Usa esta plantilla
Un gran plan de formación es lo que separa la formación que impulsa resultados de la que solo llena huecos en el calendario. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el diseño de la formación empezando con una plantilla de plan de formación gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo el plan en formación basada en vídeos con la que tu equipo realmente se implicará.
¿Qué es una plantilla de plan de formación gratuita?
Una plantilla de plan de formación gratuita es una estructura reutilizable para programar la formación: a quién se forma, en qué, en qué orden, para cuándo y cómo sabrás que funcionó.
El calendario importa más que el contenido. Lo que la gente necesita saber se incluye en un manual de formación. Si la formación es o no la respuesta adecuada se determina mediante una evaluación de necesidades de formación. Este documento es el plan para impartirla.
Cada plantilla publicada cubre los mismos campos, y esos son los campos correctos. Tema, audiencia, método, formador, fecha, duración, evaluación. La estructura no es donde los planes de formación salen mal.
Salen mal en el orden, y la decisión de orden se toma por defecto en casi cualquier plan.
El formato sigue el uso. La versión Excel de una plantilla de plan de formación gratuita se adapta al propio calendario, que es una cuadrícula de personas frente a temas frente a fechas. La versión Word de una plantilla de plan de formación gratuita se adapta al relato que lo rodea: objetivos, enfoque, método de evaluación. El diseño de PowerPoint de una plantilla de plan de formación gratuita se adapta a presentar el plan para su aprobación, y el PDF de una plantilla de plan de formación gratuita es la versión acordada.
Los planes de formación se secuencian según la lógica del primer uso
Mira cómo se ordena cualquier plan de inducción o de formación para un puesto.
Empezará por lo general y avanzará hacia lo específico. Primero la visión general de la empresa, luego los sistemas, después los productos, luego los procesos y, por último, los casos más difíciles o menos frecuentes. Primero las bases, construyendo a partir de ahí. Así es como se organiza la educación, parece obviamente correcto y cada plantilla de plan de formación lo fomenta implícitamente al presentar los temas como una lista que se va trabajando.
El problema es que el orden en el que alguien necesita entender las cosas no es el orden en el que las va a hacer.
A un nuevo integrante se le enseña a gestionar reclamaciones en la semana dos porque encaja lógicamente después de lo básico. Recibe su primera reclamación real el día setenta. Un módulo de indicadores de fraude se entrega el día tres porque es regulatorio y se adelanta. El primer caso con marcadores reales de fraude llega en el mes cuatro.
Entre el aprendizaje y la práctica hay olvido, y el olvido no es gradual de una forma útil. El contenido que se enseña una vez, que nunca se practica y que se usa por primera vez diez semanas después, en gran parte se ha perdido. No del todo, que es la parte engañosa: la persona conserva lo suficiente para reconocer el tema y no lo suficiente para realizarlo, así que sigue con confianza y lo hace mal.
Eso genera un patrón que la mayoría de las organizaciones puede ver en sus propios datos y que nunca han graficado. Las tasas de error por tema se correlacionan con la brecha entre cuándo se enseñó un tema y cuándo se realizó por primera vez, con más fuerza que con lo difícil que sea el tema o con lo bien que se impartió.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir secciones nuevas
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de plan de formación puedes:
Ahorra horas en la planificación: Omite la página en blanco con una estructura utilizada por profesionales de L&D.
Diseña con intención: Secciones integradas para objetivos de aprendizaje, audiencia y resultados que garantizan que la formación tenga un propósito.
Mantente alineado con la marca: Aplica tu logotipo, fuentes y colores usando el kit de marca de Trupeer.
Escala la formación: Usa la misma plantilla de plan para cada iniciativa de formación.
Mide el impacto: Los campos de métricas integrados te ayudan a comprobar si la formación realmente está funcionando.
Llega a alumnos globales: Traduce planes de formación y contenido a 65+ idiomas con un solo clic.
Secuenciar según el primer uso
El cambio consiste en añadir una columna al plan y dejar que marque el orden.
Para cada tema, registra cuándo el alumno lo realizará por primera vez de verdad. No cuando aparece en el plan de estudios. La fecha real o los días transcurridos típicos desde su inicio.
Luego reordena. Todo lo que se realiza por primera vez en la semana uno se enseña en la semana uno. Todo lo que se realiza por primera vez en el mes tres se enseña en el mes tres, no el día cuatro junto con todo lo demás.
Dos reglas hacen que funcione.
No se enseña nada con más de unas dos semanas de antelación antes del primer uso, a menos que haya una razón específica. El contenido crítico para la seguridad y cualquier cosa requerida legalmente antes de que alguien empiece son excepciones legítimas, y deben señalarse como tales en lugar de tratarlas como predeterminadas.
Cuando no se pueda cerrar la brecha, planifica el repaso en lugar de esperar. Algunas cosas realmente deben cubrirse pronto. En esos casos, el plan debe incluir una breve revisión justo antes del primer uso, que es mucho más barato que enseñarlo correctamente dos veces.
Se siguen tres consecuencias y, por lo general, las tres se reciben con agrado.
El tiempo en aula baja, porque un programa adelantado está cargando contenido que nadie puede usar todavía. La rampa general se alarga en el papel y se acorta en la práctica. Y los nuevos integrantes informan de sentirse menos abrumados, lo que se refleja en la baja temprana.
Qué debe contener una plantilla de plan de formación
Nueve componentes. El tercero es el que cambia el plan.
Componente | Qué hace |
|---|---|
Para quién es este plan | Rol, cohorte o persona. Un plan que cubre tres roles no encaja con ninguno de ellos. |
Objetivos de capacidad | Lo que podrán hacer, expresado como acciones observables en lugar de como temas cubiertos. |
Fecha de primer uso por tema | Cuándo el alumno lo realizará por primera vez de verdad. La columna que decide el orden. |
Secuencia y fechas | El calendario, ordenado por primer uso en lugar de por el plan de estudios. |
Método por tema | En aula, acompañamiento, estudio autónomo, en el puesto, recorrido grabado. El método debe seguir al tema en lugar del lugar. |
Formador o responsable | Quién lo imparte y quién es responsable si no ocurre. |
Evaluación | Cómo sabrás que pueden hacerlo, que es una demostración en lugar de una simple marca de finalización. |
Tiempo del alumno requerido | Horas por semana que el alumno necesita y confirmación de que su responsable ha acordado protegerlas. |
Punto de revisión | Cuándo miras las tasas de error o la producción por tema, que es cómo descubres si la secuenciación fue correcta. |
La fila de tiempo del alumno es la segunda más comúnmente ausente. Los planes programan la disponibilidad del formador con cuidado y asumen que el tiempo del alumno está libre, lo cual no es así, y el resultado es una formación que se aplaza por la presión operativa hasta que la brecha entre aprendizaje y práctica se amplía aún más.
Plantilla de plan de formación gratuita: la estructura para copiar
Rellenada con un ejemplo real en lugar de marcadores de posición. El plan forma a nuevos gestores de reclamaciones en una aseguradora.
Copia desde aquí.
Para quién es este plan. Nuevos gestores de reclamaciones sin experiencia previa en seguros, que se incorporan en cohortes de unas ocho personas.
Objetivos de capacidad. Redactados como cosas que alguien puede hacer y observar.
Lleva una nueva reclamación de motor hasta el punto de validación. Resuelve una reclamación sencilla dentro de la autoridad. Identifica cuándo una reclamación supera la autoridad y escala correctamente. Reconoce indicadores de fraude y solicita una derivación. Gestiona una reclamación con el estándar de primera respuesta. Explica a un cliente una reclamación rechazada.
Secuencia, ordenada por primer uso.
Tema | Realizado por primera vez de verdad | Impartido | Método | Evaluación |
|---|---|---|---|---|
Navegación del sistema y recepción de reclamaciones | Día 2 | Día 1 | Aula más sistema en vivo | Completa tres recepciones observadas |
Reclamación estándar de motor, validación | Día 4 | Día 2 a 3 | Aula y luego acompañamiento | Cinco reclamaciones observadas |
Resolución dentro de la autoridad | Día 12 | Día 8 | En el puesto con un coach | Diez resoluciones revisadas |
Escalado y límites de autoridad | Día 15 | Día 9 | Aula, media jornada | Evaluación de escenarios |
Explicar una reclamación rechazada | Día 30 | Día 24 | Role play más escucha de llamadas | Dos llamadas revisadas |
Reclamaciones, primera respuesta | Día 70 típico | Semana 6 | Media jornada, más reclamaciones en vivo con un coach | Tres reclamaciones revisadas |
Indicadores de fraude y derivación | Día 94 típico | Semana 10 | Media jornada, basada en casos | Evaluación del conjunto de casos |
Pérdida total y salvamento | Día 120 típico | Semana 14 | Media jornada | Evaluación del conjunto de casos |
El contenido regulatorio requerido antes de gestionar cualquier contacto con un cliente se entrega el día uno, independientemente del primer uso, y se marca como excepción con una revisión programada en la semana seis.
Tiempo del alumno requerido. Doce días de formación formal a lo largo de catorce semanas, más cuatro horas a la semana de práctica guiada desde la semana dos. El responsable de línea ha confirmado que esas cuatro horas están protegidas y que no se liberarán para cobertura operativa sin acuerdo.
Formador o responsable. Las semanas uno y dos las imparte el equipo de formación. Todo lo de la semana tres lo imparte el líder del equipo con materiales del equipo de formación. El líder del equipo es responsable de que ocurra.
Punto de revisión. Las tasas de error por tema se revisan a los seis meses para cada cohorte, comparando específicamente los temas impartidos cerca del primer uso con los impartidos al principio.
Copia hasta aquí.
Ejemplo de plan de formación: impartido en la semana uno, usado por primera vez el día noventa y cuatro
Arncliffe Mutual es una aseguradora regional de unas setecientas personas, que contrata alrededor de noventa gestores de reclamaciones al año.
Su inducción fue un programa de aula de cuatro semanas que cubría todo lo que necesitaba un gestor: sistemas, productos, regulación, tipos de reclamación, reclamaciones, fraude, pérdida total. Veinte días de formación formal antes de que nadie tocara una reclamación en vivo de forma independiente. Estaba bien diseñado, bien impartido y obtuvo una alta calificación en los formularios de feedback.
A los seis meses, una auditoría de errores produjo un patrón que nadie había esperado.
La gestión de reclamaciones, impartida en la semana dos, se realizó por término medio por primera vez el día setenta y uno. Tasa de error frente a los estándares de primera respuesta: treinta y cuatro por ciento.
La derivación por fraude, impartida el día tres porque era regulatoria y se adelantó, se necesitó de verdad por término medio el día noventa y cuatro. Se omitieron el cuarenta y uno por ciento de los casos con indicadores claros.
La validación estándar de reclamaciones de motor, impartida en la semana cuatro, se realizó por primera vez el día veintiséis. Tasa de error: ocho por ciento.
El patrón no era dificultad y tampoco era calidad de la impartición. Los mismos formadores, los mismos materiales, las mismas cohortes. Era la brecha entre haber sido enseñado y haberlo hecho.
Fraude, enseñado antes, realizado después, peores resultados. Validación de motor, enseñada al final, realizada antes, mejores resultados.
La re-secuenciación no añadió contenido. La semana uno se redujo a lo que alguien usa en sus primeras dos semanas: navegación del sistema y recepción de reclamaciones. Las reclamaciones se movieron a media jornada en la semana seis, impartidas cuando los gestores ya habían empezado a recibirlas. El fraude se movió a la semana diez. La pérdida total, a la semana catorce.
El tiempo formal en aula pasó de veinte días a doce, con ocho días redistribuidos entre los meses dos y cuatro. La rampa se alargó en el papel y la formación se acortó.
Doce meses después, la tasa de error en reclamaciones pasó del treinta y cuatro por ciento al once. Los fallos de fraude pasaron del cuarenta y uno por ciento al quince. El tiempo hasta la productividad total bajó de alrededor de cinco meses a tres y medio.
El resultado inesperado fue la rotación. Las personas que se marcharon en los primeros seis meses pasaron del veintidós por ciento al catorce. Las conversaciones de salida habían mencionado de forma constante sentirse abrumados en el primer mes, que es lo que producen veinte días de contenido sobre un trabajo que aún no has hecho.
No mejoró nada de la formación. Cambió el orden.
Cómo crear un plan de formación en seis pasos
Confirma primero que la formación es la respuesta. Un plan construido sobre una evaluación de necesidades que nunca puso a prueba su suposición programará formación para un problema que la formación no puede solucionar.
Escribe objetivos de capacidad, no temas. Algo que puedas observar que alguien hace. "Comprender las reclamaciones" no se puede evaluar; "gestionar una reclamación con el estándar de primera respuesta" sí.
Para cada objetivo, averigua cuándo se realiza por primera vez de verdad. Pregunta a los líderes del equipo o consulta los datos de casos según la antigüedad. Este es el paso que nadie hace y tarda una tarde.
Ordena el plan por esa fecha, con una lista de excepciones declarada para cualquier cosa legal o de seguridad requerida antes.
Reserva el tiempo del alumno y protégelo. No el del formador. Por escrito, con el responsable de línea.
Establece una revisión que analice el rendimiento por tema, para que descubras si la secuenciación fue correcta en lugar de si la formación gustó.
El paso tres es toda la intervención y cuesta casi nada. La información existe dentro de tu propia operación y normalmente la mantienen de forma informal los supervisores a los que nunca se les ha preguntado.
Tipos de plan de formación
La estructura se mantiene y la pregunta sobre la secuenciación se aplica a todos.
Plan de incorporación o de inducción. Donde el problema del primer uso es más grave, porque todo se enseña a la vez y se utiliza durante meses. Las mayores mejoras de la re-secuenciación están aquí.
Plan específico por rol. Para alguien que pasa a un rol definido. Las fechas de primer uso normalmente se pueden conocer con precisión, lo que hace que este sea el tipo más fácil de secuenciar bien.
Plan de formación de cumplimiento. Los plazos se establecen externamente y la finalización debe evidenciarse, así que el plan es parcialmente un registro. Ten en cuenta que cuando el contenido es legalmente requerido antes de que alguien desempeñe un rol, la secuenciación por primer uso no aplica y la solución es un repaso programado antes del uso real.
Plan de formación cruzada. Enseñar a las personas un segundo rol para cubrir. La fecha de primer uso es impredecible por definición, lo que hace que este sea el tipo en el que el material bajo demanda es lo más importante.
Plan anual o de desarrollo del equipo. Horizonte más largo, grano más grueso y más cerca de un plan de formación para un grupo que para una persona. La matriz de formación de empleados cubre la visión de cobertura en todo un equipo.
Plan de desarrollo individual. Para el crecimiento de una persona en lugar de su competencia en el rol, y se guía por sus brechas en lugar de por un plan de estudios estándar. El plan de formación individual lo cubre.
Desarrollo de liderazgo y gestión. Horizonte largo y el problema del primer uso es real, pero más difícil de fechar, ya que las situaciones para las que se forma llegan de forma impredecible.
¿Plan de formación, evaluación de necesidades o manual de formación?
Tres documentos en secuencia, y construirlos en un orden incorrecto es el fallo más común en esta área.
Una evaluación de necesidades de formación establece si hay una brecha y si la formación es el remedio adecuado. Se hace primero y la página de evaluación de necesidades de formación explica por qué la mayoría concluye que, independientemente, se necesita formación.
Un plan de formación programa la entrega. Quién, qué, cuándo y cómo se evalúa. Esta página.
Un manual de formación es el contenido en sí, y la página del manual de formación lo cubre.
Las organizaciones suelen construir primero el plan, porque un plan se puede producir en la mañana y parece progreso. Lo que sigue es un calendario de sesiones en el que alguien escribe el material la noche anterior, que es como el contenido termina organizado en torno a la comodidad del formador en lugar del uso del alumno.
Cómo medir si funcionó
Cuatro medidas y la finalización no es una de ellas.
Tasa de finalización. Llega al noventa y cinco por ciento en dos cohortes y no te dice nada sobre la capacidad. Hazle seguimiento para evidencias de cumplimiento y no lo trates como un resultado.
Tasa de superación de la evaluación en el momento de la entrega. Es útil y mide la retención a corto plazo en lugar del rendimiento. Las altas tasas de superación junto con un rendimiento deficiente seis meses después es exactamente el patrón que aborda la secuenciación por primer uso.
Tasas de error o de calidad por tema, por antigüedad. La medida que importa y la que revela problemas de secuenciación. Arncliffe encontró aquí toda su respuesta.
Tiempo hasta la productividad total. El mejor número único para un plan de formación, porque recoge todo para lo que sirve el plan. Defínelo una vez y nunca cambies la definición.
Desglosa la tercera medida por tema en lugar de informar una tasa de error general. Un promedio oculta exactamente el patrón que estás buscando: que algunos temas son mucho peores que otros por razones que no tienen que ver con cómo se enseñaron.
Lo que una plantilla de plan de formación gratuita no puede solucionar
Formación para un problema que no es un problema de formación. La evaluación viene primero por una razón.
Tiempo del alumno que no existe. Un plan que requiere cuatro horas a la semana de alguien que no tiene esas cuatro horas se retrasará, y ese retraso amplía la brecha entre aprendizaje y práctica.
Contenido que no se ha escrito. Ninguna plantilla de plan de formación gratuita para descargar y ninguna plantilla de plan de formación gratuita en Word para descargar proporcionan el material, y un plan para contenido que aún no existe se convierte en un calendario que alguien persigue.
Adelanto impuesto desde fuera. Cuando un regulador, un cliente o una aseguradora exige que se cubra todo antes de que alguien empiece, la secuenciación por primer uso no está disponible. Planifica el repaso en su lugar y deja claro que el requisito es de cumplimiento, no de aprendizaje.
Imprímelo en el momento de uso
La secuenciación por primer uso tiene un problema obvio, y es la razón por la que la mayoría de las organizaciones adelantan la formación desde el principio.
Impartir una sesión de media jornada en la semana seis, la semana diez y la semana catorce para cada cohorte es más programación que impartir veinte días de una vez. Con noventa contrataciones al año en cohortes continuas, el calendario del formador se convierte en la limitación y la respuesta honesta suele ser rendirse y enseñar todo al inicio.
La salida es que la mayor parte de lo que se adelanta no necesita una sesión en absoluto. Solo necesita estar disponible en el momento en que alguien lo necesita por primera vez.
Trupeer AI lo hace práctico. Alguien realiza la tarea una vez mientras graba, y el resultado es un recorrido paso a paso por escrito con capturas de pantalla ya capturadas y colocadas, junto con un vídeo, en tu propia marca. Un gestor que recibe su primera reclamación el día setenta abre el recorrido de reclamaciones, que dura cuatro minutos y llega justo cuando es útil.
Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.
Se siguen tres consecuencias para los planes de formación en particular. La entrega justo a tiempo solo funciona si el material existe bajo demanda, y producir material bajo demanda para cuarenta tareas a mano es la razón por la que normalmente no se hace. La formación cruzada se vuelve viable, porque la fecha de primer uso es impredecible y el material bajo demanda no necesita una fecha. Y la misma grabación sirve para todas las cohortes, así que el coste de un plan bien secuenciado deja de escalar con el número de incorporaciones.
El material está en tu base de conocimiento y también sirve como formación para el personal existente que ha olvidado algo que hace dos veces al año. La consistencia entre tus documentos es cuestión de configurar el kit de marca una vez, y la configuración se cubre en la guía de configuración de plantillas de documentos.
Preguntas frecuentes
¿Hay una versión Excel gratuita de la plantilla de plan de formación?
Excel es el formato natural, porque un plan de formación es una cuadrícula de personas frente a temas frente a fechas. Un archivo Excel de plantilla de plan de formación gratuita te permite ordenar por fecha, filtrar por cohorte y ver quién está por detrás.
Añade una columna que ninguna plantilla publicada incluye: cuándo el alumno realizará por primera vez cada tema de verdad. Ordenar el plan por esa columna en lugar del orden del plan de estudios es el cambio único que más mejora lo que la gente retiene.
¿Hay una versión Excel gratuita de la plantilla de plan de formación para hacer seguimiento de todo un equipo?
Sí, y es un documento ligeramente diferente al de un plan para una sola cohorte. Un archivo Excel de plantilla de plan de formación usado en todo un equipo se convierte en una matriz de cobertura: quién se ha formado en qué, cuándo y cuándo caduca.
Mantén ambos por separado. Una matriz responde quién puede hacer qué hoy. Un plan responde qué ocurre a continuación y en qué orden. Combinarlos produce una cuadrícula demasiado densa para programarla.
¿Hay una versión Word gratuita de la plantilla de plan de formación?
Word se adapta a la mitad narrativa: objetivos, enfoque, método de evaluación y la justificación de la secuencia. Un archivo Word de plantilla de plan de formación gratuita funciona bien para la versión que se aprueba.
Mantén el calendario en una hoja de cálculo y consúltalo. Un plan con fechas en una tabla de Word deja de actualizarse en unas tres semanas y un plan desactualizado es peor que ninguno, porque la gente trabaja a partir de él.
¿Hay una versión Word doc gratuita de la plantilla de plan de formación?
Sí, y un archivo Word doc de plantilla de plan de formación gratuita es lo mismo con una extensión anterior.
La elección que más importa es si el documento registra por qué los temas están en el orden en que están. Un plan con una justificación de secuenciación declarada se puede cuestionar y mejorar. Uno con un orden sin explicación se heredará sin cambios durante años.
¿Hay una descarga gratuita de la plantilla de plan de formación Word?
Está ampliamente disponible y casi todas presentan los temas como una lista para trabajarlos en el orden indicado. Una descarga gratuita de la plantilla de plan de formación Word te dará esa lista y los campos estándar.
Lo que merece la pena añadir es la columna de primer uso, además de una lista breve de excepciones para cualquier cosa que deba entregarse antes por motivos legales o de seguridad. Estos dos cambios tardan diez minutos y marcan la diferencia entre un plan de estudios y un plan.
¿Hay una versión PowerPoint gratuita de la plantilla de plan de formación?
Las diapositivas se adaptan a presentar el plan para su aprobación, especialmente cuando necesitas que un responsable acepte proteger el tiempo del alumno. Un deck de PowerPoint de plantilla de plan de formación gratuita funciona bien para la secuencia, el compromiso de tiempo y el enfoque de evaluación.
No ejecutes el plan desde ahí. Las fechas cambian, las cohortes se desplazan y un deck que se ha desviado del calendario real es la versión que la gente recuerda.
¿Hay una plantilla de plan de formación gratuita en PDF?
El PDF se adapta a la versión acordada y distribuida, especialmente cuando el plan respalda un requisito de cumplimiento o una solicitud de financiación. Exporta una plantilla de plan de formación gratuita en PDF una vez acordada, con la fecha y el punto de revisión incluidos.
Mantén la fuente editable. Los planes de formación cambian a medida que las cohortes avanzan y cuando las fechas de primer uso resultan ser diferentes de lo que estimaron los supervisores.
¿Hay una descarga gratuita de la plantilla de plan de formación que merezca la pena usar?
Los campos se han mantenido estables durante años y cada versión publicada ofrece aproximadamente los mismos, así que una descarga gratuita de la plantilla de plan de formación gratuita te ahorra, como mucho, una tarde.
Juzga cualquiera de ellas con una sola pregunta. ¿Hay algún lugar para registrar cuándo el alumno hará por primera vez la tarea que se le enseña? Ninguna lo tiene, y esa ausencia es la razón por la que tantos planes lo entregan todo en la semana uno y pierden la mayor parte.
