de tres meses, porque solo tienes tres intentos.
No lo adelantes. Una semana de formación antes de que alguien pueda aplicar cualquier cosa se desperdicia en gran medida.
Deja margen. Los planes con cada semana asignada fallan en la primera quincena ocupada.
El punto del ciclo de la tarea es el que la gente subestima. Para cualquier cosa trimestral o anual, la respuesta honesta es que la persona no puede alcanzar la independencia dentro del periodo del plan y el plan debería decirlo, con una grabación como alternativa provisional.
Evaluar la competencia
Decide la evaluación antes de la formación y hazla observable.
Objetivo de nivel | Evaluado por |
|---|---|
1, Conoce | Puede explicar qué es y cuándo se aplica |
2, Con ayuda | Lo completa con apoyo, haciendo preguntas sensatas |
3, Independiente | Lo completa sin ayuda, con la salida revisada y correcta |
4, Competente | Gestiona una excepción real sin escalar |
Obsérvala haciéndolo. No preguntes si se sienten seguros, ya que la confianza y la competencia se correlacionan débilmente y la dirección del error varía según la persona.
Para cualquier cosa con implicaciones de cumplimiento, registra el resultado de la evaluación y la fecha en la matriz de formación, no solo en el plan.
El papel del manager
Un plan de formación individual requiere más del manager que un programa para grupos.
Define los niveles requeridos para el rol antes de evaluar a cualquiera con ellos.
Evalúa con honestidad, incluidas las competencias en las que la persona ya está.
Crea la oportunidad. La mayoría de los métodos anteriores necesitan acceso a un trabajo real que el manager controle.
Protege el tiempo y no lo recuperes en una semana ocupada.
Deja de hacer esa cosa. Para varias competencias, la acción clave del manager es dejar de intervenir, lo cual es más difícil de lo que suena.
Evalúa al final, mediante observación en lugar de conversación.
Respeta las fechas de revisión.
Cada competencia del plan debería tener al menos una acción del manager. Si ninguna de ellas la tiene, el plan no se llevará a cabo.
Revisar el plan
Mensual para un plan activo, y con veinte minutos es suficiente.
Cubre lo que se intentó, no lo que se reservó. Pregunta qué les resultó más difícil de lo esperado, lo cual normalmente revela una brecha que nadie identificó. Vuelve a evaluar el nivel actual con honestidad, incluso donde no haya avanzado. Ajusta el cronograma en lugar de fingir que va según lo previsto.
Cierra el plan formalmente cuando se cierren las brechas y dilo. Un plan de formación que se va diluyendo deja a la persona con dudas sobre si se considera que es competente.
Cómo crear un plan de formación individual
Define la competencia requerida por competencia para el rol, una vez y reutilízala.
Evalúa de forma independiente, tanto el empleado como el manager, con la misma escala.
Comenta las diferencias, que es la parte informativa.
Prioriza según consecuencia, urgencia y dependencia, no según el tamaño de la brecha.
Elige dos o tres competencias, no más.
Establece un nivel objetivo realista para cada una, que puede ser un paso intermedio.
Elige el método para que coincida con el tipo de brecha.
Define la evaluación antes de la formación.
Escribe las acciones del manager y protege el tiempo.
Revisa mensualmente y cierra el plan de forma explícita.
Buenas prácticas
Los niveles requeridos se definen por rol, no por persona.
Ambas partes evalúan primero de forma independiente.
Dos o tres competencias a la vez.
Objetivos intermedios cuando la brecha es grande.
Método ajustado al tipo de brecha.
Evaluación definida antes de la formación y realizada mediante observación.
Tiempo protegido en horas.
Una acción del manager por competencia.
Revisiones mensuales de veinte minutos.
Plan cerrado de forma explícita cuando se cierran las brechas.
Errores comunes
Una lista de cursos sin una evaluación de brechas detrás.
Competencias demasiado vagas para evaluar, como "buena comunicación".
Niveles requeridos inventados por persona en lugar de definidos por rol.
Manager evaluando en solitario y perdiendo lo que no observa.
Seis competencias a la vez, así que no avanza nada.
Objetivos de brecha completa que nunca fueron alcanzables en el periodo.
Un curso elegido para cada brecha independientemente del tipo.
Evaluación mediante conversación, midiendo la confianza.
Tiempo no protegido, así que la formación pierde frente a la entrega cada semana.
Sin acciones del manager, así que el plan depende por completo del empleado.
Planes para tareas mensuales o trimestrales con un cronograma más corto que el ciclo de la tarea.
Nunca se cierra formalmente, así que nadie sabe si funcionó.
El 20 por ciento que no escala
Abre la plantilla en Trupeer AI, aplica tu kit de marca para que los documentos de formación coincidan con el resto de tus materiales de RR. HH. y edita cualquier sección directamente. La configuración está en la guía de plantillas.
Mira la columna del método en el ejemplo trabajado. La mayoría de las brechas se cierran observando a alguien competente y luego haciéndolo con esa persona disponible. Eso depende de que el analista senior tenga tiempo, esté presente y de que la tarea ocurra mientras el alumno está libre.
Para cualquier cosa mensual o trimestral, esa es una limitación real. Tres intentos en tres meses es el máximo absoluto y, si se falla uno, el plan se desplaza un mes.
Registra la tarea una vez y Trupeer AI genera el procedimiento escrito y un recorrido en vídeo narrado a partir de la misma pasada, de modo que el paso de observación esté disponible cuando la persona esté lista, en lugar de cuando el ciclo vuelve a ocurrir. No sustituye hacer la tarea, que es de donde realmente proviene la competencia, pero elimina la dependencia de la programación en la parte de aprendizaje.
Traduce el contenido a 65+ idiomas y mantén el conjunto en tu base de conocimiento para que el plan de la siguiente persona pueda usar el mismo material.
Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.
Preguntas frecuentes
¿Hay una plantilla gratuita de plan de formación individual para empleados en Word?
Sí. La versión de Word es el documento del plan con el que trabajan el empleado y el manager, con espacio para escribir con las propias palabras de la persona. Descarga gratuita, sin registro, sin marca de agua.
¿Hay una plantilla de plan de formación individual para empleados en formato Word doc?
Sí, se incluye una versión .doc junto con .docx para sistemas antiguos de RR. HH.
¿Puedo descargar una plantilla gratuita de plan de formación individual para empleados en Word?
Sí, todos los formatos se pueden descargar gratis sin necesidad de cuenta y sin atribución.
¿Hay una plantilla gratuita de plan de formación individual para empleados en Excel?
Sí, y Excel es donde ocurre el trabajo. Contiene la matriz de habilidades con la competencia requerida y la actual por competencia, la brecha calculada, la prioridad y el propio plan. La evaluación de brechas es una cuadrícula, así que una hoja de cálculo encaja mejor que un documento.
¿Hay una plantilla gratuita de plan de formación individual para empleados en PDF?
Sí, como versión acordada para la firma y como ejemplo trabajado completo para que puedas ver el nivel de especificidad que hace que un plan sea utilizable.
¿Hay una plantilla de calendario de formación en Excel, disponible para descargar gratis?
Sí, aunque es un documento diferente. Un calendario de formación es el calendario hacia adelante de sesiones en toda la organización y vive en la página de plantilla de formación del empleado junto con la matriz de formación y los registros.
¿Hay una plantilla de plan de formación en Word?
Sí. Para un programa para un equipo o para toda la organización en lugar de para una sola persona, usa la plantilla de plan de formación. Esta página cubre el plan para una persona concreta, construido a partir de sus brechas específicas.
¿Qué es un plan de formación individual para empleados?
Un plan para una persona concreta que establece qué competencias necesita alcanzar a un nivel requerido, dónde está actualmente, cómo cerrará la brecha, para cuándo y cómo se evaluará la competencia. Se diferencia de un plan de formación en que parte de la brecha de una persona, en lugar de partir de un programa.
¿Qué debe incluir un plan de formación individual?
El empleado y el rol, por qué existe el plan, dos o tres competencias incluidas, la competencia requerida y actual para cada una, el objetivo para este plan, el método, quién lo proporciona, los plazos, cómo se evaluará la competencia, las acciones del manager, el tiempo protegido y las fechas de revisión.
¿Cómo identificas las necesidades de formación de un empleado?
Primero define la competencia requerida por competencia para el rol y, después, haz que el empleado y el manager evalúen de forma independiente con la misma escala y comparen. Las discrepancias son la parte útil, ya que normalmente significan o bien que la competencia está mal definida o bien que el trabajo de la persona no es visible para su manager. Cuando las circunstancias lo justifiquen, añade evidencia observando la tarea.
¿Qué es una escala de competencia y por qué usar una?
Un conjunto definido de niveles, normalmente ninguno, conoce, con ayuda, independiente, competente y experto, que se usa para describir en qué punto está alguien en una competencia. Sin una escala, las brechas son opiniones y no se puede evaluar el progreso. La línea crítica está entre con ayuda e independiente, ya que es lo que la mayoría de los planes de formación existen para cruzar.
¿Cuántas competencias debe cubrir un plan de formación individual?
Dos o tres a la vez. Más produce un progreso lento en todas y una persona que sigue necesitando ayuda en todo en la revisión. Cierra dos brechas y empieza un plan nuevo en lugar de abrir seis.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de formación y un plan de desarrollo?
Un plan de formación cierra una brecha en el rol actual y normalmente dura de semanas a meses. Un plan de desarrollo impulsa a alguien hacia un rol futuro durante seis a veinticuatro meses. Manténlos como documentos separados, ya que combinarlos hace que los objetivos de formación sean difusos y las metas de desarrollo demasiado a corto plazo.
¿Cuánto tiempo debe durar un plan de formación individual?
De tres a seis meses para la mayoría de las brechas. La limitación vinculante suele ser el ciclo de la tarea más que el aprendizaje: para un proceso mensual, tres meses dan tres intentos, y para cualquier cosa trimestral el plan debería decir con honestidad que la independencia no es alcanzable dentro del periodo.
¿Cómo evalúo si la formación funcionó?
Mediante observación frente al nivel objetivo, decidido antes de que empezara la formación. En el nivel independiente, eso significa completar la tarea sin ayuda, con la salida revisada y correcta. Preguntar si alguien se siente preparado mide la confianza, que se correlaciona débilmente con la competencia.
¿Puedo personalizar esta plantilla de plan de formación individual?
Sí, cada versión se puede editar completamente. La escala de competencia merece la pena mantenerse consistente en toda tu organización incluso si cambias las etiquetas, ya que los planes solo son comparables si todos usan las mismas definiciones.
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