Создавайте руководства по процессам за секунды

Инструмент для создания руководств по процессам Trupeer AI берет запись экрана и создает одновременно отполированное видеоруководство и текстовое пошаговое руководство на основе одного сеанса записи. Команда записывает рабочий процесс один раз, а ИИ удаляет слова-паразиты, добавляет приближение на ключевых действиях и параллельно пишет документ. Большинство инструментов заставляют выбирать между видеоредакторами, которые не создают документы, и инструментами для создания скриншотов, которые не делают видео. Trupeer AI делает и то, и другое за один проход, и это реальная причина, по которой команды, ищущие инструмент для создания руководств по процессам, не удовлетворены тем, что уже есть на рынке.

• Запишите один раз — получите видео и текстовое руководство по процессу в рамках одного проекта.

• ИИ удаляет слова-паразиты, сглаживает дрожание курсора, приближает те части экрана, где происходит действие.

• Брендбук применяется автоматически: логотип, цвета, шрифты, начальные и конечные заставки соответствуют остальной документации команды.

• Переводите руководство более чем на 65 языков — перевод применяется одновременно и к видео, и к текстовому документу.

• Обновляйте руководство, перезаписав только изменившийся шаг. Оба формата обновятся на месте.

Что Trupeer AI создает для руководства по процессу

Кто-то записывает демонстрацию процесса на экране, который хочет задокументировать. Trupeer AI берет на себя постпродакшн. Слова-паразиты и моменты в духе «сейчас я найду нужную вкладку» удаляются. Эффекты масштабирования выделяют те части экрана, где происходит действие. Черновик видео и черновик текстового пошагового руководства появляются в одном проекте, поэтому команде не нужно поддерживать два отдельных источника информации для одного и того же рабочего процесса.

Видео выгружается в формате MP4, готовом для справочного центра, внутренней базы знаний или вводного курса для новых сотрудников. Документ выгружается в формате PDF или Word с пронумерованными шагами и скриншотами, соответствующими моментам из видео. Брендбук применяется автоматически: логотип, цвета, шрифты, начальные и конечные заставки соответствуют остальной библиотеке документации команды. Пользовательский глоссарий помогает справляться с внутренними названиями продуктов, которые ИИ иначе не знал бы, как писать или произносить. Подсветка курсора, фокус на области и автоматическое масштабирование при взаимодействии с интерфейсом появляются на итоговой записи экрана ИИ без какого-либо ручного вмешательства.

Как создать руководство по процессу за три шага

Весь процесс требует одной записи и на выходе дает готовый к публикации контент. Никаких видеоредакторов, никакого отдельного написания текстов, никакой работы над документацией, которую пришлось бы растягивать на весь следующий квартал.

Шаг 1: Запишите или загрузите рабочий процесс

Нажмите кнопку записи в браузере, зафиксируйте рабочий процесс по мере его выполнения или загрузите готовую запись экрана из другого инструмента. 10-минутная запись превращается в 3-5-минутное видео и структурированное текстовое руководство, так как весь лишний материал удаляется во время обработки. Чем информативнее запись, тем более подробным получится руководство по процессу на выходе.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видео и текстовое руководство

Слова-паразиты удаляются. Эффекты масштабирования и курсора добавляются там, где они помогают зрителю следить за работой. Черновик видео и черновик пошагового руководства отображаются в редакторе вместе. Применяется пользовательский глоссарий, поэтому внутренние названия продуктов пишутся и произносятся правильно в обоих форматах.

Шаг 3: Брендирование, перевод и отправка

Примените брендбук, чтобы логотип, цвета и начальные/конечные заставки соответствовали остальным материалам команды. Переведите на испанский, мандаринский, хинди, португальский или любой другой из более чем 65 языков, на которых говорит компания. Затем опубликуйте с помощью ссылки на общую страницу (Shared Page), которую команда может встроить в любую базу знаний, интранет, платформу обучения (LMS) или справочный центр.

Кто обычно использует инструмент создания руководств по процессам

Этот инструмент обычно открывает тот, кого попросили задокументировать рабочий процесс, который хранится у него в голове: ведущий CSM, который проводит одну и ту же презентацию продукта на каждом вводном звонке; операционный руководитель, который знает процесс закрытия сделок лучше всех; или менеджер поддержки, знающий дерево эскалации наизусть. Как правило, знания есть, документации нет, а писать ее с нуля — это занятие, которым никто не хочет заниматься. Trupeer AI позволяет этому человеку нажать запись один раз и выдать документацию в виде готового профессионального материала, вместо того чтобы откладывать это в долгий ящик.

Один и тот же процесс встречается в разных отделах. Операционные специалисты и инженеры используют его для документирования внутренних процессов. Отделы заботы о клиентах используют его для вводных руководств и глубокого разбора функций. Команды поддержки — для инструкций по устранению неполадок и процедур реагирования на инциденты. Отделы кадров — для адаптации сотрудников, оформления льгот и ознакомления с правилами компании. Команды маркетинга и продукта — для видеообъяснений функций и клиентских инструкций. Преподаватели и руководители по обучению используют его для создания процедурного контента, лежащего в основе их программ обучения.

Типы руководств по процессам, которые поддерживает Trupeer AI

Руководство по процессу — это любое структурированное объяснение того, как выполнить задачу, с шагами, расположенными в том порядке, в котором их нужно выполнять. Формат зависит от контекста: для статьи в справочном центре может потребоваться текстовое пошаговое руководство со скриншотами, для программы адаптации нового сотрудника — видеоролик и сопровождающее текстовое руководство, а для демонстрации успеха клиента — 3-минутное видео, встроенное в письмо. Trupeer AI создает все эти варианты из одной записи, поскольку один и тот же исходный материал можно экспортировать в разных форматах в зависимости от аудитории.

Наиболее частые категории: демонстрация ПО (как использовать конкретную функцию), операционные процедуры (как выполнять определенный рабочий процесс), обучающий контент (как команда решает регулярную задачу), клиентские инструкции (как клиенту достичь своей цели в продукте) и нормативная документация (подтверждение того, что процесс был выполнен правильно). На основе одной и той же базовой записи создаются все эти материалы, меняются лишь настройки бренда, языка и длительности под конкретную аудиторию. В этом и заключается концептуальная разница между использованием шаблона руководства по процессу, скачанного из интернета, и использованием инструмента для создания руководств, который генерирует контент на основе реальной работы. Шаблон пошагового руководства может дать команде структуру, но шаблон, заполненный ИИ, дает им готовый контент. Команды, которые начинали с обычных шаблонов, обычно переходят на Trupeer AI, как только понимают, что шаблон был самой простой частью процесса.

Какое место занимает Trupeer AI рядом с Loom, Scribe и ручным документированием

Большинство существующих инструментов заставляют идти на компромисс. Loom, Vidyard и ScreenPal отлично записывают видео, но не создают структурированное текстовое руководство. Scribe, Tango и Guidde создают текстовые пошаговые инструкции со скриншотами, но не генерируют качественное видео. Ручное документирование со временем позволяет получить и то, и другое, но требует часов написания текстов для каждого руководства. Trupeer AI делает и то, и другое за один проход, потому что одна запись питает оба формата: видео — это очищенная версия записи, а текстовое руководство — это структурированная расшифровка со встроенными скриншотами из того же источника.

Подход с двойным выводом важен, потому что разным аудиториям нужны разные форматы. Ведущий инженер, ищущий конкретную процедуру, хочет быстро просмотреть текст; новый сотрудник, впервые изучающий тот же процесс, хочет посмотреть видео; международной команде нужен один и тот же контент на пяти языках; а справочному центру для одной и той же статьи требуется встроенное видео и текстовое руководство, которое можно скопировать и вставить. Одна запись, покрывающая все эти сценарии использования, создается быстрее, чем каждый формат по отдельности, и вопрос формата больше не требует выбора между видео и документом.

Обновления и перевод: поддерживайте актуальность руководств при изменении процессов

Руководства по процессам быстро устаревают, потому что меняется программное обеспечение. Обновление интерфейса ломает демонстрацию, новая функция делает процедуру неактуальной, изменение рабочего процесса рушит все руководство. Большинство команд справляются с этим, просто позволяя документации устаревать и извиняясь, когда кто-то это замечает. Trupeer AI решает эту проблему за счет перезаписи только изменившегося шага. ИИ повторно обрабатывает только этот сегмент, а видео и текстовое руководство обновляются на месте. Любая ссылка на общую страницу (Shared Page), которую команда отправила в прошлом квартале, теперь автоматически ведет на актуальную версию.

Для международных команд перевод устраняет языковой барьер. Одно и то же руководство по процессу доходит до команды в Мадриде на испанском, в Токио на японском, в Берлине на немецком языке на основе одной и той же исходной записи в ту же неделю. Перевод применяется как к озвучиванию видео, так и к текстовой документации с сохранением бренда, глоссария и экранного текста. Использование инструмента создания руководств по процессам совместно с конструктором СОП Trupeer AI позволяет закрыть потребность в стандартных операционных процедурах, лежащих в основе записанных процессов.