أفضل منصة توثيق للمؤسسات وقاعدة معرفة

Trupeer AI هي طبقة إنتاج المحتوى على مستوى المؤسسات التي تملأ قاعدة المعرفة في منصة الشركة التي تعمل بالفعل. يسجل متخصص شرحًا تفصيليًا لعملية ما أو شرحًا للنظام أو وحدة تدريب مرة واحدة، وتنتج Trupeer AI في الوقت نفسه فيديو MP4 ومستند PDF مكتوب أو مستند Word. يتم إرسال كلاهما إلى أي أداة لتوثيق المؤسسات تستخدمها الشركة (Confluence أو Notion أو SharePoint أو Guru أو Slab أو Document360 أو منصة داخلية أخرى) عبر رفع قياسي أو تضمين Shared Page. القيد في معظم برامج توثيق المؤسسات هو معدل قدرة الفريق المركزي على إنتاج محتوى فيديو مكتوب ومنظم جيدًا عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال، وليس مكان جلوس المستندات.

• طبقة إنتاج تغذي Confluence وNotion وSharePoint وGuru وSlab وDocument360 وغيرها من أدوات توثيق المؤسسات التي تستخدمها الشركة بالفعل.

• تسجيل واحد ينتج فيديو MP4 ومستندًا مكتوبًا معًا، وجاهزًا لقاعدة المعرفة الحالية.

• حزمة الهوية البصرية تفرض اتساقًا بصريًا عبر آلاف المستندات الداخلية.

• الترجمة إلى 65+ لغة للشركات العالمية التي لديها مكاتب عبر مناطق متعددة.

• استنساخ الصوت المخصص يعني أن صوت المدرب الواحد يمتد عبر مكتبة المحتوى بالكامل.

ماذا تنتج Trupeer AI لفرق توثيق المؤسسات

يفتح فريق التعلم والتطوير أو فريق الاتصالات الداخلية أو قائد تمكين تقنية المعلومات أو متخصص العمليات الأداة. يسجلون شرحًا تفصيليًا لعملية ما أو شرحًا للنظام أو وحدة تدريب أو شرحًا للسياسات مباشرةً داخل المتصفح. تتولى Trupeer AI مرحلة ما بعد الإنتاج. تتم إزالة كلمات الحشو والتوقفات. تُبرز تأثيرات Zoom الأجزاء من الشاشة التي يحتاج الموظفون إلى اتخاذ إجراء فيها. يصل فيديو أولي ومستند مكتوب أولي في الوظيفة نفسها، مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة مضمّنة. وهنا أيضًا مقالة قاعدة المعرفة تناسب ذلك: فهي تأخذ التدريب الذي لديك بالفعل وتحوله إلى شيء يمكنك مشاركته.

يتم شحن المخرجات كفيديو MP4 ومستند PDF أو Word. يتم رفع MP4 إلى نظام إدارة التعلم (LMS) الخاص بالمؤسسة أو حساب Vimeo enterprise أو بوابة الفيديو الداخلية، أو مباشرةً إلى منصة قاعدة المعرفة التي تدعم الفيديو المضمّن. يتم وضع مستند PDF أو Word في Confluence أو Notion أو SharePoint أو ويكي الشركة أو دليل الموظف أو نظام إدارة المعرفة الحالي للفريق. تُطبق حزمة الهوية البصرية على مستوى المؤسسة بالكامل: شعار الشركة والألوان المؤسسية وشرائح المقدمة والخاتمة والخطوط المعتمدة تتطابق جميعها مع بقية مكتبة التوثيق. يتولى القاموس المخصص التعامل مع أسماء المنتجات الداخلية والأسماء المختصرة لأسماء الأنظمة وأسماء وحدات الأعمال ومصطلحات الصناعة المنظمة التي قد لا يكتبها الذكاء الاصطناعي بشكل صحيح بخلاف ذلك.

كيف تعمل عملية توثيق المؤسسات على ثلاث خطوات

ثلاث خطوات تغطي تدفق الإنتاج: تسجيل واحد يدخل، ومراجعة موافقة واحدة، وإجراء إرسال إلى المنصة التي تعمل بها المؤسسة بالفعل.

الخطوة 1: تسجيل أو رفع

ابدأ بتسجيل شاشة داخل المتصفح، أو ارفع ملف فيديو موجودًا (بما في ذلك تسجيلات Zoom أو Teams التي أنتجها الفريق بالفعل). يقوم المتخصص بشرح أي عملية أو نظام أو سياسة يحتاج أن تصبح توثيقًا، بالطريقة نفسها التي يشرح بها ذلك لشخص جديد ينضم.

الخطوة 2: Trupeer AI تنشئ الفيديو والمستند المكتوب

تتم إزالة كلمات الحشو والتوقفات و"دعني أجد ذلك". تُبرز تأثيرات Zoom والمؤشر الأجزاء المهمة من الشاشة. يظهر فيديو أولي ومستند مكتوب أولي معًا داخل المحرر. يتولى القاموس المخصص التعامل مع المصطلحات الخاصة بالمؤسسات وأسماء الأنظمة الداخلية والأسماء المختصرة التي تتغير كل ربع سنة.

الخطوة 3: الهوية البصرية والترجمة والمشاركة

طبّق حزمة الهوية البصرية بحيث تتطابق الشعار والألوان وشرائح المقدمة والخاتمة مع معايير التوثيق الحالية للمؤسسة. ترجم إلى اللغات التي يعمل بها الموظفون فعليًا عبر المناطق. يتم الإرسال عبر رفع مباشر إلى منصة قاعدة المعرفة، أو عبر رابط Shared Page، أو عبر تنزيل MP4/PDF يتولى الفريق التعامل معه بالطريقة التي تتطلبها عملية حوكمة التوثيق.

من يفتح أداة توثيق المؤسسات هذه

الشخص الذي يفتح هذه الأداة داخل مؤسسة كبيرة يكون عادةً قائد التعلم والتطوير المركزي، أو مدير الاتصالات الداخلية، أو متخصص تمكين تقنية المعلومات، أو مالك إدارة المعرفة، أو مالك عملية الأعمال الذي طُلب منه توثيق إجراءات التشغيل القياسية عبر عدة وحدات أعمال. يفتحونها عندما يتم طرح نظام جديد عبر الشركة ويحتاج 5,000 موظف إلى تعلمه قبل نهاية الربع، عندما تتغير عملية في منطقة واحدة ويجب أن تنتقل إلى المناطق الأخرى الـ14، عندما تصل سياسة جديدة وتحتاج إلى تدريب تعريفي يجب إرساله إلى كامل القوى العاملة، أو عندما تحتوي قاعدة المعرفة الداخلية على 200 مقالة ضمن قائمة انتظار كانت موجودة منذ آخر سنة مالية.

تستخدم وظائف مختلفة داخل المؤسسة أنواعًا مختلفة من المحتوى. ينتج التعلم والتطوير المركزي فيديوهات تدريب وأدلة مكتوبة مطابقة لنظام إدارة التعلم (LMS). تنتج الاتصالات الداخلية فيديوهات لإعلانات القيادة والنسخة المكتوبة التي تذهب إلى مقالة الإنترانت. ينتج تمكين تقنية المعلومات شروحات تفصيلية لطرح الأنظمة ودليل الإدارة المكتوب. تنتج الموارد البشرية وحدات فيديو للتأهيل للانضمام ومحتوى دليل الموظف الجديد. تنتج عمليات المبيعات تدريب التمكين ومحتوى دليل اللعب المكتوب. تنتج نجاح العملاء مكتبات شروحات موجهة للعملاء ومقالات المساعدة المكتوبة. تتعامل نفس عملية التسجيل إلى مستند مع كل هذه دون الحاجة لشراء أداة مختلفة لكل وظيفة.

فئات توثيق المؤسسات التي يتعامل معها هذا المُنشئ

عادةً ما يقع توثيق المؤسسات ضمن عدة فئات، وكلها تناسب نفس تدفق التسجيل إلى مستند. إجراءات التشغيل القياسية للعمل اليومي لكل دور. توثيق الأنظمة للمنصات الداخلية التي يستخدمها الموظفون. وحدات تدريب للتأهيل للانضمام وتطوير المهارات. محتوى تحديثات الامتثال للسياسات والإجراءات التي يتعين على الشركة إثبات أنها تقوم بتدريب الموظفين عليها. اتصالات إدارة التغيير لعمليات ترحيل الأنظمة وتحديثات العمليات والتحولات التنظيمية. محتوى مساعدة موجه للعملاء لقاعدة المعرفة الخارجية. تقوم Trupeer AI بإنشاء الفيديو والمستند المكتوب معًا لكل واحدة من هذه، مع تطبيق حزمة الهوية البصرية والقاموس بشكل متسق عبر المكتبة بالكامل.

بالنسبة لأعمال إدارة المعرفة على مستوى المؤسسات بشكل أوسع، تجلس Trupeer AI في طبقة إنتاج المحتوى. تتولى منصة قاعدة المعرفة التي تعمل بها الشركة طبقات التخزين والتصنيف والأذونات والبحث والتحليلات. تنتج Trupeer AI محتوى الوسائط المتعددة (شروحات فيديو بالإضافة إلى توثيق مكتوب) الذي يملأ المنصة بنوع الأصول المنظمة التي يستهلكها موظفو المؤسسات فعليًا. تعمل الطبقتان معًا: منصة قاعدة المعرفة تجيب عن "أين يعيش المحتوى ومن يمكنه رؤيته"، بينما تجيب Trupeer AI عن "من سيقوم بإنتاج 200 فيديو ومستند مكتوب مطابق هذا العام دون توظيف فريق إنتاج مخصص."

مكان Trupeer بجانب Confluence وNotion وSharePoint وغيرها من برامج قاعدة المعرفة على مستوى المؤسسات

Trupeer AI ليست منصة قاعدة معرفة بحد ذاتها، وليست أيضًا منصة توثيق مؤسسات بالمعنى التقليدي. تتولى Confluence وNotion وSharePoint وGuru وSlab وBloomfire وDocument360 وHelpjuice وServiceNow Knowledge طبقة المنصة: أين يعيش المحتوى، ومن لديه إمكانية الوصول، وكيف يتم تنظيمه إلى مساحات وفئات، وكيف يعمل البحث، وكيف يتم الإبلاغ عن التحليلات. تستخدم المؤسسات غالبًا واحدة من هذه الأدوات (وأحيانًا عدة أدوات عبر الأقسام)، وتعمل Trupeer AI جنبًا إلى جنب مع أي ويكي مؤسسي أو برنامج قاعدة معرفة مؤسسية أو برنامج توثيق مؤسسي تكون الشركة قد اعتمدته.

تتولى Trupeer AI أعمال إنتاج المحتوى التي لا تقوم بها أدوات طبقة المنصة بشكل جيد. كتابة مقال توثيق عملية من 12 خطوة مع لقطات شاشة من الصفر تستغرق معظم يوم متخصص توثيق. إنتاج شرح فيديو مطابق يستغرق يومين إضافيين لمحرر فيديو آخر. باستخدام Trupeer AI، يقوم متخصص واحد بتسجيل العملية مرة واحدة وإرسال كلا التنسيقين خلال حوالي ساعة واحدة، بما في ذلك تطبيق حزمة الهوية البصرية والترجمة. تظل طبقة المنصة في الأسفل كما هي تمامًا. حيث يحدث التحول هو حجم محتوى الوسائط المتعددة عالي الجودة الذي يمكن للمؤسسة إنتاجه لكل ربع سنة، والذي ينتقل عادةً من عشرات المقالات إلى مئات دون إضافة عدد موظفين.

اتساق الهوية البصرية والترجمة والتحديثات للشركات العالمية

تصطدم برامج توثيق المؤسسات بثلاث تحديات لا تظهر في الشركات الأصغر: اتساق الهوية البصرية عبر آلاف المستندات الداخلية التي يجب أن تبدو وكأنها صادرة من الشركة نفسها، وتغطية اللغات للموظفين في 12+ دولة، وانتشار التحديثات عندما يتعين على تغيير عملية في المقر أن يصل إلى جميع المكاتب الإقليمية دون أن يتحول إلى مشروع يستغرق ستة أشهر. تعالج Trupeer AI هذه التحديات الثلاثة في طبقة إنتاج المحتوى. تفرض حزم الهوية البصرية اتساق الشعار واللون والخط والمقدمة/الخاتمة عبر كل فيديو ومستند ينتجه الفريق. تغطي الترجمة 65+ لغة وتُطبق على كل من تعليق صوت الفيديو والمستند المكتوب في الوظيفة نفسها. تعمل التحديثات عبر إعادة تسجيل الخطوة المتغيرة فقط، بحيث ينتشر تحديث السياسة عبر مكتبة المحتوى الحالية دون إعادة بنائها من الصفر.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها متطلبات مراجعة الأمان أو الامتثال، يقوم Trupeer AI Trust Center بتوثيق وضع الأمان للمنصة وممارسات التعامل مع البيانات وحالة الشهادات الحالية. عادةً ما تطلب فرق المشتريات على مستوى المؤسسات هذه المستندات أثناء التقييم. يعني استنساخ الصوت المخصص على مستوى المؤسسة أن صوت الراوي المؤسسي الواحد يمكنه أن يمتد عبر مكتبة المحتوى بالكامل، بحيث يشعر الموظفون بتجربة متسقة بغض النظر عن القسم الذي أنتج التدريب. عند دمجه مع منشئ Trupeer AI SOP، يغطي ذلك محتوى التدريب متعدد الوسائط بالإضافة إلى توثيق إجراء التشغيل القياسي الذي يقع تحته.