مولّد عمليات الأعمال

يقوم منشئ العمليات التجارية المدعوم بالذكاء الاصطناعي من Trupeer بالتقاط تسجيل شاشة لكيفية حدوث العمل فعليًا وتحويله إلى توثيق كامل للعمليات التجارية: دليل فيديو مصقول بالإضافة إلى دليل مكتوب للعملية، جاهز للمشاركة وإضافة الهوية التجارية وترجمته إلى أكثر من 65 لغة. يستخدمه قادة العمليات وفرق تحسين العمليات ومحللو العمليات التجارية لالتقاط كيفية سير العملية اليوم، وهو الخطوة الأولى المفقودة في معظم مشاريع تحسين العمليات التجارية وأتمتة العمليات التجارية.

• سجل العملية التجارية مرة واحدة، واحصل على فيديو بالإضافة إلى توثيق مكتوب للعملية في نفس المهمة.

• يلتقط العملية كما يتم تشغيلها بالفعل، وليس كما يتذكرها شخص ما أو كما تصفها خريطة العمليات التجارية الأصلية.

• التحديث عن طريق إعادة تسجيل الخطوة التي تغيرت فقط. ويبقي باقي توثيق العملية كما هو.

• ترجمة التوثيق إلى أكثر من 65 لغة للفرق العالمية التي تدير نفس العملية التجارية عبر المناطق المختلفة.

• المشاركة عبر رابط صفحة مشتركة مخصصة للهوية التجارية يمكن تضمينها في أي برنامج لإدارة العمليات التجارية أو شبكة إنترانت أو قاعدة معرفية.

ما الذي ينتجه Trupeer AI لتوثيق العمليات التجارية

يقوم شخص ما في العمليات بتسجيل العملية التي يتم إجراؤها: ربما يقوم مسؤول المالية بالإغلاق الشهري، أو يقوم فريق الدعم بتسليم عمليات التصعيد، أو تقوم عمليات المبيعات بتعيين النطاقات الجغرافية. وتتولى أداة Trupeer AI الباقي. تتم إزالة الكلمات الحشوية، وتنعيم اهتزاز المؤشر، وتسليط الضوء على أجزاء الشاشة التي يحدث فيها العمل فعليًا باستخدام تأثيرات التكبير (zoom).

الناتج هو فيديو مصقول بالإضافة إلى دليل مكتوب للعملية، في نفس المهمة. يعرض الفيديو العملية أثناء تشغيلها، بينما يقسمها الدليل المكتوب إلى خطوات مرقمة مع لقطات شاشة. ينجذب الجمهور المختلف إلى تنسيقات مختلفة؛ فالأشخاص الذين يتعلمون بصريًا يشاهدون الفيديو، بينما يتبع الأشخاص الذين يديرون العملية لأول مرة الدليل المكتوب، ويحصل المدققون وفرق الامتثال على مسار ورقي يثبت كيفية سير العملية بالفعل، وليس كيف قال نموذج توثيق العملية الأصلي أنه يجب أن يسير.

يتم تطبيق حزمة الهوية التجارية تلقائيًا: شعار الشركة، والألوان، والخطوط، وشرائح المقدمة والخاتمة كلها تتطابق مع باقي مكتبة توثيق الشركة. تظل أسماء المنتجات وأسماء الأدوات الداخلية متسقة من خلال قاموس مصطلحات مخصص، وهو أمر مهم عندما يشير توثيق العمليات التجارية إلى أنظمة لن يعرف الذكاء الاصطناعي بخلاف ذلك كيفية نطقها أو تهجئتها. وتتكفل طبقة تسجيل الشاشة بالذكاء الاصطناعي بتسليط الضوء على المؤشر، والتركيز على المنطقة، والتكبير التلقائي لتفاعلات واجهة المستخدم، وهو ما يتجاهله معظم برامج العمليات التجارية أو يقوم به بشكل سيء.

كيف يعمل منشئ العمليات التجارية في ثلاث خطوات

يأخذ التدفق الكامل تسجيلًا واحدًا وينتج توثيقًا جاهزًا للنشر للعملية. بلا حاجة لجلسة كتابة منفصلة، وبلا برامج مخططات انسيابية، وبلا تراكم في التوثيق المتأخر.

الخطوة 1: تسجيل العملية التجارية على الشاشة

اضغط على زر التسجيل في المتصفح، والتقط سير العمل كما يتم تنفيذه بالفعل، أو قم بتحميل ملف فيديو موجود. يعمل الذكاء الاصطناعي على ما تم تسجيله. لا تحتاج إلى سيناريو تحضيري، ولا مخطط انسيابي منفصل، ولا رسم تخطيطي للعمليات التجارية لرسمه أولاً. كلما كان التسجيل أكثر ثراءً، كان التوثيق الناتج من الطرف الآخر أكثر تفصيلاً وثراءً.

الخطوة 2: يقوم Trupeer AI بإنشاء الفيديو ودليل العملية المكتوب

تتم إزالة الكلمات الحشوية، وتُضاف تأثيرات التكبير والمؤشر حيثما تساعد المشاهد على متابعة ما يحدث على الشاشة. تظهر مسودة فيديو ومسودة دليل عملية مكتوب معًا في المحرر. يتم تطبيق قاموس المصطلحات المخصص، بحيث يتم تهجئة أسماء المنتجات الداخلية ونطقها بشكل صحيح في كلا المخرجين.

الخطوة 3: إضافة الهوية التجارية، الترجمة والمشاركة

قم بتطبيق مجموعة أدوات الهوية التجارية بحيث يتطابق شعار الشركة وألوانها وشرائح البداية والنهاية مع بقية مكتبة التوثيق. كما يمكنك الترجمة إلى الإسبانية أو الماندارين أو الهندية أو البرتغالية أو أي من اللغات التي تزيد عن 65 لغة تتحدث بها الشركة. ثم انشرها عبر رابط صفحة مشتركة يمكن للفريق تضمينه في أي منصة لإدارة العمليات التجارية أو قاعدة معرفية أو شبكة إنترانت أو مركز مساعدة.

من الذي يفتح منشئ العمليات التجارية فعليًا

الشخص الذي يفتح هذه الأداة عادة ما يكون قائد عمليات، أو محلل عمليات تجارية، أو مدير تحسين عمليات في شركة تراكم فيها توثيق العمليات كعمل متأخر لمدة ستة أشهر على الأقل. النمط متناسق: الأشخاص القدامى يعرفون العملية لأنهم هم من بنوها، بينما الموظفون الجدد لا يعرفونها. ويظهر هذا الفارق في شكل تنفيذ غير متناسق، وطلبات تدريب متكررة، ونتائج تدقيق تستغرق أسابيع لحلها. يلتقط Trupeer AI عملية الشخص الأقدم في المؤسسة أثناء قيامه بها بالفعل، بدلاً من محاولة استخراجها منه عبر مقابلات لاحقة بعد فوات الأوان.

ويظهر النمط نفسه عبر الوظائف المختلفة؛ حيث تستخدمه الفرق المالية للإغلاق الشهري، وتهيئة الموردين، وتدفقات عمل النفقات. وتستخدمه فرق الموارد البشرية لتهيئة الموظفين الجدد، وتسجيل المزايا، وتدفقات عمل إنهاء الخدمة. وتستخدمه فرق تكنولوجيا المعلومات لتوجيه التذاكر، وتوفير الوصول إلى النظام، والاستجابة للحوادث. بينما تستخدمه فرق الامتثال لجمع الأدلة أثناء عمليات التدقيق، حيث إن تسجيل العملية الفعلية هو ما يطلبه معظم المدققين. ويستعين به مستشارو العمليات وأخصائيو إدارة العمليات التجارية (BPM) عندما يحتاجون إلى التقاط كيفية عمل العميل فعليًا قبل التوصية بالتحسينات.

حالات استخدام توثيق العمليات التجارية

يبدأ توثيق العمليات التجارية عادةً بالمهام وسير العمل التي يتم شرحها للموظفين الجدد كل ربع سنة. الإغلاق الشهري، والموافقة على الموردين، وإعادة تعيين النطاقات الجغرافية، وتصعيد الحوادث، واسترداد أموال العملاء: تمتلك كل فرقة قائمة بالعمليات التي توجد في رأس شخص ما وتحتاج إلى العيش في توثيق مشترك. تقصر أداة Trupeer AI الفجوة بين معرفة العملية وتوثيقها. يعمل الناتج كنموذج لتوثيق العمليات يمكن للفريق تعديله لتدفقات العمل ذات الصلة، بدلاً من البدء من الصفر في كل مرة.

بالنسبة لعمل تحسين العمليات التجارية، فإن Trupeer AI هي طبقة التوثيق التي تسبق طبقة التحسين. رسم خريطة للوضع الحالي هو الشرط الأساسي لتغييره. تستخدم فرق تحليل العمليات التجارية التسجيلات كدليل على كيفية سير العملية بالفعل اليوم، وهو ما نادرًا ما يتطابق مع ما تنص عليه خريطة العمليات التجارية الأصلية بكيفية سيرها. يستخدم مستشارو تحسين العمليات وأخصائيو إدارة العمليات التجارية Trupeer AI كبرنامج رسم خرائط العمليات التجارية الخاص بهم لمرحلة التقاط الوضع الحالي، ثم ينتقلون إلى مرحلتي التحليل وإعادة التصميم بتوثيق يتفق الجميع على أنه يصف الواقع. تقرنه بعض الفرق بأدوات نمذجة العمليات التجارية الرسمية؛ وتستخدم أخرى مخرجات Trupeer مباشرة كرسم تخطيطي لعملياتهم التجارية قيد التشغيل.

بالنسبة لتدفقات عمل إدارة العمليات التجارية وبرامج إدارة العمليات التجارية، فإن Trupeer AI تعالج فجوة التوثيق التي تتركها أدوات إدارة العمليات التجارية التقليدية عادةً للعميل لملئها. تدير منصة إدارة العمليات التجارية أو نظام إدارة العمليات التجارية النمذجة والتنفيذ. عادةً ما تقترن أفضل حزم برامج إدارة العمليات التجارية بأداة سير عمل، وطبقة برمجية لتوثيق العمليات، وقاعدة معرفية. وتتربع Trupeer AI في طبقة توثيق العمليات؛ حيث تغذي برامج توثيق العمليات مثل Trupeer AI المحتوى الأولي الذي تعتمد عليه بقية حزمة إدارة العمليات التجارية (BPM).

موقع منشئ العمليات التجارية بجانب أتمتة العمليات التجارية

تأخذ أدوات أتمتة العمليات التجارية وبرامج أتمتة العمليات التجارية عملية موثقة وتنفذ أجزاءً منها دون تدخل بشري. التوثيق هو الشرط الأساسي المسبق. تتعطل معظم عمليات نشر أتمتة العمليات التجارية بالذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات التجارية الذكية في الأسبوع الثاني لأن لا أحد يمكنه تقديم وصف نظيف بما يكفي للعملية الحالية لتقوم أداة الأتمتة بنمذجتها. Trupeer AI هو ما يسد هذه الفجوة. سجل سير العمل الفعلي، وسلم التوثيق إلى فريق الأتمتة، ثم انتقل إلى مرحلة البناء.

وينطبق المنطق نفسه على أعمال تحول العمليات التجارية على نطاق أوسع. وسواء كان الفريق ينتقل من عملية يدوية إلى عملية يريد أتمتتها، أو يقوم بترحيل الأنظمة، أو يدير إعادة تصميم هيكلي، فإن أول ما يجب تسليمه هو نفسه دائمًا: وصف دقيق للوضع الحالي لكيفية سير العملية اليوم. يعتمد عمل ذكاء العمليات التجارية على ذلك. ويتم تحديد نطاق عقود خدمات العمليات التجارية بناءً عليه، وتخضع معظم حلول العمليات التجارية في السوق الأوسع للتقييم بناءً على المعيار نفسه. إن تدفق التسجيل إلى التوثيق الذي تتعامل معه Trupeer AI هو المدخل الذي يحتاجه كل جهد لاحق للعمليات التجارية.

التحديثات: أعد تسجيل الخطوة المتغيرة فقط، وحافظ على بقية العملية سليمة

تتغير العمليات التجارية باستمرار، لكن التوثيق نادرًا ما يواكب هذا التغيير. عندما يضيف الفريق المالي حدًا جديدًا للموافقة، تتغير عملية الإغلاق. وعندما يضيف قسم الموارد البشرية موردًا جديدًا للتحقق من الخلفيات، يتغير تدفق تهيئة الموظفين. وبعد ترحيل نظام تكنولوجيا المعلومات، يتغير سير عمل توفير الوصول للخدمات. وتتعامل معظم أدوات التوثيق مع هذا من خلال مطالبة الفريق بإعادة كتابة الأقسام المتأثرة من الصفر. بينما يتعامل Trupeer AI مع الأمر من خلال إعادة تسجيل الخطوة التي تغيرت فقط.

إعادة التسجيل أسرع من إعادة الكتابة. يقوم الشخص الذي سجل في البداية بتسجيل النسخة الجديدة من الخطوة التي تغيرت فقط. ويبدأ الذكاء الاصطناعي بمعالجة ذلك الجزء وحده. يتم تحديث كل من الفيديو والمستند في مكانهما. أي رابط صفحة مشتركة قامت بنشره فرقة العمليات في الربع الماضي يشير الآن إلى النسخة الحالية، مع دمج الخطوة المحدثة في بقية التوثيق. ويحصل أي شخص قام بحفظ الرابط الأصلي في المفضلة أو قام بتضمينه في الويكي الخاص بالفريق على المحتوى الجديد دون مغبة البحث والتتبع يدويًا. نموذج التحديث هذا هو الفارق بين توثيق العمليات التجارية الذي يتقدم في العمر بشكل جيد وتوثيق العمليات التجارية الذي يصبح عقبة وعبئًا في اللحظة التي تتغير فيها العملية. ويغطي اقتران منشئ الفيديو مع منشئ إجراءات التشغيل القياسية (SOP) من Trupeer AI إجراءات التشغيل القياسية التي تقع تحت العملية المسجلة.