今天是您新 SaaS 平台的发布日。工程团队正在庆祝，产品已经上线，且路线图上已经排满了新功能。但当第一批企业客户登录时，问题开始接踵而至：“我该如何设置 SSO？” “我在哪里可以找到 API 密钥？” “如何最有效地让我的团队入职？”突然间，您意识到关于集成、工作流和故障排除的所有知识都存在于几个关键人的脑海中，而这些人已经忙于下一个冲刺。
听起来耳熟吗？在快速发展的 B2B 环境中，技术文档 通常是事后想起的，在截止日期之间被挤进，或是由任何有空的人撰写。结果是什么？文档假设太多，跳过关键步骤，让新用户或合作伙伴感到迷失。当文档匆忙或不完整时，会减缓入职速度，挫败客户，并为支持和销售团队带来瓶颈。
在这篇文章中，您将学习如何对 B2B 产品的技术文档进行处理，何时开始，包含什么，以及如何让您的文档对于客户、合作伙伴和您的团队真正有用。让我们深入探讨一下为什么优秀的文档不仅仅是一种可有可无的存在，而是商业的必要条件。
什么是技术文档，以及它为什么重要？
技术文档基本上是任何书面指南或手册，帮助人们理解如何使用、修复或构建技术内容，无论是软件、硬件、系统，甚至是公司流程。它将复杂的内容拆解成简单的步骤、说明或图表，以便用户、开发者或内部团队能够完成工作而不会感到困惑。想象一下它就像您新设备附带的说明书，或是您在网上找到的软件工具分步指南。
它为什么如此重要？因为没有良好的文档，即使最聪明的产品或系统也会让人觉得无法使用或维护。它能通过在问题被提出之前回答问题来节省时间，通过提供清晰的指示来减少错误，并帮助团队和客户保持步调一致。良好的技术文档意味着更少的挫败感、更少的支持电话以及更流畅的整体体验，无论您是新手还是开发人员，或是在集成复杂功能时。
用户指南是什么，它与技术文档有什么不同？
虽然用户指南也是技术文档的一种示例，但由于其广泛使用，它也可以被视为一个单独的主题进行讨论，并与其他类型的技术文档区分开。用户指南是一本简单而有用的文档，逐步向您展示如何使用某个产品或软件。它是为非专家人士而制作的，以简单、易懂的语言来解释事情。无论是设置新手机、使用厨房电器，还是导航新应用，用户指南都可以帮助您快速入门，并轻松解决常见问题。
用户指南旨在通过像一个友好的助手一样帮助您完成所需操作，从而使您的生活变得更加轻松，因此您也能自信地使用产品。它们有多种形式，从印刷小册子和 PDF 到视频和应用程序内教程，侧重于清晰的指示，而不是深入的技术细节。目标是帮助用户快速解决问题，愉快地使用产品而没有困惑。
用户指南 | 技术文档 | |
目的 | 帮助普通用户轻松有效地操作产品。 | 提供给开发者、工程师、支持团队的深入技术信息，关于产品如何工作以及如何维护。 |
受众 | 为非技术或休闲用户设计。 | 面向具有专业知识的技术专家。 |
内容细节 | 包含简单、清晰的分步指示和故障排除小贴士。 | 包括详细的架构图、代码示例和系统设计。 |
语言风格 | 使用简单、对话式的语言，没有行话。 | 使用技术术语，并假设已有相关领域知识。 |
范围 | 专注于如何安全有效地使用产品功能。 | 深入涵盖产品设计、开发流程、测试和维护。 |
格式 | 使用插图、截图和项目符号列表以提高清晰度。 | 通常包含正式图表、表格和代码片段。 |
目标 | 确保用户能够毫无困惑地与产品互动。 | 使技术团队能够进行实施、故障排除和更新。 |
如何使用 Trupeer 编写技术文档
这里有 7 个步骤来创建最佳可能的技术文档。优秀的技术文档是关于让事情变得容易，对于真实的人而言，无论他们是客户、开发者还是您自己的团队成员。如果您希望文档真正有帮助，以下是您可以为任何用例遵循的简单实用流程：
第 1 步：识别您的受众并定义主题
最佳的使用指南有一个共同的特点， 它们专注于单一、具体的主题。
例如，“如何使用 Notion AI 设置会议记录”比“如何使用 Notion AI”要清晰得多。
如果您刚开始，保持您的指南简单且范围紧缩。
决定您是为谁创建的， 潜在客户、客户，还是内部团队成员。
初学者可能需要更多的分步指导，而高级用户可能想要更深入的产品见解。
第 2 步：使用 Trupeer 捕捉您的过程
安装 Trupeer Chrome 扩展程序并在执行任务时录制屏幕。
只需逐步演示并解释您正在做什么，Trupeer 会自动录制您的屏幕和声音作为视频。
已经有录音？没问题。
您可以将现有视频（最长 5 分钟或 150 MB）直接上传到 Trupeer，支持标准格式。💡 提示：录制时，选择您的输入语言以确保后续的准确转录。
第 3 步：让 Trupeer 自动生成您的指南
录制完成后，转到左上角的文档标签。
Trupeer 的 AI 分析您的视频并立即提取关键步骤， 将截图、操作和描述结合成草稿指南。
这就像有一个 AI 助手将您的屏幕录制转化为结构化文档。
第 4 步：润色和自定义您的内容
Trupeer 包含字处理器般的编辑器，因此编辑感觉自然且直观， 不需要编码。
您可以：
重新排列或重命名步骤
添加注释和超链接
编辑或删除截图
插入额外的解释或视觉内容
这种灵活性帮助您将指南打磨到完美。
第 5 步：使用 AI 进行个性化或重写
需要针对不同受众调整您的指南吗？
Trupeer 的 AI 重写功能可让您立即为初学者、高级用户或不同的产品版本量身定制相同的内容， 无需重新录制任何内容。
只需添加您的指示，Trupeer 将根据需要调整语气和深度。
第 6 步：为全球团队本地化
如果您的受众分布在多个地区，Trupeer 支持翻译成 9 种以上的语言。
这使您的使用指南在全球范围内可访问，并减少多语言团队或客户的入职摩擦。
第 7 步：导出和分享
一旦您对指南感到满意，可以将其导出为 PDF、Word 或 Markdown，或通过链接直接分享，或嵌入到您的知识库、LMS 或帮助中心。
💡 专业提示：Trupeer 还可以将您的书面指南转换为使用教程视频 （MP4）， 适合视频教程或快速视觉学习。
通过遵循这些步骤，您将创建有效的技术文档，其真正有帮助、易于使用，并使所有人保持步调一致，无论您正在进行何种项目。
在编写技术文档时应该避免哪些错误？
在编写技术文档时，很容易陷入一些常见的陷阱，这可能会让您的文档变得混乱、难以使用，或者让读者感到沮丧。目标是使事情变得清晰和有帮助，因此避免这些错误将为您的用户节省大量麻烦，并使您的文档更加有效。
以下是五个常见错误及简要说明，帮助您避免这些错误：
忽视您的受众：
在撰写文档时没有考虑到谁会阅读，注定会导致困惑。如果您使用的语言或例子与读者的经验不匹配，他们将会挣扎着跟上。始终根据他们的技能水平和需求来调整您的内容，无论他们是初学者还是专家。
信息过载：
将您的文档堆满每一个可能的事实或技术细节可能会让用户感到不知所措，并掩埋重要内容。专注于真正有用和可操作的内容，省略任何无法帮助读者解决问题或理解产品的内容。
使用行话和未解释的术语：
滥用缩略词或技术语言而没有进行明确解释，会让您的文档很难理解。立即定义新术语，并尽量保持语言简单，以便读者不需要查找内容就可以遵循您的指示。
差劲的组织和结构：
如果您的文档只是一大段文字或没有清晰的章节而随意跳转，用户会迷失方向。使用标题、项目符号和逻辑流使信息容易找到和遵循。一个结构良好的文档为每个人节省时间和挫败感。
让文档过时：
过时的指示或截图可能导致错误和混淆。养成定期查看和更新您的文档的习惯，尤其是在产品变化或新版本发布后。新的、准确的文档建立信任，让用户满意。
技术文档的示例是什么？（带模板）
技术文档有多种形式，但它们都旨在帮助人们更有效地理解、使用、维护或构建产品或系统。从为开发者提供的详细指南到普通用户使用的简单手册，这些文档都充当着解决问题、改善工作流程和保持团队一致的重要工具。
用户指南
用户指南也可以是技术文档的一部分。用户指南就像是友好的手册，逐步教人们如何使用某个产品。它们专注于帮助普通用户迅速入门，自信地使用功能，并轻松解决常见问题。无论是智能手机还是软件，这些指南确保用户不会感到迷失。
用户指南模板
介绍
描述产品和目标用户。解释指南的目的和关键好处。
前提条件
列出使用前所需的硬件、软件或知识。
设置/安装
逐步说明安装或设置的步骤。
基本使用
提供常见任务的清晰、编号步骤及简要说明。仅在必要时使用最小截图。
高级功能
解释可选或高级功能及如何使用。
故障排除和常见问题解答
常见问题和快速解决方案。
联系和支持详情
API 文档
API 文档是为希望连接或集成软件系统的开发者撰写的。它们解释可用的函数、如何发送请求、预期的响应、认证细节和错误处理。清晰的 API 文档是保证开发者顺利体验和加快集成的关键。
API 文档模板
介绍
API 的简要概述，目标开发者和典型用例。
前提条件
认证密钥、环境设置、依赖关系。
基础 URL 和认证
API 端点的根 URL 和认证方法。
端点
端点名称和描述
故障排除指南
这些文档帮助用户识别问题并自行解决。它们列出常见错误、原因及逐步解决方案，减少对支持团队的依赖，更快地恢复正常。
故障排除指南模板
介绍
产品或系统的简要概述及用户可能面临的常见问题。
症状和错误消息
常见问题、错误代码及用户可能看到的内容列表。
逐步解决方案
清晰的说明以诊断和解决每个问题。
提示和预防措施
避免常见错误或重复问题的建议。
升级和支持
何时以及如何联系支持，如果指南未能解决问题。
常见问题解答
对常见故障排除问题的快速回答。
知识库
知识库是包含常见问题解答、使用指南和最佳实践的在线库。这些可搜索的资源允许用户随时找到答案，提高自助服务并改善客户满意度。Trupeer.ai 提供自己的先进知识库平台，通过集成 AI 驱动的视频搜索，将其提升到一个新水平。这意味着您的团队或客户可以即时从视频教程和文档中获得具体的、带时间戳的答案，而无需从冗长的文本或长时间的视频中翻找。
Trupeer 的知识库支持包括互动视频、AI 化身、多语言旁白和分步指南在内的多媒体内容，使学习对各种受众而言变得更具参与感和可访问性。通过将您所有的产品视频、指南和 SOP 整合到一个品牌化、易于导航的位置，Trupeer 有助于减少重复的来电和电子邮件。这为您节省了宝贵的时间，因为用户可以迅速找到所需信息，通过 AI 获得自动智能响应，或直接与视频内容聊天以深入理解。这在加速入职、支持和协作方面极具变革性，有效地将您的文档转变为动态知识中心。
知识库模板
概述
手册的目的及预期的内部受众。
结构与导航
类别、章节和索引信息。
程序与最佳实践
分步工作流程、政策大纲。
工具与系统
软件/平台使用的指南。
故障排除和联系人
已知问题与内部帮助联系人。
贡献指南
团队成员如何添加或编辑内容。
修订历史
技术设计文档
这类文档是为工程师和架构师准备的，详细说明系统架构、技术、接口、数据流和设计决策。它指导开发和后续维护，使复杂系统更易于保持一致和可扩展。
技术设计文档模板
概述
设计的目的、范围和预期受众。
系统架构
主要组件的高级图示和描述。
技术与工具
使用的框架、语言和平台列表。
数据流与接口
数据在系统中的移动方式及组件如何交互。
设计决策与理由
做出的关键选择及其背后的原因。
限制与假设
局限性、依赖关系和假设。
修订历史
设计变更和更新的记录。
维护指南
维护文档指导硬件或软件的日常维护，涵盖例行检查、更新、备份和处理事件。它们确保系统随时间推移的持久性和可靠性。
维护指南模板
介绍
指南的目的，以及覆盖的系统或产品。
例行维护任务
定期检查、更新和清理步骤的列表。
备份与恢复程序
数据备份和恢复系统的说明。
事件处理
处理意外问题或故障的步骤。
维护时间表
对每项任务的推荐频率。
报告与文档
如何记录已完成的维护和报告问题。
项目和业务文档
这些包括项目计划、业务标准、提案和白皮书。它们帮助团队在目标、过程和期望上达成一致，确保每个人高效地朝着同一个方向前进。
项目和业务文档模板
项目概述
目标、范围及利益相关者的摘要。
需求和目标
项目希望实现的详细清单。
时间表和里程碑
关键日期、交付物和进度检查。
角色与责任
谁做什么及联系信息。
预算与资源
预计成本、所需工具和材料。
风险与缓解方案
潜在挑战及应对方法。
状态更新和报告
如何追踪和传达进度。
附录
支持文档、参考资料和其他信息。
这些技术文档中的每一份都在产品开发、客户支持和内部工作流程的不同部分得到应用，所有内容共同支持团队和用户创造顺利和成功的体验。
不仅仅是文档创建 - 为什么 Trupeer AI 是游戏的改变者
事情是这样的：创建技术文档或用户指南并不意味着无休止的会议、重复的来电或无数小时一遍又一遍地解释相同的过程。使用Trupeer.ai，您可以将屏幕录制或演示转化为视频教程，立即生成技术文档，并为您的团队或客户建立一个可搜索的知识库，所有内容都在一个地方。
这意味着每个关键工作流、入职步骤或故障排除修复都始终可用，无论何时，或需要帮助的人是谁。您团队和用户无需在电话或聊天中匆忙回答相同的问题，而是可以直接搜索知识库或使用 Trupeer 的 AI 视频搜索。如果想要深入了解，他们可以直接与视频教程聊天，并获得针对他们特定情况的答案。这种精简的设置节省了每个人的时间，提高了生产力，使知识共享变得轻而易举。
简单来说，有了Trupeer.ai，文档就不再是繁琐的工作，而是一个智能的互动中心，让整个团队都能保持信息灵通。
