يمكن للذكاء الاصطناعي إعداد مسودة توثيق خلال ثوانٍ. لكن ما إذا كانت هذه المسودة صحيحة سؤالٌ منفصل، ودقة توثيق الذكاء الاصطناعي هي ما يحدد ما إذا كان أحد سيثق في توثيقك في النهاية.

يغطي هذا معنى دقة توثيق الذكاء الاصطناعي فعليًا، والأخطاء المحددة التي يميل الذكاء الاصطناعي إلى ارتكابها، وكيف تراجع توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ لتلتقطها، وكيف تقلل الأخطاء من المصدر بحيث تصبح المراجعة أقصر مع مرور الوقت.

ماذا تعني الدقة لتوثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ؟

دقة توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ ليست خاصية واحدة. قد تكون الإجراءات المُولدة خاطئة بأربع طرق منفصلة، وتحتاج إلى عمليات تحقق مختلفة.

• الدقة الواقعية: الخطوات تصف ما يحدث فعليًا. أسماء الأزرار وتسميات الحقول وتسلسلها تتطابق مع الواجهة الحقيقية

• الشمولية: لا شيء مطلوب مفقود. هنا يفشل المحتوى المُنشأ تلقائيًا في أغلب الأحيان، لأن الإدخال نادرًا ما يحتوي على كل شيء

• دقة التسلسل: الخطوات مرتبة بالترتيب الذي يجب تنفيذها فيه، ولا يتم عكس التبعيات

• الدقة السياقية: المنطق والظروف والحدود صحيحة. قد تكون الخطوة صحيحة من حيث الوقائع ومع ذلك تكون مضللة إذا لم تُرفق بالشرط المرتبط بها

المعتاد هو أن تكون المسودة جيدة في الأولى وسيئة في الثانية، وهي الحالة الأكثر خطورة، لأنها تبدو وكأنها مكتملة.

الأخطاء التي قد يسببها توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ

هذه هي أنماط الفشل الشائعة التي يجب التحقق منها في توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ.

خطوات مفقودة لم تكن مرئية أصلًا

أي شيء حدث خارج نطاق الإدخال غير موجود. الموافقات التي تُمنح شفهيًا، أو فحص يتم في نظام آخر، أو قاعدة تعيش في مستند سياسة. ستقرأ المسودة بسلاسة فوق الفجوة مباشرةً، وهذا ما يجعل من الصعب اكتشافها.

دمج الخطوات أو تقسيمها في المكان غير الصحيح

ثلاث نقرات داخل مربع حوار واحد عادةً ما تكون خطوة واحدة؛ والنقرة الواحدة التي تغيّر السياق عادةً ما تكون خطوتين. قد يدمج الذكاء الاصطناعي الإجراءات أو يقسمها بشكل غير صحيح، لذلك يجب مراجعة حدود الخطوات بدلًا من افتراض أنها صحيحة.

مراجع مكانية بدلًا من مراجع دلالية

"انقر على التبويب الثالث" بدلًا من "افتح تبويب الفوترة". دقيقة في يوم إنشائها، وخاطئة بعد تحديث الواجهة التالي. هذه هي الخطأ الذي يتقدم في العمر بشكل أسوأ.

نهايات مسدودة تُعرض كخطوات

إذا كانت عملية التسجيل تتضمن منعطفًا خاطئًا وتصحيحًا، فقد توثق المسودة الاثنين. عندها ينفذ القارئ خطوة تُلغي نفسها.

صياغة واثقة على محتوى غير مؤكد

النص المُنشأ لا يشير إلى الشك. خطوة استنتجها النموذج جزئيًا تبدو تمامًا مثل خطوة رآها مباشرةً، لذلك لا تمنحك المسودة أي مؤشر على أين تبحث بجدية أكبر.

شروط واستثناءات مفقودة

يلتقط الإدخال مسارًا واحدًا عبر العملية. الفروع، وهي المكان الذي تحدث فيه معظم الأخطاء عمليًا، غير موجودة ببساطة.

بيانات حساسة تنتقل إلى المخرجات

ليست خطأ دقة، لكن يتم التقاطها في نفس الجولة. أسماء العملاء وأرقام الحسابات والمعرّفات الداخلية التي ظهرت أثناء الالتقاط تنتهي في لقطات الشاشة.

لماذا يخطئ الذكاء الاصطناعي في التوثيق؟

ليس لأن النموذج غير مبالٍ. بل بسبب ما يمكنه وما لا يمكنه ملاحظته.

• يرى الإجراءات، لا النية خلفها. سبب وجود الخطوة غير مرئي

• يرى تشغيلًا واحدًا من العملية، لا الاختلافات

• لا يمكنه التمييز بين إجراء متعمد وخطأ تم تصحيحه

• لا يملك وصولًا إلى السياسات والعتبات والاتفاقيات التي تعتمد عليها العملية

• لا يستطيع معرفة ما إذا كانت العملية التي رصدها هي العملية الصحيحة

هذه النقطة الأخيرة هي الأكثر التي يتم تفويتها. إذا سجلت عملية تم تنفيذها بشكل سيئ، ستحصل على وصف مُنسق جيدًا لعملية سيئة. المخرجات دقيقة بالنسبة للإدخال وخاطئة كتوثيق.

كيفية مراجعة توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ

هذه هي عملية مراجعة توثيق الذكاء الاصطناعي، وترتيبها مهم. إن قمت بها خارج الترتيب فستضطر إلى إعادة كتابة نص ستقوم بحذفه.

• 1. تحقق من البنية أولًا: هل الخطوات بالترتيب الصحيح، ومقسمة بشكل صحيح، مع إزالة النهايات المسدودة؟ أصلح ذلك قبل لمس أي كلمة

• 2. تحقّق مقابل النظام الحقيقي: افتح الأداة وامشِ عبر الخطوات. تتغير الأسماء وتتغير الشاشات، والمسودة تعكس لحظة الالتقاط

• 3. استبدل الصياغة المكانية: كل "هنا" و"هذا الزر" و"الخيار الثالث" تصبح اسم الشيء

• 4. أضف ما لم يكن مرئيًا: المنطق والعتبات والموافقات ومن تتواصل معه عند نفادها

• 5. وثّق الفروع: لكل استثناء، الشرط الذي يفعّله وما الذي يجب فعله. احتفظ به بجانب الخطوة التي ينتمي إليها

• 6. راجع لقطات الشاشة: قصّها لما يهم، مع تمويه البيانات الحساسة، والتأكد أنها تعرض فعليًا حالة الخطوة التي تصفها

• 7. احصل على موافقة صاحب العملية: الشخص المسؤول عن العملية، وليس الشخص الذي قام بتسجيلها

الخطوتان 4 و5 هما المكان الذي يستغرق وقتًا، وهما الخطوتان اللتان لا يمكن للمراجع تخطيهما. كل ما يأتي قبل ذلك هو تصحيح؛ وهاتان الخطوتان هما الإضافة.

قائمة مراجعة توثيق الذكاء الاصطناعي

إذا كانت المراجعة تُظهر باستمرار نفس الفجوات، فقد تكون أداة التوليد نفسها هي القيد. تقارن أفضل أدوات توثيق بالذكاء الاصطناعي الخيارات بناءً على ما تنتجه فعليًا.

كيفية تحسين الدقة قبل التوليد

أرخص طريقة لتحسين توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ تكون في مرحلة الإدخال. أكبر التحسينات تحدث قبل التوليد، لا بعده. إدخال أفضل ينتج مسودة تحتاج إلى تصحيح أقل، وهذا يتراكم عبر كل إجراء تقوم بتوثيقه.

• نفّذ العملية بشكل نظيف: بدون منعطفات خاطئة، بدون الرجوع للخلف، وبدون التحويل إلى تبويب غير ذي صلة في منتصف الطريق

• عملية واحدة لكل إدخال: تشغيلان أو مساران في عملية التقاط واحدة ينتجان إجراءً واحدًا مُربكًا

• سرد الأجزاء غير المرئية: قول سبب قيامك بشيء يضيف سياقًا إلى الإدخال لا تستطيع الشاشة توفيره

• توقف بين الإجراءات المتمايزة: يجعل حدود الخطوة أسهل في تحديدها بشكل صحيح

• جهّز البيئة: افتح كل أداة وكل تسجيل دخول أولًا، حتى لا يكون الإدخال نصف مُعد

• تحقق أن العملية نفسها صحيحة: إذا كانت الطريقة قديمة، فإن التوليد منها لا يضيف سوى صياغة رسمية للمشكلة

إذا كنت تعمل من تسجيلات موجودة بدلًا من التقاط تسجيلات جديدة، فإن تحويل تسجيل شاشة إلى SOP يوضح ما الذي يجعل تحويل اللقطات يتم بسلاسة.

كيفية بناء سير عمل مراجعة قابل للتوسع

مراجعة إجراء واحد سهلة ويمكن القيام بها بعناية. أما مئتان فهي مشكلة عملية، وهنا يصبح ضمان جودة توثيق الذكاء الاصطناعي سير عمل بدلًا من كونه مهمة.

• طابق عمق المراجعة مع مستوى المخاطر: إجراء يتضمن امتثالًا أو عواقب مالية يحتاج إلى المرور الكامل. أما دليل داخلي "كيف تفعل" فلا

• وجّه المراجعة إلى صاحب العملية: وليس إلى فريق مركزي للتوثيق، الذي لا يمكنه التحقق مما لم يفعلوه

• راجع قبل النشر، لا بعده: مسودة نُشرت ثم تم تصحيحها لاحقًا تكون قد علمت شخصًا بالفعل الشيء الخطأ

• تابع ما يتم تصحيحه: إذا تكرر نفس الخطأ، أصلح عادة الإدخال بدلًا من تحريره خارج كل مرة

• حدد فترة مراجعة: تتراجع الدقة مع تغيّر العملية الأساسية، لذلك لا تكفي مراجعة واحدة عند الإنشاء

نصف الصيانة من هذا العمل وظيفة مختلفة عن الإنشاء، ويتم تغطيتها في برنامج إدارة SOP.

كم مقدار المراجعة التي يحتاجها مستند مُنشأ بواسطة الذكاء الاصطناعي؟

لا تحتاج صحة توثيق الذكاء الاصطناعي إلى نفس العمق لكل مستند، وتطبيق المرور الكامل على كل شيء هو ما يجعل المراجعة تصبح عنق الزجاجة الجديد.

إجراء يحكم نشاطًا مُنظمًا، أو ضابطًا ماليًا، أو أي شيء له عواقب تتعلق بالسلامة يحتاج إلى تحقق وموافقة. أما الملاحظة الداخلية حول كيفية تصدير تقرير فلا. الاختبار هو ما يحدث إذا كانت الخطوة خاطئة: إذا كانت الإجابة أن شخصًا ما يعيد قراءتها ويحلها، فيمكن تبرير مراجعة أخف.

ما لا يمكن التفاوض عليه هو صدق المستند. إجراء يحذف شرطًا دون الإشارة إلى هذا الحذف يكون أسوأ من إجراء أقصر يوضح أين يتوقف.

كيف يدعم Trupeer عملية المراجعة

يقوم Trupeer بتوليد التوثيق من تسجيل شاشة، وينتج خطوات مرتبة مع لقطة شاشة لكل خطوة، ثم يترك المسودة قابلة للتعديل حتى يمكن تطبيق مرور المراجعة المذكور أعلاه. يمكنك إعادة ترتيب الخطوات ودمجها وتقسيمها، وإعادة كتابة أي صياغة، وقصّ لقطات الشاشة وتعليقها، وتمويه أي محتوى حساس ظهر أثناء الالتقاط.

ما لا يفعله هو التحقق من المحتوى. لا يمكن لأي أداة توليد أن تخبرك ما إذا كانت العملية التي سجلتها هي العملية الصحيحة، أو أن توفر الموافقات والاستثناءات التي لم تكن على الشاشة أصلًا. يبقى هذا الجزء مسؤولية شخص، وأي أداة تدّعي غير ذلك تُبالغ في وصف ما يمكن للتوليد رؤيته.

وبالنسبة لسير العمل الأوسع، راجع إنشاء SOPs باستخدام الذكاء الاصطناعي ومولد SOP.

الأسئلة الشائعة

ما مدى دقة توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ؟

دقيق فيما رصده، وغير مكتمل فيما لم يستطع رصده. تكون المسودات المُنشأة عادةً موثوقة من حيث تسلسل الإجراءات والشاشات المعنية، وغير موثوقة من حيث المنطق والظروف والموافقات والاستثناءات. تعامل مع المسودة كمرور أول قوي بدلًا من اعتبارها مستندًا مكتملًا.

هل تحتاج SOPs المُنشأة بواسطة الذكاء الاصطناعي إلى مراجعة بشرية؟

نعم، دائمًا. المراجعة ليست إجراءً شكليًا: إنها المكان الذي تتم فيه إضافة السياق الذي لم يكن مرئيًا. نشر مسودة غير مُراجعة يعني نشر إجراء يوثق مسارًا واحدًا عبر العملية دون إرفاق أي شروط.

ما أكثر الأخطاء التي يرتكبها توثيق الذكاء الاصطناعي؟

خطوات مفقودة حدثت خارج الشاشة، وحدود خطوات تم دمجها أو تقسيمها في المكان غير الصحيح، وصياغة مكانية مثل "انقر على التبويب الثالث"، ونهايات مسدودة ناتجة عن أخطاء تم تصحيحها، واستثناءات مفقودة. الأول والأخير هما الأكثر أهمية، لأن القارئ لا يمكنه معرفة أنهما غير موجودين.

ما الذي يجب أن يتحقق منه المراجع البشري في توثيق الذكاء الاصطناعي المُنشأ؟

اعمل عبر قائمة التحقق أعلاه: البنية وترتيب الخطوات أولًا، ثم ما إذا كانت كل تعليمات تتطابق مع العملية الحقيقية، ثم السياق الذي لم يكن مرئيًا، ثم الاستثناءات والمتطلبات المسبقة ولقطات الشاشة، وأخيرًا الموافقة من صاحب العملية. الخطوتان اللتان لا يمكن تخطيهما هما السياق والاستثناءات، لأن القارئ لا توجد لديه طريقة لمعرفة أنهما غير موجودين.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي التحقق من دقة توثيقه بنفسه؟

يمكنه اكتشاف مشكلات التنسيق والاتساق. لكنه لا يستطيع التحقق من أن الخطوة صحيحة، لأنه لا يملك مصدرًا مستقلًا للحقيقة حول عمليتك. التحقق يتطلب شخصًا يعرف كيف يتم تنفيذ العمل فعليًا.

كيف تحافظ على دقة توثيق الذكاء الاصطناعي مع مرور الوقت؟

حدد فترة مراجعة بناءً على سرعة تغيّر العملية الأساسية، وعيّن لكل مستند صاحبًا مُسمّى، واستمر في جعل تحديثات المراجعة رخيصة بما يكفي بحيث تحدث فعليًا. الإجراء الذي يصبح مكلفًا لتحديثه يتوقف عن كونه دقيقًا بغض النظر عن مدى جودة المسودة الأولى.