当同一流程在每个团队、站点或并购业务中以不同方式运行时，事情就会变得更加困难。结果无法对比，培训需要针对每种变体重复进行，自动化只能在一个地方发挥作用，而每一次新的系统上线都变成一场协商。流程标准化通过就“一种最佳工作方式”达成一致，并在所有适用场景中推广来解决这一问题。流程标准化模板为这项工作提供了清晰、可重复的结构。

这个免费的流程标准化模板涵盖范围、跨站点的变体分析、已达成一致的标准流程、允许的本地变更、推广计划、培训以及确保标准持续落地的控制措施。它包含一个已填充示例，并提供针对多站点、共享服务以及并购后标准化的指导。你可以复制下方结构，或在 Trupeer 中打开并进行个性化定制。

什么是流程标准化模板？

流程标准化模板是一份结构化文档，用于在团队、站点、区域或业务单元之间设计并推广一种标准化的流程执行方式。它记录各个地点目前如何执行该流程、它们之间的差异、已达成一致的标准、任何已批准的本地变更及其原因、推广与培训计划，以及如何衡量并持续维持对标准的合规性。

标准化处于“记录当前流程”和“运行新流程”之间。若要记录已达成一致的标准本身，请使用 标准作业模板。

为什么要标准化流程？

• 一致的质量与客户体验，无论工作在哪里完成。

• 可对比的绩效，让你清楚哪些团队需要支持。

• 更快的培训，因为只有一个流程和一套材料。

• 更容易实现自动化与系统落地，因为有一个流程可供自动化或配置。

• 更低的风险，所有地方以相同方式应用控制措施。

• 更顺畅的交接与共享服务，因为工作可以在团队之间流转。

谁会使用流程标准化模板？

• 流程卓越与运营卓越团队负责推动标准化。

• 全球流程负责人负责在组织层面统筹某一流程。

• 共享服务与 GBS 负责人整合来自多个站点的工作。

• 集成团队在并购后协调与统一流程。

• ERP 项目团队设计全球模板。

• 运营与站点经理在本地采用该标准。

预览流程标准化模板

模板以摘要开头：流程、负责人、范围、站点与目标。变体分析用于对比各站点目前如何执行每一步。标准流程部分列出已达成一致的步骤、角色、系统与控制措施，并提供一张允许的本地变更及其合理性的表格。随后是推广、培训与沟通计划，接着衡量对标准的遵循程度，并包含用于持续保持标准有效性的治理部分。每个部分都可编辑，因此你可以添加站点、步骤或衡量指标。

如何在 Trupeer 中定制此模板

步骤 1：打开模板部分

从主导航进入“模板”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意你想使用的模板以将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，可展开模板视图以清晰查看完整布局与细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑”开始修改所选模板。

在编辑器中，你可以：

• 添加新的部分

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存你的定制模板

完成所有必要更改后，点击“保存”，将更新后的模板存为你自己的版本。

步骤 6：预览并微调模板

当你想查看定制模板的效果时，打开“预览”。

在预览界面中，如有需要，你仍可继续直接进行调整，确保模板呈现效果完全符合你的预期。

使用流程标准化模板，你可以：

• 在选择标准之前，了解每个站点的真实运作方式。

• 选择最佳方案，而不是“声音最大”的那种，用证据与衡量指标来做决策。

• 只允许你真正需要的变更，并记录其原因。

• 通过培训与支持推广标准。

• 通过遵循度衡量与治理机制，持续保持标准落地。

流程标准化模板必须包含哪些内容

免费流程标准化模板：可复制的结构

将下方结构复制到你自己的文档中，或在 Trupeer 中打开并进行定制。

1. 摘要。 流程：[名称]。全球流程负责人：[名称]。范围：[从何时开始…到何时结束…]。站点：[列表]。目标：[例如一致性、周期时间、质量]。时间线：[日期]。

2. 各站点的现状。 对每个站点：附上“当前（as-is）”文档或录制材料的链接，并记录数据量与关键指标。

3. 变体分析。

4. 标准流程。

5. 允许的本地变更。

6. 衡量指标。 绩效：[周期时间、错误率、成本]。遵循度：[遵循标准工作的占比、未获批准变更的数量]。

7. 推广计划。 站点、上线日期、站点负责人、就绪标准与支持。

8. 培训与沟通。 材料：[SOP、视频、岗位辅助资料]。课程：[按站点]。信息：[为什么、有哪些变化、何时、在哪里获取帮助]。

9. 治理。 负责人：[全球流程负责人]。变更请求：[如何提交与批准]。复核：[频率]。

10. 签字确认。 全球流程负责人与站点负责人，并附日期。

流程标准化示例：三个站点的发票处理

下面是共享服务整合中，发票处理可能的部分变体分析与标准示例。细节仅用于说明。

允许的本地变更。 站点 B 保留其国家法规要求的本地税务核查，并将其作为“国家步骤”记录在标准中。

推广。 先从站点 C 开始，因为它与标准最接近；然后是站点 A；最后是站点 B（在其扫描方式被替换之后）。

如何一步步标准化流程步骤

1. 选择变体最多、量最大或风险最高的流程。

2. 指定一位全球流程负责人，并赋予其决定标准的权限。

3. 记录每个站点目前如何运作，理想情况下通过录制真实工作；参见 流程文档模板。

4. 分析变体及其背后的原因：法律、系统、客户或习惯。

5. 基于最佳实践设计标准，并收集每个站点的输入。

6. 仅在有真实理由时达成一致允许变更，并记录下来。

7. 将标准文档化为 SOP，并为每个角色制作简短视频。

8. 按站点逐步推广，配套培训、支持与就绪检查。

9. 衡量遵循度与绩效，并修复导致偏离的根因。

10. 通过单一负责人与变更流程来治理标准，确保其持续有效。

如何区分必要的变更与习惯

将允许的变更列表保持简短。每增加一个变更，就会增加培训、文档与控制工作的投入。

并购后的流程标准化

并购完成后，同一流程往往会以两种或更多方式运行，且分布在不同系统中，配套不同的控制措施与企业文化。标准化是整合的一部分，但也要求人们放弃熟悉的工作方式。可以从那些差异会带来风险或阻碍报表输出的流程开始，例如财务结账、从采购到付款以及薪资。通过录制两家公司的现状流程来同时捕捉它们的实际做法，这样讨论就会基于证据，而不是对旧方式的忠诚。关于视频如何帮助人们接受变更，请参见 并购后流程协调：视频文档作为变更工具。

共享服务与 ERP 的流程标准化

共享服务中心与全球 ERP 模板都依赖标准化流程。在共享服务整合中，应在过渡前或过渡期间先完成标准化，这样中心运行的是同一种流程，而不是继承每个站点各自的变体。在 ERP 项目中，全球模板是一项标准化练习：变体分析会输入到差距分析中，允许的本地变更则会转化为各国家/地区的本地化。对于差距决策，请使用 差距分析模板。

流程标准化由谁负责？

如果没有具备真实权限的全球负责人，标准化通常会在设计阶段就停滞不前，因为每个站点都可以为自己的做法辩护。

流程标准化 KPI

• 遵循度：遵循标准流程的交易占比。

• 已批准的变更：已落实的数量，以及任何在未复核情况下已过期的变更。

• 每笔交易的周期时间与成本，在各站点之间进行对比。

• 错误率与返工率，在各站点之间进行对比。

• 熟练所需时间：适用于加入任意站点的人员。

• 培训复用：材料在所有站点的使用占比，而不是仅限单个站点。

在推广前后进行衡量，并在站点之间相互对比，而不仅仅是与旧流程对比。

如何持续保持标准落地

• 衡量遵循度，而不仅是绩效；例如遵循标准工作流的交易占比。

• 让标准更容易遵循，在工作发生的地点提供简短视频与岗位辅助资料。

• 将变更审批权限交给单一负责人，确保决策清晰。

• 定期复核标准，并在系统、法规或结果发生变化时及时更新。

• 调查偏离情况，因为本地临时替代方案往往意味着标准存在真实问题。

用于让所有人保持在同一版本上的文档，请参见 SOP 版本控制。

常见错误（避免踩坑）

• 不看实际效果，只从总部流程中“挑”标准。

• 允许每个站点都有自己的例外，导致没有真正意义上的标准。

• 只标准化文档而不是实践，却没有培训或支持。

• 没有全球负责人，从而导致标准逐渐偏离。

• 忽视人员因素，尤其是在并购之后。

流程标准化检查清单

• 已任命全球流程负责人。

• 已收集每个站点当前流程的证据。

• 已对变体及其原因进行分析。

• 已基于最佳实践设计标准，并纳入站点输入。

• 允许的变更简短、理由充分且已获批准。

• 已将标准以 SOP 形式记录，并为每个角色提供视频。

• 已按站点规划推广、培训与沟通。

• 已衡量遵循度与绩效。

• 已建立治理与复核机制。

Trupeer 如何帮助你标准化流程

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下载免费的流程标准化模板

在 Trupeer 中打开模板，添加你的站点，录制每个站点当前的流程，并共同设计标准。获取免费的流程标准化模板。

相关模板

• 当前（as-is）流程文档模板

• 流程流转模板

• 带例外的 SOP 模板

• 流程控制计划模板

• 交接 SOP 模板

常见问题

什么是流程标准化模板？

它是一份结构化文档，用于设计并推广一种标准化的流程执行方式，覆盖现状对比、变体分析、标准流程、允许的变更、推广、培训、衡量指标以及治理机制。

流程标准化的步骤有哪些？

选择流程、指定全球负责人、收集各站点当前流程、分析变体、设计标准、确认允许的变更、编写文档、配套培训进行推广、衡量遵循度并治理变更。

如何决定哪个流程成为标准？

使用录制等证据、数据量与绩效衡量指标对各站点的流程进行对比，并在每个站点输入的基础上，从最佳实践中构建标准。

流程标准化与流程协调（harmonization）有什么区别？

这两个术语经常一起被使用。标准化通常意味着到处都是一种完全相同的流程；而协调往往允许更多本地差异，同时对核心步骤、控制措施与数据进行对齐。

应该允许哪些本地变更？

只允许那些有真实理由的变更，例如法律或监管要求，或客户合同。为每一项变更记录其原因、批准人以及复核日期。

如何持续保持流程标准落地？

衡量遵循度，让标准通过视频与岗位辅助资料更易于执行；将变更审批权限交给单一负责人；定期复核，并调查任何偏离情况。

流程标准化如何帮助 ERP 项目？

它减少需要配置与测试的流程变体数量，输入差距分析与全球模板设计，并让培训与支持变得更简单。

Word 中有流程标准化模板吗？

有。Word 适合用于摘要、标准流程与治理部分。请在 Trupeer 中打开模板，进行定制，并以你需要的格式导出。

Excel 中有流程标准化模板吗？

有。Excel 适合用于跨多个站点的变体分析与遵循度衡量指标。你可以在 Trupeer 中定制模板并导出，或将结构复制到 Excel 中。

PDF 中有流程标准化模板吗？

有。将已批准的标准导出为 PDF 用于签字确认与共享，并保留可编辑版本作为主版本。

流程标准化模板是免费的吗？

是的。免费注册即可在 Trupeer 中打开模板、进行定制并导出。

我可以使用屏幕录制来对比站点流程吗？

可以。分别在每个站点录制流程，Trupeer 会将每次录制转化为逐步文档，因此你可以并排对比步骤，并基于证据设计标准。