Программное обеспечение для корпоративной документации

Trupeer AI — это программное обеспечение для корпоративной документации, которое создает как видеоинструкцию, так и письменную статью с документацией на основе одной и той же записи экрана в рамках одного рабочего процесса. Технический писатель, специалист по обучению и развитию (L&D) или профильный эксперт записывают рабочий процесс один раз, а Trupeer AI генерирует вместе видео в формате MP4 и документ в формате PDF или Word. Большинство программ для создания документации в этой категории создают либо один формат, либо другой: инструменты записи экрана, такие как Scribe и Tango, генерируют письменные руководства на основе записанных кликов, а видеоинструменты, такие как Loom и Vidyard, создают видео с записи экрана. Trupeer AI создает оба формата из одной и той же записи — именно то, что действительно необходимо большинству корпоративных программ документирования, но что у них редко бывает.

• Программное обеспечение для корпоративной документации, создающее как видео, ТАК И письменную документацию из одной записи.

• Брендбук обеспечивает визуальное единообразие на тысячах внутренних документов.

• Переводите документацию на более чем 65 языков на основе одной и той же исходной записи.

• Готовый результат экспортируется в форматы MP4, PDF или Word, готовые для любой платформы документирования, которую уже использует предприятие.

• Обновляйте документацию, просто перезаписав изменившийся шаг. Библиотека автоматически распространит обновление.

Что создает Trupeer AI как ПО для корпоративной документации

Технический писатель, специалист по L&D, руководитель службы поддержки ИТ или профильный операционный эксперт открывает генератор документации и записывает рабочий процесс в браузере. Trupeer AI берет на себя постпродакшн. Слова-паразиты удаляются. Сглаживание дрожания курсора делает запись похожей на профессиональную демонстрацию, а не на сессию отладки. Эффекты масштабирования и курсора выделяют те части экрана, с которыми читателю нужно взаимодействовать. Черновик MP4-видео и черновик письменной статьи поступают в редактор одновременно, причем в письменной версии уже содержатся скриншоты и пронумерованные шаги. Если документация часто меняется, это ПО для корпоративных продаж легко поддерживать в актуальном состоянии, поскольку оно создается на основе записи, а не пишется вручную.

Оба формата создаются из одного источника, поэтому видео и письменная документация остаются синхронизированными по фактам. Если на записи показан четырехэтапный рабочий процесс утверждения, то и в видео, и в письменной статье будут описаны те же четыре шага в том же порядке с использованием единой терминологии, взятой из пользовательского глоссария. Брендбук накладывает корпоративный логотип, цвета, шрифты, а также вводные и финальные слайды. Закадровый голос генерируется на основе записанной речи или печатного текста, при этом доступны десятки вариантов голосов и клонирование индивидуального голоса для организаций, которым нужен один постоянный диктор для всей библиотеки документации.

Как работает ПО для корпоративной документации в три шага

Процесс создания состоит из трех шагов: одна запись на входе, один этап редактирования, одна публикация. Никаких вторых писателей, отдельных видеоредакторов или сторонних инструментов для сборки статьи.

Шаг 1: Запишите рабочий процесс или загрузите существующее видео

Запустите запись экрана в браузере или загрузите существующий видеофайл, который уже есть у команды (записи процессов из Zoom, демонстрации из MS Teams, необработанные снимки экрана из предыдущих попыток). Trupeer AI работает с любым имеющимся материалом. Типичная статья корпоративной документации создается на основе записи от 5 до 12 минут, что намного быстрее, чем писать статью с нуля.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видео и письменную документацию

Удаляются слова-паразиты, паузы и моменты в духе «сейчас я найду этот файл». Эффекты масштабирования и курсора подсвечивают области экрана, на которых читателям нужно сосредоточиться. Черновик видео и черновик письменной статьи появляются в редакторе вместе. Пользовательский глоссарий распознает внутренние названия продуктов, систем и аббревиатуры до того, как ИИ успеет неверно их расшифровать.

Шаг 3: Брендирование, перевод, публикация

Примените брендбук, чтобы документация соответствовала существующим визуальным стандартам предприятия. Переводите на языки, на которых говорят ваши сотрудники (испанский, португальский, хинди, китайский, французский, немецкий, японский или любой из более чем 65 языков). Отправьте MP4 на внутренний видеопортал, документ PDF или Word — в базу знаний, или поделитесь обоими форматами с помощью ссылки на общую страницу, которую команда может отправить в Slack, базу знаний компании или справочный центр.

Кто на самом деле использует это ПО для корпоративной документации

Пользователем этого инструмента в крупной организации обычно является технический писатель, руководитель группы документирования, специалист по L&D, менеджер по внутренним коммуникациям, ИТ-специалист или любой профильный эксперт, отвечающий за документацию. Они используют его, когда необходимо создать документацию по продукту для внедрения новой системы, когда нужно подготовить обучающие материалы для следующего цикла комплаенса, когда изменения в процессах должны быть донесены до региональных офисов или когда команде документирования нужно разгрузить бэклог статей, копившийся два квартала.

Различные отделы используют его для разных категорий контента. Команды технических писателей создают документацию по продуктам, ПО, системам и руководства по интеграции (в сочетании с реальными справочниками по API, поскольку Trupeer AI не генерирует API-документацию автоматически из кода). Команды L&D создают обучающие материалы и соответствующие модули. ИТ-отделы создают инструкции по внедрению систем и руководства для администраторов. Отдел внутренних коммуникаций готовит разъяснения политик и документацию по управлению изменениями. HR создает руководства по онбордингу и корпоративным политикам. Операционный отдел создает стандартные операционные процедуры (SOP) и инструкции к процессам. Один и тот же инструмент документирования обслуживает любые задачи, что упрощает централизованный стек разработки контента.

Категории документов, которые поддерживает это ПО для корпоративной документации

Корпоративная документация обычно делится на несколько категорий, и все они подходят под модель «от записи к документу». Документация по продукту для внутренних команд, использующих корпоративное ПО. Техническая документация для системных инженеров, разработчиков и ИТ-персонала. Процессная документация для стандартных операционных процедур в операционном, финансовом отделах и HR. Обучающие материалы для модулей L&D в сочетании с обучающими видео для сотрудников. Комплаенс-документация для регулируемых отраслей, где необходимо подтверждать обучение сотрудников определенным правилам. Документы по управлению изменениями для миграции систем, организационных сдвигов и обновлений процессов. ИТ-документация для руководств администрирования, обзоров внутренних платформ и внедрения инструментов.

Для решения более широких задач по созданию технической документации на предприятии Trupeer AI берет на себя уровень продакшена. Существующая инфраструктура документирования команды (платформа базы знаний, LMS, корпоративная вики-система, портал для разработчиков) остается прежней. Trupeer AI наполняет ее мультимедийным контентом, который команда может создавать в 10 раз быстрее традиционного ручного написания и подготовки скриншотов. Технический писатель, который раньше мог публиковать по две статьи в неделю, с таким подходом часто выпускает восемь или десять, поскольку самые трудоемкие процессы (создание скриншотов, написание текста, запись соответствующего видео) сводятся к одному циклу «запись и проверка».

Какое место занимает Trupeer рядом с Scribe, Tango, Loom и другим ПО для документации

Программное обеспечение для создания документации в этой категории обычно создает только один формат. Scribe и Tango создают письменные руководства на основе записанных кликов с автоматически сгенерированными скриншотами и пронумерованными шагами. Loom и Vidyard создают видеозаписи экрана с инструментами редактирования, но без соответствующего текстового документа. Guidde находится посередине, создавая видео и кликабельное интерактивное руководство. MadCap Flare, Paligo, Heretto и Adobe FrameMaker обеспечивают традиционные процессы технического писательства для структурированной документации и используются в основном крупными командами, создающими сложные руководства к продуктам.

Trupeer AI — это ИИ-платформа для документирования, которая создает как видео, так и текстовые документы из одной записи. Именно такое сочетание форматов необходимо большинству корпоративных программ документирования. Видео размещается в LMS или на видеопортале, письменная документация отправляется в базу знаний или вики, и оба формата остаются синхронизированными, так как созданы из одного источника. Командам, которые уже используют Scribe или Tango для письменных руководств, Trupeer AI добавляет возможность генерации видео. Командам, использующим Loom или Vidyard для видео, Trupeer AI добавляет текстовую документацию. Компании, которым необходимо сохранять традиционные инструменты структурированного письма типа MadCap или Paligo для сложных продуктовых руководств, обычно используют Trupeer AI для повседневных процессов и обучающей документации, которая составляет основную часть корпоративной библиотеки.

Единообразие бренда, перевод и обновления для корпоративных программ документирования

Корпоративные программы документирования сталкиваются с тремя проблемами, которые традиционное ПО решает плохо. Единообразие бренда на тысячах внутренних документов (каждое видео и документ должны выглядеть так, будто созданы одной компанией). Языковое покрытие для сотрудников в разных странах (испанский для офиса в Мексике, хинди для Бангалора, португальский для Сан-Паулу, немецкий для Берлина). Распространение обновлений при изменении процессов (небольшое изменение интерфейса в целевой системе ломает документацию, на написание которой ушли недели). Trupeer AI решает все три проблемы на уровне создания контента. Брендбуки обеспечивают визуальный стиль. Перевод охватывает более 65 языков и применяется как к видео, так и к тексту в рамках одной задачи. Обновления работают за счет перезаписи только того шага, который изменился, благодаря чему небольшая правка применяется без необходимости переписывать всю статью целиком.

Для организаций с жесткими требованиями к безопасности и комплаенсу Центр контроля безопасности Trupeer AI предоставляет сведения о защите платформы, принципах обработки данных и текущем статусе сертификации. Клонирование голоса на корпоративном тарифе позволяет использовать единый голос диктора для всей библиотеки документации, независимо от того, какой отдел подготовил материал. Использование этого программного обеспечения для корпоративной документации совместно с конструктором SOP от Trupeer AI охватывает как создание повседневной документации, так и уровень стандартных операционных процедур под ней.