معظم أعمال التوثيق ليست تفكيرًا. بل هي كتابة خطوات يعرفها شخصٌ ما بالفعل، وإعادة صياغة مسودة تبدو سيئة، وإعادة هيكلة صفحة نمت بشكل عضوي، وتحديث الصياغة بعد حدوث تغيير. هذا الجزء المتكرر هو ما صُمم له أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي.

يغطي هذا ما تفعله هذه الأدوات فعليًا، وكيف يعمل سير عمل إعداد المسودات، وماذا تقارن عند اختيار إحداها، وما الذي لا يزال يحتاج إلى شخص.

ما هي أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي؟

أداة تستخدم الذكاء الاصطناعي لإعداد المسودات أو إعادة الكتابة أو تنظيم أو تحسين التوثيق. التركيز هنا على الكتابة نفسها: تحويل المدخلات غير المكتملة إلى تعليمات قابلة للقراءة، وتشديد الصياغة، وتطبيق بنية متسقة، وتكييف النبرة مع جمهور مختلف.

يجدر فصل أمرين غالبًا ما يتم جمعهما معًا.

• كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي تبدأ من نص أو مخطط. أنت تزود بالمحتوى، والأداة تُعد المسودة أو تعيد كتابتها أو تعيد هيكلتها

• توليد توثيق بالذكاء الاصطناعي يبدأ من عملية تم التقاطها. يوفر التسجيل المحتوى، وتنتج الأداة خطوات ولقطات شاشة مما لاحظته

بعض الأدوات تقوم بالأول فقط. وقليل منها يقوم بالأمرين معًا، وهذا مهم إذا كان توثيقك في الغالب إجرائيًا أكثر منه مفاهيميًا. وبالنسبة لجزء التوليد تحديدًا، راجع مولّد SOP.

ماذا تفعل هذه الأدوات فعليًا

غالبًا ما تكون إعادة الكتابة واحدة من أكثر القدرات فائدة، لأن لدى كثير من الفرق توثيقًا أقل قابلية للقراءة أكثر من وجود توثيق مفقود.

إعادة كتابة توثيق موجود

أخذ صفحة صحيحة لكنها صعبة المتابعة وتحسين الوضوح أو البنية أو الطول. قد تكون مكسبًا سريعًا، لأن المحتوى صحيح بالفعل وما يفشل هو الكتابة فقط.

إعداد مسودة من مخطط أو ملاحظات

أنت تزود بالخطوات أو العناوين أو الملاحظات الأولية؛ الأداة تنتج نثرًا قابلًا للقراءة. يكون ذلك مفيدًا عندما تعرف العملية وأن المشكلة تكمن في تحويلها إلى جمل.

إعادة الهيكلة

إعادة تنظيم مستند نما عبر الإضافة المتتابعة ليأخذ شكلًا متسقًا، أو تقسيم صفحة طويلة جدًا إلى عدة صفحات.

تكييف النبرة والجمهور

إعادة كتابة ملاحظة هندسية داخلية لتصبح محتوى مساعدة موجّهًا للعملاء، أو اختصار إجراء تفصيلي إلى مرجع سريع.

الاتساق عبر الكتّاب

تطبيق نفس المصطلحات والبنية والصوت على التوثيق المكتوب بواسطة أشخاص مختلفين في أوقات مختلفة.

الترجمة والتوطين

إنتاج نفس المحتوى بلغات أخرى من مصدر واحد، بدلًا من الحفاظ على مستندات متوازية.

كيف يعمل سير عمل إعداد المسودات

• 1. زوّد بالمصدر: مخطط أو ملاحظات أولية أو مستند موجود. بالنسبة للتوثيق المعتمد على سير العمل، يمكن لأدوات مثل Trupeer أن تبدأ من تسجيل شاشة بدلًا من ملاحظات مكتوبة

• 2. توليد المسودة: تنتج الأداة نثرًا منظمًا بدلًا من صفحة فارغة

• 3. تحقق من المحتوى: هل هناك شيء خاطئ أو ناقص أو مُخترَع؟

• 4. عدّل وفق سياقك: المصطلحات والنبرة وأي تفاصيل تخص طريقة عمل فريقك

• 5. أضف ما لم يتضمنه المصدر: المنطق، الشروط، الموافقات، والاستثناءات

• 6. راجع وانشر: اعتماد من يملك الموضوع، وليس من كتب المسودة

الخطوتان 3 و5 هما المكان الذي تتم فيه الأعمال الحقيقية: إعداد المسودة سريع، أما التحقق فليس كذلك. دقة توثيق الذكاء الاصطناعي توضح ما الذي يجب التحقق منه وبأي ترتيب.

ماذا تقارن في أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي

قيّم القدرة على الكتابة بدلًا من ميزات المنصة العامة. هناك أربعة معايير تحمل معظم قرار الاختيار: إعداد المسودات وإعادة الكتابة والتحرير بالذكاء الاصطناعي، ومرونة الإدخال، والمراجعة. أما البقية فهي تستحق التحقق لكنها نادرًا ما تحسم القرار.

• إعداد المسودات بالذكاء الاصطناعي: هل يمكنه إنتاج مسودة أولى قابلة للاستخدام من ملاحظات أو مخطط؟

• إعادة الكتابة والتحرير: هل يمكنه تحسين مستند موجود، وليس فقط إنشاء مستندات جديدة؟

• مرونة الإدخال: هل يمكنه العمل من ملاحظات أو مستند موجود أو عملية تم التقاطها؟

• لقطات الشاشة والسياق البصري: هل يمكن للمخرجات تضمين صور مرتبطة بالخطوات؟

• القوالب: هل يمكنك فرض الأقسام التي يجب أن يتضمنها توثيقك دائمًا؟

• ضوابط النبرة وأسلوب الكتابة: هل يمكنك تحديد الصوت ومستوى القراءة والمصطلحات؟

• المراجعة والتحرير: ما مدى سهولة أن يصحح البشر المسودة في مكانها؟

• مخرجات متعددة اللغات: هل يمكن لمصدر واحد النشر في عدة لغات؟

• النشر والتصدير: هل تصل المخرجات إلى مركز المساعدة، أم يتم تصديرها إلى ملف يحتاجه فريقك؟

رجّح كفة إعادة الكتابة. معظم الأدوات تُعد مسودات؛ لكن عددًا أقل منها يعيد الكتابة بشكل جيد، وإعادة الكتابة هي المكان الذي تكمن فيه القيمة المتكررة بمجرد أن يصبح توثيقك موجودًا. إعداد المسودة مكسب لمرة واحدة لكل مستند، بينما إعادة الكتابة تنطبق على كل ما تم كتابته بالفعل، وغالبًا ما تكون هذه الكومة الأكبر.

إذا كنت تقارن السوق الأوسع بدلًا من مقارنة القدرة على الكتابة، فإن مقارنة أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي هي الصفحة الأفضل.

لمن تُناسب أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي؟

لأي شخص تكون قائمة توثيقه المتراكمة مشكلة كتابة وليست مشكلة معرفة: الكتّاب التقنيون، فرق الدعم، فرق المنتج، وفرق العمليات.

لدى جمهورين معايير تقييم خاصة بهما تستحق القراءة بشكل منفصل: أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي لفرق المنتج و أدوات الذكاء الاصطناعي للتوثيق التقني.

كيفية استخدام أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي بفعالية

• حسّن المصدر قبل إعداد المسودة: مخطط غامض ينتج نثرًا غامضًا، ولا تعيد أي كمية من إعادة الكتابة اكتشاف محتوى لم يتم تزويد الأداة به أصلًا.

• زوّدها بدليل أسلوبك: المصطلحات والصوت وتنسيقات الكتابة، تُقدَّم مرة واحدة بدلًا من تصحيحها في كل مرة.

• تحقق من الحقائق بشكل منفصل عن القراءة: النص السلس ليس دليلًا على الدقة. تبدو المسودة واثقة سواء كانت صحيحة أم لا، لذا تحقق من المحتوى مقابل النظام أو الشخص المسؤول عنه بدلًا من الحكم عليه من الصفحة

• أعد الكتابة على مراحل: البنية أولًا، ثم الصياغة. أصلح ما يحتويه المستند وترتيبه، ثم حسّن طريقة قراءته. تلميع الجمل التي على وشك نقلها أو حذفها هو جهد مُهدَر،

• حافظ على المصطلحات مع نمو المكتبة: نفس المفهوم المسمّى بثلاث طرق هو مشكلة بحث بقدر ما هو مشكلة أسلوب

• حدّد ما لا يلمسه الذكاء الاصطناعي: الصياغة المنظمة، والنص القانوني، وأي شيء تكون فيه صياغته نفسها محكومة بدلًا من كونها مجرد تقليد

مكان Trupeer في الصورة

يجمع Trupeer بين كتابة بالذكاء الاصطناعي والتقاط سير العمل، بحيث يمكن للفرق توليد توثيق إجرائي من العملية نفسها بدلًا من كتابة مادة المصدر أولًا. ينتج نفس الالتقاط المستند المكتوب والمخرجات المرئية.

وبالنسبة لسير عمل الكتابة، فهذا يعني ثلاثة أشياء:

• يصل المحتوى مع المسودة: تأتي الخطوات ولقطات الشاشة من التسجيل، لذا أنت تقوم بالتحرير بدلًا من تزويد المحتوى أولًا

• تحدث إعادة الكتابة في مكانها: يمكن إعادة ترتيب الخطوات ودمجها وتقسيمها وإعادة صياغتها، ويمكن قص لقطات الشاشة أو إضافة تعليقات عليها، دون التنقل بين الأدوات

• صيَغتان من مصدر واحد: إجراء مكتوب وفيديو بصوت الراوي، لذا لا يمكن أن تتباعد الصيغتان كما يحدث عند كتابتهما بشكل منفصل

أين يناسب أكثر؟ المحتوى الإجرائي. أما التوثيق المفاهيمي، فأداة الكتابة المعتمدة على المخطط هي الأقرب، لأنه لا توجد عملية يتم التقاطها، ويجب أن يأتي المحتوى من شخص في كل الأحوال.

لا يقوم بالتحقق مما ينتجه. ما زالت هناك حاجة لإضافة المنطق، والشروط، والموافقات التي لم تكن مرئية، وما زال مالك الموضوع يعتمدها. راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP لفهم سير العمل هذا.

الأسئلة الشائعة

ما هي أداة كتابة توثيق بالذكاء الاصطناعي؟

برمجيات تستخدم الذكاء الاصطناعي لإعداد المسودات أو إعادة الكتابة أو تنظيم أو تحسين التوثيق. التركيز على الكتابة: إنتاج تعليمات قابلة للقراءة من مدخلات أولية، وتشديد النثر الموجود، وتطبيق بنية متسقة، وتكييف المحتوى مع جمهور مختلف.

كيف يساعد الذكاء الاصطناعي في كتابة التوثيق؟

يلغي الصفحة الفارغة ويزيل عمل النثر المتكرر. أنت تزود بالمحتوى كملاحظات أو مخطط أو عملية تم التقاطها، وتنتج الأداة مسودة منظمة. ما لا توفره هو المحتوى نفسه، ولهذا السبب تحدد جودة الإدخال إلى حد كبير جودة المخرجات.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي إعادة كتابة توثيق موجود؟

نعم، وغالبًا ما تكون هذه أكثر قيمة من إعداد صفحات جديدة. لدى معظم الفرق توثيق أقل قابلية للقراءة أكثر من وجود توثيق مفقود. يمكن للذكاء الاصطناعي تحسين الوضوح، وإعادة هيكلة صفحة نمت بشكل عضوي، واختصار شيء طويل جدًا، أو تكييف ملاحظة داخلية لتناسب جمهورًا يواجه العملاء.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء توثيق من تسجيل؟

بعض الأدوات يمكنها ذلك. يوفر تسجيل العملية الخطوات ولقطات الشاشة، وتحول الأداة ذلك إلى مسودة إجراء. هذا يُعد توليدًا وليس كتابة بالمعنى الدقيق، وهو مناسب للمحتوى الإجرائي بشكل أفضل بكثير من المحتوى المفاهيمي.

ما مدى دقة التوثيق المكتوب بواسطة الذكاء الاصطناعي؟

يعتمد على ما كان موجودًا في المصدر، وغير موثوق فيما لم يكن موجودًا. لا تعطي السلاسة أي إشارة حول صحة المحتوى، لذا تحقق من المحتوى بشكل منفصل عن قراءته. دقة توثيق الذكاء الاصطناعي تغطي إطار المراجعة الكامل.

ما الذي يجب أن يراجعه البشر في التوثيق المكتوب بواسطة الذكاء الاصطناعي؟

الحقائق، والشمولية، وما إذا كانت الشروط والموافقات موجودة. مشاكل الأسلوب تظهر في الصفحة؛ أما الفجوات فلا تظهر، ولهذا يجب أن تكون المراجعة متعمدة وليست مجرد قراءة سريعة.