مولّد عمليات الأعمال المجاني

يحوّل مُولّد عمليات الأعمال من Trupeer AI تسجيل شاشة لكيفية حدوث العمل فعليًا إلى توثيق كامل لعملية العمل: عرض فيديو مُصقّل خطوة بخطوة بالإضافة إلى دليل مكتوب للعملية، وجاهز للمشاركة والعلامة التجارية والترجمة إلى 65+ لغة. يستخدمه قادة العمليات وفِرق تحسين العمليات ومحللو عمليات الأعمال لالتقاط كيفية سير العملية اليوم، وهي الخطوة الأولى المفقودة في معظم مشاريع تحسين عمليات الأعمال وأتمتة عمليات الأعمال.

• سجّل عملية العمل مرة واحدة. احصل على فيديو + توثيق مكتوب للعملية في نفس المهمة.

• يلتقط العملية كما تعمل فعليًا، وليس كما يتذكرها شخص ما أو كما يصفها مخطط عملية العمل الأصلي.

• حدّث عبر إعادة تسجيل الخطوة التي تم تغييرها. يبقى باقي توثيق العملية كما هو.

• ترجم التوثيق إلى 65+ لغة للفرق العالمية التي تنفّذ نفس عملية العمل عبر المناطق.

• شارك عبر رابط Shared Page بعلامة تجارية يتضمّن داخل أي برنامج لإدارة عمليات الأعمال أو الإنترانت أو قاعدة المعرفة.

ماذا ينتج Trupeer AI لتوثيق عمليات الأعمال

يقوم شخص في العمليات بتسجيل العملية التي يتم تنفيذها: ربما قائد المالية أثناء الإغلاق الشهري، أو فريق الدعم أثناء تسليم التصعيد، أو عمليات المبيعات أثناء تعيين المناطق. يتولى Trupeer AI بقية العمل. تتم إزالة الكلمات الحشو، ويتم تنعيم اهتزاز المؤشر، وتُبرز تأثيرات التكبير أجزاء الشاشة التي يحدث فيها العمل فعليًا. لهذا السبب يتكامل بشكل ممتاز مع قوالب خطط الأعمال التي تنطلق منها العملية والتوثيق من نفس المصدر.

الناتج عبارة عن فيديو مُصقّل بالإضافة إلى دليل مكتوب للعملية، في نفس المهمة. يوضح الفيديو العملية وهي تعمل. ويحوّل الدليل المكتوب ذلك إلى خطوات مرقمة مع لقطات شاشة. تميل الفئات المختلفة إلى تفضيل صيغ مختلفة. المتعلمون بصريًا يشاهدون الفيديو. من ينفّذ العملية لأول مرة يتبع الدليل المكتوب. يحصل المدققون وفِرق الامتثال على سجل ورقي يثبت كيف تعمل العملية فعليًا، وليس كيف قالت القالب الأصلي لتوثيق عملية العمل أنه يجب أن تعمل.

يتم تطبيق حزمة العلامة التجارية تلقائيًا: شعار الشركة والألوان والخطوط، بالإضافة إلى شرائح المقدمة والخاتمة، بحيث تتطابق مع مكتبة توثيق الشركة الأخرى. تبقى أسماء المنتجات وأسماء الأدوات الداخلية ثابتة عبر قاموس مخصص، وهو أمر مهم عندما يشير توثيق عملية العمل إلى أنظمة لا يعرف الذكاء الاصطناعي كيفية نطقها أو تهجئتها بخلاف ذلك. يتولى طبقة تسجيل شاشة AI إبراز المؤشر والتركيز على المنطقة والتكبير التلقائي عند تفاعلات واجهة المستخدم، وهو ما تتجاوزه معظم برامج توثيق عمليات الأعمال أو تنفذه بشكل سيئ.

كيف يعمل مُولّد عمليات الأعمال على ثلاث خطوات

تستغرق العملية الكاملة تسجيلًا واحدًا وتنتج توثيق عمليات جاهزًا للإطلاق. لا توجد مرحلة كتابة منفصلة، ولا برنامج مخططات تدفق، ولا تراكم في قائمة انتظار التوثيق. ومن ثم، تُعد قالب تدفق العملية خطوة تالية طبيعية، لأن التوثيق تم التقاطه بالفعل.

الخطوة 1: سجّل عملية العمل على الشاشة

اضغط على زر التسجيل في المتصفح، والتقط سير العمل كما يتم تنفيذه فعليًا، أو ارفع ملف فيديو موجودًا. يعمل الذكاء الاصطناعي على ما تم تسجيله. لا توجد سكربت تحضير، ولا مخطط تدفق منفصل، ولا مخطط عملية عمل يجب رسمه أولًا. كلما كان التسجيل أغنى، كان التوثيق الناتج أكثر ثراءً.

الخطوة 2: ينشئ Trupeer AI الفيديو والدليل المكتوب للعملية

تتم إزالة الكلمات الحشو. تتم إضافة تأثيرات التكبير والمؤشر في الأماكن التي تساعد المشاهد على متابعة ما يحدث على الشاشة. يظهر فيديو أولي ودليل مكتوب أولي للعملية في المحرر معًا. يتم تطبيق القاموس المخصص، لذلك يتم تهجئة أسماء المنتجات الداخلية ونطقها بشكل صحيح في كلا المخرجات.

الخطوة 3: طبّق العلامة التجارية وحرّكها للغات وشارك

طبّق حزمة العلامة التجارية بحيث تتطابق شريحة شعار الشركة والألوان وشرائح المقدمة/الخاتمة مع باقي مكتبة التوثيق. ترجم إلى الإسبانية أو الماندارين أو الهندية أو البرتغالية أو أي من 65+ لغة تتحدث بها الشركة. ثم أرسلها عبر رابط Shared Page يمكن للفريق تضمينه في أي منصة لإدارة عمليات الأعمال أو قاعدة معرفة أو إنترانت أو مركز مساعدة.

من يفتح مُولّد عمليات الأعمال فعليًا

الشخص الذي يفتح هذه الأداة عادةً يكون قائد عمليات أو محلل عمليات أعمال أو مدير تحسين عمليات في شركة كان توثيق عمليات الأعمال فيها ضمن قائمة الانتظار لمدة لا تقل عن ستة أشهر. النمط ثابت: يعرف كبار الأشخاص العملية لأنهم هم من بنوها. الأشخاص الجدد لا يعرفونها. يظهر الفجوة على شكل تنفيذ غير متسق، وطلبات تدريب متكررة، وملاحظات تدقيق تستغرق أسابيع لحلها. يلتقط Trupeer AI عملية الشخص الكبير بينما ما زال ينفذها، بدلًا من محاولة استخراجها منه عبر مقابلة بعد وقوعها.

يظهر النمط نفسه عبر مختلف الأقسام. تستخدم فرق المالية ذلك للإغلاق الشهري، وإعداد الموردين، وسير عمل المصروفات. تستخدم فرق الموارد البشرية ذلك لإعداد الموظفين، والتسجيل في المزايا، وسير عمل إنهاء الخدمة. تستخدم فرق تقنية المعلومات ذلك لتوجيه التذاكر، وتوفير وصول الأنظمة، والاستجابة للحوادث. تستخدم فرق الامتثال ذلك لجمع الأدلة أثناء عمليات التدقيق، لأن تسجيل العملية الفعلية هو ما يطلبه معظم المدققين. يستعين مستشارو العمليات ومتخصصو BPM بالأداة عندما يحتاجون إلى التقاط كيفية عمل العميل فعليًا قبل التوصية بتحسينات.

حالات استخدام لتوثيق عمليات الأعمال

يبدأ توثيق عمليات الأعمال عادةً بالمسارات/سير العمل التي يتم شرحها للموظفين الجدد كل ربع سنة. الإغلاق الشهري، واعتماد الموردين، وإعادة تعيين المناطق، والتصعيد أثناء الحوادث، واسترداد العملاء: كل فريق لديه قائمة بعمليات موجودة في ذهن شخص ما وتحتاج أن تعيش في توثيق مشترك. يختصر Trupeer AI الفجوة بين معرفة العملية وبين توثيقها. يعمل الناتج كقالب لتوثيق العملية يمكن للفريق تكيّفه لسير عمل مرتبط، بدلًا من البدء من الصفر في كل مرة.

في أعمال تحسين عمليات الأعمال، يكون Trupeer AI طبقة التوثيق التي تأتي قبل طبقة التحسين. إن رسم الحالة الحالية هو الشرط المسبق لتغييرها. تستخدم فرق تحليل عمليات الأعمال التسجيلات كدليل على كيفية سير العملية فعليًا اليوم، وهو أمر نادرًا ما يكون مطابقًا لما تقوله خريطة عملية العمل الأصلية عن كيفية سيرها. يستخدم مستشارو تحسين العمليات ومتخصصو BPM Trupeer AI كبرنامج رسم خرائط عمليات الأعمال لديهم لمرحلة التقاط الحالة الحالية، ثم ينتقلون إلى مراحل التحليل وإعادة التصميم بتوثيق يتفق الجميع أنه يصف الواقع. تقترن بعض الفرق بأدوات نمذجة رسمية لعمليات الأعمال؛ بينما يستخدم البعض الآخر مخرجات Trupeer مباشرةً كـمخطط عملهم اليومي لعملية الأعمال.

بالنسبة لسير عمل إدارة عمليات الأعمال وبرامج إدارة عمليات الأعمال، يتولى Trupeer AI سد فجوة التوثيق التي تتركها عادةً أدوات BPM التقليدية للعميل ليقوم بملئها. تتولى منصة إدارة عمليات الأعمال أو نظام إدارة عمليات الأعمال مهام النمذجة والتنفيذ. عادةً ما تتكامل أفضل حزم برامج إدارة عمليات الأعمال عبر دمج أداة سير عمل، وطبقة برنامج توثيق عمليات، وقاعدة معرفة. يجلس Trupeer AI داخل طبقة توثيق عمليات الأعمال. تغذي برامج توثيق عمليات الأعمال مثل Trupeer AI المحتوى الصاعد الذي تعتمد عليه بقية طبقات حزمة BPM.

أين يقع مُولّد عمليات الأعمال بجانب أتمتة عمليات الأعمال

تأخذ أدوات أتمتة عمليات الأعمال وبرامج أتمتة عمليات الأعمال عملية موثقة وتنفّذ أجزاء منها دون تدخل بشري. التوثيق هو الشرط المسبق. تتعثر معظم عمليات طرح أتمتة عمليات الأعمال بالذكاء الاصطناعي والأتمتة الذكية لعمليات الأعمال في الأسبوع الثاني لأن أحدًا لا يستطيع إنتاج وصف نظيف بما يكفي لتمكين أداة الأتمتة من نمذجته. Trupeer AI هو ما يسد هذه الفجوة. سجّل سير العمل الفعلي، سلّم التوثيق لفريق الأتمتة، ثم انتقل إلى مرحلة البناء.

ينطبق المنطق نفسه بشكل أوسع على أعمال تحويل عمليات الأعمال. سواء كان الفريق ينتقل من عملية يدوية إلى عملية يريد أتمتتها، أو ينقل الأنظمة، أو ينفّذ إعادة تصميم هيكلية، فإن أول مخرجات تكون دائمًا نفسها: وصف دقيق للحالة الحالية لكيفية سير العملية اليوم. تعتمد أعمال ذكاء عمليات الأعمال على ذلك. تُحدد عقود خدمات عمليات الأعمال بناءً عليه، ويتم تقييم معظم حلول عمليات الأعمال في السوق الأوسع وفقًا لنفس المعيار. إن تدفق التسجيل إلى التوثيق الذي يتولاه Trupeer AI هو المدخل الذي تحتاجه كل جهود عمليات الأعمال اللاحقة.

التحديثات: أعد تسجيل الخطوة التي تم تغييرها، واحتفظ بباقي العملية كما هي

تتغير عمليات الأعمال باستمرار، لكن التوثيق نادرًا ما يواكب ذلك. عندما يضيف فريق المالية حد اعتماد جديد، يتغير سير عملية الإغلاق. تضيف الموارد البشرية مزود فحص خلفية جديد ويتغير مسار الإعداد. بعد ترحيل نظام تقنية المعلومات، يتغير سير توفير الوصول. تتعامل معظم أدوات التوثيق مع ذلك عبر طلب إعادة كتابة الأقسام المتأثرة من الصفر. يتولى Trupeer AI ذلك عبر إعادة تسجيل الخطوة التي تم تغييرها فقط.

إعادة التسجيل أسرع من إعادة الكتابة. يسجل الشخص الذي قام بالتسجيل النسخة الجديدة من الخطوة التي تم تغييرها. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا المقطع فقط. يتم تحديث كل من الفيديو والمستند في مكانهما. أي رابط Shared Page وزعه فريق العمليات في الربع الماضي يشير الآن إلى النسخة الحالية، مع إدراج الخطوة المحدثة ضمن باقي التوثيق. يحصل أي شخص قام بحفظ الرابط الأصلي أو تضمينه في ويكي الفريق على المحتوى الجديد دون أي متابعة يدوية. نموذج التحديث هذا هو الفرق بين توثيق عمليات الأعمال الذي يبقى صالحًا مع الوقت وتوثيق عمليات الأعمال الذي يصبح مسؤولية لحظة تغيّر العملية. إن إقران المُولّد بـ Trupeer AI SOP builder يغطي إجراءات التشغيل القياسية التي تقع تحت العملية المسجلة.