Инструмент ИИ-документирования для внутренних и внешних документов

Большинство команд документируют один и тот же процесс дважды. Внутренняя версия пишется для команды, а версия для клиентов — отдельно другим человеком, и со временем обе версии перестают описывать одно и то же.

Trupeer — это AI-инструмент для документации, который помогает создавать внутренние и внешние материалы: команда записывает процесс один раз и получает версии и для внутренних команд, и для клиентов. Обе версии стартуют с одной и той же записи, поэтому они охватывают одни и те же шаги, даже если читаются по-разному.

Что такое инструмент для внутренней и внешней документации?

Программное обеспечение, которое берет один записанный процесс и помогает вам подготовить документацию для двух аудиторий, а не писать каждую версию с нуля.

Источник — это запись выполняемого процесса. AI генерирует шаги и скриншоты на основе этой записи, благодаря чему вы получаете черновик, в котором уже есть все, что нужно обеим версиям. Затем вы адаптируете его: внутренняя версия сохраняет технические детали и контекст команды, а внешняя упрощается до языка, понятного клиентам, при этом все внутреннее удаляется. Готовые версии публикуются в разные места — обычно во внутреннюю базу знаний и в публичный help centre. Trupeer использует screen recordings в качестве источника, создавая редактируемую пошаговую документацию, которую затем можно адаптировать для внутреннего или клиентского использования.

Внутренняя vs внешняя документация

Они описывают один и тот же процесс для читателей, которым нужны очень разные вещи.

Шаги одинаковые. Меняются подача, словарный запас и уровень детализации — поэтому кажется необходимым писать их отдельно, и поэтому они расходятся, когда вы это делаете.

Один источник, две аудитории

Альтернатива двойной работе — начинать обе версии с одной и той же записи. Процесс записывается один раз; внутренняя и внешняя документация — это две презентации одного и того же.

Источник остается тем же; меняется контекст под аудиторию.

Это снижает риск расхождения документации у источника: обе версии начинаются с одних и тех же наблюдаемых шагов, а не с двух отдельных представлений разных людей об одном и том же процессе.

Как работает внутренняя и внешняя документация

Шаг 1: Запишите процесс один раз

Запишите процесс в браузере или загрузите запись, которая у вас уже есть. Одна запись подходит для обеих аудиторий, поэтому не нужно планировать вторую сессию.

Шаг 2: Сгенерируйте документацию из одного источника

AI превращает записанные действия в структурированные шаги, переводя вас от сырой записи процесса к редактируемому черновику документации. Trupeer создает этот черновик: для каждого действия добавляется скриншот. Этот единый черновик — источник, из которого берутся обе версии; он содержит каждый шаг, который нужна любой из аудитории.

Шаг 3: Адаптируйте и опубликуйте каждую версию

Сгенерированный черновик остается редактируемым, поэтому вы адаптируете его под аудиторию: внутри сохраняете технические детали и заметки по эскалации, снаружи упрощаете формулировки, а все, что не должно выходить за пределы компании, размываете или заменяете. Публикуйте внутреннюю версию там, где ваша команда ее ищет, а внешнюю — в help centre, либо экспортируйте любую из них в PDF или Word.

Что вы можете создать с Trupeer

Та же запись адаптируется в каждый из этих форматов:

• Внутренние SOP: полный процесс с названиями систем, маршрутами эскалации и контекстом, который уже есть у вашей команды

• Помощь для клиентов: те же шаги, но на языке клиентов — без внутренней детализации и с очищенными скриншотами

• Product walkthroughs: озвученное видео из той же записи как дополнительный результат наряду с письменными версиями

• Support documentation: внутреннее устранение неполадок с маршрутом эскалации и публичное руководство по решению без него

• Внутреннее обучение: материалы для поддержки и продаж на основе того же процесса, которому будут следовать клиенты

• Руководства по онбордингу клиентов: процесс настройки так, как его выполняет клиент, начиная с той записи, которую уже сделали в вашей команде

Почему стоит использовать Trupeer для внутренней и внешней документации?

• Одна запись вместо отдельных сессий документирования для каждой аудитории

• Скриншоты генерируются из реального процесса, а не делаются дважды вручную

• Редактируемый результат: изменения под аудиторию происходят в черновике, а не в переписывании заново

• Письменная документация и видео из одной записи, где видео — дополнительный результат

До и после

До: SaaS-компания выпускает новый процесс биллинга. Product пишет внутренний SOP. Support отдельно пишет статью для help centre. Два человека документируют один и тот же процесс, и позже две версии могут разойтись.

После: одна screen recording создает обе версии. Внутренняя версия содержит технический процесс, контекст команды и детали эскалации. Внешняя версия содержит упрощенные инструкции для клиентов со скриншотами и формулировками, безопасными для клиента. Когда меняется экран биллинга, заново запишите затронутый процесс и обновите обе версии на его основе.

Где это применяется

• Product releases: внутренний handoff для поддержки и продаж и статья для клиентов — из того же feature walkthrough

• Support documentation: внутреннее устранение неполадок с маршрутами эскалации и публичное руководство по решению без них

• Software onboarding: внутреннее обучение для команды, онбординг клиентов для новых аккаунтов

• Process changes: внутренний SOP, описывающий то, что делает команда, и внешнее уведомление, описывающее, что меняется для клиента

• Feature documentation: контекст продукта и разработки внутри, инструкции по задачам снаружи

Что меняется между двумя версиями

• Терминология: названия систем и внутренние обозначения превращаются в слова, которые используют клиенты

• Предполагаемые знания: внешняя версия не может предполагать, что читатель знаком с вашими админ-экранами или моделью данных

• Эскалация и быстрые способы: внутренние маршруты попадают во внешнюю версию

• Скриншоты: внутренние инструменты, идентификаторы аккаунтов и любые чувствительные данные размываются или заменяются

• Объем: внутренняя версия часто охватывает пограничные случаи, которые внешняя версия намеренно опускает

• Назначение: одна версия идет во внутреннюю базу знаний, другая — в help centre

Как держать версии согласованными

Причина расхождения внутренней и внешней документации в том, что они поддерживаются отдельно. Кто-то обновляет внутренний SOP после изменения, и никто не сообщает человеку, который отвечает за статью в help centre.

Работа с одной записанным процессом сокращает этот разрыв: когда процесс меняется, вы заново записываете затронутую часть и обновляете обе версии из одного и того же источника, вместо того чтобы вспоминать, от каких downstream-документов он зависит. Это не происходит автоматически — все равно кто-то должен заметить, что процесс изменился.

Чего это не делает

Это не решает, что клиенты должны и не должны видеть, не переписывает внутренний язык в язык клиентов без проверки и не синхронизирует две версии самостоятельно. Решение о том, что выходит за пределы компании, каждый раз принимает человек.

Чтобы проверить сгенерированный черновик перед публикацией, см. AI documentation accuracy. Чтобы документировать продуктовые функции, см. the AI product documentation tool.

Создайте обе версии из одной записи

Создавайте внутреннюю и ориентированную на клиентов документацию из одной записи процесса с Trupeer. Попробуйте Trupeer бесплатно.