Внутренняя платформа документации

Trupeer AI — это платформа внутренней документации для компаний, создающих контент только для внутреннего использования (описания процессов, СОП, руководства по адаптации, системные инструкции, внутреннее обучение, разборы инцидентов), который находится за корпоративным файрволом и никогда не попадает к клиентам. Несколько команд во всей организации создают реальный контент (видеоролик вместе с письменным руководством) в едином рабочем пространстве, при этом бренд-киты обеспечивают визуальное единообразие, а пользовательский глоссарий помогает правильно использовать внутренние названия продуктов и аббревиатуры. Готовые материалы экспортируются в формате видео MP4, документов PDF или Word, либо в виде фирменной ссылки на общую страницу (Shared Page), настроенную для видимости только внутри организации. В большинстве проектов по созданию внутренней документации точно знают, что именно нужно задокументировать; главным ограничением является время написания каждого документа, на что раньше уходило по полдня для каждого пошагового руководства, из-за чего у одного специалиста по операциям или обучению скапливалась очередь из 30 задач.

• Создает внутреннюю документацию (видео и письменное руководство вместе) из одной записи экрана или сценария для ИИ-аватара.

• Встроенная функция ограничения видимости только для организации через общие страницы (Shared Pages) гарантирует, что внутренние документы останутся конфиденциальными.

• Работает в связке с Confluence, Notion, SharePoint и Slab. Готовый контент можно переносить туда или размещать на общих страницах Trupeer.

• Бренд-киты и пользовательский глоссарий обеспечивают визуальное и терминологическое единообразие между всеми командами.

• Перевод на более чем 65 языков для международных компаний.

Что создает эта платформа внутренней документации

Сотрудник любой команды (специалист по адаптации персонала, системный администратор IT, операционный менеджер, ведущий инженер, бизнес-тренер финансового отдела) открывает инструмент и запускает запись экрана. Или, если записать экран нет возможности, вводит текст сценария и выбирает ИИ-аватара из каталога, который озвучит контент в формате видео с говорящей головой. Trupeer AI берет на себя весь постпродакшн. Слова-паразиты удаляются, эффекты масштабирования и подсветки курсора выделяют то, на что нужно обратить внимание зрителю, а черновик видео и черновик текстовой страницы внутренней документации со скриншотами и пронумерованными шагами появляются в редакторе одновременно.

Видео экспортируется в формате MP4. Документы — в форматах PDF или Word, которые полностью готовы для вставки в Confluence, Notion, SharePoint, Slab, внутреннюю базу знаний, справочник сотрудника или в любое другое место, где организация хранит свою внутреннюю документацию. Функция Общей страницы (Shared Page) объединяет оба формата в одну фирменную ссылку с доступом только для сотрудников компании. Это работает как встроенный хостинг внутренней документации, если в организации еще не развернуты Confluence или Notion. Бренд-кит применяется автоматически ко всем выходным файлам (логотип, цвета, шрифты, начальные и конечные слайды), а пользовательский глоссарий распознает внутренние названия продуктов, системные аббревиатуры и специфическую терминологию компании, которую ИИ иначе написал бы с ошибками. По сравнению с традиционным ПО для создания внутренней документации или любыми универсальными инструментами, сочетание видео и письменного руководства из одного источника записи — это как раз то, чего не хватает большинству команд при выборе инструментов.

Как работает платформа внутренней документации в три шага

Процесс создания состоит из трех шагов. Платформа не заменяет существующую базу знаний или внутреннюю вики-систему компании. Она создает контент, который затем размещается в них.

Шаг 1: Запишите пошаговое руководство или используйте ИИ-аватара

Запустите запись экрана прямо в браузере на любом рабочем ноутбуке. Либо пропустите запись вообще: введите сценарий и выберите ИИ-аватара из каталога (или используйте персонализированного аватара, обученного на внешности конкретного человека через интеграцию с HeyGen). Вариант с аватаром отлично подходит для тех случаев создания внутренней документации, когда эксперт в теме не может записать видео сам или когда команда хочет видеть одного и того же спикера во всей библиотеке внутренних документов.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видеоролик и текстовую внутреннюю документацию

Постпродакшн выполняется автоматически. Слова-паразиты и паузы удаляются. Эффекты зума и курсора выделяют ту часть экрана, которую должен видеть зритель. Черновик видео и черновик текстового документа появляются в редакторе вместе со встроенными скриншотами и пронумерованными шагами. Пользовательский глоссарий находит внутренние названия продуктов, системные аббревиатуры и командный жаргон до того, как они будут неправильно расшифрованы.

Шаг 3: Стилизация под бренд, ограничение доступа, публикация

Примените бренд-кит, чтобы внутренняя документация соответствовала остальной медиабиблиотеке организации. Настройте видимость Базы знаний (только для организации, для выбранных доменов или только по приглашению), чтобы ваши внутренние документы оставались конфиденциальными. Затем отправьте ссылку на Общую страницу, вставьте PDF в Confluence или Notion, прикрепите MP4 к странице SharePoint или отправьте ссылку в Slack.

Кто обычно занимается ведением внутренней документации в таком объеме

Ведением внутренней документации в организации обычно занимается операционный директор, руководитель отдела управления знаниями, специалист по обучению и развитию (L&D), руководитель аппарата или любой другой перегруженный процессами специалист, которому достался квартальный OKR «задокументировать всё». У них всегда есть бэклог запросов на документацию от разных отделов, отсутствие выделенного технического писателя и жесткий дедлайн, привязанный к запуску системы, проверке на соответствие требованиям или выходу новой группы сотрудников на адаптацию в понедельник. Они открывают этот инструмент, когда традиционный подход (ручной ввод в Confluence или Notion, создание скриншотов вручную и их вставка на страницу) физически не позволяет выдать тот объем внутренней документации, который требуется бизнесу.

Параллельно с ними отдельные команды создают свою внутреннюю документацию в том же рабочем пространстве. HR готовит модули адаптации новых сотрудников и руководства по политикам компании. IT документирует процедуры доступа к системам, новый процесс единого входа (SSO) и настройку VPN. Операционный отдел создает СОП для отдела финансов, цепочки поставок и закупок. Инженеры документируют инструкции по развертыванию инфраструктуры и архитектурные решения. Отдел продаж документирует внутренние тренинги по продукту и процессы исследования конкурентов. Служба поддержки документирует справочные материалы по внутренним инструментам для специалистов, работающих с клиентами. Аналитика в панели администратора показывает, сколько документов создала каждая команда, что помогает руководителю отдела управления знаниями видеть реальную скорость создания контента по каждому подразделению.

Типы контента внутренней документации, которые поддерживает платформа

Типы контента, которые чаще всего встречаются во внутренней документации: модули адаптации (обзор системы, правила компании, ориентация в первую неделю), документация по запуску новых систем (новая HRIS, новая CRM, обновление стека инструментов), СОП процессов (как закрыть финансовый период, как зарегистрировать контрагента, как подать отчет о расходах), инструкции (runbooks) для разработки и эксплуатации (процедура деплоя, эскалация инцидентов в 3 часа ночи, план аварийного восстановления) и документация по комплаенсу (ежегодный инструктаж по конфиденциальности данных, модуль по информационной безопасности). Trupeer AI создает все эти типы документов на основе единого рабочего процесса «от записи до документа». Формат адаптируется под аудиторию: для СОП требуются пронумерованные шаги со скриншотами, для разбора архитектуры — видеоролик с кратким текстовым изложением, а для инструктажа по комплаенсу — оба варианта на одном экране.

Для организаций, ведущих проекты по внутренней документации одновременно в нескольких командах, ценность платформы возрастает многократно. Всего один специалист по обучению или менеджер базы знаний, работая с Trupeer, может создавать такой объем готовых документов, для которого раньше требовалась небольшая команда штатных писателей или постоянные услуги подрядчиков. В компании из 1000 сотрудников, где одновременно создаются от 5 до 10 потоков внутренней документации (адаптация разработчиков, СОП операционного отдела, запуски ИТ-систем, обучение продажам, комплаенс), время на подготовку одного документа сокращается с 1–3 дней до 1–2 часов. Именно в этом месте задачи по ведению документации всей компании расходятся с разовым документированием процессов: требования к объему и регулярности меняются, и управление внутренней документацией становится столь же важным, как и скорость её создания. Для сценариев, когда один и тот же исходный контент должен публиковаться как вовне, так и внутри компании, платформа для внутренней и внешней документации решает обе задачи.

Какое место занимает Trupeer рядом с Confluence, Notion, SharePoint и вашей вики-системой

Trupeer AI не является вики-системой или платформой для управления знаниями. Confluence, Notion, SharePoint, Slab, GitBook, Coda и Tettra отвечают за уровень хостинга: страницы, разделы, структуру, поиск, права доступа, комментарии, историю версий со сравнением изменений и структурированную таксономию, от которой зависят библиотеки документации. Trupeer AI работает на уровне создания контента для этих систем. Операционная команда, специалист по обучению или менеджер базы знаний создает внутреннюю документацию в Trupeer и вставляет готовый результат в ту вики-систему, которую уже использует компания. Форматы MP4 и PDF совместимы с любой вики, поэтому выбор платформы хранения никак не ограничивает работу.

Собственная функция Базы знаний Trupeer выступает в качестве встроенного хостинга внутренних знаний для компаний, которые еще не используют Confluence или Notion (или хотят хранить часть внутренней документации исключительно на домене Trupeer). Настройки видимости охватывают весь спектр: публичный доступ для страниц, которые должны индексироваться поисковиками, доступ только для организации для конфиденциальной внутренней документации, доступ для выбранных доменов для партнеров и подрядчиков, а также доступ строго по приглашениям. Большинство организаций комбинируют оба подхода: основная часть документов хранится в существующей вики, куда вставляется контент из Trupeer, а некоторая часть (обучающие видеоролики, записи прохождений процессов, туры адаптации) размещается на общих страницах Trupeer, поскольку интерактивный видеоплеер работает там лучше, чем будучи встроенным в сторонний вики-сервис. Для команд, выбирающих систему документирования с нуля, решение на базе хостинга Trupeer позволяет полностью миновать этап покупки и настройки сложной вики-системы.

Перевод, обновления и международный штат сотрудников

Внутренняя документация быстро устаревает, потому что системы и процессы меняются каждый квартал. Обновление интерфейса ломает пошаговое руководство, изменение процесса делает СОП неактуальной, а реструктуризация меняет цепочку эскалации в инструкциях. Большинство компаний решают эту проблему тем, что тихонько игнорируют устаревание вики и каждый раз отвечают на одни и те же вопросы в Slack, когда кто-то натыкается на неактуальную страницу. Trupeer AI решает проблему обновлений путем перезаписи только изменившегося шага. ИИ заново обрабатывает только эту часть, видео и текстовый документ обновляются автоматически, и следующий сотрудник видит на внутренней странице уже актуальную версию.

Для многонациональных команд перевод устраняет языковой барьер, который обычно мешает полноценно использовать базу знаний. На основе одной и той же исходной записи в рамках одного цикла публикации сотрудники в Мумбаи получают СОП, инструкцию или руководство по адаптации на хинди, в Берлине — на немецком, в Мехико — на испанском, а в Токио — на японском. Перевод применяется как к озвучке видео, так и к текстовому документу, с сохранением фирменного стиля, глоссария и экранного текста. Использование платформы внутренней документации совместно с конструктором СОП на базе Trupeer AI позволяет полностью закрыть потребности в стандартных операционных процедурах, на которых строится большинство баз знаний.