السؤال نادرًا ما يكون ما إذا كان بإمكان الذكاء الاصطناعي كتابة التوثيق. يمكنه ذلك. السؤال هو: ماذا تكسب، وماذا تتنازل عنه، وأي أجزاء من الوظيفة لا يمسّها.

هذه مقارنة بين توثيق الذكاء الاصطناعي والتوثيق اليدوي على نقطتين يقرر بشأنهما الفريقان فعليًا: أين يذهب الوقت، ومن أين تأتي الجودة. وتنتهي إلى سير العمل الذي ينتهي إليه معظم الفرق، وهو ليس واحدًا منهما ولا الآخر.

ماذا يعني كل نهج فعليًا

التوثيق اليدوي يعني أن شخصًا يكتب الإجراء: يستعيد الخطوات، ويلتقط لقطات الشاشة ويلصقها، ويُنسّق النتيجة، ويحافظ عليها محدثة يدويًا.

توثيق الذكاء الاصطناعي يعني أن أداة تُنتج المسودة الأولى من إدخال، وغالبًا ما يكون تسجيل شاشة، ثم يراجعها شخص ويُكملها. المسودة ليست الوثيقة النهائية في أي من النهجين. الذي يتغير هو من يُنتجها وكيف يستغرق الجزء البشري.

تهم هذه الفروقات لأن معظم المقارنات تتعامل مع توثيق الذكاء الاصطناعي باعتباره أتمتة. ليس كذلك. إنه ينقل الجهد البشري من الإنتاج إلى التحقق.

توثيق الذكاء الاصطناعي مقابل التوثيق اليدوي بنظرة سريعة

أوضح طريقة للإمساك بالفرق:

الإنتاج يعني التقاط الخطوات، وأخذ لقطات الشاشة، وتنسيق النتيجة. الحكم يعني تحديد ما الذي يجب توثيقه، وتقديم المنطق، والتعامل مع الاستثناءات، والموافقة عليه. الذكاء الاصطناعي يتولى الإنتاج؛ والناس يتولون الحكم. كل ما يلي ينبع من هذا التقسيم.

الوقت: أين يذهب فعليًا

مقارنة إجمالي الوقت بصراحة أمر صعب، لأنه يختلف حسب تعقيد العملية والأدوات المستخدمة وكمية السياق التي يجب إضافتها. مقارنة أين يذهب الوقت أكثر فائدة، وهي تنطبق على معظم الفرق.

لا تتغير صفّتان، وهما الصفّتان اللتان تهمّان. يبقى السياق والمراجعة بشريين في كلا النهجين، ولهذا لا يلغي توثيق الذكاء الاصطناعي وظيفة التوثيق. إنه يقصر نصف الإنتاج ويترك نصف الحكم كما هو.

أكثر صفّ يستحق الترجيح هو الأخير. يتم إنشاء المحتوى مرة واحدة؛ ويتم التحديث في كل مرة تتغير فيها العملية. فريق يوثق عشر إجراءات يشعر بتكلفة الكتابة. وفريق يحافظ على مئتي إجراء يشعر بتكلفة المراجعة، وهنا يتباعد النهجان أكثر ما يمكن.

مثال ملموس: بالنسبة لسير عمل إعداد SaaS من عشرين خطوة، يعني التوثيق اليدوي كتابة كل خطوة، والتقاط واقتصاص عشرين لقطة شاشة، وتنسيق النتيجة. ينتج توثيق بمساعدة الذكاء الاصطناعي المسودة الأولى من تسجيل واحد لذلك السير، وينتقل الجهد البشري إلى مراجعة الخطوات وإضافة الشروط والموافقات التي لا يمكن للتسجيل إظهارها.

الجودة: أين تكمن ميزة كل نهج

النمط عبر كلا المقارنتين ثابت: توثيق بمساعدة الذكاء الاصطناعي مناسب أكثر لما كان قابلًا للملاحظة وللاتساق على نطاق واسع، بينما التوثيق اليدوي مناسب أكثر لأي شيء يتطلب معرفة لم تُظهرها الشاشة.

التكلفة: ماذا يتغير على نطاق واسع؟

عادةً ما تقارن المقارنات المتعلقة بهذا الموضوع تكلفة اشتراك برمجيات مقابل لا شيء، وهذا إطار غير صحيح. التوثيق اليدوي ليس مجانيًا؛ يتم دفعه بوقت من الأشخاص الذين يفهمون العمليات، وغالبًا لا يكون هؤلاء هم الأرخص المتاحين.

ما الذي يحرك الإجمالي فعليًا:

• وقت من يتم استهلاكه:
  يعتمد التوثيق اليدوي على خبراء المجال والمشغلين ذوي الخبرة. يعتمد توثيق بمساعدة الذكاء الاصطناعي على الأشخاص أنفسهم للمراجعة، لكن لجزء أقل منها

• كم عدد الإجراءات التي تحافظ عليها:
  عند وجود عشر إجراءات، يصعب تبرير الأدوات. وعند عدة مئات، تهيمن الصيانة وتنعكس الحسابات

• كم مرة تتغير العمليات:
  مكتبة مستقرة رخيصة في صيانتها بأي حال. مكتبة مرتبطة ببرمجيات تُصدر شهريًا ليست كذلك

• ما إذا كانت كتابة المحتوى مركزية:
  إذا كان فريق واحد يكتب كل شيء، فهذا الفريق تكلفة ثابتة واختناق. الالتقاط الموزع يوزع ذلك

• تكلفة أن تكون مخطئًا:
  المصروف الذي لا يظهر في أي من المقارنتين. يتم دفع إجراء غير محدث عبر الأخطاء وإعادة العمل وتذاكر الدعم بدلًا من رسوم الترخيص

طريقة عملية لتقديره:

إجمالي تكلفة التوثيق = وقت الكتابة + وقت المراجعة + وقت التحديث + تكلفة الأداة

لا يحمل التوثيق اليدوي تكلفة أدوات، لكنه يتضمن أعلى وقت للكتابة والتحديث. يضيف توثيق بمساعدة الذكاء الاصطناعي تكلفة أداة، ويقلل وقت الإنتاج، ويترك وقت المراجعة دون تغيير كبير. وبما أن وقت التحديث يتكرر طوال عمر الوثيقة، بينما تحدث الأمور الأخرى مرة واحدة، فعادةً ما تكون هذه هي الكلمة التي تحسم المقارنة.

التمرين المفيد هو تسعير حجمك أنت بدلًا من مقارنة الأرقام البارزة: كم عدد الإجراءات، وكم مرة تتغير، ومن تتجه ساعاتهم حاليًا للحفاظ عليها محدثة.

أين لا يزال التوثيق اليدوي هو الخيار الصحيح

يجدر ذكر ذلك بوضوح، لأن معظم المقارنات في هذا الموضوع لن تفعل.

• العملية ليست مبنية على الشاشة: إعداد الآلات، مناولة المستودعات، إجراءات المختبر. لا يوجد شيء يمكن التقاطه للملاحظة

• الوثيقة في الغالب سياسة: قواعد اتخاذ القرار، عتبات الموافقة، والشروط بدلًا من الإجراءات

• العملية غير موجودة بعد: أنت تصممها، لا توثقها، وهذه مهام مختلفة

• هي حالة لمرة واحدة: لإجراء قصير واحد، فإن إعداد أداة يكلف أكثر من كتابته

• الجمهور يحتاج إلى الإقناع لا إلى التعليم: سرد الإعداد وتبريره هما مهام كتابة

• صياغة تنظيمية محددة: عندما تكون النصوص نفسها خاضعة للرقابة، فإن التوليد يضيف عبء مراجعة بدلًا من إزالته

أين تكمن ميزة توثيق بمساعدة الذكاء الاصطناعي

• سير عمل البرمجيات: أي شيء يتم تنفيذه على الشاشة، حيث يمكن ملاحظة كل إجراء

• الحجم: عندما تكون القيود هي عدد الإجراءات الموجودة بدلًا من مدى جودة كتابة إجراء واحد

• عمليات تتغير كثيرًا: المراجعة الرخيصة هي جوهر الحجة

• كتابة موزعة: عندما لا يكون الأشخاص الذين يعرفون العمليات كتّابًا

• احتياج متعدد الصيغ: عندما يجب أن يوجد نفس سير العمل كوثيقة وكفيديو

سير العمل الهجين الذي ينتهي إليه معظم الفرق

في الواقع، نادرًا ما تكون مقارنة توثيق الذكاء الاصطناعي مقابل التوثيق اليدوي خيارًا ثنائيًا. سير العمل الذي ينجح:

• الالتقاط بالذكاء الاصطناعي: سجّل العملية واترك المسودة تتولى الخطوات ولقطات الشاشة والتنسيق

• إكمال يدوي: أضف المنطق والاستثناءات والعتبات ومسار التصعيد

• مراجعة بواسطة شخص يمتلك العملية: ليس الشخص الذي قام بالتسجيل

• اكتب يدويًا حيث لا يمكن للالتقاط الوصول: تبقى الإجراءات الثقيلة على السياسات أو خارج الشاشة مكتوبة يدويًا

• صيانة بالذكاء الاصطناعي: أعد التقاط الجزء المتغير بدلًا من إعادة بناء الوثيقة

يتبع هذا التقسيم الجداول أعلاه: الذكاء الاصطناعي يتولى الإنتاج، والناس يتولون الحكم. للحصول على التفاصيل حول خطوة المراجعة، راجع دقة توثيق الذكاء الاصطناعي.

أيّهما يجب أن تختار؟

استخدام Trupeer كخيار بمساعدة الذكاء الاصطناعي

يجلس Trupeer على جانب الإنتاج من هذا التقسيم. عندما تحدث العملية على الشاشة، يسجل سير العمل مرة واحدة ويُنتج إجراءً مكتوبًا مع لقطة شاشة لكل خطوة، بالإضافة إلى فيديو مُسجّل بصوت من نفس الالتقاط. يبقى نصف الحكم معك.

عمليًا، يتوافق ذلك مع سير العمل الهجين أعلاه:

• الإنتاج:
  يتحول التسجيل إلى خطوات مرتبة مع لقطات شاشة، مع تنسيق متسق، بدلًا من تجميعه يدويًا

• صيفتان من تسجيل واحد:
  إجراء مكتوب وفيديو، بحيث لا يمكن أن تتباعد النسختان كما يحدث عندما يتم إنشاؤهما بشكل منفصل

• مراجعة في مكانها:
  يمكن إعادة ترتيب الخطوات ودمجها وتقسيمها وإعادة كتابتها، واقتصاص لقطات الشاشة وتعليقها، وتمويه البيانات الحساسة قبل النشر

• الصيانة:
  عندما تتغير العملية، حدّث الجزء المتأثر بدلًا من إعادة بناء الوثيقة، وهي التكلفة التي تهيمن على نطاق واسع

ما لا يفعله هو نصف الحكم. لا يمكنه تقديم المنطق وراء خطوة، أو عتبات الموافقة، أو الاستثناءات، أو المعرفة بأن العملية التي سجلتها هي الصحيحة. أداة تدّعي غير ذلك ستكون مبالغة فيما يمكن للالتقاط ملاحظته.

للسير العمل المحدد، راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP أو مولّد SOP. وإذا كنت تقارن المنتجات بدلًا من النهج، فإن مقارنة أدوات توثيق الذكاء الاصطناعي تغطي السوق، وأدوات توثيق الذكاء الاصطناعي لفرق المنتج تغطي منظور فريق المنتج.

الأسئلة الشائعة

هل توثيق الذكاء الاصطناعي أسرع من التوثيق اليدوي؟

بالنسبة لنصف الإنتاج، غالبًا نعم: تأتي الخطوات ولقطات الشاشة والتنسيق من الالتقاط بدلًا من تجميعها يدويًا. أما نصف المراجعة فلا ينكمش، وللعملية المعقدة قد يكون كبيرًا. الفرق الأكبر يكون في التحديث بدلًا من الإنشاء، لأن المراجعة هي المكان الذي تكلف فيه عملية التوثيق اليدوي أكثر مع مرور الوقت.

هل توثيق الذكاء الاصطناعي دقيق مثل التوثيق اليدوي؟

يختلف، بدلًا من أن يكون أفضل أو أسوأ. يكون الذكاء الاصطناعي أكثر اكتمالًا في الخطوات التي كانت مرئية، لأن التسجيل يلتقط إجراءات قد يتخطاها الكاتب. لكنه أقل اكتمالًا في المنطق والاستثناءات وأي قرار تم خارج الشاشة. يمكن لمسودة ذكاء اصطناعي تمت مراجعتها ووثيقة يدوية مكتوبة بعناية أن تصل إلى المستوى نفسه عبر مسارات مختلفة.

هل يستبدل توثيق الذكاء الاصطناعي الكتّاب التقنيين؟

إنه يغيّر طبيعة الوظيفة. ينكمش عمل الإنتاج ولا ينكمش عمل الحكم: تحديد ما الذي يجب توثيقه، وإضافة السياق الذي لا يمكن للالتقاط إظهاره، والتحقق من أن العملية الموثقة هي الصحيحة، والحفاظ على المكتبة. تبقى هذه الأمور هي الجزء الأصعب.

متى يجب أن تكتب التوثيق يدويًا أيضًا؟

عندما لا تكون العملية مبنية على الشاشة، عندما تكون الوثيقة في الغالب سياسة وقواعد اتخاذ قرار، عندما لم تتم الموافقة على العملية بعد، أو عندما تكون الصياغة التنظيمية محددة. في هذه الحالات، لا يوجد ما يمكن للالتقاط ملاحظته تقريبًا، ويضيف التوليد عبء مراجعة بدلًا من إزالته.

هل يمكنك دمج توثيق الذكاء الاصطناعي والتوثيق اليدوي؟

هذا ما يستقر عليه معظم الفرق. التقط بالذكاء الاصطناعي، وأكمل وراجع يدويًا، واكتب يدويًا الإجراءات التي لا يمكن للالتقاط الوصول إليها. يعمل هذا التقسيم لأن النهجين قويان في أماكن مختلفة.

ما تكلفة توثيق الذكاء الاصطناعي مقارنة باليدوي؟

يكلّف التوثيق اليدوي وقتًا من الأشخاص الذين يعرفون العمليات، وغالبًا ما تكون هذه هي الموارد الأغلى. يضيف توثيق الذكاء الاصطناعي تكلفة أداة ويقلل وقت الإنتاج. يعتمد أيهما أرخص على عدد الإجراءات التي تحافظ عليها وكم مرة تتغير، لذلك من المفيد نمذجته وفق حجمك أنت بدلًا من رقم عام.