Инструмент для автоматического создания, обновления и распространения документации

Инструмент автоматической документации Trupeer AI решает три проблемы, на которых обычно спотыкается процесс создания документов: создание, обновление и распространение. Запишите рабочий процесс один раз. ИИ сгенерирует качественное видео и письменный документ. Перезапишите только изменившиеся части, когда рабочий процесс изменится. Поделитесь результатом с помощью единой брендированной ссылки, которая обновляется мгновенно. Большинство проектов по документированию терпят неудачу на втором или третьем этапе, а не на первом, поэтому традиционное ПО для автоматизации создания документов помогает на этапе создания, но вынуждает команды вручную поддерживать и распространять материалы.

• Сквозная автоматизация документооборота: запишите один раз, получите видео и письменную документацию вместе.

• Обновление путем перезаписи только измененного фрагмента. Остальная часть документа остается нетронутой. Не нужно начинать все с нуля.

• Распространяйте через брендированную ссылку Shared Page, которую можно встроить в Slack, интранет, LMS или любую другую платформу компании.

• Более 65 языков для глобальных команд. Перевод применяется как к видео, так и к документу в рамках одной задачи.

• ИИ-аватары и озвучка доступны, когда первоначальный автор записи недоступен.

Создание: запишите один раз, получите качественное видео и письменный документ вместе

Создание документации обычно означает, что один человек пишет черновик, другой отдельно записывает скринкаст, а третий пытается их синхронизировать. Trupeer AI объединяет это в одну задачу. Запишите демонстрацию экрана, объяснение на веб-камеру или загрузите готовую запись. ИИ удалит слова-паразиты, сгладит дрожание курсора, добавит эффекты масштабирования для удобства зрителя и одновременно сгенерирует черновик видео и текстовый документ.

Видео выводится в формате MP4. Документ экспортируется в PDF или Word, готовый для передачи на проверку или добавления в базу знаний. Фирменный стиль применяется автоматически: логотип компании, цвета, шрифты, вступительные и финальные слайды будут соответствовать остальной библиотеке документов компании без помощи дизайнера. Названия продуктов и корпоративная терминология остаются неизменными благодаря настраиваемому глоссарию, поэтому названия внутренних инструментов не превратятся в бессмыслицу ни в озвучке видео, ни в письменном руководстве. ИИ-слой записи экрана отвечает за подсветку курсора, фокусировку на области экрана и автоматическое масштабирование при взаимодействии с интерфейсом — то, что большинство инструментов для автоматизации документов либо пропускают, либо делают некачественно.

Обновление: перезапишите измененный фрагмент, сохранив все остальное

Большинство программ для автоматизации документов рассматривают обновления как перезапись контента. Trupeer AI рассматривает их как регенерацию. При изменении рабочего процесса автор просто записывает только тот сегмент, который изменился. ИИ заново обрабатывает только эту часть. Документ и видео обновляются на месте. Ссылка на Shared Page, которой команда поделилась в прошлом квартале, теперь ведет на актуальную версию, поэтому все, кто добавил исходную ссылку в закладки или встроил её в вики-свою команду, получают новый контент без каких-либо ручных поисков.

Именно на этом этапе автоматизация создания документов с помощью ИИ приносит реальную пользу в сфере автоматизации бизнес-документов. Изменения в рабочих процессах, обновления интерфейса, законодательные правки и релизы функций ломают документацию одинаково: меняется один шаг в середине процесса из 10 шагов, и старая документация становится не просто неполной, а вводящей в заблуждение. Неверная документация хуже, чем ее отсутствие. Возможность перезаписать только изменившуюся часть позволяет поддерживать документацию в актуальном состоянии, избавляя команду от выбора между «обновить всё» и «оставить с ошибками». Модель такого обновления — это то, что большинство корпоративных систем автоматизации документооборота пытаются реализовать, но редко могут предоставить.

Распространение: одна брендированная ссылка, которая обновляется мгновенно

Trupeer AI преобразует каждое видео и документ в Общую страницу (Shared Page): брендированную целевую страницу с логотипом компании, встроенным видео и документом, а также ссылкой на призыв к действию, которую команда может настроить для каждой аудитории. Эту ссылку можно отправить куда угодно. Встроить в базу знаний, опубликовать в Slack, добавить в статью справочного центра, отправить напрямую коллегам или клиенту. Одна ссылка вместо публикации одного и того же контента в пяти разных местах.

Для международных команд перевод в Trupeer AI поддерживает более 65 языков и применяется одновременно к видео и документу в рамках одной задачи. Офис в Мадриде получает версию на испанском языке, в Токио — на японском, в Берлине — на немецком. И все это из одной исходной записи в течение одной недели. Перевод для документации важнее, чем для большинства других видов контента, ведь неправильно понятые инструкции приводят к реальным проблемам: неверно выполненный шаг процесса, некорректно настроенная функция или замечание по аудиту, на устранение которого уходит неделя. Решения для автоматизации документооборота, которые игнорируют перевод, вынуждают международные команды либо работать на английском, либо создавать документацию локально с нуля — и то, и другое сводит на нет смысл централизации этой работы.

Как работает автоматическая документация в три шага

Весь процесс автоматизации документооборота берет за основу одну-единственную запись и создает готовый к отправке контент. Без видеомонтажера, без отдельного процесса написания текстов и без хаоса с рассылкой.

Шаг 1: Запишите рабочий процесс на экране

Нажмите кнопку записи в браузере, запишите рабочий процесс в реальном времени или загрузите существующее видео. ИИ будет работать с тем, что записано. Никакого написания сценариев и предварительной подготовки. Чем содержательнее будет запись (больше контекста и деталей), тем более качественной и подробной получится итоговая документация.

Шаг 2: Trupeer AI генерирует видео и документ

Удаляются слова-паразиты. Добавляются эффекты масштабирования и курсора, чтобы зрителю было проще следовать за рабочим процессом. В редакторе одновременно появляются черновик видео и текстовый документ. Применяется пользовательский глоссарий, поэтому внутренние названия продуктов произносятся и пишутся правильно в обоих форматах.

Шаг 3: Оформление, перевод и распространение

Примените фирменный стиль, чтобы логотип компании, корпоративные цвета и начальные/конечные слайды соответствовали вашей библиотеке документов. Переводите на испанский, мандаринский, хинди, португальский или любой другой из более чем 65 поддерживаемых языков. Затем поделитесь материалом с помощью ссылки на Shared Page, которую можно встроить в базу знаний, интранет, LMS или справочный центр.

Для кого создан инструмент автоматического документирования

Этот инструмент обычно востребован владельцами документации или операционными руководителями в компаниях, где жалобы на документацию не утихают годами. Сценарий всегда один и тот же: компания попробовала две-три платформы для автоматизации документов, выбрала вики или справочный центр в качестве хранилища и столкнулась с проблемой создания документов, которые должны там храниться. Trupeer AI решает именно эту задачу.

Этот паттерн прослеживается во всех отделах. ИТ-команды используют его как инструмент ИТ-документирования для описания внутренних систем, развертывания ПО и инструкций по устранению инцидентов. Руководители отдела продаж используют его для автоматизации документации по CRM, обучая сотрудников правильному заполнению CRM в разных регионах. Руководители службы поддержки используют его для оперативного обновления справочных материалов для клиентов по мере изменения продукта. Технические директора применяют его для документирования реальных процессов команды, фиксируя, как они работают на самом деле, а не так, как они задумывались изначально. Некоторые команды используют его как основную платформу автоматизации, другие — в связке с уже внедренными инструментами автодокументирования.

Use cases for enterprise document automation

Автоматизация корпоративной документации обычно начинается с самых повторяющихся материалов. Документирование процессов охватывает рабочие инструкции, которые приходится объяснять новым сотрудникам каждый квартал. Автоматизация торговых документов помогает обновлять информацию о продукте для отделов продаж после каждого релиза. Документирование работы с CRM описывает, как в компании на самом деле ведут CRM, что часто отличается от того, как это написано в инструкциях вендора. В более широком смысле, самым популярным подходом в автоматизации бизнес-документов является работа с тем контентом, ценность которого доказана, но который уже устарел. Команда знает, что именно не так. Им не нужна помощь в расстановке приоритетов. Им нужна помощь в создании контента.

Преимущества автоматизации документооборота возрастают по экспоненте, когда команда понимает, что может обновить устаревшие материалы простой перезаписью, вместо того чтобы переписывать все заново. К третьему или четвертому циклу перезаписи команда начинает относиться к документации как к «живому» активу, а не разовой задаче. Именно это качественное изменение и призваны приносить подобные инструменты. Интеллектуальная автоматизация документов доказывает свою эффективность, когда команда начинает использовать весь цикл без предварительного обучения. На освоение процессов в Trupeer AI уходит около 15 минут. Дольше всего обычно длится первая запись, так как авторы пока еще думают, что именно в нее включить. К десятой записи документирование перестает быть рутинным проектом и становится привычкой. Именно эта привычка отличает интуитивное ПО для автодокументирования от простой записи экрана. Использование генератора вместе с конструктором SOP от Trupeer AI позволяет полностью закрыть вопросы создания регламентов и процедурных документов, которые лежат в основе записанных процессов.